大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的分析

文/苗學(xué)英（山東省濱州市鄒平市好生街道辦事處）

大數(shù)據(jù)的應(yīng)用不僅給生活帶來(lái)了很多的改變，也對(duì)一些傳統(tǒng)的工作方式帶來(lái)了改變。因此，相關(guān)單位需要在原有的檔案管理人員的基礎(chǔ)上再引進(jìn)一些新的檔案管理工作者，通過(guò)新人、新技術(shù)帶來(lái)更加先進(jìn)的工作模式，這樣能讓管理方式快速地跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，進(jìn)而增強(qiáng)管理人員的工作效率。現(xiàn)在我國(guó)對(duì)事業(yè)單位檔案的管理工作與之前相比有了很大的改善，但在不斷地創(chuàng)新中仍然存在著各種不同的問(wèn)題。

一、基本概念界定

（一）大數(shù)據(jù)簡(jiǎn)介

大數(shù)據(jù)最早作為技術(shù)領(lǐng)域的一個(gè)專業(yè)術(shù)語(yǔ)出現(xiàn)，其英文是big data，指無(wú)法用常規(guī)性手段獲取，需要新的信息處理手段、流程優(yōu)化才能得到的一項(xiàng)信息資產(chǎn)。大數(shù)據(jù)具備四大特征，一是數(shù)量龐大，與最初的小數(shù)據(jù)不同，大數(shù)據(jù)往往指海量數(shù)據(jù)；二是類型多樣，大數(shù)據(jù)分為多種類型，常見(jiàn)的有結(jié)構(gòu)化大數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化大數(shù)據(jù)和非結(jié)構(gòu)化大數(shù)據(jù)，這三大數(shù)據(jù)共同構(gòu)成了平常意義上的大數(shù)據(jù)；三是低價(jià)值密度，即其中一條數(shù)據(jù)單獨(dú)拎出來(lái)，其價(jià)值量并不高，兩三條數(shù)據(jù)組合在一起，價(jià)值量也不高，所有大數(shù)據(jù)都是低價(jià)值密度，但全部大數(shù)據(jù)組合在一起，就能產(chǎn)生巨大的價(jià)值量；四是強(qiáng)調(diào)真實(shí)，大數(shù)據(jù)是對(duì)網(wǎng)絡(luò)用戶、網(wǎng)絡(luò)信息的實(shí)時(shí)記錄和挖掘，因此能真實(shí)地反映用戶行為和信息。

大數(shù)據(jù)背景是基于大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代背景，在大數(shù)據(jù)背景下，大數(shù)據(jù)的獲取和使用成為各行各業(yè)的日常。例如，大數(shù)據(jù)應(yīng)用在廣告營(yíng)銷行業(yè)：信息流廣告、程序化廣告等成為廣告營(yíng)銷的常見(jiàn)形式；大數(shù)據(jù)應(yīng)用在事業(yè)單位：數(shù)據(jù)化、智能化檔案管理成為事業(yè)單位的重要發(fā)展方向等。大數(shù)據(jù)為社會(huì)發(fā)展貢獻(xiàn)了巨大能量，內(nèi)嵌于社會(huì)發(fā)展的方方面面，并從多個(gè)角度形塑著這個(gè)社會(huì)。

（二）檔案管理

檔案管理又稱為檔案管理工作，指檔案管理人員通過(guò)各種方式，對(duì)雜亂無(wú)章的檔案進(jìn)行收納、歸類、整理、檢定、保管、統(tǒng)計(jì)等一系列工作。在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作也面臨著新機(jī)遇。一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)的進(jìn)步和普及使數(shù)字化檔案管理成為日常。人們能通過(guò)數(shù)字化技術(shù)，將原本的紙質(zhì)版檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮影鏅n案，從而簡(jiǎn)化檔案儲(chǔ)存空間，便于檔案調(diào)取和儲(chǔ)存；另一方面，大數(shù)據(jù)技術(shù)也使得檔案隨身攜帶成為可能。人們可以將數(shù)字化檔案存儲(chǔ)在云端，隨用隨調(diào)，更加方便和快捷。

二、大數(shù)據(jù)對(duì)事業(yè)單位檔案管理的價(jià)值

（一）破除信息化的難題

信息化檔案管理方式能夠很有效地對(duì)檔案資源進(jìn)行實(shí)時(shí)的共享，能夠更快促進(jìn)檔案信息化的發(fā)展。這種新型的檔案管理方案能夠讓檔案管理變得簡(jiǎn)約化，能夠更好地為人民提供全面的服務(wù)，事業(yè)單位檔案管理主要是為人民服務(wù)，而我國(guó)的服務(wù)行業(yè)已經(jīng)有很長(zhǎng)一段時(shí)間沒(méi)有進(jìn)行相關(guān)技術(shù)的完善，所以當(dāng)數(shù)字化時(shí)代來(lái)臨的時(shí)候，就會(huì)發(fā)現(xiàn)一些檔案管理的方式就比較落后。因此，負(fù)責(zé)檔案管理的工作人員需要掌握管理檔案信息化技術(shù)，能夠更好地表現(xiàn)出檔案管理的價(jià)值。

（二）促進(jìn)電子檔案廣泛化的推進(jìn)

數(shù)字化時(shí)代的到來(lái)為檔案管理帶來(lái)了很多全新的概念。比如，電子檔案的概念已經(jīng)變得非常普遍了，但是在實(shí)際的檔案管理中會(huì)發(fā)現(xiàn)還是有很多的管理人員仍然用紙質(zhì)版的檔案，這種紙質(zhì)檔案在很大程度上不便于管理人員的保存和查看。而大數(shù)據(jù)能夠讓檔案的管理更加方便，而且還可以讓檔案的管理范圍更加廣泛，能夠讓檔案管理的工作內(nèi)容變得更加豐富有趣，還能夠讓管理機(jī)制更加完善，事業(yè)單位檔案管理的工作不只是一個(gè)工作人員的任務(wù)，單位中的全體人員都要有責(zé)任感，要對(duì)檔案管理有一個(gè)正確的認(rèn)知。

（三）提高檔案的使用率

大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理可以把檔案管理工作進(jìn)行詳細(xì)的分解，工作人員可以把檔案進(jìn)行不同種類的歸納，這樣便于以后使用時(shí)可以快速地查找。還可以對(duì)檔案資源進(jìn)行一個(gè)大膽的改變，在個(gè)人用戶對(duì)檔案滿意的基礎(chǔ)上對(duì)檔案進(jìn)行不同程度的改進(jìn)，讓檔案的管理更加個(gè)性化，能夠廣泛地滿足人們的需求，以此來(lái)提高檔案的使用率。

三、大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理存在的問(wèn)題

（一）管理人員的管理意識(shí)不強(qiáng)

許多檔案管理人員覺(jué)得檔案管理這項(xiàng)工作不是那么重要，這就出現(xiàn)了對(duì)檔案亂扔、亂放、甚至可能出現(xiàn)檔案丟失的現(xiàn)象。在尋找檔案的時(shí)候不能夠較快地找到所需的資料，這樣就會(huì)使得到檔案信息的時(shí)間變長(zhǎng)，也不能保證檔案是否準(zhǔn)確，不能對(duì)檔案進(jìn)行良好的保護(hù)。隨著時(shí)代的快速發(fā)展，我國(guó)人才越來(lái)越多，同時(shí)也會(huì)出現(xiàn)大量的檔案資料，因此，需要檔案管理人員具備專業(yè)的知識(shí)能力，準(zhǔn)確地對(duì)檔案進(jìn)行分類和管理，培養(yǎng)、促進(jìn)檔案管理人員的管理意識(shí)，加強(qiáng)檔案管理人員對(duì)檔案管理這項(xiàng)工作的重視。檔案管理人員也要擁有對(duì)工作的熱愛(ài)，這樣才能夠讓檔案管理工作具有創(chuàng)新的發(fā)展形勢(shì)。

（二）檔案管理方式落后

檔案的管理以及設(shè)施是極為重要的，防止檔案是沒(méi)有管理好才導(dǎo)致個(gè)人信息被泄露出去，若一直沿用傳統(tǒng)的管理方式與管理制度，還有可能導(dǎo)致潛在的問(wèn)題越來(lái)越多，以至于檔案泄露現(xiàn)象也會(huì)很多。這類問(wèn)題的出現(xiàn)是由于管理人員對(duì)于自己的工作意識(shí)不足、缺乏專業(yè)的素養(yǎng)、管理方式比較老舊等眾多原因都會(huì)產(chǎn)生對(duì)檔案的不利影響。如果管理工作人員還在用古老的方式去管理檔案，那么將會(huì)有很多的問(wèn)題出現(xiàn)，導(dǎo)致泄露秘密所帶來(lái)的不利影響。

（三）管理機(jī)制不健全

管理機(jī)制不健全，主要有兩點(diǎn)體現(xiàn)：第一點(diǎn)，管理權(quán)限不明晰。例如，檔案室作為存放人員檔案的場(chǎng)所，應(yīng)當(dāng)具備一定私密性和權(quán)限性，只有獲取一定資質(zhì)和權(quán)限的人員，才能對(duì)檔案進(jìn)行調(diào)取，若想調(diào)取具備一定秘密登記的檔案，還需要蓋章和上面審批。然而，在一些事業(yè)單位，由于管理權(quán)限不明晰，一些人員可以隨意調(diào)取檔案室的檔案，這就造成檔案混亂。第二點(diǎn)，檔案管理經(jīng)費(fèi)不足。檔案管理往往需要一定的資金進(jìn)行支持，一方面能作為人員經(jīng)費(fèi)，另一方面，也能為項(xiàng)目運(yùn)行提供基礎(chǔ)保障。第三點(diǎn)，要加強(qiáng)對(duì)管理制度的管理和實(shí)施好工作單位所提供的解決方案。在事業(yè)單位工作的發(fā)展中不可忽視了對(duì)檔案信息管理制度的完善，檔案管理機(jī)制是要對(duì)員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并且增加獎(jiǎng)懲制度，這樣能夠有效地促進(jìn)員工工作的積極性和保證檔案信息的準(zhǔn)確性。

四、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理工作的轉(zhuǎn)型

（一）面向發(fā)展，樹(shù)立數(shù)據(jù)化思維

被稱為“大數(shù)據(jù)之父”的西方學(xué)者舍恩·伯格曾提出，數(shù)據(jù)化思維主要包含三個(gè)方面，一是全數(shù)據(jù)思維，二是混雜性思維，三是相關(guān)性思維。大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理的思維也發(fā)生相應(yīng)轉(zhuǎn)變。首先，檔案管理的全數(shù)據(jù)思維樹(shù)立，是在檔案管理過(guò)程中，充分挖掘數(shù)據(jù)價(jià)值、實(shí)現(xiàn)全流程數(shù)據(jù)化，這已成為檔案管理的重要發(fā)展思路。其次，大數(shù)據(jù)背景下的混雜性思維。在檔案管理中，管理人員要明晰大數(shù)據(jù)具備的混雜性特征，在海量數(shù)據(jù)中，一定會(huì)存在信息混雜或有冗余數(shù)據(jù)，要求檔案管理人員要具備一定的數(shù)據(jù)篩選素養(yǎng)，及時(shí)洞察其中存在的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)、虛假數(shù)據(jù)。最后，檔案管理中要樹(shù)立相關(guān)性思維。大數(shù)據(jù)不能表示因果，更多表示相關(guān)。在檔案管理過(guò)程中，管理人員要意識(shí)到數(shù)據(jù)之間的相關(guān)性，通過(guò)挖掘數(shù)據(jù)與數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系，以實(shí)現(xiàn)更好的檔案管理。

（二）面向用戶，檔案服務(wù)多樣化

大數(shù)據(jù)背景下，檔案管理要面向用戶，以提升用戶體驗(yàn)、促進(jìn)用戶發(fā)展作為宗旨，實(shí)現(xiàn)檔案服務(wù)的多樣化。首先，對(duì)用戶檔案內(nèi)容進(jìn)行拆分、處理、清洗、合并，將原本文字化呈現(xiàn)的檔案以數(shù)字化、可視化方式進(jìn)行呈現(xiàn)，以提升檔案的可觀性，提升檔案閱讀效率。其次，推動(dòng)檔案跨部門合作。例如，事業(yè)單位檔案館可以和地方博物館、展覽館、美術(shù)館等文化遺產(chǎn)部門進(jìn)行合作，持續(xù)擴(kuò)展檔案資源庫(kù)，豐富檔案?jìng)浯?，更好地為社?huì)精神文明建設(shè)服務(wù)。最后，針對(duì)用戶喜好，推出針對(duì)性檔案服務(wù)，形成面向用戶的靶向服務(wù)。

（三）面向未來(lái)，推動(dòng)檔案開(kāi)發(fā)粒度化

檔案開(kāi)發(fā)粒度化、顆?；殉蔀闄n案管理的重大趨勢(shì)。在大數(shù)據(jù)背景下，檔案開(kāi)發(fā)可以更加細(xì)致、更加精準(zhǔn)。檔案開(kāi)發(fā)越粒度化，檔案開(kāi)發(fā)的精準(zhǔn)性就越高，檔案管理的細(xì)致化程度越深?？梢灶A(yù)想，在未來(lái)，隨著事業(yè)單位相關(guān)業(yè)務(wù)的拓展和人員流動(dòng)的增強(qiáng)，檔案開(kāi)發(fā)需要更加細(xì)致，檔案管理的科學(xué)化、粒度化亟需提上日程。為更好支撐事業(yè)單位檔案管理工作的轉(zhuǎn)型，相關(guān)工作人員要面向發(fā)展，提出具備長(zhǎng)遠(yuǎn)性、可持續(xù)的檔案開(kāi)發(fā)策略，推動(dòng)檔案管理工作向粒度化方向發(fā)展。

五、大數(shù)據(jù)背景下事業(yè)單位檔案管理策略的研究

（一）制定科學(xué)的檔案管理制度

現(xiàn)如今，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)無(wú)法滿足事業(yè)單位對(duì)檔案管理的要求，所以需要對(duì)檔案管理模式進(jìn)行改變，在改變的過(guò)程中，其管理的模式會(huì)發(fā)生很大的變化，而且還會(huì)在管理模式中加入很多信息化的技術(shù)。在這樣的情況下，相關(guān)部門可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)檔案的管理制度進(jìn)行一定的改進(jìn)，以此來(lái)提高檔案管理工作的水平。大數(shù)據(jù)下的檔案管理需要檔案管理人員對(duì)信息的儲(chǔ)存、整理、篩選能力更加完善，所以相關(guān)單位可以建立比較健全的管理制度，以此來(lái)保證檔案的管理工作能夠有效地進(jìn)行，而且事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)還需要安排一些專業(yè)的技術(shù)人員對(duì)檔案進(jìn)行不定期的檢查。

（二）加大設(shè)備技術(shù)支持

檔案信息化的管理需要檔案管理人員對(duì)計(jì)算機(jī)軟件有很好的了解，所以相關(guān)的事業(yè)單位可以對(duì)檔案管理工作所需要的設(shè)備進(jìn)行大量的投入使用，把檔案管理中所用到的設(shè)備進(jìn)行適時(shí)地更換和重置，這樣可以讓檔案信息化管理與數(shù)字化進(jìn)行不同程度的融合。事業(yè)單位在更換檔案管理設(shè)備之后，還需要對(duì)工作人員進(jìn)行不同程度的計(jì)算機(jī)培訓(xùn)，這樣可以讓工作人員更加全面地發(fā)揮信息化管理的技術(shù)水平，好的設(shè)備可以讓檔案管理更加標(biāo)準(zhǔn)、更加科學(xué)化，而且還能夠增加檔案的準(zhǔn)確性，減少工作人員在管理檔案的過(guò)程中因?yàn)樵O(shè)備問(wèn)題出現(xiàn)不必要的錯(cuò)誤。

（三）提高檔案管理信息化的安全性

事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)在制定出新的管理制度之后還需要安排一些專門的監(jiān)督人員對(duì)檔案管理人員進(jìn)行監(jiān)控，需要讓檔案管理人員嚴(yán)格按照管理制度來(lái)進(jìn)行檔案管理，要盡量避免工作上的失誤。對(duì)檔案進(jìn)行管理的工作人員還需要保證自己所管理的檔案在一個(gè)安全的環(huán)境內(nèi)，因?yàn)楝F(xiàn)在的計(jì)算機(jī)技術(shù)是比較成熟的，所以需要檔案管理人員要對(duì)自己的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)不定期地進(jìn)行安全檢測(cè)，并對(duì)自己所管理的檔案實(shí)施保護(hù)措施，檔案管理人員可以在自己的計(jì)算機(jī)中加入一些防火墻技術(shù)，避免其他人的侵入和病毒的侵入，讓檔案信息與外界的互聯(lián)網(wǎng)內(nèi)容用防火墻隔開(kāi)，可以更好地防止檔案信息的泄露，能夠更好地保護(hù)檔案里面的內(nèi)容。

（四）培養(yǎng)高標(biāo)準(zhǔn)檔案專業(yè)人員

事業(yè)單位檔案管理的工作進(jìn)行改革創(chuàng)新的同時(shí)還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行不同程度的培養(yǎng)，相關(guān)單位可以對(duì)老員工進(jìn)行定期的專業(yè)培訓(xùn)，讓他們對(duì)全新的檔案管理方式有一個(gè)全新的認(rèn)識(shí)和了解，之后相關(guān)部門也可以培養(yǎng)一些較高標(biāo)準(zhǔn)的管理檔案的專業(yè)人員。事業(yè)單位對(duì)已有人員進(jìn)行專業(yè)技術(shù)培訓(xùn)的時(shí)候，不僅要提高工作人員的管理能力，還需要培訓(xùn)他們計(jì)算機(jī)的運(yùn)用能力。

六、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在大數(shù)據(jù)背景下，事業(yè)單位對(duì)檔案的管理方式需要檔案管理進(jìn)行不同方面的完善，單位對(duì)檔案的管理體系進(jìn)行改進(jìn)的同時(shí)還需要對(duì)檔案管理人員進(jìn)行各方面能力的提升。在大數(shù)據(jù)的應(yīng)用下，檔案管理人員可以更好保證檔案的安全，傳統(tǒng)的管理方式很容易讓檔案里面的內(nèi)容丟失，所以相關(guān)單位為了保護(hù)檔案信息可以采購(gòu)一些設(shè)備，還需要對(duì)購(gòu)買設(shè)備質(zhì)量進(jìn)行檢查，以確保工作人員在使用的過(guò)程中不會(huì)出現(xiàn)設(shè)備問(wèn)題。