“同時是檔案的”文物、文獻信息的管理

管先海 李興利整理

摘 ?要：博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，可以依法由上述單位自行管理。檔案館與這些單位在利用方面應當互相協(xié)作，可以相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同研究、編輯出版有關(guān)史料，從而更好地管理“同時是檔案的”文物、文獻信息。

關(guān)鍵詞：檔案管理；文物信息管理；文獻信息管理；檔案館；博物館；圖書館；紀念館

Abstract： Where the cultural relics and documentary information kept by museums， libraries， memorial halls and other units are also archives， such units may manage them by themselves according to law. Archives and these units can cooperate with each other in terms of utilization， exchange duplicate copies， copies or catalogues， jointly hold exhibitions， and jointly study， edit and publish relevant historical materials， so as to better manage cultural relics and document information “which are archives at the same time”.

Keywords： Archives management; Cultural relics information management; Literature information management; Archives; Museum; Library; Memorial hall

李興利（焦作市檔案館）：7月23日，集圖書館、檔案館、博物館、展覽館等多種功能于一體的中國國家版本館舉行落成典禮，引起社會各方面廣泛關(guān)注。新修訂的《檔案法》第十八條規(guī)定：博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的，依照有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，可以由上述單位自行管理。檔案館與前款所列單位應當在檔案的利用方面互相協(xié)作，可以相互交換重復件、復制件或者目錄，聯(lián)合舉辦展覽，共同研究、編輯出版有關(guān)史料。本期沙龍，請各位同行從理論和實踐兩個層面，談談在與有關(guān)文化、研究機構(gòu)協(xié)作利用其自行管理的“同時是檔案的”文物、文獻信息方面的經(jīng)驗和教訓。

吳雁平（開封市檔案館）：“同時是檔案的”文物、文獻信息的管理是個好問題，也是個難題。處理上，理論與實踐各有各的道，新修訂的《檔案法》第十八條之規(guī)定使其歸于“法”。從定性、管理、使用三個方面做出了清晰規(guī)定。首先，明確了博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息中，有一部分是檔案。那么具體哪些文物、文獻信息是檔案呢？從信息論的角度，檔案是限制使用的信息。因此，博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息中，只要包含限制使用信息的，就“同時是檔案”。其次，博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的……可以由上述單位自行管理。不能理解為博物館、圖書館、紀念館想怎么管，就怎么管。而是要依法管理，包括受《檔案法》的規(guī)制和接受檔案主管部門的監(jiān)管。具體講，一要對館藏是否具有檔案價值進行鑒定；二要對經(jīng)過鑒定，具有檔案保存價值的文物、文獻信息，納入本單位檔案管理體系當中，實施檔案化管理；三要向檔案主管部門或綜合檔案館報備。同時，檔案主管部門要主動進行監(jiān)管。一要將博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時是檔案的管理，納入監(jiān)管范圍；二要與博物館、圖書館、紀念館等單位的行政主管機關(guān)的檔案專業(yè)主管部門協(xié)同，指導幫助這些單位對其館藏進行檔案價值鑒定；三要建立檔案登記備案制度，對這些單位中同時是檔案的館藏，實施動態(tài)管理。做到心中有數(shù)。最后，給出了這部分檔案的利用方式和方法。這方面需要處理好權(quán)責、權(quán)益和主次問題。

王建祥（河南省檔案館）：博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、文獻信息同時都是檔案，這是一個“大檔案”的概念，這一次的《檔案法》修訂在法律上給予了確定，但是在實際工作中上述部門的認同度有多大，確實有待商榷。在協(xié)作進行檔案的開發(fā)與利用方面，各地都進行了許多有益的探索，比如在“不忘初心、牢記使命”主題教育中，河南省檔案館與河南博物院就進行了有益的合作，整合了各方面的資源，取得了成功的經(jīng)驗。但是從長遠看，合作開發(fā)與利用還是要建立長效的協(xié)作機制，直至最終形成一種制度上的安排。在信息開放和互聯(lián)互通的時代，單純地由一個部門、一個單位進行單一的開發(fā)和對外服務，已經(jīng)不能完全滿足大眾的需要了，努力尋求大聯(lián)動大開發(fā)將會是一種新的努力的方向。

劉東斌（濮陽市檔案館）：從中國國家版本館的展覽與藏品中可以看到許多熟悉的身影，如文件、手稿、僑批、票據(jù)票證、拓本等等，它們既是檔案展覽及檔案征集的?？秃椭髁?，也是檔案館主打“文化牌”的常客和主力軍。按照《檔案法》的說法，它們大都是“文物、文獻信息同時是檔案的”，現(xiàn)在又增加了新的內(nèi)涵，就是文物、文獻信息和版本同時是檔案的。顯然，中國國家版本館的開館，使得檔案館的“文化牌”在文化場中會更加嚴重同質(zhì)化，更加難見不同時是文物、文獻信息和版本的檔案。而隨著時間的推移，地方版本館也可能遍地開花，版本學也會發(fā)展壯大。這對檔案館來說從實踐到理論都帶來了挑戰(zhàn)，這不得不引起檔案人的深思。第一，檔案展覽在與博物館和版本館展覽同質(zhì)化的情況下，當檔案展覽的展品都是同時又是文物、文獻信息和版本的檔案時，那還是不是檔案展覽？這樣的展覽能不能讓一般觀眾體驗到是檔案展覽？檔案展覽究竟是為什么？檔案展覽究竟該向何處去？第二，館藏檔案的主要價值是什么？是文化價值？還是憑證價值？如果說館藏檔案的主要價值是憑證價值，那么為什么鮮見探討如何發(fā)揮檔案的憑證價值而更多的是探討如何發(fā)揮檔案的文化價值呢？第三，檔案館何去何從？檔案館是因檔案的存在而存在，檔案館的性質(zhì)、職能、定位等都由館藏檔案的價值所決定。館藏檔案的最基本價值顯然是憑證價值，這是檔案學公認的價值，也是檔案存在的價值。這里不是要否認館藏檔案的文化價值，而是說檔案館生存的根本是發(fā)揮檔案的憑證價值為主，還是發(fā)揮檔案的文化價值為主呢？這顯然不僅決定著檔案館的性質(zhì)、職能、定位等，而且決定著檔案館的發(fā)展與未來。

李宗富（鄭州大學信息管理學院）由于各種原因，當前“同時是檔案的”文物、文獻信息方面的相關(guān)理論研究成果較多、成功實踐案例較少，學者們介紹的國外典型案例較多、國內(nèi)既有創(chuàng)新又有效果的探索嘗試較少，國家有關(guān)部門出臺了不少相關(guān)法律法規(guī)予以支持保障，但是在實際中真正踐行的機構(gòu)和成功實例很少。為了打破這一現(xiàn)狀，不妨從以下三個方面著手進行思考探索。一是全面深入準確了解當前各方對這方面的需求訴求等。這是該項工作能否得以持續(xù)順利開展乃至深入進行的前提和基礎(chǔ)。如果當前各個檔案館、圖書館、博物館等機構(gòu)在這方面的需求訴求很弱甚至于沒有的話，那就失去了推動該項工作發(fā)展的動力和客觀基礎(chǔ)，其他方面也就無從談起了。二是選擇合適的主題作為突破口進行大膽探索。干什么吆喝什么。對檔案部門和工作人員來說，當前完全可以在這方面進行一些有益的嘗試的，比如綜合檔案館可以重點圍繞“四史”教育等在紅色檔案資源開發(fā)、整理、編研、宣傳等方面，主動聯(lián)合圖書館、博物館、紀念館、文化館等進行協(xié)同開發(fā)利用；一些綜合或?qū)I(yè)檔案館等可以圍繞歷史檔案、地方特色檔案等比如中福公司檔案、黃河流域檔案、戲劇檔案、武術(shù)文化檔案等進行聯(lián)合開發(fā)，進而發(fā)揮這些特色專題檔案在服務地方治理、傳承紅色革命基因、建構(gòu)中華民族記憶、各種文明交流互鑒等方面的獨特作用。三是對當前一些典型實例或有益實踐等及時進行系統(tǒng)深入分析總結(jié)。不論是檔案領(lǐng)域內(nèi)的，還是圖書館、博物館甚至是其他領(lǐng)域內(nèi)的關(guān)于這方面的典型案例實例和成功做法或嘗試等，都可以拿來進行剖析研究，全面總結(jié)其先進經(jīng)驗、典型做法、有效模式和特色之處等，取長補短、為我所用，進而為檔案部門深入推進該項工作提供一些可資借鑒的有益思路或方案等。

孫大東（鄭州大學信息管理學院）：目前國內(nèi)文化文物單位開展協(xié)作的具體實踐較少，理論研究則多結(jié)合國外圖書館、檔案館和博物館的合作案例探討國內(nèi)三館如何融合發(fā)展與開展協(xié)作。雖然在新《檔案法》規(guī)定可以由文物、文獻信息所在單位自行保管，并互相協(xié)作，但由于法律對接不完善、主體關(guān)系模糊、配套法規(guī)欠缺等問題使得協(xié)作開展得并不順利，缺乏資金支持也阻礙著相關(guān)單位開展合作。據(jù)學者楊艷珍的調(diào)查，目前圖書館、檔案館與博物館在紅色資源共建方面的合作仍處于較小范圍，且主要局限于省內(nèi)也可反映出上述問題。因此，為了更好地促進“同時是檔案的”文物、文獻信息的協(xié)作利用，可以從以下幾方面入手：其一，完善法律法規(guī)體系。在已有的新《檔案法》《公共圖書館法》《文物保護法》等法律的基礎(chǔ)上明確協(xié)作的法律主體，完善配套法律法規(guī)，并做好法律的互相銜接。其二，提供協(xié)作資金支持。文化文物單位應積極爭取經(jīng)費支持，除專項資金劃撥外，還應積極拓寬資金征集渠道，引入社會資金推動協(xié)作利用的開展。其三，共建虛擬資源庫。不同的文化文物單位不能像國家版本館那樣集多種功能于一體，但可以基于大數(shù)據(jù)、云計算、虛擬現(xiàn)實等技術(shù)推動相關(guān)文物、文獻信息整合集聚，共建一個虛擬平臺，便利不同單位開展協(xié)作利用。

王鳳珍（臺前縣檔案館）：圖書館、檔案館、博物館、展覽館共同承擔著記載歷史文化、傳承人類文明的重任。但由于體制、機制及觀念等諸多原因，目前各部門相互聯(lián)系與合作并不頻繁，而是各謀其政、各行其是，缺少交流與合作，檔案資源共享利用水平普遍不高。特別是一些珍貴文物藏品，由于大部分均為孤件或孤本，為了安全保管，相關(guān)部門大都不向社會開放，直接影響了文物、文獻檔案的有效利用。近年來，人們對檔案的利用需求范圍日益擴大，必須改變以往“重保管輕利用、重保密輕共享”的傳統(tǒng)意識，以用戶為中心，以服務為宗旨，不斷創(chuàng)新服務方式，改進管理方法，不斷加強部門之間的聯(lián)系與合作，建立長效的信息互補、共享共享機制，促進文物藏品檔案信息的交流與共享，從而使其在修史編志、科學研究、宣傳教育等各方面發(fā)揮積極作用。

郭東升（臨清市檔案館）：中國國家版本館落成，實在是可喜可賀。因為它可以把圖書館、檔案館、博物館、展覽館等各館功能集于一體，至少是以上各館合作共贏的一大平臺。說到檔案館對同時是檔案的文物、文獻信息者與圖書館、博物館、展覽館等在文化、研究、協(xié)作、利用方面合作的經(jīng)驗和教訓，我想第一位的經(jīng)驗就是要行動起來。就是各館都行動起來，一起來干。用一句臨清話來說：鋸響就有末。反過來說，鋸不響，一切無從談起。合作共贏，首先至少要有一個帶頭發(fā)起合作者。我記得，當年，為了我們臨清市檔案館搞省級先進認證，我就去過我們市博物館、市圖書館，給人家送我們檔案館打印的已經(jīng)公開的檔案目錄，也復印了一些人家的館藏目錄。彼此都很友好，合作愿望都強烈。后來市里建張自忠將軍紀念館，博物館和我們館共同挖掘提供過許多資料。市領(lǐng)導高興，我們也自豪。但這也有教訓，第一個教訓就是活動偶然性大，不持久是常態(tài)，一曝十寒。這與當前檔案館、圖書館、博物館、展覽館等為建設(shè)現(xiàn)代化文化強國，實現(xiàn)中國夢的目標任務要求是很不適應的。最好是檔案館界最先響應，牽頭操辦本級版本館，近水樓臺，先爭月光可也。

程媛媛（焦作市檔案館）：中國國家版本館博人眼球、引發(fā)關(guān)注的原因很多，但有兩點希望能夠給我們檔案人以啟示。一是大融合，海納百川。6月10日，國家版本館陜西分館公開發(fā)布征集公告。從公告內(nèi)容上看，不僅是征集的內(nèi)容“融合”，征集的方式方法也非?！叭诤稀?。征集的內(nèi)容不僅包括“古籍、民國文獻”“內(nèi)部資料性出版物、內(nèi)部文獻”，還包括“有文化歷史傳承價值的手稿、出版物檔案”甚至“有文化歷史傳承價值的數(shù)字版本”等十大類。征集的方式，除了我們檔案界常用的“捐贈”“寄存代管”“購買”“復制”外，還有“呈繳”“行政劃撥”“借用”。二是大平臺，包羅萬象。8月1日，保利藝術(shù)博物館在其公眾號上發(fā)布，為助力中國國家版本館中央總館落成，特別遴選了館藏商代晚期至西周中期的三件青銅器參展；北京文物局官網(wǎng)6月22日工作動態(tài)也刊登了《北京文物局關(guān)于同意首都博物館向中國版本館圖書館借展館藏文物的批復》……版本館的“融合展覽”實則就是一個融合共建的“大平臺”。不僅把本館的藏品展現(xiàn)出來，更要把保存在其他部門的“版本”精品融合進去，從而構(gòu)筑精品平臺，擦亮地標名片，這才是版本館依托“大版本”，設(shè)立“大展覽”的初衷。

劉艷茹（濮陽市檔案館）：檔案與文物、文獻信息的側(cè)重點并不相同，總結(jié)起來為“檔案在文，文物在物，文獻在整”。檔案更加注重載體上的信息所帶有的歷史文化價值及原始記錄性；文物更加注重載體本身的文物價值，側(cè)重歷史遺存；而文獻更加注重信息內(nèi)容的系統(tǒng)、完整。判斷一個事物是否應該交付檔案館保存，主要看這個事物的信息產(chǎn)生的價值和其文物、文獻價值的相對大小，信息產(chǎn)生的價值大于文物、文獻價值就應該交付檔案館保存，反之交付博物館或圖書館。比如，司母戊鼎上面的銘文產(chǎn)生的價值遠小于鼎本身的價值，應交付博物館保存研究；民國時期的古籍上的文章產(chǎn)生的價值要大于古籍本身的價值，應交付檔案館保存研究。探究檔案與文物、文獻信息的區(qū)別，正確地將它們交付相應的檔案館或博物館、圖書館保存研究，既有利于對這些物品的長久保存，也能更好地發(fā)揮它們的價值。

黃琥（中原油田分公司檔案管理中心）：檔案、文物、文獻信息三者有一個共同點，就是同為歷史的記錄。所以，一份文件既是檔案，又是文物、文獻信息，這是不可避免的現(xiàn)象。也因此，檔案部門、文物部門、文獻信息管理部門，在合作的同時，也會存在競爭關(guān)系，畢竟，有價值的資源誰都青睞，也都想收入自己的寶庫，這就產(chǎn)生了一個問題，怎樣面對同時是檔案的文物、文獻信息？一是收集不設(shè)限，多多益善。原國家檔案局局長楊冬權(quán)提出，我們目前的檔案資源建設(shè)已經(jīng)從“選時代”進入了“全時代”，任何數(shù)據(jù)或檔案都不是無用的，都是大數(shù)據(jù)的一部分。也就是說，檔案收集的范圍可以拓寬、拓寬、再拓寬。常規(guī)的文件收集各家檔案部門都做得不錯，就目前及今后一個時期，檔案部門應加強實物檔案和聲像檔案的收集。實物檔案除常見的榮譽證書、獎杯、獎牌、光榮冊和各種印章，其實還有更為豐富的內(nèi)容。比如各種宣傳畫、年畫、楹聯(lián)；電影海報、門票、商標、煙標；家譜、棋譜、拳譜、樂譜；郵票、明信片、郵資封；具有重要金融符號性質(zhì)的錢幣、布票、糧票、股票、稅票、支票、匯票、國庫券、外匯券等等。聲像檔案也未必就拘泥于數(shù)碼照片和各種視頻、音頻，在互聯(lián)網(wǎng)高速發(fā)展，各種高科技產(chǎn)物刷爆網(wǎng)絡(luò)的今天，是否可將數(shù)字電影、網(wǎng)絡(luò)文學、網(wǎng)絡(luò)游戲、網(wǎng)絡(luò)音樂、網(wǎng)絡(luò)影視、有聲讀物、政府門戶網(wǎng)站等重點網(wǎng)站網(wǎng)頁、重要廣播電視節(jié)目片頭等納入歸檔范圍，不妨在收集中一試。唯有“全”，盡最大可能把文物、文獻信息，都納入檔案部門的歸檔范圍，才會創(chuàng)造競爭優(yōu)勢，打造出一個包羅萬象的藏寶閣。二是走出去學習，廣交好友。雖然新修訂的《檔案法》明確規(guī)定，各級各類檔案館是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，但在普遍民眾眼里，檔案館最大的功能是提供檔案的借閱利用，與“文化”二字卻總像隔著一道門檻，這也造成與文化有關(guān)的館藏偏少。文化尋根、了解民俗、回顧歷史，人們大概率會選擇博物館、展覽館、城市規(guī)劃館，如今又多了國家版本館，卻鮮少走進檔案館。這一方面緣于人們對檔案館知之甚少，另一方面說明檔案部門對文化的開掘尚且淺顯，未鍛造出檔案文化應有的厚度?；诖?，檔案人應盡可能多地走進各級各類文化場館，提升檔案人的文化涵養(yǎng)，加強館際交流，建立友好聯(lián)盟，簽訂合作協(xié)議，因“文化”結(jié)緣，無論走到哪里，檔案部門與文化機構(gòu)都是好朋友，辦展覽、搞宣傳，信息共享共用，積極融入文化圈。三是有特色方顯魅力，多些鎮(zhèn)館之寶。通過百度搜索，看到中國國家版本館的一個總館、三個分館均依山而建，或大氣磅礴，或典雅莊重，只是在人群中多看了一眼，就再也忘不掉那種獨特的文化氣、書香氣。檔案部門在建新館的時候，也可以結(jié)合當?shù)仫L俗、歷史文化及館藏資源等背景，通過建筑風格去賦予檔案館更深刻的文化內(nèi)涵，建成當?shù)氐奈幕貥?，吸引更多的人、更多的部門把文物、文獻捐贈至檔案館。在館藏內(nèi)容上，多保藏反映本地社會變遷、民情民俗、不可代替的檔案資源。在資料篩選上，加大特色檔案的篩選與加工整理力度，將館藏資源盤活用好。在文化產(chǎn)品的打造上，可以通過檔案資料匯編、選編、合編等形式，提高社會參與度，引入高校、文聯(lián)和社會力量，聯(lián)合推出一批高質(zhì)量的文化精品。總之，人無我有，人有我特，總有一款是檔案館自己獨有的，彰顯出與博物館、文獻部門的不同，讓民眾對檔案館有記憶點，各類文化部門在資源共享或交換時，檔案館總有驚艷全場的鎮(zhèn)館之寶，檔案力量不可或缺。*注：本文系根據(jù)“檔案專題沙龍微信群”中的跟帖發(fā)言整理，觀點僅供有興趣者作進一步研究參考。

（作者單位：管先海，濮陽市檔案館；李興利，焦作市檔案館 來稿日期：2022-08-16）