公交行業(yè)提升檔案管理信息化水平的實踐探討

張 筱

（北京公共交通控股（集團）有限公司，北京 100055）

隨著公交行業(yè)檔案管理工作的逐漸發(fā)展，電子數(shù)字檔案的發(fā)展普及應用速度也更為迅速，檔案信息化管理相關工作已經逐漸發(fā)展，并且成了新經濟時期下公交行業(yè)檔案管理事業(yè)科學發(fā)展的一種必然趨勢。目前，信息化檔案技術的主要發(fā)展特點就表現(xiàn)在對于檔案信息的綜合處理應用能力、歸納應用能力、保存應用能力，檔案人員現(xiàn)在需要做的是不斷了解學會信息化處理功能、應用功能，順應時代的進步和發(fā)展。并且通過完善檔案管理制度和標準，不斷完善自身檔案管理能力，進而有效加強公交行業(yè)檔案管理的整體信息化水平。

一、檔案管理信息化概述

檔案管理信息化，就是進一步實現(xiàn)電子錄入、展開信息數(shù)據(jù)采集、信息數(shù)據(jù)查詢以及檔案信息的共享等相關內容，使得檔案相關信息可以得到有效開發(fā)和利用，提升整體管理效率。由傳統(tǒng)檔案逐漸轉換成電子檔案，實施有效的管理模式。信息化檔案管理，可以在很大程度上滿足社會中各個行業(yè)未來發(fā)展的基本需求，展開檔案工作的統(tǒng)一科學管理，并且制定相關管理制度，同時根據(jù)有關規(guī)定，使檔案管理的信息變得更為完整和準確[1]。電子檔案的實際管理工作，主要是利用信息化技術進行管理，通過更為先進的網(wǎng)絡信息技術展開相關信息數(shù)據(jù)資料的收集及儲存，并通過互聯(lián)網(wǎng)技術有效實現(xiàn)資源共享，促進檔案信息得到科學利用。檔案管理逐漸向信息化方向發(fā)展，需要運用很多先進技術手段作為基礎，進而實現(xiàn)管理工作自動化。和傳統(tǒng)檔案管理手段相比較，不管是檔案信息數(shù)據(jù)的收集儲存，還是檔案信息的開發(fā)利用，都得到了顯著提升。

二、公交行業(yè)檔案管理工作中的問題

1.檔案人員專業(yè)水平有待提高

公交行業(yè)內的檔案管理工作，對于企業(yè)內部的發(fā)展建設具有十分積極的推動和促進作用。行業(yè)基層檔案管理發(fā)展不均衡，檔案收繳、日常保管、庫房標準、安全防護等檔案管理存在較大差距。由于缺乏專業(yè)檔案人員，檔案人員自身素質有待提高，造成檔案各類問題嚴重，使得檔案管理工作的水準得到制約。特別是當前社會經濟改革的發(fā)展逐漸深入，在可持續(xù)發(fā)展這種大環(huán)境之下，公交行業(yè)的檔案管理工作逐漸變得更為復雜，這對于行業(yè)內的檔案管理工作和公共交通各項工作而言，都具有很大難度，對于檔案管理的發(fā)展無疑是一種不小的挑戰(zhàn)。這對從事公交企業(yè)檔案管理人員的整體素質提出了更高的要求。因此，檔案人員需要充分發(fā)揮出檔案管理工作的優(yōu)勢，加強公交行業(yè)內部檔案信息整體的應用價值，檔案員若素質低下，就不能夠為檔案管理工作運行提供更加具有價值的支持[2]。同時，信息化技術在公交行業(yè)內部的檔案管理工作之中具有廣泛性，需要相關檔案人員有效學習有關信息化檔案管理的核心內容，提升自身檔案管理基本技能。若其中檔案人員思想比較傳統(tǒng)，對于先進化檔案管理技術的學習效率較低，不能進行深入學習，這就會對公交行業(yè)的檔案管理工作質量帶來很大影響。若檔案人員針對信息化技術設備應用并不熟練，就很難形成科學有效的檔案管理模式，對于檔案信息化管理效果具有不良影響。

2.檔案人員的管理意識較薄弱

近年來，隨著《檔案法》的普及和檔案利用、檔案宣傳的深入，公交行業(yè)整體歸檔管理意識明顯提升，但個別單位缺乏對檔案工作的深入認識和理解，依法歸檔意識淡薄，歸檔的主動性亟待提升。檔案部門和其他相關部門之間并沒有及時形成一個完整的檔案管理工作系統(tǒng)，檔案管理過程中的一些工作比較混亂。針對檔案工作以及實施過程中可能出現(xiàn)的一些問題，檔案人員需要針對檔案信息和數(shù)據(jù)進行保存及利用，提升檔案管理整體價值。隨著最近幾年公交行業(yè)各項工作的飛快發(fā)展，各類檔案逐漸增多，這對于檔案的收集、整理、保存、利用等，都提出了新的挑戰(zhàn)。假如檔案人員對所形成的檔案了解不夠充分，或沒有做到及時對其進行科學有效的檔案管理，那么在展開公交行業(yè)檔案管理工作時，就很有可能陷入一些困境，比如檔案信息不健全等問題。

3.檔案信息化建設水平較落后

企業(yè)檔案人員在展開檔案各項工作時，通常每個部室所形成的需要存檔的文件，都不需要兼職檔案員展開管理，而是需要通過計算機等設備向專職檔案員移交后，由檔案員進行科學管理，但并未形成比較科學的檔案管理工作模式，導致檔案信息化建設水平十分落后。雖然檔案工作的信息化發(fā)展，看似只需要在一臺計算機中直接進行信息數(shù)據(jù)的存檔。但是每個檔案人員在進行計算機中的網(wǎng)絡安全維護管理方面、資料安全維護管理方面以及電腦病毒的維護預防等方面，都有可能會出現(xiàn)一些錯漏之處。由于公交行業(yè)的部分檔案工作人員針對企業(yè)內部檔案展開收集、整理以及歸檔等相應工作，整體管理仍缺乏科學性，促使檔案信息化建設水平的落后。所以，在很大程度上會促使檔案管理工作出現(xiàn)檔案信息缺失和信息漏洞等問題，這會導致檔案管理問題變得十分嚴峻[3]。

4.檔案利用率較低

由于公交行業(yè)各專業(yè)工作人員對檔案工作認知不夠充分，缺乏檔案工作管理危機感，檔案借閱流程相對較繁瑣和不規(guī)范，導致公交行業(yè)的檔案管理工作封閉和保守，這種情況下會導致公交行業(yè)相關部門對于檔案的整體利用率比較低下，檔案利用率低下，就不能充分體現(xiàn)檔案的價值。

三、公交行業(yè)加強檔案信息化管理的方式

1.強化思想上的認識

隨著當前我國現(xiàn)代化社會科學信息技術的不斷進步和發(fā)展，在不同的領域與行業(yè)之中，信息化都有著一定的重要意義。對于整個公交行業(yè)的發(fā)展和管理，需要不斷加強自我認識。這對于整個公交行業(yè)的檔案管理工作以及檔案信息化，對于公交行業(yè)自身可持續(xù)發(fā)展來說，有著相對積極的推動力和深刻意義，需要不斷結合自身的實際發(fā)展情況，不斷針對企業(yè)內部檔案管理工作，投入更多人力、物力以及相應財力，不斷做好對于整個公交行業(yè)的檔案管理工作以及檔案信息化管理的體系建設。

2.做好健全檔案信息化的管理體系

公交行業(yè)內部所形成的檔案內容繁雜，要想健全檔案信息化管理，不僅要有正確的思想認識，還要確保數(shù)字檔案信息的安全，建立數(shù)字檔案信息安全保障體系，通過權限控制、加密存儲、網(wǎng)絡控制等實現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)的使用、存儲及傳輸安全的有效控制。建立出一套十分健全的信息化管理設備?？梢源龠M公交行業(yè)檔案管理工作變得更為完善。

3.完善檔案的編研

隨著社會經濟的不斷發(fā)展，信息化時代儼然到來。在這一背景之下，為了有效提升公交行業(yè)檔案管理工作的信息化水平，提高檔案管理方面的開發(fā)與利用，需要不斷根據(jù)公交行業(yè)檔案管理信息化相關制度、辦法、規(guī)則等進行積極的檔案管理。在國家開展全國檔案資料編制調研的這一關鍵節(jié)點，為了有效保障公交企業(yè)內部的檔案管理信息化工作質量，根據(jù)實際工作形成檔案內容較為繁雜這一特點，形成檔案包含各種收發(fā)文、會議及數(shù)據(jù)材料，以及招投標合同、實物、聲像、會計、基建資料等。根據(jù)目前日常檔案管理工作的基本要求，需要依照一定的規(guī)律對檔案工作進行進一步規(guī)范，并合理地將分散的檔案資料分類進行綜合編研，積極管理、開發(fā)和利用在公交行業(yè)的各類檔案資料。

4.加強數(shù)字化、信息化及網(wǎng)絡化的建設

智慧公交屬于時代發(fā)展的基本需求，將信息化、網(wǎng)絡化以及數(shù)字化建設作為公交企業(yè)檔案的發(fā)展主線，進行科學的改革。進一步加強網(wǎng)絡化信息化的建設，針對檔案展開信息化管理，針對有關的檔案信息展開多元化管理，分門別類，針對檔案信息進行自動化的整理以及儲存。創(chuàng)建出網(wǎng)絡化信息系統(tǒng)，并將檔案資料及時在信息化網(wǎng)絡中提供檔案利用及進一步整理。根據(jù)公交行業(yè)從前各年份生產經營中產生的各類資料的實際情況，展開詳細的摸底調查和數(shù)據(jù)分析，為檔案管理的新思路提供有效數(shù)據(jù)信息。數(shù)字化的服務模式可以有效促進數(shù)據(jù)信息的完整性，加強信息化水準。另外，還需關注信息數(shù)據(jù)整體的安全管理制度，網(wǎng)絡整體的安全性屬于檔案管理工作中需要關注的問題，一定要利用信息安全管理相關制度及配套設施，給予管理保護和認證，加強對于數(shù)據(jù)信息整體安全問題的管理。有效加強數(shù)據(jù)安全管理，可以保障電子檔案數(shù)據(jù)和信息的完整性，避免檔案出現(xiàn)損壞以及泄漏等安全問題。

四、公交行業(yè)檔案信息化的建設路徑

1.針對現(xiàn)有的檔案信息進行遷移整合

公交行業(yè)檔案信息化建設的基本工作內容就是針對當前的檔案信息化數(shù)據(jù)展開遷移以及整合工作，創(chuàng)建出十分完善的信息化檔案管理體系，進而可以達到統(tǒng)一化管理的基本目標。在進行公交行業(yè)檔案信息數(shù)據(jù)遷移以及整合的過程之中，要做到以下幾點。第一，針對每一個類型存檔的檔案數(shù)字化信息都要展開摸底分析以及匯總工作，并依照檔案性質創(chuàng)建出對應的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，與匯總之前的信息進行比較，找出二者之間的不同，進一步完善相關數(shù)據(jù)的基本內容，使得公交行業(yè)檔案管理具有合理性，有效增強檔案之間的關聯(lián)性。第二，檔案人員需要檢查遷移整合前后公交行業(yè)內部形成檔案的總量，保證公交行業(yè)檔案管理具有一致性以及完整性，且針對其中出現(xiàn)失聯(lián)狀況的檔案進行及時處理，避免公交行業(yè)檔案出現(xiàn)丟失的現(xiàn)象。

2.科學布局、集約高效

結合數(shù)字檔案室建設，對行業(yè)內現(xiàn)有檔案布局進行整合，充分利用可利用空間，實施檔案集約管理，通過優(yōu)化資源配置，完善檔案歸檔流程，減少重復投入，降低管理成本，構建系統(tǒng)完備、集約高效、科學規(guī)范、可操作性強的檔案管理體系，全面提升檔案管理環(huán)境和安全防控水平。以貫徹落實檔案信息化法規(guī)要求為契機，主動適應公交行業(yè)業(yè)務管理數(shù)字化升級的實際，運用信息技術手段，逐步推進各專業(yè)系統(tǒng)、管理系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的有效銜接，全面推進數(shù)字檔案室建設，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化升級。

3.推進檔案治理、資源、安全、利用體系建設

運用信息手段，以OA協(xié)同辦公新用戶注冊功能為依托，建立企業(yè)檔案全宗備案制和科技檔案立項注冊制。從源頭加強對基層企業(yè)檔案的監(jiān)管，提升各級管理人員歸檔意識，有效解決基層企業(yè)檔案缺失問題。結合檔案數(shù)字化建設，推進檔案管理由分級管理轉為集約管理，逐步推廣全系統(tǒng)業(yè)務系統(tǒng)、辦公系統(tǒng)、新媒體信息與數(shù)字檔案室的即時歸檔進程。建立實體檔案自上而下的檔案收繳接收模式，提高歸檔的標準化和接收質量，實現(xiàn)應交盡交，應收盡收。運用信息化手段，對檔案庫房安全防控進行統(tǒng)籌管理，統(tǒng)一庫房安全標準，建立遠程數(shù)字監(jiān)控系統(tǒng)，加強庫區(qū)定期巡檢，提升檔案庫區(qū)技防、安防水平。提升公交行業(yè)檔案文化建設，加大公交行業(yè)歷史檔案挖掘與研究，加大檔案利用水平和利用價值的分析、宣傳，提升檔案利用的影響力，真正使檔案成為新時代全面展示百年公交走向國內領先、世界一流的現(xiàn)代公交行業(yè)歷程歷史見證。

4.推進檔案專業(yè)人才的技能提升

推進公交行業(yè)檔案科技創(chuàng)新、檔案人才培養(yǎng)、檔案對外交流合作，通過優(yōu)化檔案專業(yè)人才隊伍建設，完善檔案業(yè)務流程和規(guī)范，提升檔案專業(yè)人員業(yè)務素質。促進紀事編輯、檔案編研、檔案修復、檔案研究、檔案宣傳以及檔案數(shù)字化轉換的專業(yè)技能的全面提升。為檔案專業(yè)人員創(chuàng)造良好的工作氛圍和環(huán)境，保持檔案專業(yè)人員的相對穩(wěn)定。

5.加強信息技術設施的建設

提高檔案管理整體的信息化水準，是基于完善檔案信息管理基礎設施的基礎之上，信息化管理基礎設施是進一步保證檔案信息化管理相關工作可以更為順利的進行。信息化檔案管理主要就是依照現(xiàn)代化先進設施，提高檔案管理整體的信息化水準，需要給予更多經費方面的支持，完善檔案管理基礎設施的整體建設。主要包含管理軟、硬件設備，一些基礎性的設施如打印機、計算機等，還包含智能化系統(tǒng)和相關數(shù)據(jù)庫等軟件以及儲存方面的設備，創(chuàng)建出現(xiàn)代化性質的數(shù)字檔案室，保證數(shù)字檔案室整體的安全。實施智能化檔案管理，促進檔案信息數(shù)據(jù)得到有效開發(fā)，實現(xiàn)業(yè)務系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的對接，實現(xiàn)檔案管理的標準化、信息化、規(guī)范化。為公交行業(yè)的有效發(fā)展工作提供有效依據(jù)，加強公交行業(yè)的科學發(fā)展，有效滿足人們對于公交行業(yè)的各類基本需求。

結語

總而言之，本文主要針對加強對于檔案的管理、科學完善檔案管理制度以及健全相關管理制度等方面展開有效分析，針對公交行業(yè)的檔案信息化管理工作展開闡述。其中進一步加強對于數(shù)字化、信息化以及網(wǎng)絡化等方面的檔案建設，可以有效提升檔案管理信息化的基本水準。隨著社會的進一步發(fā)展，信息化相關技術都在不斷發(fā)展，公交行業(yè)內部的檔案管理相關技術也在進行更新，有效加強檔案管理的智能化建設，提升檔案信息化管理水準，可真正實現(xiàn)公交行業(yè)內部檔案資料的科學利用，加強公交行業(yè)的進一步發(fā)展。