馮秋敏
(咸陽師范學(xué)院 財務(wù)處,陜西 咸陽 712000)
高等院校自2019 年實施《政府會計制度》以來,原有的財務(wù)系統(tǒng)運行模式得以徹底改變。新制度重構(gòu)會計核算模式,引入權(quán)責(zé)發(fā)生制,形成雙基礎(chǔ)、雙報告、雙體系的平行核算模式[1]。從新舊制度銜接到平行記賬,再到期末報表,高校會計核算功能發(fā)生根本性轉(zhuǎn)變。加之財務(wù)與外圍信息的充分交換,核算明顯復(fù)雜化,范圍變大,難度增加。陜西省屬高校在執(zhí)行新制度初期就暴露出財務(wù)體系不健全、流程不合理等問題,財務(wù)管理信息化水平無法滿足政府會計制度實施的需求。為了適應(yīng)《政府會計制度》關(guān)于單位應(yīng)當(dāng)重視并不斷推進(jìn)會計信息化的應(yīng)用,“確保利用現(xiàn)代信息技術(shù)手段開展會計核算及生成的會計信息符合政府會計準(zhǔn)則和本制度的規(guī)定”,陜西省屬高校必須結(jié)合業(yè)務(wù)實際,積極開展財務(wù)信息化建設(shè),在提高工作效率的同時,確保政府會計制度有效實施。
隨著政府會計改革政策的相繼出臺,以及大數(shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)、物聯(lián)網(wǎng)、云計算等新技術(shù)的發(fā)展,高校財務(wù)信息化建設(shè)的外部環(huán)境不斷優(yōu)化。陜西高校對財務(wù)信息化的重視程度也逐步提升,資金投入加大,設(shè)有專業(yè)的信息技術(shù)部門提供技術(shù)保障。目前陜西高校信息化建設(shè)基本涵蓋了各項業(yè)務(wù)領(lǐng)域,財務(wù)、資產(chǎn)、科研、人事、學(xué)生等皆囊括其中,有一定的優(yōu)勢。
但是,從目前來看,陜西省屬高校尚未形成完善的財務(wù)信息化建設(shè)體系。因政策及數(shù)據(jù)安全等原因,高校財務(wù)管理系統(tǒng)均獨立于各級財政稅務(wù)等外部系統(tǒng),許多數(shù)據(jù)需要經(jīng)過重新加工整理才能使用,效率低下。加之省屬高校信息化建設(shè)缺乏整體設(shè)計和布局,缺乏類似大型企業(yè)ERP的集成一體化系統(tǒng),財務(wù)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)尚未完全聯(lián)通,信息孤島化嚴(yán)重[2]。另外,財務(wù)信息化產(chǎn)品成熟度不高,軟件品牌不一,提供服務(wù)和支持的能力參差不齊,系統(tǒng)更新?lián)Q代頻繁,信息可持續(xù)性無法保證等,這是陜西省屬高校財務(wù)信息化建設(shè)的不利因素。
高校要滿足政府會計制度雙體系核算需求,需進(jìn)行會計核算系統(tǒng)的開發(fā)改造:一是從軟件開發(fā)商的角度改造,二是基于單位自身的改造。從軟件開發(fā)商的角度改造,相當(dāng)于開發(fā)全新軟件,軟件基礎(chǔ)代碼、底層數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)都發(fā)生變化,改造后的軟件賬目怎么出,怎么同時做財務(wù)會計和預(yù)算會計兩筆分錄,都必須由軟件自動觸發(fā)完成,而不是由人工去判斷,這種轉(zhuǎn)變幾乎是顛覆性的。基于單位自身的改造,是指單位財務(wù)必須優(yōu)化完善會計科目、項目核算體系,設(shè)置財務(wù)會計和預(yù)算會計平行記賬模板,通過平衡控制與差異分析校驗核算準(zhǔn)確性,生成雙報告報表[3],這是單位財務(wù)最基礎(chǔ)的賬務(wù)處理體系的改造。
高校業(yè)務(wù)復(fù)雜,管理軟件種類、品牌繁多。從高校外部看,財務(wù)年度預(yù)算決算的編報會審、國庫集中支付、財政云、稅費匯算和清繳等都是用外部軟件系統(tǒng);從內(nèi)部管理及制度要求看,應(yīng)分別對業(yè)務(wù)管理費用(教育及科研費)和單位管理費用(行政管理費、后勤保障費、離退休費、其他管理費)、經(jīng)營費用、其他費用等進(jìn)行反映,同時按經(jīng)濟類別、資金來源渠道交叉歸集,這些需要同教務(wù)處、科技處、人事處、學(xué)生處、國資處、后勤處等部門所使用的系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)共享和交換,實現(xiàn)跨部門數(shù)據(jù)互通共享[2],共同推進(jìn)業(yè)財融合。
政府會計制度實施前,高校尤其是地方高校財務(wù)信息系統(tǒng)基本通過局域網(wǎng)或者單機版運行。隨著報銷流程線上預(yù)約審批、繳費系統(tǒng)線上運行、報稅業(yè)務(wù)網(wǎng)上開展、線上支付等技術(shù)的廣泛使用,客觀上要求系統(tǒng)由內(nèi)部局域網(wǎng)升級為廣域網(wǎng)。加之政府會計制度要求財務(wù)信息系統(tǒng)除了要滿足校內(nèi)部門信息數(shù)據(jù)共享的需要,還要同外部系統(tǒng)做好數(shù)據(jù)交換,這就使財務(wù)信息系統(tǒng)風(fēng)險加大,系統(tǒng)穩(wěn)定性和安全性受到威脅。因此,高校應(yīng)增強防范意識,強化風(fēng)險管控機制,提高風(fēng)險管控水平,以確保財務(wù)信息數(shù)據(jù)及系統(tǒng)的安全運行。
實現(xiàn)雙體系核算是政府會計制度的重大變革,也是高校面臨的現(xiàn)實問題。為此,陜西省屬高校需要從自身角度對核算系統(tǒng)進(jìn)行改造。
3.1.1 設(shè)置“五維一體”核算體系,實現(xiàn)雙基礎(chǔ)雙記錄功能自動觸發(fā)機制
改造核算系統(tǒng),需要對所有的科目和項目作進(jìn)一步分析,包括分析會計核算現(xiàn)狀,打破過去兩維核算,通過開設(shè)科目、項目,設(shè)置預(yù)算模板、資金來源、對方單位管理,形成“五維一體”核算體系。
(1)科目體系——對應(yīng)政府會計制度,基于準(zhǔn)則和制度要求設(shè)置。開設(shè)財務(wù)會計科目、預(yù)算會計科目、經(jīng)濟類科目三類科目。以財務(wù)會計科目設(shè)置為基礎(chǔ),在科目上匹配收支類型代碼,實現(xiàn)和預(yù)算會計的自動對照;單設(shè)經(jīng)濟類科目,減少科目層級,簡化科目設(shè)置,經(jīng)濟類科目分別關(guān)聯(lián)財務(wù)會計和預(yù)算會計科目。
(2)項目體系——對應(yīng)內(nèi)部管理需要。對應(yīng)財務(wù)會計的五個要素,開設(shè)資產(chǎn)、負(fù)債、凈資產(chǎn)、收入和支出五類項目,要有項目顯示信息和項目控制信息。項目顯示信息設(shè)置應(yīng)較細(xì),包括項目代碼、部門代碼、項目名稱,還包括項目金額、額度等控制信息。項目信息要關(guān)聯(lián)科目、預(yù)算、資金來源等,這樣能夠以單個項目作為分析節(jié)點,了解該項目的收支、預(yù)算、執(zhí)行情況,是用了國庫資金還是非國庫資金等等。
(3)預(yù)算模板——體現(xiàn)預(yù)算控制與執(zhí)行。按項目管理要求設(shè)置預(yù)算項,財務(wù)會計科目對應(yīng)預(yù)算項進(jìn)行歸類,并控制預(yù)算執(zhí)行;預(yù)算會計科目執(zhí)行情況在項目中反映,但不計入項目執(zhí)行控制。預(yù)算執(zhí)行信息主要有預(yù)算數(shù)、執(zhí)行數(shù)、執(zhí)行率、凍結(jié)數(shù)、可用余額。預(yù)算模板強調(diào)按照項目的要求來設(shè)計,通過預(yù)算模板得到整個項目的預(yù)算執(zhí)行信息。
(4)資金來源——體現(xiàn)國庫或?qū)嵱匈Y金收付。通過設(shè)置資金來源代碼,關(guān)聯(lián)收支核算項目和相關(guān)資金科目的方式,實現(xiàn)國庫資金和非國庫資金的分類管理,保證國庫資金嚴(yán)格按預(yù)算執(zhí)行。
(5)對方單位管理——對應(yīng)財務(wù)報告披露要求。按收入來源單位、支付對象、債務(wù)人、債權(quán)人進(jìn)行管理,收支和往來科目進(jìn)行對方單位核算,按財務(wù)報告基礎(chǔ)信息表進(jìn)行分類標(biāo)識,及時關(guān)注新增單位并做好對方單位管理維護(hù)。
3.1.2 平衡控制與差異分析
政府會計制度要求以財務(wù)會計為主進(jìn)行管理,因此改造后的核算系統(tǒng)需要通過智能引擎設(shè)置財務(wù)會計自動觸發(fā)生成預(yù)算會計分錄。而自動觸發(fā)生成預(yù)算會計,兩者平不平衡,發(fā)生差異怎么分析,都對智能引擎提出較高的要求。核算系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置兩個平衡關(guān)系:科目平衡與項目平衡,按科目和項目分別進(jìn)行平衡校驗與差異檢查??颇科胶?,首先是財務(wù)會計和預(yù)算會計的各自平衡,由系統(tǒng)分別進(jìn)行自動校驗;其次是財務(wù)會計與預(yù)算會計之間關(guān)系的平衡,主要是對因憑證錄入過程中“權(quán)責(zé)發(fā)生制”“收付實現(xiàn)制”兩種基礎(chǔ)下形成的收入與預(yù)算收入、費用與預(yù)算支出所產(chǎn)生的差異通過“本期盈余與預(yù)算結(jié)余差異調(diào)節(jié)表”進(jìn)行分析。因財務(wù)會計和預(yù)算會計共用一套項目體系,還須進(jìn)行項目平衡。項目平衡不僅要按項目大類檢查財務(wù)會計與預(yù)算會計的平衡,還需按單個項目檢查財務(wù)會計和預(yù)算會計的平衡。
3.1.3 雙報告報表生成
首先,高校需要設(shè)計一套完整的報表模板,不僅包含能生成資產(chǎn)負(fù)債表、收入費用表、凈資產(chǎn)變動表等的財務(wù)會計報表;還包含能生成預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)結(jié)余表、預(yù)算收入支出表、財政撥款預(yù)算收支表等的預(yù)算會計報表。其次,可以選擇報表數(shù)據(jù)期間進(jìn)行生成,能夠分析報表數(shù)據(jù),為編制報表文字說明提供依據(jù)。最后,應(yīng)拓展報表功能,轉(zhuǎn)變自定義報表的操作方式,內(nèi)部報表格式要能方便快捷地設(shè)置及取數(shù),要能確實發(fā)揮報表在財務(wù)數(shù)據(jù)統(tǒng)計匯總以及分析方面的作用[4]。
為解決信息孤島化及數(shù)據(jù)二次加工問題,陜西省屬高校財務(wù)部門應(yīng)對接內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng),將控制端前移,從財務(wù)系統(tǒng)需要的信息去找業(yè)務(wù)的最前端進(jìn)行對接,形成“從業(yè)務(wù)到財務(wù)”的閉環(huán)管理。比如與資產(chǎn)系統(tǒng)的對接,主要是解決資產(chǎn)折舊問題,與招采基建的對接主要是解決合同信息問題,與學(xué)生系統(tǒng)的對接主要是解決學(xué)生基礎(chǔ)信息問題等等。所有信息都從發(fā)起方開始,形成電子數(shù)據(jù)—負(fù)責(zé)人確認(rèn)—職能部門審批—傳輸給財務(wù)信息系統(tǒng),財務(wù)系統(tǒng)處理完成后進(jìn)行反饋,使信息又回到發(fā)起部門,這就是信息的循環(huán)共享。根據(jù)陜西省屬高校業(yè)務(wù)實際,與財務(wù)信息系統(tǒng)對接的主要是資產(chǎn)管理系統(tǒng)、招采等合同管理系統(tǒng)、學(xué)生學(xué)籍及資助系統(tǒng)、科研項目系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、出國審批與報銷系統(tǒng)等等[3]。
3.2.1 對接資產(chǎn)管理系統(tǒng)
(1)制定資產(chǎn)數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。制定資產(chǎn)編碼、資產(chǎn)名稱、資產(chǎn)類別、業(yè)務(wù)編號、保管人、使用人、金額、經(jīng)費來源及賬號等資產(chǎn)基本數(shù)據(jù),資產(chǎn)類別需按照國標(biāo)設(shè)定,通過業(yè)務(wù)編號實現(xiàn)資產(chǎn)系統(tǒng)和財務(wù)系統(tǒng)的對接。(2)明確資產(chǎn)管理原則。明確資產(chǎn)管理的規(guī)則及計入資產(chǎn)的標(biāo)準(zhǔn),包括資產(chǎn)金額、年限、折舊期限、折舊計提時點、殘值率等,折舊規(guī)則一般需經(jīng)校內(nèi)決策程序?qū)彾?,并且堅持一貫性原則。(3)對接資產(chǎn)管理流程。實現(xiàn)資產(chǎn)管理和明細(xì)數(shù)據(jù)由資產(chǎn)管理系統(tǒng)發(fā)起,資產(chǎn)的新增、調(diào)撥、調(diào)整、折舊、處置等產(chǎn)信息,通過中間庫傳送至財務(wù)預(yù)約報銷系統(tǒng),轉(zhuǎn)入核算系統(tǒng)記賬,入賬數(shù)據(jù)通過中間庫反饋給資產(chǎn)管理系統(tǒng),確保資產(chǎn)總賬數(shù)據(jù)和明細(xì)數(shù)據(jù)相等。
3.2.2 對接合同業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)
(1)制定合同備案數(shù)據(jù)對接標(biāo)準(zhǔn)。建立合同信息庫,包含合同編碼、名稱、金額等合同基本數(shù)據(jù),以及收付款金額執(zhí)行進(jìn)度等經(jīng)濟履行數(shù)據(jù),即對接的標(biāo)準(zhǔn)。有統(tǒng)一的備案編碼及規(guī)則,實現(xiàn)合同歸檔電子化,未來與業(yè)務(wù)部門按合同的編號達(dá)到信息共享。(2)明確合同分類管理規(guī)則。按照業(yè)務(wù)收支類型分為收入合同和支出合同,并用不同模塊進(jìn)行管理。收入合同也劃分類別,如科研合同、培訓(xùn)合同等,收入合同需要明確收入權(quán)責(zé),確認(rèn)依據(jù)和時點。支出合同也有多種類型,如基建工程合同、設(shè)備采購合同、修繕合同等,支出合同應(yīng)明確付款的依據(jù)和時間進(jìn)度。(3)對接合同管理流程。實現(xiàn)合同備案、收入認(rèn)領(lǐng)、預(yù)約報銷、核算入賬等過程的合同控制,反饋合同執(zhí)行數(shù)據(jù),協(xié)同監(jiān)控合同履行,避免多付、重復(fù)風(fēng)險。
3.2.3 對接學(xué)生管理系統(tǒng)
(1)設(shè)定對接學(xué)生數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。主要有姓名、學(xué)號、身份證號以及所屬學(xué)院、專業(yè)、年級班級、學(xué)制、入學(xué)年度、離校年度、學(xué)生性質(zhì)、校區(qū)及學(xué)籍狀態(tài)等。(2)制定學(xué)生收費和學(xué)生資助標(biāo)準(zhǔn)。確定銀行代碼、銀行卡號、收費項目、應(yīng)收金額、收費年度、收費日期及方式、減免標(biāo)準(zhǔn)、退費規(guī)則、資助年月、物價補貼、國家助學(xué)金、學(xué)業(yè)獎學(xué)金、助學(xué)貸款等相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù),完成數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)變動記錄。(3)對接學(xué)生學(xué)籍管理、資助管理系統(tǒng)。學(xué)籍系統(tǒng)主要是對學(xué)生入學(xué)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、退學(xué)、參軍、離校等學(xué)籍變動信息進(jìn)行處理;學(xué)生資助系統(tǒng)主要是對學(xué)生物價補貼、國家助學(xué)金、困難補助、獎助學(xué)金等進(jìn)行管理。通過共享數(shù)據(jù)庫與學(xué)籍管理系統(tǒng)、學(xué)生資助系統(tǒng)做對接,實現(xiàn)學(xué)生學(xué)籍和專業(yè)變動、收費標(biāo)準(zhǔn)確定、應(yīng)收款管理、收費、退費等學(xué)生收費管理,及學(xué)生資助金額發(fā)放、反饋等學(xué)生資助管理。
3.2.4 對接科研管理系統(tǒng)
(1)設(shè)定對接數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)。主要有科研項目基本信息、負(fù)責(zé)人信息、經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)。項目基本信息又包括項目名稱、項目類別、所屬部門、研究時間、項目經(jīng)費、結(jié)題時間;項目負(fù)責(zé)人信息應(yīng)包括工號、姓名、所屬單位、聯(lián)系方式等;經(jīng)費標(biāo)準(zhǔn)涵蓋資助金額、配套金額、使用及結(jié)余信息。(2)明確科研財務(wù)賬號管理規(guī)則。主要包括項目類別與預(yù)算模板的關(guān)聯(lián)、預(yù)算模板與會計科目的關(guān)聯(lián)、來款認(rèn)領(lǐng)與來款入賬的關(guān)聯(lián)等。(3)對接科研管理流程。與科研管理系統(tǒng)做對接,實現(xiàn)科研項目在立項、確認(rèn)收入來源金額、經(jīng)費的日常使用及管理、項目執(zhí)行情況反饋、項目結(jié)題等科研項目全周期的協(xié)同管理。
陜西省屬高校年度預(yù)算和決算的編報及會審、國庫資金集中支付、應(yīng)繳財政專戶款的上劃、個稅及其它稅費的匯算清繳等都是用上級部門指定的外部軟件系統(tǒng),大量數(shù)據(jù)需經(jīng)多次加工,效率低下[4]。對接外部業(yè)務(wù)系統(tǒng),從管理的角度看,要在保證網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全的前提下,有統(tǒng)一的數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和相應(yīng)的權(quán)限范圍才能進(jìn)行。根據(jù)陜西省屬高校實際,可對接的外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)有:財政云核算系統(tǒng)、財政電子票據(jù)管理系統(tǒng)、稅務(wù)部門計稅報稅系統(tǒng)等。
3.3.1 對接省財政廳財政云核算系統(tǒng)
根據(jù)《陜西省財政廳關(guān)于推廣應(yīng)用財政云會計核算系統(tǒng)有關(guān)事項的通知》(陜財辦【2020】19號),全省所有行政機關(guān)事業(yè)單位都應(yīng)上線省財政廳財政云會計核算系統(tǒng)進(jìn)行財務(wù)核算工作。而目前,陜西省教育廳所屬高校均使用的是天財會計核算系統(tǒng)。經(jīng)溝通協(xié)調(diào),財政廳同意省屬高校繼續(xù)使用天財核算系統(tǒng),但應(yīng)每月將天財系統(tǒng)的財務(wù)數(shù)據(jù)對接導(dǎo)入省財政廳財政云會計核算系統(tǒng)中。當(dāng)然,兩個核算系統(tǒng)對接的標(biāo)準(zhǔn)必須一致,即一級會計科目名稱必須相同。
3.3.2 對接省財政電子票據(jù)管理系統(tǒng)
目前我國東部省份已經(jīng)基本實行財政票據(jù)管理的無紙化、電子化,西部省份也開始啟動財政票據(jù)電子化改革。陜西省屬高校應(yīng)對接陜西省財政電子票據(jù)管理系統(tǒng),運用計算機和網(wǎng)絡(luò)通訊手段代替人工開票及傳遞,完成財政和省屬高校信息系統(tǒng)的互聯(lián)互通,直接開具財政電子票據(jù),實現(xiàn)票據(jù)登記、使用、入賬、查詢以及電子檔案的全周期管理,提升本省高校服務(wù)效率。必要時還可按標(biāo)準(zhǔn)接入財政電子票據(jù)查驗平臺,實現(xiàn)電子票據(jù)在全國范圍內(nèi)的通用、查詢。
3.3.3 對接稅務(wù)系統(tǒng)
財務(wù)管理系統(tǒng)可對接稅務(wù)部門的個人所得稅系統(tǒng),以便于工資管理人員按照個人所得稅法規(guī)定在扣除養(yǎng)老保險、公積金等基礎(chǔ)上,每月歸類匯總計算個人應(yīng)納稅所得額,自動導(dǎo)入稅務(wù)系統(tǒng)獲取當(dāng)月應(yīng)扣稅額,再通過財務(wù)系統(tǒng)工資管理模塊計算實發(fā)工資。
隨著高校實施政府會計制度,以及預(yù)約報銷線上審批、繳費系統(tǒng)線上運行、報稅業(yè)務(wù)網(wǎng)上開展、線上支付等廣泛應(yīng)用,省屬高校信息系統(tǒng)由內(nèi)部局域網(wǎng)升級為廣域網(wǎng)。財務(wù)信息不僅校內(nèi)共享,還與外部數(shù)據(jù)信息進(jìn)行交換,在實現(xiàn)數(shù)據(jù)互通共享方便快捷的同時,安全管控風(fēng)險增大。為此,陜西省屬高校應(yīng)提高財務(wù)信息風(fēng)險管控水平,增強防范意識。高校財務(wù)部門應(yīng)建立健全信息化內(nèi)部管理制度,對相關(guān)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理規(guī)范,進(jìn)一步明確操作權(quán)限和崗位職責(zé)。強化風(fēng)險管控機制,實行不同人員不同業(yè)務(wù)相互牽制審核,對系統(tǒng)操作行為嚴(yán)格控制,設(shè)置訪問權(quán)限,從制度層面規(guī)范財務(wù)信息平臺的使用,降低系統(tǒng)管理方面的風(fēng)險。同時,嚴(yán)格財務(wù)人員的外網(wǎng)操作行為,減少感染病毒風(fēng)險;定期多介質(zhì)備份數(shù)據(jù);加強人員安全培訓(xùn),提高風(fēng)險防范意識。
隨著政府會計制度的不斷完善,以及財務(wù)信息技術(shù)手段的逐步成熟,高校財務(wù)信息化建設(shè)步伐越來越快,財務(wù)工作質(zhì)量和效率得到有效提升。目前,陜西省屬高校財務(wù)信息化建設(shè)仍處在初期階段,雙體系核算系統(tǒng)雖已建成使用,但在系統(tǒng)利用深度和廣度方面以及基礎(chǔ)數(shù)據(jù)精細(xì)準(zhǔn)確度方面還有很大的提升空間。省屬高校應(yīng)依托現(xiàn)有財務(wù)管理系統(tǒng)平臺,設(shè)置并充分利用五維一體核算體系,加快學(xué)校內(nèi)部及外部業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對接,加強風(fēng)險管控,從而滿足雙體系核算,實現(xiàn)各信息系統(tǒng)之間的有效協(xié)同,提高數(shù)據(jù)互通共享,確保財務(wù)信息系統(tǒng)數(shù)據(jù)安全,切實提升財務(wù)信息化建設(shè)水平,為省屬高校高質(zhì)量發(fā)展助力。