基層地質(zhì)檔案管理的實踐策略探討

文/師俊偉（河北省地質(zhì)博物館）

地質(zhì)工程是一項系統(tǒng)的專業(yè)的工程，因此，這就對地質(zhì)工程檔案提出了更高的要求，因而具備了更加復(fù)雜的特性。特別是很多保密性的資料成為基層地質(zhì)檔案的主要內(nèi)容，這就為做好地質(zhì)檔案管理帶來了不小的挑戰(zhàn)。地質(zhì)檔案是推動地質(zhì)勘察工作有效順利進(jìn)行的重要參考依據(jù)，能夠確保地質(zhì)勘查高效率高質(zhì)量地開展。特別是新時期，隨著我國地質(zhì)勘查的不斷增加，對于工程檔案的需求和檔案的保存儲存管理越來越高?；诖耍叨戎匾暤刭|(zhì)工程檔案的管理，采取有效的措施推動工程檔案管理高效高質(zhì)量地開展，確保檔案完整安全，為推動勘察工作提供有力的信息資料支撐。

一、基層地質(zhì)檔案的價值

（一）地質(zhì)資源的高效配置離不開檔案的合理利用開發(fā)

在當(dāng)前的基層地質(zhì)檔案中所涉及的信息資源不僅內(nèi)容豐富，而且形式多樣，這些都為進(jìn)一步地開展地質(zhì)工程的勘察提供了有利的資料支撐，原始性功能在這些浩如煙海的資料中得到明顯的發(fā)揮，全面地管理好基層地質(zhì)檔案就能夠?qū)n案完整地呈現(xiàn)給勘察方，通過這些檔案資料有序地科學(xué)地開展勘察工作，做到勘查效率的不斷提升，有針對性，從而能夠較好地節(jié)省人力物力，實現(xiàn)合理配置資源，最大提高效率，取得事半功倍的效果，也是進(jìn)一步獲得效益的基礎(chǔ)性條件。

（二）有力地推動了工程勘察行業(yè)的快速發(fā)展規(guī)范創(chuàng)新

地質(zhì)勘察工作的有序開展，離不開檔案所提供的完整的可靠的信息，要使檔案的憑證性作用得到全面地發(fā)揮，全面利用工程檔案，推動檔案管理更加規(guī)范化，行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)得到進(jìn)一步的落實，就能夠?qū)⒓夹g(shù)優(yōu)勢進(jìn)行充分的發(fā)揮。結(jié)合創(chuàng)新理念，較好地為推動工程檔案管理打下堅實的基礎(chǔ)，對資源合理利用，實現(xiàn)效率的提升。作為信息資源的重要內(nèi)容，地質(zhì)檔案應(yīng)當(dāng)被更加高效地利用，因此主動地加強基層地質(zhì)檔案管理，就能從根本上推動檔案得到健康的發(fā)展，為工程勘察提供更有價值的信息。

二、基層地質(zhì)檔案管理中存在的不足

（一）檔案的匯交意識有待提升

在基層檔案管理工作中，部分項目施工人員對于構(gòu)建完整的原始的資料意識不強，沒有做到主動地匯交各種原始資料，因而造成了當(dāng)前地質(zhì)檔案存在不完整的問題。另外，匯集上交檔案的時候也多次采用口述歸納資料的方式，導(dǎo)致所匯交資料可靠性不高、內(nèi)容不完整，極大地影響了檔案的質(zhì)量和作用。這一切都說明，檔案管理人員對于檔案的重視性不夠嚴(yán)謹(jǐn)，意識缺乏，存在失責(zé)的行為，會造成匯集上交的檔案不嚴(yán)謹(jǐn)，權(quán)威性不足、不全面，因而所整理的檔案資料可信度不高。

（二）檔案管理人員專業(yè)不對口

基層地質(zhì)檔案涉及的門類非常多，內(nèi)容復(fù)雜，對于這些浩如煙海的資料，做好科學(xué)合理的歸納是做好電子檔案管理的基礎(chǔ)性工作。因此，歸納整理資料必須要全面地掌握各種資料的聯(lián)系特點，進(jìn)行整理歸類，進(jìn)而形成完整的齊全的配套地質(zhì)資料。但是當(dāng)前在基層地質(zhì)檔案管理工作中所從事的管理人員專業(yè)不對口，缺乏相應(yīng)的專業(yè)知識。因此，不能按照標(biāo)準(zhǔn)要求或者資料的形式進(jìn)行分類歸檔工作，無法做到嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)檔案的特點進(jìn)行仔細(xì)地分門別類歸檔，造成所整理的地質(zhì)資料混亂，甚至還有一些資料不齊全，這些也嚴(yán)重影響了當(dāng)前的地質(zhì)檔案的質(zhì)量。

（三）對于地質(zhì)檔案的利用不當(dāng)

地質(zhì)檔案的借閱多服務(wù)于地質(zhì)工程勘探、環(huán)境評價以及道路橋梁建設(shè)等工程中，這些工程對于地質(zhì)檔案的要求高，利用頻繁。但是，這些工程施工周期長，因此很多地質(zhì)資料會被借閱而無法短時間內(nèi)歸還。特別是借閱的人員需要反復(fù)查閱資料，因此對于檔案的耗損較嚴(yán)重，另外有些檔案涉密性較強，而借閱人員的保密意識不強，也沒有較好地保護(hù)檔案的意識，很容易造成所借的檔案出現(xiàn)損壞、丟失等問題，嚴(yán)重影響了檔案的安全性和完整性。

另外，有些工程項目所在的環(huán)境比較惡劣，也會造成地質(zhì)質(zhì)量受到損害，造成地質(zhì)資料加快損耗，極不利于地質(zhì)資料的保存。

（四）采取的保密管理措施不當(dāng)

地質(zhì)資料牽涉到國土安全，因此很多資料具有較高的保密要求。檔案管理人員在日常的管理工作中，會對這些資料進(jìn)行復(fù)印。歸檔主要是根據(jù)項目需求作為歸檔單位開展工作，因此在整理歸檔地質(zhì)檔案的過程中，很容易將涉密、非涉密的文件整合在一起共同保管，造成非涉密文件也被定義為保密的檔案。雖然這種方法可以收到一定的保密作用，但是由于混合保存涉密文件與非涉密文件很容易造成在查閱借閱非涉密文件的過程中涉密文件出現(xiàn)泄密，反而失去了保密的初衷，事與愿違，嚴(yán)重影響檔案的安全性。

三、提高基層地質(zhì)檔案管理的途徑和措施

（一）做好地質(zhì)檔案的匯集上交整理工作

在以往的地質(zhì)檔案大管理過程中，檔案管理部門存在交資料就收集的現(xiàn)象，這是一種缺乏負(fù)責(zé)態(tài)度的檔案管理行為，很容易造成所匯交的檔案沒有得到較好的整理歸檔。特別是對于一些基層地質(zhì)檔案的整理，對于這些資料的匯交積極性不高。基于此，要高度重視做好檔案的匯交工作，及時地匯集及上交。通過健全完善嚴(yán)格相關(guān)的制度，建立完善的資料匯交規(guī)章制度來確保匯交檔案能夠規(guī)范嚴(yán)格，從而從根本上保證檔案資料完整齊全。另外，匯交地質(zhì)資料也要求從事檔案管理的人員對各種資料認(rèn)真復(fù)核，特別是對項目的施工方案、采取的技術(shù)、工作精度等內(nèi)容進(jìn)行全面的整理審查，堅決杜絕口頭匯交檔案的情況發(fā)生，確保檔案能夠嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)完整，具有權(quán)威性。

（二）對涉密的地質(zhì)檔案高度重視加強管理

地質(zhì)資料中涉及國土安全的資料較多，因此需要保密的內(nèi)容也較多，對于這些檔案保密也要劃分明確級別，從而做到分類管理，重點管理，確保檔案的安全性。因此，管理人員在整理歸檔資料過程中，要對資料的保密性進(jìn)行嚴(yán)格的鑒別，同時根據(jù)涉及秘密進(jìn)行有效的歸檔保管。另外，要對有關(guān)涉密資料進(jìn)行單獨的整理，從裝訂保存兩個方面加強管理，有效地杜絕混合保存現(xiàn)象的發(fā)生，切實保護(hù)檔案安全，不混合，避免了混亂管理現(xiàn)象的發(fā)生。另外，對于這些檔案資料，要制定專門的借閱歸還制度，從而確保檔案的安全、完整。要制定相應(yīng)的追責(zé)制度，對于丟失損壞要進(jìn)行追責(zé)處理。要加強管理，及時對歸檔的地質(zhì)資料進(jìn)行備份，提供安全保障。要做好告知義務(wù)，在借閱資料時，要向借閱方講清楚檔案的秘籍，同時與借閱者簽訂借閱保密協(xié)議，督促借閱者保護(hù)好地質(zhì)檔案，確保資料不受損、不泄密。另外，在借閱方歸還檔案時，要及時進(jìn)行檢查，確保資料完整、沒有出現(xiàn)損耗，如果出現(xiàn)了損耗要及時進(jìn)行修復(fù)完善補充，通過前期備份資料進(jìn)行完善補充，確保資料的完整，便于后續(xù)日常的使用。

（三）不斷地規(guī)范加強地質(zhì)檔案管理工作

地質(zhì)檔案管理是一項持續(xù)的工作，涉及的環(huán)節(jié)比較多，為了確保該工作規(guī)范要堅持一以貫之的原則。對項目的立項者就是檔案管理的首要負(fù)責(zé)人，由他來進(jìn)行地質(zhì)資料的歸檔整理，從而賦予項目負(fù)責(zé)人立項勘察匯集整理責(zé)任。對于在勘察中獲取的一系列的數(shù)據(jù)，項目的負(fù)責(zé)人要及時地進(jìn)行整理，同時撰寫報告完成相關(guān)的驗收，最終形成完整的資料，要將形成的完整的地質(zhì)資料，及時地移交給檔案管理機構(gòu)。檔案管理部門在接收到檔案資料后，要嚴(yán)格檢查，對地質(zhì)資料進(jìn)行全面的分析，要注重地質(zhì)檔案是否完整、是否涉密，通過權(quán)威審查，確保地質(zhì)資料完整性和安全性。在地質(zhì)資料通過審查并進(jìn)入檔案庫，檔案管理人就要著手進(jìn)行深入的整理歸檔，在整理的過程中要嚴(yán)格按照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)開展工作，做好分門別類，進(jìn)行裝訂，最終實現(xiàn)地質(zhì)檔案的規(guī)范化整理。要對檔案質(zhì)量進(jìn)行全面的檢查，確保地質(zhì)檔案能夠完整，一旦檔案出現(xiàn)了變更，必須要做好登記，確保存檔與目錄等信息相匹配。

（四）借助于信息化技術(shù)加強檔案的管理

隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展和計算機互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，檔案的管理也應(yīng)當(dāng)充分地借助于信息化來進(jìn)行，加強對基層地質(zhì)檔案的管理，推動無紙化。應(yīng)當(dāng)看到，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案借閱程序復(fù)雜，不方便，而且很容易造成檔案的丟失，出現(xiàn)損耗的問題。如果能夠借助于信息化建設(shè)應(yīng)用到檔案管理，借助于信息化系統(tǒng)實現(xiàn)電子資料的在線分享，可以切實地將電子資料的優(yōu)勢發(fā)揮出來，可重復(fù)利用無損耗。因此，要注重打造信息化的電子檔案管理系統(tǒng)，通過建立相關(guān)的數(shù)據(jù)庫，將各種原始的地質(zhì)檔案資料上傳，通過數(shù)據(jù)庫進(jìn)行儲存。

另外，通過計算機智能化自動化系統(tǒng)，可以較好地實現(xiàn)檔案的分門別類，最終形成完整的規(guī)范的電子資料。一旦需要，管理人員就可以通過檢索從數(shù)據(jù)庫中直觀地調(diào)取相應(yīng)的檔案，推動了借閱管理檔案的高效化。同時，也能夠更加有效地保存檔案的安全性。另外，要將地質(zhì)檔案進(jìn)行信息化加密，可以有效地保證檔案不再被篡改，實現(xiàn)檔案的真實性完整性。但是也要看到現(xiàn)在的保密技術(shù)還有待提升，地質(zhì)檔案的管理還存在一些隱患，因此可以將資料通過多途徑進(jìn)行儲存存放，確保資料的安全性，將地質(zhì)檔案損壞風(fēng)險降到最低。

（五）全面提升檔案管理人員的綜合素養(yǎng)

檔案管理工作中，人的素質(zhì)能力決定著檔案管理工作的水平高低。要注重加強對檔案管理工作者的專業(yè)、技術(shù)的培養(yǎng)，讓專業(yè)的人做專業(yè)的事，這樣才能保證工作的質(zhì)量。要注重選用對檔案管理工作感興趣的職工，特別是那些有耐心、坐得住的職工，檔案管理工作枯燥乏味，對人的責(zé)任心要求較高，要把真正熱愛檔案管理的人才選到檔案管理工作中。對于從事檔案管理工作人員來說，其能力和素養(yǎng)決定著整個檔案管理的效果。因此，要加強檔案的管理人員的培訓(xùn)，引導(dǎo)檔案管理人員按照相關(guān)職業(yè)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格地要求自己，重視檔案管理工作，按照程序規(guī)章制度做好各項檔案管理工作，每個環(huán)節(jié)都嚴(yán)格按照標(biāo)準(zhǔn)程序來進(jìn)行操作。隨著信息化的推進(jìn)，檔案管理人員也要主動提高自身的計算機應(yīng)用能力，學(xué)習(xí)地質(zhì)專業(yè)知識，不斷提高自己的綜合素養(yǎng)，從而提升業(yè)務(wù)能力。

另外，檔案管理人員要切實提高保密意識，不僅自己做到嚴(yán)格保密，同時在開展管理工作過程中，對于借閱方也要及時地告知檔案保密重要性，嚴(yán)格按照程序做好登記與借閱人進(jìn)行協(xié)議簽訂，落實責(zé)任，以此倒逼借閱人，嚴(yán)格落實保密意識，做好保密工作，最大限度地保證檔案安全，不出現(xiàn)泄密。

（六）加強防抵賴機制建設(shè)倒逼重視保密

借閱人出現(xiàn)泄密的問題多發(fā)，因此要針對這一問題構(gòu)建完善的防抵賴機制，有效地威懾解約人嚴(yán)格履行保密職責(zé)，杜絕泄密問題的發(fā)生。雖然在借閱時簽訂了保密協(xié)議，但是這種協(xié)議效果不強，震懾力不足，導(dǎo)致泄密依然存在。因此，要通過具有威懾性的防抵賴機制，有效地杜絕泄密事件的發(fā)生，同時能夠做到追責(zé)，倒逼借閱人高度重視保密工作。數(shù)字水印技術(shù)是一種有效的防抵賴機制應(yīng)用方式，就是將借閱方的信息、用途等全面地嵌入到水印中，這種水印具有較好的隱蔽性且容易識別。

特別是嵌入水印中的信息不容易受到破壞，經(jīng)過扭曲剪切等仍然能夠保留完整的信息，這樣借閱方不論通過何種方式，都不能夠刪除這些信息，因而也不敢進(jìn)行泄密。因此，通過這種水印技術(shù)就可以較好地杜絕泄密行為的發(fā)生，同時可以在泄密發(fā)生后直接追責(zé)，嚴(yán)格按照法律進(jìn)行處理，提高了泄密的代價，推動借閱人嚴(yán)格履行保密職責(zé)。

四、結(jié)束語

基層地質(zhì)檔案管理工作是一項重要的工作，這就要求檔案管理人員不僅要提高自身的能力，同時也要提高自身的保密意識，嚴(yán)格按照相關(guān)的程序整理檔案，做好檔案的分門別類歸檔等工作，從而最大程度保障地質(zhì)檔案完整、安全，切實發(fā)揮出檔案的價值作用。