科技創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作發(fā)展的影響與作用

文/李楠（中海油能源發(fā)展裝備技術(shù)有限公司）

從目前的企業(yè)發(fā)展形勢(shì)來看，檔案管理工作在融入了科技創(chuàng)新之后，逐漸在檔案管理工作中發(fā)揮出了自身的價(jià)值。因此，為了保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，企業(yè)必須要加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，為企業(yè)檔案管理工作的發(fā)展提供幫助。

一、科技創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作發(fā)展的概述

隨著時(shí)代不斷地發(fā)展，檔案管理工作也逐漸得到了優(yōu)化。在全新的時(shí)代下，科技創(chuàng)新已經(jīng)逐漸融入檔案管理中來，在科技創(chuàng)新的融入下，檔案管理工作已經(jīng)突破了傳統(tǒng)的管理模式，逐漸運(yùn)用科學(xué)的創(chuàng)新進(jìn)行管理。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案管理人員需要對(duì)每一份檔案進(jìn)行分類，將同類型的檔案分放在同一區(qū)域，便于后續(xù)的查看。但是由于當(dāng)下檔案數(shù)量過于龐大，檔案工作人員需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行檔案的分類管理工作。而在科技創(chuàng)新的情況下，檔案管理人員可以通過電腦對(duì)每一個(gè)檔案進(jìn)行編號(hào)，將同一類型設(shè)置在一個(gè)編號(hào)區(qū)域內(nèi)，能夠?yàn)闄n案的提取分類節(jié)省大量的時(shí)間。從而有效改善了檔案管理的實(shí)際工作情況。因此，我國(guó)需要加強(qiáng)檔案管理工作的創(chuàng)新，逐漸將科技創(chuàng)新融入其中，讓科技創(chuàng)新在檔案管理工作的開展中發(fā)揮出最大的價(jià)值。

二、科技創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作發(fā)展的基本原則

（一）遵循可行性原則

在檔案管理工作的發(fā)展過程中，已經(jīng)逐漸將科技創(chuàng)新融入其中。為了保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，必須要時(shí)刻遵循可行性原則?？尚行栽瓌t能夠準(zhǔn)確應(yīng)用在科技創(chuàng)新的檔案管理工作當(dāng)中。其中，可行性原則主要是指檔案管理工作需要按照規(guī)定的要求開展工作，而不是濫用科技創(chuàng)新過度夸大檔案管理工作?；诖嗽?，檔案管理人員在進(jìn)行日常的檔案管理工作之時(shí)，必須要對(duì)科技創(chuàng)新下的檔案管理工作有全面的了解，準(zhǔn)確學(xué)習(xí)新模式下的基本原則，并在未來的檔案管理工作當(dāng)中遵循可行性的原則，才能夠發(fā)揮出科技創(chuàng)新對(duì)檔案管理工作的作用。因此，為了保證科技創(chuàng)新下檔案管理工作發(fā)展的穩(wěn)定性，檔案工作人員需要積極遵循可行性原則，來優(yōu)化檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展。

（二）遵循安全性原則

檔案管理工作在融入了科技創(chuàng)新后，檔案管理人員也不能松懈，要時(shí)刻遵循科技創(chuàng)新下的安全檔案管理原則。檔案的安全一直是難以避免的問題，尤其是在傳統(tǒng)的檔案管理工作中。而在實(shí)際的檔案管理工作中，需要專業(yè)的檔案管理工作人員對(duì)檔案進(jìn)行管理。但由于檔案管理不當(dāng)，導(dǎo)致了檔案管理安全問題的出現(xiàn)，其中主要是重要檔案的流失，檔案流失會(huì)對(duì)后續(xù)工作造成嚴(yán)重的影響。雖然檔案管理工作已經(jīng)不斷升級(jí)，但相關(guān)的安全問題仍然存在，檔案管理人員必須要正視檔案管理工作中出現(xiàn)的安全問題，讓每一個(gè)檔案都能被保存好，實(shí)現(xiàn)檔案的價(jià)值。在科技創(chuàng)新改革之后，檔案管理人員需要加強(qiáng)日常檔案安全系統(tǒng)的管理，避免出現(xiàn)病毒入侵、黑客攻擊等安全問題，保證了科技創(chuàng)新下檔案管理工作的穩(wěn)定性。

（三）遵循規(guī)范化原則

為了保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，需要在檔案管理工作中加入科技創(chuàng)新?？萍紕?chuàng)新在融入了檔案管理工作之后，檔案管理人員必須按照規(guī)范化的原則進(jìn)行后續(xù)管理工作。所謂規(guī)范化原則是指將檔案管理按照統(tǒng)一化的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理。只有擁有了規(guī)范化的管理模式，才能夠保證檔案管理工作的穩(wěn)定性，發(fā)揮出檔案管理工作的價(jià)值。在科技創(chuàng)新的檔案管理工作中，大部分使用的是數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)。數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)作為創(chuàng)新型的一種模式，能夠準(zhǔn)確地將檔案管理工作的規(guī)范性展現(xiàn)出來，數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)具有優(yōu)質(zhì)的檔案儲(chǔ)存質(zhì)量，只有將檔案儲(chǔ)存質(zhì)量提高，才能有效提高整體的檔案管理工作的效益，讓檔案管理工作的規(guī)范性越來越強(qiáng)，促進(jìn)了檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

三、科技創(chuàng)新對(duì)于檔案管理工作發(fā)展的影響

（一）對(duì)檔案管理模式的影響

在科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新下，已經(jīng)逐漸滲透到檔案管理工作中?？萍紕?chuàng)新下，檔案管理工作的檔案管理模式已經(jīng)有了全新的突破，檔案管理人員可以通過創(chuàng)新的管理模式對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)一的管理。在規(guī)范的管理下，檔案管理工作的發(fā)展將會(huì)越來越穩(wěn)定。但由于傳統(tǒng)模式下，檔案管理工作的管理模式比較單一，檔案管理工作人員并不能以最便捷的方式對(duì)檔案進(jìn)行管理，從而造成了檔案管理工作不到位。因此，為了避免對(duì)檔案管理工作中造成的影響，檔案管理人員需要積極進(jìn)行科技創(chuàng)新，保證檔案管理工作的穩(wěn)定性。

（二）對(duì)人員信息意識(shí)的影響

檔案管理工作在融入了科技創(chuàng)新的理念之后，逐漸將檔案管理中的信息化意識(shí)展現(xiàn)了出來，檔案管理意識(shí)主要針對(duì)檔案管理工作人員，每一位檔案管理人員如果想要有創(chuàng)新的檔案管理精神，就必須要加強(qiáng)自身的檔案管理信息意識(shí)。但是由于傳統(tǒng)模式下，檔案管理工作人員對(duì)檔案的信息管理意識(shí)不到位，并沒有按照專業(yè)的檔案管理意識(shí)進(jìn)行日常的檔案管理，從而嚴(yán)重阻礙了檔案管理工作的進(jìn)展。因此，為了避免對(duì)檔案管理人員信息意識(shí)造成影響，檔案管理人員需要加強(qiáng)檔案管理人員意識(shí)的培訓(xùn)[1]。

（三）對(duì)信息管理制度的影響

檔案管理工作在不斷地創(chuàng)新下，已經(jīng)逐漸完成了科技創(chuàng)新的轉(zhuǎn)變。通過科技創(chuàng)新的轉(zhuǎn)變，檔案管理工作的信息管理制度也有了改變，新增了科學(xué)性的檔案信息管理。檔案管理人員在日常的工作中，可以通過遠(yuǎn)程操控的手段對(duì)檔案信息進(jìn)行管理，達(dá)到了最佳的檔案信息管理效果。但是由于傳統(tǒng)模式下的檔案信息管理制度并不完善，檔案管理人員并不能有效地完成工作。因此，為了避免對(duì)檔案的信息管理制度造成影響，檔案管理人員需要準(zhǔn)確掌握科技創(chuàng)新下的檔案信息管理制度。

（四）對(duì)科技設(shè)備創(chuàng)新的影響

我國(guó)科研人員針對(duì)檔案管理工作中的問題進(jìn)行科技創(chuàng)新，逐漸研制出了全新的科學(xué)技術(shù)設(shè)備。檔案管理人員在使用了科技創(chuàng)新設(shè)備后，能夠在網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)檔案進(jìn)行遠(yuǎn)程管理。不僅僅是線下管理，在室內(nèi)的檔案管理人員需要運(yùn)用全新的檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案進(jìn)行分類。但由于傳統(tǒng)模式下的檔案管理工作還處在初級(jí)階段，并不具備科學(xué)的檔案管理設(shè)備，幾乎都是通過手工進(jìn)行管理的。因此，為了避免對(duì)科技設(shè)備創(chuàng)新造成影響，檔案管理人員需要進(jìn)行科學(xué)設(shè)備的學(xué)習(xí)[2]。

（五）對(duì)管理團(tuán)隊(duì)合作的影響

我國(guó)檔案管理工作之所以會(huì)如此強(qiáng)大，主要的原因是檔案管理人員之間足夠團(tuán)結(jié)，每一個(gè)檔案管理人員都有明確的分工，管理著不同的地區(qū)。在科技創(chuàng)新下，檔案管理人員的分工越來越人性化，越來越穩(wěn)定，這種團(tuán)結(jié)精神經(jīng)過長(zhǎng)久發(fā)展下去，將會(huì)促進(jìn)檔案管理人員的全面發(fā)展。但由于傳統(tǒng)模式下，檔案管理人員的意識(shí)并不到位，對(duì)檔案管理工作并不認(rèn)同，沒有團(tuán)隊(duì)合作精神。因此，為了避免對(duì)管理團(tuán)隊(duì)的合作造成影響，檔案管理人員需要加強(qiáng)自身的團(tuán)隊(duì)合作精神。

四、科技創(chuàng)新對(duì)于檔案管理工作發(fā)展的作用

（一）創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式

檔案管理工作在不斷地發(fā)展過程中，已經(jīng)逐漸將科技創(chuàng)新融入其中。由于傳統(tǒng)模式下的檔案管理問題日益增多。在科技的創(chuàng)新下，檔案管理人員需要積極創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式。所謂數(shù)字化的檔案管理模式，主要是通過科學(xué)的數(shù)字化模式進(jìn)行檔案的管理工作?？萍紕?chuàng)新后的檔案管理工作雖然還處在初步階段，但是數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)卻在不斷地創(chuàng)新，已經(jīng)逐漸可以在線上實(shí)行檔案管理工作。檔案管理人員不需要來到現(xiàn)場(chǎng)，通過遠(yuǎn)程的檔案管理系統(tǒng)就可以進(jìn)行檔案的查閱，和之前的檔案管理模式相比，已經(jīng)可以實(shí)現(xiàn)檔案的全自動(dòng)化管理。企業(yè)如果想要加強(qiáng)檔案管理，提高整體的檔案管理工作效率，那么就必須要加強(qiáng)數(shù)字化檔案管理創(chuàng)新意識(shí)[3]，準(zhǔn)確將數(shù)字化的檔案管理意識(shí)融入企業(yè)的檔案管理工作中，實(shí)現(xiàn)數(shù)字化管理模式在檔案管理工作中的價(jià)值。

例如，在進(jìn)行創(chuàng)新數(shù)字化檔案管理模式中，檔案管理人員需要從以下幾個(gè)方面進(jìn)行檔案管理工作的優(yōu)化：第一，檔案管理人員在進(jìn)行檔案整理的過程中，主要需針對(duì)一些比較重要的檔案進(jìn)行優(yōu)先的整理，并通過使用數(shù)字化的檔案管理模式進(jìn)行進(jìn)一步整理，從而有效提高了整體的工作效率。第二，檔案管理人員要根據(jù)企業(yè)的發(fā)展要求，選取一些能夠利于企業(yè)發(fā)展的檔案進(jìn)行查看，并在檔案管理系統(tǒng)中對(duì)其進(jìn)行標(biāo)記。除此之外，檔案管理人員還需對(duì)一些無效項(xiàng)目的檔案進(jìn)行剔除，避免混入有效的檔案中，造成了不必要的損失。

（二）加強(qiáng)檔案人員信息化意識(shí)

每一個(gè)企業(yè)在發(fā)展的過程中，都離不開相關(guān)的工作人員，尤其是在檔案管理工作中?，F(xiàn)如今，企業(yè)每年都會(huì)有大量的項(xiàng)目，每一個(gè)項(xiàng)目完工后都需要撰寫相應(yīng)的檔案報(bào)告，再經(jīng)由檔案管理人員進(jìn)行整理，放入相應(yīng)的檔案工作室內(nèi)。隨著檔案管理工作的不斷優(yōu)化，已經(jīng)逐漸將科技創(chuàng)新理念融入了檔案管理工作中，有效提高了檔案管理的工作效率。在創(chuàng)新理念的加入下，企業(yè)必須要按照科技創(chuàng)新的發(fā)展理念，讓每一個(gè)檔案管理人員能夠?qū)W習(xí)到先進(jìn)的信息化檔案管理意識(shí)和先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)檔案管理手段，每一個(gè)檔案管理人員都能夠被培養(yǎng)成為有利于企業(yè)發(fā)展的優(yōu)秀人才。檔案管理人員只有擁有創(chuàng)新后的檔案管理意識(shí)，才能夠有效提高整體的檔案管理工作效率。

例如，為了促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展，需要加強(qiáng)檔案管理人員的信息化意識(shí)，具體的檔案管理工作優(yōu)化具體措施如下：第一，企業(yè)在進(jìn)行科技創(chuàng)新的融入下，檔案管理工作隨即也進(jìn)行了升級(jí)。此時(shí)，傳統(tǒng)的檔案管理工作理念有了改變。每一個(gè)檔案管理人員需要通過培訓(xùn)來加強(qiáng)自身的檔案管理意識(shí)，才能為企業(yè)后續(xù)的檔案管理工作提供幫助。基于此原因，企業(yè)會(huì)安排專業(yè)的檔案管理人才對(duì)員工進(jìn)行培訓(xùn)，從而達(dá)到了信息化意識(shí)提升的效果。第二，企業(yè)需要積極引進(jìn)高質(zhì)量的檔案管理人才，在新員工的融入后，企業(yè)檔案管理工作的實(shí)際工作效率將會(huì)有大幅度的提高，從而有效促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展[4]。

（三）優(yōu)化單一的信息管理制度

對(duì)于企業(yè)來說，檔案管理工作是至關(guān)重要的。尤其是在檔案管理工作的信息制度管理方面，檔案管理人員需要發(fā)揮出自身的價(jià)值，將檔案管理工作順利地完成。但是檔案管理工作在不斷地優(yōu)化過程中，檔案管理人員已經(jīng)逐漸學(xué)習(xí)了單一的信息管理制度。在新時(shí)代下，科學(xué)技術(shù)手段的不斷涌現(xiàn)，也能夠在檔案管理工作中發(fā)揮出自身的優(yōu)勢(shì)。在信息管理制度中，檔案管理人員需要打破自身對(duì)于傳統(tǒng)觀念的理解，逐漸使用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備進(jìn)行輔助管理，讓檔案管理的工作效率逐漸增大。另外，檔案管理人員如果想要建立全方位的信息化管理系統(tǒng)，那么就需要對(duì)不同的信息化信息進(jìn)行整合，保證每一個(gè)信息的準(zhǔn)確性，并根據(jù)不同的信息建立不同的規(guī)章制度，從而有效地促進(jìn)了檔案管理的全方位發(fā)展。

例如，企業(yè)在進(jìn)行單一的信息管理制度優(yōu)化的過程中，需要為檔案管理工作建立不同的規(guī)章制度。規(guī)章制度的好壞能直接影響整個(gè)檔案管理工作的進(jìn)程，并不利于企業(yè)的發(fā)展。企業(yè)需要根據(jù)不同檔案管理人員的日常工作效率，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度。通過獎(jiǎng)懲制度，逐漸提高檔案管理人員工作的積極性。企業(yè)在綜合對(duì)當(dāng)下的檔案管理工作制度考慮后，檔案管理人員可以通過不同的考核制度進(jìn)行職位的提升。在不斷地晉升下，也能夠提升整體的檔案管理工作環(huán)境，有效地促進(jìn)了檔案管理工作信息化建設(shè)的發(fā)展，逐漸讓企業(yè)在檔案管理工作領(lǐng)域擁有一定的地位[5]。

（四）提升信息化基礎(chǔ)科技設(shè)備

隨著科學(xué)技術(shù)的不斷創(chuàng)新，能夠應(yīng)用于檔案管理工作的信息化基礎(chǔ)科技設(shè)備也出現(xiàn)在了當(dāng)下的市場(chǎng)中。企業(yè)通過使用先進(jìn)的科學(xué)設(shè)備，為檔案管理工作提供了便利。企業(yè)在進(jìn)行信息化基礎(chǔ)科技設(shè)備創(chuàng)新的過程中，首先需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的科技手段，并運(yùn)用科技手段對(duì)檔案管理的內(nèi)在和外在進(jìn)行創(chuàng)新，不僅展示了科技創(chuàng)新的結(jié)果，還為檔案的管理工作提供了保障。在檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理工作中所使用的管理軟件也需要進(jìn)行更新，保障更新到最新的版本，為企業(yè)的檔案管理工作提供幫助。其次，企業(yè)需要根據(jù)實(shí)際的情況，引進(jìn)一批全新的檔案管理科學(xué)技術(shù)，在科學(xué)技術(shù)的運(yùn)用下，企業(yè)可以逐漸去除檔案管理現(xiàn)場(chǎng)工作模式，通過科學(xué)技術(shù)手段打造遠(yuǎn)程辦公模式，有效減少了檔案管理工作的資源浪費(fèi)。

例如，企業(yè)可以不斷對(duì)科學(xué)技術(shù)進(jìn)行優(yōu)化。主要表現(xiàn)在日常的信息系統(tǒng)創(chuàng)新中，信息系統(tǒng)可以不斷地升級(jí)。企業(yè)可以為信息系統(tǒng)設(shè)置不同的等級(jí)，不同的等級(jí)象征著不同的檔案管理方向。其中專家模式是最為專業(yè)的，專家模式是由各個(gè)地區(qū)的專家團(tuán)隊(duì)組成的。專家多年從事檔案管理工作，擁有著大量的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，能夠準(zhǔn)確地為檔案管理人員提供相應(yīng)的技術(shù)支持。除此之外，專家模式下的檔案管理工作還能夠自己做出判斷，有效提取出了內(nèi)部?jī)?yōu)質(zhì)的檔案素材。為企業(yè)的發(fā)展提供了全面性的服務(wù)。

（五）樹立團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)和精神

在企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展中，如果想要提高檔案管理工作工作效率，那么就必須要加強(qiáng)檔案管理工作人員的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)。團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)對(duì)于檔案管理工作來說是至關(guān)重要的，檔案管理工作如果沒有明確的分工合作，那么將很難進(jìn)行全方位的發(fā)展。檔案管理工作在融入了科技創(chuàng)新后，檔案管理人員之間的團(tuán)隊(duì)合作精神就顯得更加重要了。每一位檔案管理人員都需要統(tǒng)籌協(xié)調(diào)、通力配合，才能在檔案管理工作中形成良好的風(fēng)氣。企業(yè)在不斷地創(chuàng)新后，已經(jīng)逐漸擁有了大型的信息共享平臺(tái)。在信息共享平臺(tái)中，企業(yè)可以為其分配不同的檔案信息，從而實(shí)現(xiàn)信息共享的價(jià)值，有效提高團(tuán)隊(duì)的整體合作意識(shí)。

例如，企業(yè)的檔案管理工作已經(jīng)逐漸融入了信息化的技術(shù)手段，但是也需要發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的合作意識(shí)和精神，才能夠讓檔案管理工作有不斷的創(chuàng)新。檔案管理人員需要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，準(zhǔn)確利用信息共享平臺(tái)進(jìn)行相應(yīng)的檔案管理工作。在搭建全新的信息平臺(tái)過程中，不能單單只針對(duì)本企業(yè)，還需要與不同的企業(yè)進(jìn)行聯(lián)合，逐漸打造出一個(gè)高質(zhì)量的信息共享平臺(tái)。讓每一個(gè)檔案管理人員都能夠擁有團(tuán)隊(duì)合作精神。因此，在企業(yè)信息平臺(tái)的構(gòu)建中，檔案管理人員需要聯(lián)合在一起，發(fā)揮出團(tuán)隊(duì)的合作價(jià)值，逐漸讓檔案管理工作往全方位的方向發(fā)展。

五、結(jié)論

綜上所述，在時(shí)代的發(fā)展下，科技創(chuàng)新對(duì)于檔案管理工作的開展起到了至關(guān)重要的作用。當(dāng)下檔案管理工作中出現(xiàn)一些問題，并不利于企業(yè)的發(fā)展，但是在科技創(chuàng)新的融入下，企業(yè)的檔案管理工作將全面提升到一個(gè)全新的高度，有效地促進(jìn)了企業(yè)的發(fā)展。