數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理

閆穎

河南中核五院研究設(shè)計(jì)有限公司 河南 鄭州 450052

引言

在數(shù)字背景下，科技檔案信息化建設(shè)與管理也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)。相較于傳統(tǒng)的管理模式而言，數(shù)字背景下的科技檔案保存形式更加豐富多樣。數(shù)字時(shí)代為科技檔案信息管理帶來(lái)了新的發(fā)展思路，但同時(shí)也增加了管理的難度。

1 數(shù)字背景下科技檔案特點(diǎn)

在數(shù)字背景下，科技檔案信息化具備了更多的特點(diǎn)，形態(tài)以及載體等都和傳統(tǒng)管理模式有所不同，主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 非人工直讀性

相較于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案而言，數(shù)字背景下的科技檔案信息化建設(shè)和管理會(huì)更多地使用數(shù)字代碼形式，會(huì)通過(guò)包括光盤以及云盤等載體來(lái)保存檔案信息，在對(duì)檔案信息進(jìn)行讀取的時(shí)候，需要利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行解碼操作，或者使用配套設(shè)施對(duì)檔案信息進(jìn)行解碼，將其轉(zhuǎn)化為可直接讀取的文字、聲音以及圖表[1]。

1.2 依賴專用設(shè)備

在數(shù)字背景下，計(jì)算機(jī)、掃描儀以及數(shù)據(jù)像機(jī)等是科技檔案信息化管理中必不可少的硬件設(shè)備，同時(shí)還需要搭配可讀寫軟件，由此可見，科技檔案信息化建設(shè)與管理非常依賴專用設(shè)備，設(shè)備的適用性、硬件設(shè)備的兼容性和軟件的性能都會(huì)對(duì)科技檔案信息化建設(shè)與管理造成重要的影響。

1.3 信息易更改性

在數(shù)字背景下，數(shù)字信息是以編碼的方式進(jìn)行記錄和儲(chǔ)存的，因此，科技檔案信息化建設(shè)與管理具有一定的獨(dú)立性，在對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行相應(yīng)的修改時(shí)，具有一定的隱蔽性，同時(shí)也更加方便快捷。

1.4 信息可快速共享

在數(shù)字背景下，科技檔案信息有效利用了網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，這能夠讓科技檔案信息建設(shè)和管理工作擺脫時(shí)空的束縛，提高科技檔案?jìng)鏖喴约袄玫男?。同時(shí)通過(guò)數(shù)字技術(shù)的有效運(yùn)用，能夠達(dá)到信息共享和集成的效果，這能讓科技檔案的查詢以及利用更加高效快捷。

2 數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理意義

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息技術(shù)的發(fā)展，科技檔案信息化建設(shè)和管理也需要進(jìn)行相應(yīng)的革新和升級(jí)。只有提高科技檔案信息化建設(shè)與管理的效率和質(zhì)量，才能增強(qiáng)檔案應(yīng)用的有效性，滿足人們的現(xiàn)實(shí)需要，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.1 提升科技檔案建設(shè)與管理應(yīng)用效率

在科技檔案信息化建設(shè)與管理中有效運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)，能夠有效提高科技檔案信息化建設(shè)的效率和質(zhì)量，同時(shí)也能讓科技檔案信息化管理更加高效快捷，在科技檔案中發(fā)揮著重要的意義[2]。隨著大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)，科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)也得到了更好的建設(shè)，具有強(qiáng)大儲(chǔ)存空間的光盤及云盤開始受到了廣泛的運(yùn)用，極大地提高了科技檔案信息化建設(shè)與管理的效率。

2.2 保障科技檔案建設(shè)與管理現(xiàn)實(shí)需要

數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)和管理需要多種配套儀器設(shè)備的支持，同時(shí)還要綜合運(yùn)用各種管理軟件。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)水平的不斷提高，各類檔案管理軟件的功能也變得更加強(qiáng)大，在科技檔案建設(shè)與管理中發(fā)揮了重要的作用，能夠有效滿足科技檔案建設(shè)和管理的實(shí)際需求。

2.3 提升科技檔案建設(shè)與管理服務(wù)水平

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，人們對(duì)科技檔案管理給予了更多的關(guān)注，科技檔案的實(shí)際價(jià)值也得到了更有效的發(fā)揮。在數(shù)字背景下，科技檔案信息化能夠有效提高其服務(wù)水平。相較于傳統(tǒng)的科技檔案而言，科技檔案信息化建設(shè)和管理有效運(yùn)用了先進(jìn)的信息數(shù)字技術(shù)，能夠擺脫時(shí)空的束縛，更加方便快捷的為科研人員提供服務(wù)[3]。

3 數(shù)字背景下科技檔案信息化建設(shè)與管理措施

3.1 基礎(chǔ)：做好數(shù)字化科技檔案收集歸檔

在數(shù)字背景下進(jìn)行科技檔案建設(shè)和管理的時(shí)候，需要重視不同檔案資料的收集工作，同時(shí)要通過(guò)數(shù)字檔案儲(chǔ)存載體來(lái)對(duì)相關(guān)資料進(jìn)行科學(xué)合理的歸檔。有關(guān)單位必須確保資料的全面性和準(zhǔn)確性，以便科研人員更加高效的開展科研工作。除此之外，相關(guān)人員需要對(duì)數(shù)字科技檔案進(jìn)行分類處理，并且按照一定的規(guī)律進(jìn)行排序，以便后期更加方便地進(jìn)行查詢。

3.2 保障：做好數(shù)字化科技檔案保管工作

在數(shù)字背景下，為了推動(dòng)科技檔案信息化，就要對(duì)科技檔案進(jìn)行妥善的保管，同時(shí)要確保數(shù)字化科技檔案的保密性和安全性。除了需要符合紙質(zhì)檔案保管的有關(guān)規(guī)范之外，在進(jìn)行科技檔案信息化管理的時(shí)候，有關(guān)單位必須根據(jù)數(shù)字科技檔案的載體形式，選擇更加科學(xué)合理的保管方式。如果儲(chǔ)存載體是光盤，那就需要對(duì)光盤進(jìn)行定期維護(hù)，全面清理光盤上的灰塵，并且要做好防光和防磁工作，避免因?yàn)楸９懿划?dāng)而導(dǎo)致檔案信息損壞或丟失。除此之外，有關(guān)單位要安排專門人員對(duì)科技檔案的保存情況進(jìn)行定期的全面檢查，必須保證科技檔案信息的完整性和安全性[4]。

3.3 條件：做好數(shù)字化科技檔案安全工作

數(shù)字化時(shí)代為科技檔案信息化建設(shè)和管理帶來(lái)了新的發(fā)展思路，但同時(shí)也使科技檔案面臨了一定的安全問(wèn)題。因此，有關(guān)單位必須確保檔案信息儲(chǔ)存的安全性，同時(shí)要做好防范工作，避免因?yàn)榉欠ㄔL問(wèn)和篡改等影響科研工作的有效開展。為了保證科技檔案的安全性，防止因?yàn)槟承┮蛩氐挠绊懚鴮?dǎo)致信息錯(cuò)誤和丟失，有關(guān)單位可以對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，同時(shí)通過(guò)身份登錄認(rèn)證等形式來(lái)提高科技檔案的安全防范力度。除此之外，相關(guān)工作人員必須具備相應(yīng)的安全意識(shí)和責(zé)任意識(shí)，提高科技檔案管理的科學(xué)性和有效性，保障科技檔案信息的安全。

3.4 關(guān)鍵：做好數(shù)字化科技檔案接收移交

在數(shù)字背景下進(jìn)行科技檔案整理歸檔之前，相關(guān)人員必須履行好對(duì)應(yīng)的手續(xù)，確保數(shù)字化合格率達(dá)到有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。在科技檔案接收移交的時(shí)候，需要對(duì)檔案載體和文件進(jìn)行全面細(xì)致的檢驗(yàn)。檔案資料的輔助說(shuō)明同樣應(yīng)該進(jìn)行檢驗(yàn)，進(jìn)一步保證科技檔案內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性。

3.5 利用：做好數(shù)字化科技檔案作用發(fā)揮

在數(shù)字背景下，要想有效發(fā)揮科技檔案的實(shí)際價(jià)值，就要結(jié)合科技檔案信息化的特點(diǎn)，并且充分考慮科技檔案渠道以及載體等的更新和升級(jí)。例如可以通過(guò)電子閱覽室來(lái)達(dá)到在線閱覽的目的，通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)在線訪問(wèn)的功能，通過(guò)載體來(lái)方便信息的復(fù)制等。

4 推動(dòng)科技檔案信息化建設(shè)的創(chuàng)新舉措

4.1 科學(xué)定位科技檔案信息管理的目標(biāo)

科技檔案信息化建設(shè)和管理是一個(gè)持續(xù)不斷的過(guò)程，需要較長(zhǎng)的建設(shè)周期，同時(shí)會(huì)在建設(shè)和管理過(guò)程中產(chǎn)生較多的時(shí)間和人力成本。因此，有關(guān)單位需要結(jié)合自身的實(shí)際情況和需求，對(duì)科技檔案信息化建設(shè)的各個(gè)環(huán)節(jié)進(jìn)行全面的分析和研究，進(jìn)而制定更加科學(xué)合理的建設(shè)和管理目標(biāo)，保證科技檔案信息化建設(shè)與管理的科學(xué)性和有效性，避免因?yàn)槟繕?biāo)不合理而導(dǎo)致資源的浪費(fèi)。在建設(shè)科技檔案的時(shí)候，有關(guān)單位需要清楚單位科技人員對(duì)信息的實(shí)際需求，讓科技檔案建設(shè)和管理更加具有實(shí)用性。但是需要注意的是，在數(shù)字背景下，科技人員對(duì)科技信息的需求會(huì)隨著科技的發(fā)展而產(chǎn)生相應(yīng)的變化，所以有關(guān)單位要積極構(gòu)建科技人員的溝通系統(tǒng)，加強(qiáng)和科技人員的交流，以便了解和掌握科技人員當(dāng)前的實(shí)際需求，同時(shí)要盡可能地拓寬科技檔案信息的利用渠道，為科技人員的科研工作提供更有效的支持[5]。除此之外，為了提高科技信息檔案管理的效率和質(zhì)量，在建設(shè)的時(shí)候要對(duì)管理功能進(jìn)行充分的考慮，例如數(shù)據(jù)檢索功能等等，同時(shí)，有關(guān)單位要安排專門人員做好科技檔案的管理和分類工作。

4.2 選擇合適的科技檔案管理的軟件

科技檔案管理在科研單位以及部分科技型企業(yè)中比較常見，不同單位的性質(zhì)和規(guī)模具有一定的區(qū)別，因此各個(gè)單位的科技檔案也存在顯著的差異。部分單位的規(guī)模比較巨大，這也增加了科技檔案管理的難度，在實(shí)際管理過(guò)程中，往往需要消耗眾多的人力，并且要耗費(fèi)大量的時(shí)間，這無(wú)疑增加了企業(yè)的成本投入，損壞了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)利益，不利于企業(yè)持續(xù)健康的發(fā)展。因此，有關(guān)單位在進(jìn)行科技檔案建設(shè)與管理的時(shí)候，應(yīng)該積極通過(guò)先進(jìn)的管理軟件和技術(shù)，提高科技檔案管理的效率和質(zhì)量，促進(jìn)科技檔案管理的自動(dòng)化轉(zhuǎn)變，減少對(duì)人力的依賴?？萍佳邪l(fā)水平較高的企業(yè)要加強(qiáng)管理軟件的研究和開發(fā)，同時(shí)要和專業(yè)軟件公司進(jìn)行有效的交流與合作，爭(zhēng)取研發(fā)出性能更加卓越的管理軟件。在選擇管理軟件的時(shí)候，有關(guān)單位需要結(jié)合自身的實(shí)際情況和需求，選擇適用性更強(qiáng)的管理軟件，保證管理軟件運(yùn)用的實(shí)際效果。目前，在市場(chǎng)中存在各種類型的管理軟件，這些軟件的性能良莠不齊，因此有關(guān)單位需要對(duì)各類管理軟件進(jìn)行全面的了解，在采購(gòu)軟件的時(shí)候要貨比三家，對(duì)軟件公司的資質(zhì)進(jìn)行核查，避免選到性能不佳的管理軟件。除此之外，系統(tǒng)構(gòu)架和設(shè)備也會(huì)影響管理軟件的運(yùn)行效果，因此有關(guān)單位在選擇管理軟件的時(shí)候也要考慮到這一點(diǎn)，以充分發(fā)揮管理軟件的實(shí)際價(jià)值。

4.3 加強(qiáng)電子檔案管理制度的建設(shè)

在長(zhǎng)期的紙質(zhì)科技檔案建設(shè)和管理實(shí)踐過(guò)程中，已經(jīng)形成了較為科學(xué)合理的管理流程，符合國(guó)家制定的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，也比較契合行業(yè)需求，具有較強(qiáng)的規(guī)范性和適用性。不過(guò)，在數(shù)字背景下，計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)有了很大的進(jìn)步，并且在科技檔案中的運(yùn)用在不斷加強(qiáng)，能夠有效推動(dòng)科技檔案的信息化建設(shè)。同時(shí)，隨著電子檔案的數(shù)量與日俱增，科技檔案的管理工作也要進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變，在這樣的背景下，傳統(tǒng)的管理制度已經(jīng)無(wú)法很好地滿足科技檔案信息化管理的實(shí)際需求，所以，有關(guān)部門要建立健全的科技檔案信息化管理理制度，對(duì)管理流程進(jìn)行合理的規(guī)定，并對(duì)具體管理工作進(jìn)行有效指導(dǎo)和規(guī)范，提高科技檔案信息化管理的效率和質(zhì)量。

4.4 更新服務(wù)理念，拓展信息服務(wù)領(lǐng)域

在信息化建設(shè)不斷深入的背景下，電子檔案得到了越來(lái)越廣泛的應(yīng)用，科技檔案建設(shè)的服務(wù)理念也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，不斷進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化。科技檔案的管理人員需要有效通過(guò)相關(guān)技術(shù)軟件來(lái)提高自身的管理水平，保證科技檔案信息化管理的實(shí)際效果。同時(shí)，還要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)總結(jié)和思考，不斷創(chuàng)新科技檔案信息化建設(shè)與管理的服務(wù)模式，提高科技檔案信息化建設(shè)的深度和廣度?？萍紮n案的管理人員需要深入了解和掌握科技人員的實(shí)時(shí)需求，為相關(guān)單位或個(gè)人提供更加貼合實(shí)際需要的服務(wù)。最后，為了保證科技檔案管理的效率和質(zhì)量，管理人員需要積極主動(dòng)的學(xué)習(xí)，豐富自身的專業(yè)知識(shí)，提高專業(yè)能力，走在發(fā)展的前列。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，在數(shù)字背景下，有效進(jìn)行科技檔案信息化建設(shè)與管理具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，是保障科技檔案發(fā)揮價(jià)值的重要基礎(chǔ)。同時(shí)，數(shù)字背景下的科技檔案具有和傳統(tǒng)檔案不同的特點(diǎn)，因此有關(guān)部門需要根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)建設(shè)與管理過(guò)程進(jìn)行嚴(yán)格把控，重視收集歸檔、安全保管等工作的質(zhì)量，確?？萍紮n案運(yùn)用的有效性，為我國(guó)科學(xué)技術(shù)的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。