提高醫(yī)院檔案管理科學化水平的創(chuàng)新路徑探討

文/韓鵬麗 袁霞（濱州醫(yī)學院附屬醫(yī)院）

醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的健康發(fā)展與廣大人民群眾身體健康服務水平息息相關，且是現(xiàn)代社會發(fā)展中的一個關鍵民生問題，為此，醫(yī)院在體制改革發(fā)展背景下，應持續(xù)提高檔案管理科學化水平，為醫(yī)院健康有序發(fā)展提供巨大推力。而長期以來，醫(yī)院領導人員由于管理理念的偏差，導致其在運營管理工作中，側重醫(yī)療技術人才引進與培育，忽視了檔案管理建設，使得醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展難以滿足新時期醫(yī)改工作需求。為此，基于醫(yī)院健康持續(xù)發(fā)展角度考慮，本文研究提高醫(yī)院檔案管理科學化水平的創(chuàng)新路徑具有顯著的實踐指導價值與意義。

一、醫(yī)院檔案管理科學化水平提高的必要性概述

（一）節(jié)約成本，提高檔案管理規(guī)范性水平

在醫(yī)院檔案管理工作中，不斷提高管理科學化水平，能夠在節(jié)約管理成本的同時，還可以提高檔案管理規(guī)范化水平。具體如下：首先，提高醫(yī)院檔案管理科學化水平，可以最大限度減少檔案管理問題，如此即可減少因紕漏而增加的管理成本，有效控制檔案管理成本，因此，在檔案科學化管理中，相關檔案管理人員應在實際的工作中，嚴格按照檔案管理流程及具體要求來規(guī)范開展檔案管理工作，以期減少檔案管理支出的同時，可以實現(xiàn)檔案管理提質增效目標[1]；其次，檔案管理科學化水平的提高，既可以規(guī)范檔案管理人員的日常管理行為，既可以降低檔案管理人員的不當操作而導致的檔案損失、篡改等問題，又可以保證檔案資源的完整性及真實可靠性，進而為醫(yī)院檔案管理工作提質增效提供有力支持[2]。

（二）發(fā)揮檔案信息參考價值，推動醫(yī)療事業(yè)健康持續(xù)發(fā)展

檔案信息作為重要信息憑證，詳細且完整地記錄了醫(yī)院各項醫(yī)療業(yè)務和管理工作的具體內容，且是科學評判醫(yī)護人員自身盡職盡責開展工作的重要證明。因此，醫(yī)院不斷提高檔案管理的科學化水平，一方面可以提高醫(yī)院檔案信息的利用價值，使得其能夠在醫(yī)院運營決策中發(fā)揮出良好的參考價值；同時，醫(yī)院管理人員及醫(yī)護工作人員在實際的工作中，也可以通過查閱相應的檔案資料，為工作決策和計劃制訂提供具有價值的參考資料，從而整體提高醫(yī)院運營管理水平，推動醫(yī)院健康發(fā)展[3]。另一方面醫(yī)院不斷提高檔案管理科學化水平，可以滿足醫(yī)療體制改革背景下醫(yī)院轉型升級發(fā)展對信息的基本需求，進而推動醫(yī)院高質量發(fā)展[4]。

由此可見，在醫(yī)療體制改革背景下，醫(yī)院的轉型升級發(fā)展對信息需求量不斷增加，使得檔案管理工作的重要性日漸突出。在此背景下，要想持續(xù)發(fā)揮醫(yī)院檔案管理工作的實際效用，為醫(yī)院發(fā)展提供有價值的參考信息，應持續(xù)提高檔案管理的科學化水平，才能推動醫(yī)院檔案事業(yè)健康發(fā)展的同時，全面提高我國醫(yī)療服務水平。

二、醫(yī)院檔案管理工作缺陷問題分析

（一）檔案管理隊伍建設滯后

近年來，我國經濟水平的提高，使得越來越多的人關注身體健康發(fā)展，直接增加了醫(yī)院運營負擔，這種情況下，為滿足廣大醫(yī)患人員對醫(yī)療的基本需求，醫(yī)院管理者在日常運營管理中，側重于如何提高醫(yī)務人員的綜合技術能力，而沒有正確認識檔案管理隊伍建設的重要性，導致我國醫(yī)院檔案管理隊伍建設滯后，難以滿足醫(yī)院轉型升級背景下的檔案管理工作需求，自然不利于檔案管理科學化水平的提高。不僅如此，我國絕大部分醫(yī)院檔案管理人員并非專業(yè)出身，而是以兼職人員為主[5]。然而兼職人員因為其他工作而難以投入足夠的時間和精力來研究檔案管理工作，使得其往往以敷衍態(tài)度展開檔案管理工作，一些問題視若不見，則會直接影響檔案管理科學化水平的提高。此外，檔案管理兼職人員由于缺乏專業(yè)知識，且沒有接受正規(guī)的檔案管理培訓，進而使得其對于檔案管理問題難以進行全方位分析，不利于檔案管理工作高質高效地落實，影響檔案管理科學化水平的提高。

（二）檔案管理制度建設滯后

在醫(yī)院轉型升級發(fā)展的關鍵階段，醫(yī)院雖然與時俱進地優(yōu)化調整和完善了檔案管理制度，但結合醫(yī)院檔案管理工作實際效果來看，醫(yī)院檔案管理部門在制度建設中，仍然存在建設滯后問題，具體表現(xiàn)在以下方面：一是檔案管理人員的實際工作職責難以劃分明確，使得檔案管理工作難以高質高效地落實到位，進而影響檔案管理科學化水平的提高[6]；二是醫(yī)院檔案管理工作局限于基礎性事務，如檔案收集、整理等，并沒有與時俱進地建構科學統(tǒng)一的檔案管理系統(tǒng)；三是醫(yī)院檔案部門管理規(guī)劃到日?？荚u管理制度目標中，使得常態(tài)化的檔案管理工作形成了一個相對混亂的局面，進而使得檔案難以實現(xiàn)集中化、統(tǒng)一管理，而是散落在醫(yī)院各個部門、各個醫(yī)務人員手中，這不僅會影響檔案的查閱，還會埋下醫(yī)院檔案信息安全隱患，都會直接影響檔案管理科學化水平的提高[7]。

三、醫(yī)院檔案管理科學化水平提高的創(chuàng)新路徑分析

（一）加強檔案管理隊伍建設

如前所述，檔案管理人員是檔案管理工作的主體，其綜合素質與檔案管理科學化水平提高密切相關。為此，醫(yī)院應在工作隊伍建設中，既要重點加強醫(yī)療技術隊伍的建設，又要加強檔案管理隊伍建設，如此才能為提高醫(yī)院檔案管理科學化水平提供人才支持[8]。在實踐中，醫(yī)院要想提高檔案管理隊伍建設效果，應具體做好以下方面的工作：一是牢固樹立“以人為本”的人才管理理念，加強檔案人員的培訓，結合新時期檔案管理工作的新要求，展開針對性的系統(tǒng)培訓，保障其掌握科學管理工作，全面提高其綜合素養(yǎng)；二是醫(yī)院應積極為其提供與同行的交流學習平臺，不斷拓展檔案管理人員的視野，為其科學處理檔案工作問題提供支持[9]；三是制訂檔案管理標準，向檔案管理人員提出更加嚴格的要求，要求檔案管理人員自覺參與各類檔案管理工作，認真做好檔案資料收集、保管與利用等一系列工作，據(jù)此建立一支專業(yè)檔案管理隊伍，助力提高醫(yī)院檔案科學化管理水平[10]。

（二）持續(xù)優(yōu)化和完善檔案管理制度

在醫(yī)院檔案管理工作實施過程中，往往會出現(xiàn)一定的不規(guī)范問題。而醫(yī)院檔案管理制度的完善與優(yōu)化，是保證檔案管理工作人員規(guī)范有序完成檔案管理工作的重要基礎和保障，是檔案管理科學化水平提高的重要前提。因此，醫(yī)院應結合我國檔案相關的法律法規(guī)，并立足于檔案管理實際，制訂完善的檔案管理制度及獎懲制度，并建構科學的監(jiān)管體系，推動檔案管理標準化、科學化發(fā)展。首先，建立健全檔案收集制度，明確醫(yī)院各部門在檔案收集工作中的職責，確保各部門、各科室可以及時做好檔案歸檔工作，確保檔案的完整性和真實可靠性，為檔案科學管理水平的提高奠定良好的基礎；二是完善檔案分類管理制度，檔案管理人員應基于檔案內容、性質等進行分類管理，且在此過程中，要加強監(jiān)督檢查力度，確保檔案分類管理的合理性和科學性，提高醫(yī)院檔案管理科學化水平；三是優(yōu)化和完善醫(yī)院檔案保管制度，制訂與檔案部門及其他科室相關的責任制度，并且安排專人專職負責檔案室設施維護和存放等管理工作，并做好全過程監(jiān)督檢查工作，以此支撐檔案科學化管理工作的有序進行。

（三）配置先進技術及設備，助力提高檔案管理效率

在我國信息技術發(fā)展應用支持下，我國社會各個領域建設隨之取得了階段性的成效，也使得現(xiàn)代化設備的應用更加廣泛，直接體現(xiàn)了現(xiàn)代化設備在檔案管理中的應用價值。為此，醫(yī)院在檔案管理工作中，應配置先進設備來支撐檔案科學化管理工作的落實，這樣才能在檔案管理信息化建設發(fā)展的支持下，全面提高醫(yī)院檔案管理的科學化水平及時效性。在實踐中，醫(yī)院應正確認識先進設備及技術在檔案科學化管理中的重要作用，才能在思想上自覺配合與支持網(wǎng)絡技術及計算機技術等先進技術及設備在檔案管理中的應用，進而依托網(wǎng)絡信息化手段來構建高效的檔案管理模式，實現(xiàn)醫(yī)院檔案資源共享，以期在提高檔案利用價值的基礎上，推動醫(yī)院檔案事業(yè)進一步發(fā)展。在電子檔案管理模式創(chuàng)建的基礎上，醫(yī)院檔案收集、整理、使用等工作更加便捷，尤其在檔案資源檢索利用方面，可以基于關鍵詞檢索方式來查詢到所要的信息。與此同時，醫(yī)院應注重對于先進技術的合理使用，如利用光學技術等先進技術提高醫(yī)院檔案存儲密度及效率，為檔案科學化管理提供支持。不僅如此，醫(yī)院還可以基于數(shù)字化技術實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作的創(chuàng)新發(fā)展，如醫(yī)院可以借助于數(shù)字加密技術、數(shù)據(jù)庫技術等實現(xiàn)醫(yī)院檔案數(shù)字化處理目標，這樣不僅可以為醫(yī)院檔案信息的整合提供技術支持，還可以實時更新醫(yī)院檔案信息，為醫(yī)院檔案管理工作提質增效奠定良好的基礎。此外，醫(yī)院檔案管理應引進現(xiàn)代化管理設備，構建體系化的檔案管理模式，在實踐中，應積極推進部門銜接、檔案資料、內部流程實施等一體化建設，切實提高醫(yī)院檔案數(shù)據(jù)資源的通用性，為提高醫(yī)院科學化管理水平提供支持。

（四）挖掘檔案管理價值

醫(yī)院檔案科學化管理水平的提高，目的在于充分利用檔案價值來助力醫(yī)院轉型升級發(fā)展，進而滿足當下人們日益增長的醫(yī)療服務需求。為此，醫(yī)院在檔案管理中，應積極落實檔案管理價值挖掘工作，具體可以從以下方面入手：一是持續(xù)加大軟硬件設施建設資金的支持力度。醫(yī)院在發(fā)展中，應根據(jù)自身條件情況，根據(jù)設備超前、填平補齊等原則，在有效利用現(xiàn)有設備的基礎上，合理地、有計劃地采購技術設備，如圖文影像掃描、數(shù)據(jù)庫服務器等技術設備，支撐檔案管理工作高效、科學化展開，并促進檔案資源價值的挖掘。二是依托醫(yī)院內部局域網(wǎng)，建構符合醫(yī)院當前發(fā)展需求的檔案信息網(wǎng)絡，并提供多種功能服務，如遠程檢索服務、聯(lián)機查詢公共目錄、檔案信息資源服務等，這樣既可大幅度提高醫(yī)院檔案信息服務質量，也有利于醫(yī)院檔案資源利用價值最大化目標的實現(xiàn)。三是依托網(wǎng)絡分析軟件來深度分析與高效整理檔案信息數(shù)據(jù)，以此深度開發(fā)醫(yī)院檔案價值。在實踐中，醫(yī)院檔案管理人員應充分利用信息網(wǎng)絡技術實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息資源的集中化管理，以期在簡化檔案管理流程的基礎上，為檔案管理工作提質增效和科學化水平的提高奠定良好的基礎。與此同時，醫(yī)院內部工作人員在實踐工作中，也要注重對于各類軟件的使用，以此實現(xiàn)檔案資料在內部系統(tǒng)的高效傳遞和共享，以此全面提高醫(yī)院檔案利用率。此外，在醫(yī)院檔案信息化管理中，雖然可以促進檔案管理效率和質量的全面提高，但不可否認的是，信息化系統(tǒng)建設也存在較大的安全隱患，一旦沒有做好相應的安全防護工作，則可能引發(fā)重大的檔案信息泄露、篡改等問題，進而影響醫(yī)院檔案管理科學化水平的提高。針對此問題，醫(yī)院檔案管理部門在依托信息化網(wǎng)絡技術手段提高檔案管理水平的同時，應同步加強相應的檔案安全管理，如在檔案室內部電腦系統(tǒng)中安裝防火墻，并對檔案信息進行數(shù)字加密處理，切實提高醫(yī)院檔案信息管理的安全性，進而全面提高醫(yī)院檔案管理科學化水平。

四、結語

綜上所述，在醫(yī)療體制改革的關鍵時段，醫(yī)院應正確認識醫(yī)院檔案科學化管理水平提高的重要性，并在實踐中，立足于醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀，有針對性地落實加強檔案管理隊伍建設、配置先進技術及設備等一系列措施，才能全面提高醫(yī)院檔案管理科學化水平，為醫(yī)院發(fā)展提供優(yōu)質檔案服務。