數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響及相應對策

劉淑環(huán)

（鄆城縣檔案館，山東 菏澤 274700）

一、數(shù)字檔案館基本概述

數(shù)字檔案館是指檔案的數(shù)字化存儲和處理，是一個能夠在線提供電子呼叫和服務的網絡信息系統(tǒng)?；谟嬎銠C和多媒體技術作為信息存儲庫，數(shù)字控制使用戶更容易訪問和搜索，這種控制方法打破了時間和區(qū)域的界限，允許人們隨時訪問存檔信息，始終滿足用戶的需求。

數(shù)字檔案的設計應考慮廣泛的內容。第一，必須有適當?shù)募軜嫼驮O備來創(chuàng)建數(shù)字檔案。數(shù)字檔案數(shù)據(jù)庫需要全面的管理，以適應未來的數(shù)據(jù)增長和管理。第二，必須有一個管理檔案的數(shù)字系統(tǒng)。系統(tǒng)應認識到存儲、搬運和使用的一體化，并在系統(tǒng)中逐步實現(xiàn)，并根據(jù)不同的要求實現(xiàn)自動化。該系統(tǒng)應建立一個基礎數(shù)據(jù)庫，優(yōu)先考慮檔案并整合所有類型的數(shù)字資源。第三，在建立數(shù)字檔案時，需要更多地利用先進技術，確保數(shù)字檔案信息的長期可靠使用。加強科技資源的早期開發(fā)，減少對相關資料的依賴。在整個數(shù)字檔案系統(tǒng)中，需要建立一個完善的系統(tǒng)，提高已知和先進技術的使用效率，使其更加方便和高效。

數(shù)字檔案館具有數(shù)字資源收集、信息傳遞、服務擴展、信息資源共享、信息收集便捷等功能，廣義的數(shù)字檔案是指用于存儲和利用檔案信息資源的信息空間，這是一個數(shù)字存檔組，由多個存檔資源數(shù)據(jù)庫組成。數(shù)字檔案是一個集成的內容管理系統(tǒng)和連續(xù)運行的數(shù)字信息系統(tǒng)，這是一個針對非結構化數(shù)據(jù)（如電子文檔、檔案和其他信息源）的數(shù)字歸檔[1]。在建設數(shù)字檔案時，應將管理理論應用于整個建設過程，包括文件和檔案信息資源在內的周期管理方法，即基于控制集成理論的控制，消除監(jiān)管部門在管理理念上的差距，在管理層面上解決檔案信息資源的不同部分，優(yōu)化管理流程，改進不同控件之間的兼容性，以優(yōu)化和提高歸檔信息資源的效率和一致性，并最終確保歸檔信息與用戶需求的集成。

二、數(shù)字檔案館建設背景及運行情況

隨著數(shù)字信息技術的飛速發(fā)展，檔案信息管理需要一種新的管理系統(tǒng)來滿足當今的信息需求，因此創(chuàng)建數(shù)字檔案至關重要。數(shù)字檔案的創(chuàng)建技術得到了廣泛的研究，并在創(chuàng)建過程中發(fā)揮了積極的作用，數(shù)字檔案的創(chuàng)建和發(fā)展離不開技術的支持和管理體系的建立。數(shù)字檔案館的建設始于20世紀90年代，為了實現(xiàn)檔案信息數(shù)字化，將采用更先進的管理方法對檔案進行數(shù)字化管理，通過網絡實現(xiàn)檔案資源的合理利用。隨著全球數(shù)字化和發(fā)達國家相關信息系統(tǒng)的發(fā)展，我們也需要加快信息流程。充分利用數(shù)字技術，建立數(shù)字檔案是改善傳統(tǒng)檔案管理、提高檔案利用率的有效途徑。隨著數(shù)字信息技術的飛速發(fā)展，檔案信息管理需要一種新的管理系統(tǒng)來滿足當今的信息需求，創(chuàng)建數(shù)字檔案至關重要。隨著全球數(shù)字化和發(fā)達國家相關信息系統(tǒng)的發(fā)展，我們也需要加快信息流程。充分利用數(shù)字技術，建立數(shù)字檔案是改善傳統(tǒng)檔案管理、提高檔案利用率的有效途徑[2]。國家逐步推進信息化建設，公共服務電子架構不斷應用，數(shù)字檔案建設已成為檔案工作的重點和重點之一。但這也是一個困難，因為它不同于傳統(tǒng)的檔案。這是一個新的課題，對檔案管理提出了更高的要求。

目前，我國數(shù)字檔案館的建設是安全穩(wěn)定的。然而，由于檔案館自身的特點，數(shù)字檔案館的建設也面臨著諸多挑戰(zhàn)。第一，數(shù)字檔案建設缺乏整體宏觀規(guī)劃，數(shù)字檔案建設與社會系統(tǒng)的同步規(guī)劃尚未實現(xiàn)；第二，資源不足。沒有事先的規(guī)劃和后續(xù)的財政投資，就無法建立數(shù)字檔案。數(shù)字檔案的創(chuàng)建需要專家的支持；但是，由于文件保密的要求，不可能直接雇用外部人員。因此，迫切需要提升內部工作人員的專業(yè)素質。為了滿足數(shù)字檔案的需求，我們需要提高檔案的質量。由于數(shù)字檔案館的建設還處于實驗階段，信息交換的安全性需要長期的研究。因此，進展緩慢。盡管數(shù)字檔案的創(chuàng)建存在許多問題，但這并不妨礙數(shù)字檔案的創(chuàng)建。

三、數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

1.豐富檔案服務功能

數(shù)字檔案會解決檔案數(shù)量過多、檔案分布不合理、信息獲取緩慢等問題，這不僅可以為文件用戶節(jié)省文件處理時間，還可以讓相關人員更加集中精力開發(fā)新的服務以簡化歸檔。以前，檔案管理系統(tǒng)的主要目的是保存檔案，以便提供有效的保護。雖然它為檔案提供了有效的保護，但它不能充分受益于檔案的價值。

2.推動檔案管理體制優(yōu)化

通過創(chuàng)建數(shù)字檔案，將能夠充分發(fā)揮網絡的作用，使更多有需要的人能夠有效利用檔案信息資源。過去，政府強調檔案的管理和標準化，這對檔案管理利用的創(chuàng)新和發(fā)展沒有明顯影響。創(chuàng)建數(shù)字文件可以有效地克服文件使用的限制，使檔案館能夠有效地履行服務提供者的職能，為檔案用戶提供有針對性的服務。

3.保證檔案安全

數(shù)字檔案是隨著網絡技術的飛速發(fā)展而產生的，數(shù)字檔案的結構和功能與傳統(tǒng)檔案有很大的不同。數(shù)字檔案的創(chuàng)建不僅是傳統(tǒng)檔案的升級，也是傳統(tǒng)檔案新發(fā)展的強大動力。數(shù)字檔案館是一個基于網絡的信息系統(tǒng)，提供對網絡數(shù)據(jù)的信息訪問，數(shù)據(jù)庫使用文件存儲和應用程序內存來共享資源并增加對文件的訪問。在信息技術發(fā)展的新時代，為了有效克服時間和時間的限制，為用戶提供有針對性的信息服務，建立了大型檔案館[3]。因此，數(shù)字檔案的創(chuàng)建不僅可以有效地增加檔案數(shù)量，而且可以保證檔案的安全，有助于檔案的合理利用，最終促進檔案事業(yè)的發(fā)展。

4.其他影響

數(shù)字檔案已經超越了傳統(tǒng)檔案的碎片化、不可訪問性以及檔案管理對大存儲空間和人力資源的需求。然而，信息技術的進步也使數(shù)字檔案的建立成為可能。建立數(shù)字檔案，不僅可以提高設備和人員的檔案管理水平，而且可以節(jié)省時間。數(shù)字檔案的建設也給檔案管理系統(tǒng)帶來了新的問題和挑戰(zhàn)，由于檔案工作的特殊性，對數(shù)字檔案生產的技術和管理要求也將相應提高。同時，如何更好地將數(shù)字檔案與傳統(tǒng)檔案進行銜接和維護，也是檔案管理系統(tǒng)必須研究和解決的問題。簡言之，數(shù)字檔案將利用檔案資源和檔案文獻中心，建立大量的數(shù)據(jù)庫，促進各群體之間更密切的互動。這是檔案管理體制的創(chuàng)新和發(fā)展，符合現(xiàn)代的要求。

四、數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響及發(fā)展策略

1.數(shù)字檔案館建設對檔案管理體制的影響

傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)是從檔案的保存開始的，該系統(tǒng)的核心是防止檔案信息的轉移，提高檔案質量，這種管理體系的缺點不能反映檔案的真正價值。我們使用歸檔信息來確保信息不會被披露、充分利用并提供附加值。因此，有必要將其轉變?yōu)闄n案管理。創(chuàng)建數(shù)字檔案旨在通過互聯(lián)網增加對檔案的訪問，并使其更容易訪問，數(shù)字檔案的發(fā)展影響著傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的管理和完善。對檔案管理系統(tǒng)運作產生影響，這一管理制度在監(jiān)督和管理檔案方面發(fā)揮了積極作用。然而，傳統(tǒng)的模式很容易阻礙檔案管理和利用的發(fā)展，數(shù)字檔案的創(chuàng)建突破了傳統(tǒng)檔案利用的局限性，為用戶提供了數(shù)字化性能。作為一個虛擬事件系統(tǒng)，數(shù)字檔案可以改善與相關行業(yè)和部門的溝通，而不僅僅是傳統(tǒng)的標準化數(shù)據(jù)收集。對檔案管理職能分配的影響，傳統(tǒng)的檔案管理系統(tǒng)無論是哪種類型的檔案，都是從檔案管理到集成。數(shù)字檔案的創(chuàng)建和發(fā)展需要所有檔案單位的共同參與，創(chuàng)建數(shù)字檔案不僅僅是一個技術問題?；诩夹g管理和體制改革的理念，它是整個檔案行業(yè)的一個重要課題。目前的檔案管理系統(tǒng)依賴于數(shù)字檔案的發(fā)展，并將在這方面繼續(xù)改進。

2.發(fā)展策略

2.1 重視數(shù)字檔案的創(chuàng)建

隨著信息技術的發(fā)展，對現(xiàn)有檔案和服務的需求必然會增加。為了提高檔案服務的效率，還需要引入傳統(tǒng)的檔案管理方法和系統(tǒng)。此外，數(shù)字檔案的獨特優(yōu)勢在于它們無法與傳統(tǒng)檔案相比。因此，我們必須重視數(shù)字檔案的創(chuàng)建和傳播。

2.2 加大人才引進和培養(yǎng)

數(shù)字檔案系統(tǒng)和技術是高度專業(yè)化的，因此聘請數(shù)字檔案技術支持方面的專家將是有益的。還需要對其他工作人員進行定期培訓，以支持數(shù)字檔案的建立和運作。這對改革和完善檔案管理體制具有重要意義。數(shù)字技術的發(fā)展是一個高度集成的信息過程，對專業(yè)技術人員的需求非常高，因此有必要確保人才的引進和積累。

檔案質量直接影響檔案信息的傳遞過程，檔案管理需要實際培訓，需要保留一批合作專家。一是加強理論知識與實踐相結合，檔案館不僅要有扎實的理論基礎，還要不斷提高檔案信息管理的實踐技能。不同的檔案館特別關注檔案知識系統(tǒng)，一些擁有廣泛的科技檔案，特別是各種改造項目的圖紙和飾面材料。同時，會計、音像、實物檔案對檔案提出了更高的要求。因此，理論知識與實踐的結合成為技能培養(yǎng)的重要組成部分。在這方面，應加強檔案資訊科技培訓，讓他們熟悉檔案管理系統(tǒng)。雖然數(shù)據(jù)收集的檔案知識是公開的，但在網絡使用等領域需要加強，管理軟件的使用和運行是檔案管理系統(tǒng)順利運行的基礎和保證。

2.3 高度重視檔案安全

加強對數(shù)字檔案業(yè)務人員的培訓。檔案是非常重要的信息，在濫用和侵權的情況下，損失是不可預測的，在某些情況下會導致重大國家利益的損失，這也是檔案管理中數(shù)字數(shù)據(jù)管理延遲的主要原因之一。因此，在創(chuàng)建和管理數(shù)字檔案時，必須首先考慮檔案的安全性。不僅應該保護檔案，還要在安全的基礎上進行咨詢，保護他們不受有害技術的影響[4]。因此，檔案的保護不容忽視。

檔案信息管理只能在內部員工的封閉網絡中進行。在建立網絡時，必須引入物理隔離，以保證網絡的基本安全。為了建立檔案信息網絡的安全管理體系，原則上保證系統(tǒng)的安全，檔案信息網絡必須配備防火墻、殺毒軟件和入侵檢測系統(tǒng)，并采取措施加強和保護主機內核。檢查執(zhí)行級別，檢查不同級別的用戶訪問權限，檢查不同級別的文件信息，避免未經授權的操作。此外，我們必須確保員工了解并加強安全，遵守有關建立檔案信息網絡的規(guī)章制度。

2.4 信息資源數(shù)字化

檔案信息的數(shù)字化存儲是建立數(shù)字檔案的基礎。數(shù)據(jù)庫是數(shù)字檔案館的重要組成部分，它可以存儲資源信息。因此，在建立數(shù)字檔案的過程中，我們必須明確檔案信息數(shù)字化和將所有紙質檔案轉化為數(shù)字檔案數(shù)據(jù)的目標，在數(shù)據(jù)庫中有效地存儲不同的資源。信息傳輸網絡是建立數(shù)字檔案管理機構的必要條件，因此有必要建立一個專門的檔案信息網站，促進數(shù)字檔案信息的廣泛傳播，并及時更新和補充該網站的信息資源。從源頭入手，完善檔案信息資源和資源共享。為了有效提高整體服務水平，滿足用戶對數(shù)字檔案的需求，應優(yōu)先建設檔案網站，它可以主動捕獲用戶行為，數(shù)字文件可以分析用戶對數(shù)字文件的信息需求，仔細評估用戶的信息需求并提供個人服務。此外，數(shù)字檔案館還可以使用不同的媒體平臺提供多樣化的檔案服務，解決不同用戶的問題，加強檔案文化傳播。

2.5 促進檔案數(shù)字化發(fā)展

檔案數(shù)字化是檔案數(shù)字化建設的核心。目前，檔案數(shù)字化程度非常高，應根據(jù)現(xiàn)有財政資源采取不同的方法，利用本地的財政資源和廣泛的資本基礎。如果當?shù)刭Y源不足，可以接受資源優(yōu)先原則。購買必要的軟硬件，提前掃描重要文件。例如，優(yōu)先處理數(shù)據(jù)采集量大的文件。目前，供個人使用的有限數(shù)量的財務和審計文件無法數(shù)字化。這種模式影響緩慢，投資少，但能確?？沙掷m(xù)發(fā)展。隨著辦公自動化的日益普及，各種電子文檔應運而生?？h級檔案館必須及時收集新啟動的資料來源和檔案。每個檔案館負責收集和管理其管理的所有記錄，并及時歸檔所有電子文檔。按照規(guī)定的程序向該單位提交必要的文件，并提交給地區(qū)檔案館。利用信息網絡創(chuàng)建數(shù)字檔案的出發(fā)點是完成檔案的保護、利用和管理任務，并盡可能地為用戶提供服務。首先，在現(xiàn)有檔案信息網絡的基礎上，構建了一個檔案資源共享的咨詢開發(fā)平臺。其次，建立一個以區(qū)域檔案為基礎的電子文件中心，以連接各種機構、團體、公司和組織，提供電子文件的在線接收和自動存儲。使系統(tǒng)更易于使用，提高工作效率。

結語

數(shù)字檔案的發(fā)展對檔案管理體制的完善和改革具有重要意義，它在現(xiàn)代化進程中發(fā)揮積極作用，以滿足需求和開發(fā)資源。數(shù)字檔案建設應加強分析研究，制定相應對策，促進檔案管理健康、穩(wěn)定、有序、安全發(fā)展，數(shù)字檔案的創(chuàng)建打破了傳統(tǒng)檔案利用的時限。為了發(fā)展數(shù)字檔案，檔案管理系統(tǒng)也必須適應，確保數(shù)字檔案與現(xiàn)代成果相匹配，并提供更高效的服務。然而，這并不能避免使用數(shù)字文件的潛在負面影響，針對這些問題和發(fā)展數(shù)字檔案的需要，有必要積極尋求相應的對策，促進我國檔案管理體制的合理、健康、有序發(fā)展[5]。