互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展

□肖 旭

（作者單位：湖南省婁底市婁底日?qǐng)?bào)社。）

互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代對(duì)整個(gè)社會(huì)各領(lǐng)域的影響均極為巨大，廣泛體現(xiàn)于多個(gè)層面，其中自然就包括檔案管理。新時(shí)期背景下，事業(yè)單位人事檔案管理需要積極實(shí)現(xiàn)信息化管理，才能順應(yīng)時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)并推動(dòng)實(shí)際管理水平提升，在強(qiáng)化檔案管理職能的同時(shí)充分利用檔案的數(shù)據(jù)信息價(jià)值，為整個(gè)單位的運(yùn)行、管理及發(fā)展提供支持。

一、事業(yè)單位人事檔案管理信息化發(fā)展的主要問(wèn)題

（一）管理理念滯后

在現(xiàn)代社會(huì)快速發(fā)展的當(dāng)下，持續(xù)更新、變革是時(shí)代的主旋律。事業(yè)單位人事檔案管理也需要緊隨時(shí)代步伐，持續(xù)進(jìn)行創(chuàng)新、變革和優(yōu)化。對(duì)檔案管理的創(chuàng)新優(yōu)化而言，最基礎(chǔ)的一點(diǎn)在于創(chuàng)新管理理念。理念、思想是行為的主導(dǎo)，在缺乏先進(jìn)理念指導(dǎo)的情況下人事檔案管理很難在實(shí)踐層面實(shí)現(xiàn)有效創(chuàng)新，也無(wú)法與信息化時(shí)代順利接軌，相應(yīng)的管理水平自然不能得到切實(shí)提升。目前，部分事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及人事檔案管理人員的思想觀念較為滯后，沒(méi)有意識(shí)到人事檔案管理的關(guān)鍵價(jià)值，也沒(méi)有意識(shí)到信息化發(fā)展的必要性與重要性，對(duì)相關(guān)工作的落實(shí)缺乏足夠重視，忽視了檔案信息安全防護(hù)。在實(shí)踐中，往往容易出現(xiàn)業(yè)務(wù)部門(mén)人員兼職檔案管理工作的情況，嚴(yán)重影響實(shí)際管理質(zhì)量，也不利于檔案管理的信息化發(fā)展。

（二）人才欠缺

信息化的檔案管理對(duì)管理人員的綜合素養(yǎng)有著更高的要求，廣泛體現(xiàn)在專(zhuān)業(yè)能力、信息技術(shù)操作能力、信息安全意識(shí)、崗位道德等方面，部分事業(yè)單位正面臨人才欠缺的問(wèn)題。一方面，不少在崗的檔案人員年齡較大，創(chuàng)新、學(xué)習(xí)、適應(yīng)能力較弱，對(duì)信息技術(shù)的掌握不到位，難以快速適應(yīng)檔案管理工作的信息化發(fā)展趨勢(shì)，很大程度上限制了管理創(chuàng)新與優(yōu)化；另一方面，新的時(shí)代對(duì)檔案管理程序、要求有所提升，更是需要大量素養(yǎng)足夠高的人才作為基礎(chǔ)支撐。但目前事業(yè)單位人事檔案管理人員隊(duì)伍總體素養(yǎng)參差不齊，并不能完全滿(mǎn)足實(shí)際需求。

（三）制度不完善

在信息化發(fā)展的進(jìn)程中，部分事業(yè)單位的人事檔案管理制度依舊是完全沿用傳統(tǒng)制度，并沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行創(chuàng)新和優(yōu)化。從信息化發(fā)展層面看，缺乏基于信息化特征而構(gòu)建具體制度；從制度規(guī)范層面看，缺乏基于對(duì)傳統(tǒng)制度的缺陷與不足進(jìn)行有效改善的核心舉措。這直接導(dǎo)致整個(gè)制度體系存在不少問(wèn)題，而且與實(shí)際檔案管理工作的開(kāi)展有所脫節(jié)，自然無(wú)法充分發(fā)揮制度作用，難以推動(dòng)管理水平提升。

（四）信息技術(shù)利用不到位

傳統(tǒng)人事檔案管理整體水平較低，大多停留在數(shù)據(jù)信息記錄層面，并沒(méi)有對(duì)檔案中有價(jià)值的信息進(jìn)行充分挖掘和利用。而信息化技術(shù)則為此提供了有力支持，能夠很好地對(duì)檔案信息進(jìn)行全面分析、深度挖掘以及有效利用。但是在信息化發(fā)展進(jìn)程中，部分事業(yè)單位依舊以傳統(tǒng)模式落實(shí)具體管理工作，并沒(méi)有對(duì)先進(jìn)信息技術(shù)進(jìn)行充分利用，導(dǎo)致檔案管理依舊停留在簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)、信息記錄層面，并不能很好地利用檔案信息與內(nèi)容，無(wú)法支持單位業(yè)務(wù)以及管理工作的良好開(kāi)展。

二、互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代事業(yè)單位人事檔案管理的信息化發(fā)展策略

（一）更新管理理念

互聯(lián)網(wǎng)+背景下，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)以及人事檔案人員都應(yīng)當(dāng)積極更新管理理念，既要充分意識(shí)到人事檔案對(duì)整個(gè)單位的重要意義，也要基于新的時(shí)代背景樹(shù)立持續(xù)創(chuàng)新、不斷優(yōu)化的良好意識(shí)，進(jìn)而為具體管理工作的完善奠定基礎(chǔ)。單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)緊跟時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)，正確意識(shí)到互聯(lián)網(wǎng)、信息化對(duì)整個(gè)單位的影響，制訂科學(xué)合理的人事檔案管理信息化發(fā)展規(guī)劃，并加強(qiáng)針對(duì)檔案管理人員的教育和培養(yǎng)。而檔案人員則需要充分意識(shí)到新時(shí)代背景下檔案管理的新要求，在積極探索信息化管理模式的進(jìn)程中不斷推動(dòng)管理水平提升。

（二）構(gòu)建統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)

建立統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，不僅能為人事檔案管理工作的開(kāi)展提供必要的功能支持，也能促進(jìn)各部門(mén)間的有效交流與協(xié)作，進(jìn)而為檔案管理水平提升帶來(lái)更多可能。事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)全面加強(qiáng)硬件基礎(chǔ)建設(shè)，并基于此構(gòu)建統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)，選擇合適的專(zhuān)業(yè)軟件支持檔案管理工作開(kāi)展。不同部門(mén)人員可通過(guò)單獨(dú)的賬號(hào)與密碼登錄該平臺(tái)，并獲得不同權(quán)限的功能，完成相應(yīng)的工作。平臺(tái)通常包含身份認(rèn)證模塊、人員信息統(tǒng)計(jì)模塊、人員基本信息查詢(xún)模塊、人員基本信息管理模塊、工資信息查詢(xún)模塊、工資信息管理模塊、更改密碼模塊、添加/刪除管理員模塊、部門(mén)管理模塊等。通過(guò)該平臺(tái)不同模塊間的有機(jī)協(xié)作，能夠很好地支持人事檔案管理工作開(kāi)展。不同部門(mén)、崗位間通過(guò)平臺(tái)強(qiáng)化合作，尤其是檔案管理部門(mén)與其他崗位間的交流與合作，能夠大力推動(dòng)檔案信息建設(shè)與處理水平的提升。

（三）加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)

打造高素養(yǎng)的人才隊(duì)伍，能夠很好地支持人事檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代的有效創(chuàng)新轉(zhuǎn)型。事業(yè)單位需要在新時(shí)期背景下全面加強(qiáng)檔案人員隊(duì)伍建設(shè)，根據(jù)自身實(shí)際情況對(duì)檔案人員應(yīng)當(dāng)具備的綜合素質(zhì)進(jìn)行明確要求，并以此指導(dǎo)人員招聘、培訓(xùn)、管理等工作的開(kāi)展。在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代，檔案管理人員只有兼具良好的專(zhuān)業(yè)知識(shí)與能力、信息技術(shù)操作能力、信息安全防護(hù)意識(shí)、創(chuàng)新學(xué)習(xí)能力以及職業(yè)道德等，才能完全勝任崗位并推動(dòng)人事檔案管理的信息化發(fā)展。在檔案人員招聘方面，事業(yè)單位需要基于專(zhuān)崗專(zhuān)責(zé)這一原則以高要求進(jìn)行招聘。加強(qiáng)對(duì)在崗檔案人員的培訓(xùn)和管理，著重圍繞新的檔案管理模式發(fā)展趨勢(shì)以及信息化特點(diǎn)等，合理安排人員考核及培訓(xùn)方案，務(wù)必通過(guò)持續(xù)而有效的培訓(xùn)確保每位在崗人員都能完全勝任本職工作。嚴(yán)格要求檔案人員在實(shí)踐中按照相關(guān)制度與規(guī)范進(jìn)行操作，加強(qiáng)信息安全保護(hù)，做好數(shù)據(jù)備份工作，切實(shí)保障檔案管理工作的開(kāi)展效果。

（四）規(guī)范和完善制度體系

對(duì)具體的檔案管理制度進(jìn)行規(guī)范和完善，能夠?yàn)槿耸聶n案管理工作的開(kāi)展提供指導(dǎo)、規(guī)范以及保障。事業(yè)單位既要根據(jù)信息化特征與需求，積極創(chuàng)新檔案管理制度，結(jié)合具體工作程序及要求對(duì)具體制度加以明確；也要對(duì)傳統(tǒng)制度中存在的缺陷和不足進(jìn)行糾正，動(dòng)態(tài)化地完善制度體系。其中電子文件歸檔與管理制度、安全保密制度、數(shù)字檔案查詢(xún)利用制度、檔案數(shù)據(jù)管理維護(hù)制度、數(shù)字檔案鑒定銷(xiāo)毀制度、檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)和信息設(shè)備維護(hù)使用制度、檔案庫(kù)房管理制度等，均需要根據(jù)信息化特征進(jìn)行有效創(chuàng)新與優(yōu)化。

（五）深化對(duì)信息技術(shù)的有效利用

對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行有效利用，深挖人事檔案中潛藏的信息與價(jià)值，可以更好地支持事業(yè)單位人力資源管理工作乃至其他工作的開(kāi)展。事業(yè)單位需要以專(zhuān)業(yè)化軟件和統(tǒng)一的信息化管理平臺(tái)為基礎(chǔ)，通過(guò)自動(dòng)化的信息數(shù)據(jù)處理支持檔案管理，并積極探索利用大數(shù)據(jù)技術(shù)等深挖人事檔案信息與價(jià)值的可行路徑，充分發(fā)揮技術(shù)優(yōu)勢(shì)并利用檔案價(jià)值，為單位各項(xiàng)工作的開(kāi)展與落實(shí)提供更多支持。

（六）加強(qiáng)信息安全防護(hù)

加強(qiáng)信息安全防護(hù)是互聯(lián)網(wǎng)+背景下檔案管理信息化發(fā)展的重要任務(wù)。只有做好信息安全防護(hù)工作，才能切實(shí)保障檔案數(shù)據(jù)安全，降低檔案數(shù)據(jù)泄露、損壞、丟失的風(fēng)險(xiǎn)。科學(xué)建設(shè)檔案庫(kù)房與服務(wù)器，做好電子數(shù)據(jù)本地與云端備份工作，同時(shí)健全檔案信息安全管理制度，嚴(yán)格要求相關(guān)人員在實(shí)踐中按照制度進(jìn)行操作，不得作出危害檔案信息安全的行為。同時(shí)，事業(yè)單位需要全面加強(qiáng)對(duì)防火墻技術(shù)、訪問(wèn)控制技術(shù)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等的運(yùn)用，及時(shí)更新安全系統(tǒng)與軟件，加強(qiáng)對(duì)黑客攻擊、病毒入侵的防護(hù)。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上可知，事業(yè)單位的信息化發(fā)展已成必然趨勢(shì)，加強(qiáng)人事檔案信息化管理也成為重中之重。事業(yè)單位需要根據(jù)自身實(shí)際情況，合理制定檔案信息化管理發(fā)展規(guī)范和方案，并在實(shí)踐中采取一系列措施加強(qiáng)變革和改善，持續(xù)推動(dòng)人事檔案管理工作的創(chuàng)新和改善。