機構(gòu)改革背景下檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管，業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的實踐與研究

楊淑霞

（鐵嶺市城市發(fā)展服務(wù)中心，遼寧 鐵嶺 112000）

新時代事業(yè)單位機構(gòu)改革背景下，為更好地適應(yīng)機構(gòu)改革，檔案管理工作必須做到把握時機，合理謀劃，從大局出發(fā)更加積極穩(wěn)妥地參與到深化改革工作中。更應(yīng)圍繞構(gòu)建適應(yīng)機構(gòu)改革需要的檔案管理工作體系，通過開展科學(xué)的業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，創(chuàng)新業(yè)務(wù)指導(dǎo)服務(wù)方式，豐富業(yè)務(wù)交流的內(nèi)容，同時此舉也能大大降低檔案管理成本，提高檔案指導(dǎo)效率，使事業(yè)單位檔案管理更加科學(xué)化、制度化和規(guī)范化。

一、建立健全檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)機制

目前，檔案工作管理機制上的不完善主要體現(xiàn)在以下兩處。第一，檔案管理仍不具備規(guī)范與科學(xué)的特點。部分單位所依據(jù)的管理機制未更新，傳統(tǒng)的管理機制對于現(xiàn)今的工作狀況已在很大程度上不再適用，需要以實際狀況為參照制定相應(yīng)有效的管理機制。第二，檔案管理分散。部分單位的檔案管理形式仍以科室為單位來進(jìn)行，導(dǎo)致檔案不集中，較為分散，從一定程度上降低了檔案工作的效率以及檔案信息的精準(zhǔn)度。我國經(jīng)濟社會的發(fā)展進(jìn)入了深化改革的時期，檔案工作所涉及的領(lǐng)域和內(nèi)容越發(fā)的寬泛和專業(yè)。新時期的發(fā)展政策中，檔案管理工作的重要性日益凸顯了出來，事業(yè)單位檔案管理將為事業(yè)單位的發(fā)展提供新的動能。而檔案工作這一價值的實現(xiàn)需要檔案業(yè)務(wù)管理工作強有力的實施。檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的開展中，應(yīng)通過強化管理責(zé)任、提升隊伍素養(yǎng)及落實信息化技能培訓(xùn)等策略的綜合實施，提升檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作的科學(xué)性和規(guī)范性，進(jìn)而推動事業(yè)單位檔案管理工作的上檔升級[1]。

圍繞新形勢下的檔案行政管理體制與機制創(chuàng)新，在新檔案法實施背景下完善檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系的工作思路，針對不斷擴大的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)范圍，積極創(chuàng)新業(yè)務(wù)指導(dǎo)方式、強化監(jiān)督指導(dǎo)，建立健全檔案工作監(jiān)督制度，不斷探索檔案工作監(jiān)督的方式和方法，建立規(guī)范完整的指導(dǎo)措施，加大監(jiān)督指導(dǎo)力度，使檔案工作監(jiān)督規(guī)范化。

檔案業(yè)務(wù)監(jiān)管分三個階段：一是要建立事前監(jiān)督，摸清家底，實現(xiàn)動態(tài)管理，防患于未然；二是要建立事中監(jiān)督、指導(dǎo)機制，嚴(yán)格按照監(jiān)督、指導(dǎo)的內(nèi)容，標(biāo)準(zhǔn)高、要求嚴(yán)，一絲不茍，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致地開展監(jiān)督、指導(dǎo)工作；三是要建立事后監(jiān)督、指導(dǎo)機制，對監(jiān)督、指導(dǎo)過程中發(fā)現(xiàn)的問題，要責(zé)令限期整改，對整改中的問題要及時跟蹤，及時反饋。只有不斷完善檔案工作體制機制，才能不斷激發(fā)檔案工作的生機活力，才能推進(jìn)檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展，為檔案管理長足發(fā)展作出貢獻(xiàn)。

二、提高檔案監(jiān)督與指導(dǎo)隊伍的整體素質(zhì)

1.檔案管理人員素質(zhì)現(xiàn)狀分析

目前檔案工作隊伍的整體素質(zhì)和水平，還存在著諸如文化程度、理論層次方面的問題。部分人員文化程度較低，專業(yè)知識老化，知識面較窄，計算機及外語水平不高，思想觀念和管理水平跟不上時代的發(fā)展。其中一些人還停留在傳統(tǒng)的專業(yè)知識和觀念上，不能運用現(xiàn)代高新技術(shù)工具，缺乏信息化應(yīng)用能力和敏銳的信息意識。部分檔案人員只接受過技統(tǒng)的文書立卷歸檔法，另外信息化培訓(xùn)的機會很少，難以滿足新世紀(jì)檔案數(shù)字化建設(shè)的需要[2]。

檔案管理工作者是檔案管理和利用工作的行為主體。在實際工作中，有相當(dāng)多一部分檔案管理人員沒有檔案專業(yè)背景或?qū)嶋H工作經(jīng)驗，缺乏理論知識和責(zé)任意識，這一現(xiàn)狀極大地制約了檔案管理的創(chuàng)新與發(fā)展，對于檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)無法及時跟進(jìn)，面對檔案管理工作中的具體問題難以規(guī)范處理，進(jìn)而不能有效地發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)下的各類檔案管理的作用[3]。

2.檔案管理人員應(yīng)具備的基本素質(zhì)

在深化機構(gòu)改革的背景下，檔案管理對于檔案事業(yè)的發(fā)展顯得尤為重要，檔案管理工作的關(guān)鍵是首先要構(gòu)建一支有專業(yè)知識、有文化素質(zhì)、甘于吃苦、樂于奉獻(xiàn)的檔案管理人才隊伍。并且提高其檔案工作業(yè)務(wù)知識水平，只有這樣才能不斷提升檔案工作的監(jiān)督水平和監(jiān)督效率。隨著社會的發(fā)展和知識經(jīng)濟時代的到來，傳統(tǒng)的檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作內(nèi)容和方式制約了檔案事業(yè)的發(fā)展，新時期對檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作提出了更高的要求。因此，檔案工作者除了要具備扎實的檔案專業(yè)基礎(chǔ)知識外，還需具備應(yīng)用現(xiàn)代技術(shù)管理檔案的能力。也因此，檔案工作者必須具有堅定、正確的方向，樹立正確的人生觀、價值觀，有強烈的事業(yè)心、高度的責(zé)任感，愛崗敬業(yè)、任勞任怨、尊重歷史、實事求是、忠于職守、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實[4]。

3.檔案管理人員整體素質(zhì)提升的可行性措施

加強檔案管理人員培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)。知識沒有窮盡，學(xué)習(xí)永無止境。為適應(yīng)新形勢，積極探索新形勢下提高檔案人員素質(zhì)的新方法、新方法、新途徑，切實加強檔案人員培訓(xùn)工作是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，科學(xué)地確定培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容，建立、健全檔案管理的各項規(guī)章制度，是檔案管理工作管理的有力措施和可靠保證，根據(jù)工作的需求，完善檔案工作的各項管理制度，嚴(yán)明崗位職責(zé)和紀(jì)律，使檔案管理做到有章可循，必須堅持實踐性和科學(xué)性的原則，理論為實踐所用，科學(xué)地制定培訓(xùn)目標(biāo)和內(nèi)容，使培訓(xùn)工作制度化、科學(xué)化[5]。

開展檔案繼續(xù)再教育，更新、補充檔案專業(yè)知識和業(yè)務(wù)技能。繼續(xù)教育的內(nèi)容和課程設(shè)置要根據(jù)不同層次檔案人員的知識基礎(chǔ)和實際需要確定，注重針對性、科學(xué)性、實用性和先進(jìn)性。繼續(xù)教育是終身教育，通過多渠道、多形式、多學(xué)科門類，對專、兼職檔案人員進(jìn)行繼續(xù)教育。檔案繼續(xù)再教育是指對檔案人員進(jìn)行知識和技能更新、補充、擴展和提高的過程，更新知識、拓寬知識面、提高綜合素質(zhì)，加強檔案業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)是檔案事業(yè)發(fā)展的需要，是創(chuàng)新發(fā)展現(xiàn)代化建設(shè)需要。因此，檔案繼續(xù)教育刻不容緩。

4.全面提高檔案監(jiān)督指導(dǎo)人員的整體素質(zhì)，不斷強化檔案監(jiān)督與指導(dǎo)工作

加強檔案監(jiān)管和業(yè)務(wù)指導(dǎo)，對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，建設(shè)一支高素質(zhì)、高質(zhì)量、高水平的檔案隊伍，是決定檔案工作效益、管理水平和業(yè)務(wù)服務(wù)質(zhì)量高低的關(guān)鍵。檔案人員不僅要系統(tǒng)學(xué)習(xí)和熟練檔案專業(yè)知識，而且還應(yīng)掌握各門類檔案、各種載體檔案的管理方法，開拓視野、提高工作效率。積極尋找信息，主動提供服務(wù)，同時端正服務(wù)態(tài)度，熱情、主動、負(fù)責(zé)，從而進(jìn)一步提高檔案管理工作的效率和質(zhì)量；也是加強檔案管理隊伍內(nèi)在素質(zhì)的一項重要標(biāo)志；同時科學(xué)規(guī)范的檔案管理，才能與時俱進(jìn)，才能適應(yīng)新形勢的需要，為檔案工作的開展提供堅實的保證，開創(chuàng)檔案管理工作的新局面，才能充分發(fā)揮檔案管理隊伍的作用，使檔案管理隊伍建設(shè)與時代步伐相一致。以高度責(zé)任感和使命感，弘揚無私奉獻(xiàn)、愛崗敬業(yè)精神，盡心盡力、盡職盡責(zé)地做好本單位檔案工作。加強監(jiān)督指導(dǎo)力量，不斷提高業(yè)務(wù)指導(dǎo)能力和水平，努力轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)，促進(jìn)檔案管理水平不斷提高[6]。

三、創(chuàng)新檔案工作監(jiān)督與指導(dǎo)的手段

對于在監(jiān)督與指導(dǎo)的形式上的創(chuàng)新主要有以下幾點內(nèi)容。

1.聯(lián)合檔案執(zhí)法檢查

需要借助檔案執(zhí)法檢查來開展監(jiān)督與指導(dǎo)工作，這樣就可以使工作的目的性增強，找到檢查的關(guān)鍵之處，為檔案工作打造健康的發(fā)展氛圍。創(chuàng)新對檔案工作監(jiān)督與指導(dǎo)的方式和內(nèi)容。一是要以檔案行政執(zhí)法檢查為主要手段，將執(zhí)法檢查與監(jiān)督指導(dǎo)結(jié)合起來，建立了檔案機構(gòu)、配備了檔案人員，是否按國家規(guī)定將應(yīng)當(dāng)歸檔的文件材料收集齊全、分類保管，對檔案保管安全隱患等方面進(jìn)行監(jiān)督，并根據(jù)檢查結(jié)果及時進(jìn)行必要的工作指導(dǎo)。二是以檔案業(yè)務(wù)檢查為重要手段，對檔案工作的整個業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進(jìn)行全過程的監(jiān)督管理與指導(dǎo)控制，確保檔案的齊全完整準(zhǔn)確。使檔案管理工作更加科學(xué)。

2.聯(lián)合檔案專項檢查

檔案專項檢查就是對相應(yīng)的待檢單位的檔案工作展開特定部分的檢查工作。其檢查的主要部分為業(yè)務(wù)要求、是否規(guī)范和基本的業(yè)務(wù)狀況。

3.聯(lián)合檔案年度檢查

借助年度檢查方式來開展監(jiān)督與指導(dǎo)工作，以當(dāng)下所規(guī)定的檢查條例與目標(biāo)為參照展開，借助自查、互查以及抽查等手法進(jìn)行，有助于基層檔案工作的順利開展。監(jiān)督與指導(dǎo)體系的完善主要有以下幾點內(nèi)容。第一，事前的監(jiān)督與指導(dǎo)。也就是對所監(jiān)督與指導(dǎo)的單位的實際狀況進(jìn)行詳細(xì)的掌握，行程符合其現(xiàn)實情況的監(jiān)督與指導(dǎo)條例。要對單位負(fù)責(zé)檔案的工作者、工作進(jìn)度進(jìn)行了解，達(dá)到動態(tài)監(jiān)督指導(dǎo)的管理效果。第二，事中的監(jiān)督與指導(dǎo)。也就是在進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)期間，要嚴(yán)格以相應(yīng)的制度規(guī)范開展，要做到高質(zhì)量、高效率、高度認(rèn)真，不可以形式主義。要求時刻掌握和跟隨檔案工作的開展方向，實現(xiàn)監(jiān)督與指導(dǎo)工作的全面嚴(yán)謹(jǐn)。第三，事后的監(jiān)督與指導(dǎo)。也就是說將在開展監(jiān)督與指導(dǎo)的期間檔案工作所展現(xiàn)出的不足進(jìn)行監(jiān)督與指導(dǎo)，要時刻跟蹤問題解決的進(jìn)度，對于解決的成果要盡早上報。對于檔案工作的里所展現(xiàn)出的不足以及錯誤要及時發(fā)現(xiàn)并處理，有助于基層單位檔案工作的不斷完善[7]。

4.強化檔案法制觀念

重點宣傳機構(gòu)改革背景下檔案管理工作涉及的相關(guān)法律條文，依法做好檔案開放和利用工作為切入點，豐富活動內(nèi)容和形式，強化檔案法制觀念，增強依法履行檔案工作的責(zé)任感和使命感，以全面提升全社會的檔案法制意識，為促進(jìn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展提供強有力的法制保證。

四、“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)服務(wù)”背景下檔案監(jiān)督指導(dǎo)模式

在檔案專業(yè)人才評價與培養(yǎng)體系建設(shè)等方向開展研究，為社會提供及時、優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。

1.開展數(shù)字化檔案管理探索

進(jìn)入信息時代以來，檔案管理工作的理念在不斷地推陳出新，管理水平和效率有了顯著的提高，總體上適應(yīng)了新時代的發(fā)展需求。然而就目前形勢而言，特別是在國家戰(zhàn)略“互聯(lián)網(wǎng)+”的大背景下，眾多行業(yè)依托互聯(lián)網(wǎng)平臺，實現(xiàn)了自身行業(yè)的飛速發(fā)展，激發(fā)了新的業(yè)態(tài)和活力。檔案部門也開始逐步探索“互聯(lián)網(wǎng)+檔案”領(lǐng)域的研究和發(fā)展趨勢。

檔案包括了人、收集、加工、儲存、檢索等服務(wù)為主要內(nèi)容的工作實體。創(chuàng)建檔案信息化服務(wù)產(chǎn)業(yè)，通過為社會提供多樣的服務(wù)，達(dá)到了檔案事業(yè)服務(wù)于社會各項事業(yè)的目的，使檔案事業(yè)充滿生機和活力?；跈C構(gòu)改革提供的便利，伴隨機構(gòu)改革的數(shù)字化檔案管理開始探索，這一探索可圍繞檔案資源科學(xué)整合、三位一體檔案防護展開，具體路徑如下。

1.1 檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化管理服務(wù)的現(xiàn)代化已成為信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的方向

計算機代替了傳統(tǒng)的手工操作，成了檔案管理自動化工作的工具。此外，云技術(shù)的引入與應(yīng)用也能夠較好服務(wù)于檔案資源科學(xué)整合，如“中國檔案云”，機構(gòu)改革過程中的檔案管理工作可由此真正解決信息孤島問題。

1.2 三位一體檔案防護

為應(yīng)對機構(gòu)改革、時代發(fā)展催生的一系列檔案管理工作，檔案防護工作需得到更高程度的重視，并以此針對性開展圍繞人防、物防、技防的檔案防護工作，如制定檔案機密信息保護制度、合理引入與應(yīng)用高新技術(shù)、建設(shè)檔案大數(shù)據(jù)存儲備份中心，機構(gòu)改革下的檔案管理。

2.“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下檔案購置服務(wù)模式的創(chuàng)新

構(gòu)建完整的檔案工作平臺。檔案信息的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和管理服務(wù)的現(xiàn)代化已成為信息時代檔案事業(yè)發(fā)展的方向。提供標(biāo)準(zhǔn)化的檔案管理工作。目前，很多單位其實已經(jīng)實現(xiàn)了“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境檔案工作目標(biāo)，在數(shù)據(jù)庫和檢索工具上也基本完善。這都為標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案管理工作提供了參考，可在今后的發(fā)展中，推進(jìn)信息網(wǎng)絡(luò)化，創(chuàng)建檔案信息化服務(wù)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+檔案”時代，在提高檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化、平臺化的同時，為中心工作服務(wù)，為人民大眾服務(wù)，不斷提升主動服務(wù)，通過提供多種多樣的服務(wù)，實現(xiàn)自身的價值。進(jìn)而更好地依托互聯(lián)網(wǎng)平臺履行強化服務(wù)的職能，加大事業(yè)服務(wù)與服務(wù)對象結(jié)合的廣度、深度，保證社會平等獲得和合理利用檔案的權(quán)利，才能促進(jìn)檔案事業(yè)的平穩(wěn)健康發(fā)展[8]。

結(jié)語

加強檔案業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)機制，做好檔案管理工作成為有關(guān)方面必須面對的一個重要課題。為保證各單位機構(gòu)改革檔案的齊全完整，一定要采取各種有效措施認(rèn)真做好機構(gòu)改革中檔案管理工作，用科學(xué)的方式方法研究如何加強檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)監(jiān)管，創(chuàng)新業(yè)務(wù)監(jiān)督指導(dǎo)，這是貫徹落實檔案工作“記錄歷史、傳承文明、造福人民”的發(fā)展理念所在；將為同行檔案專業(yè)提供理論和實踐范式，為檔案管理事業(yè)的這次更迭獻(xiàn)計獻(xiàn)策，為國家檔案事業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。