淺談醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)字化管理與利用

賈翠婷

南寧市第七人民醫(yī)院 廣西 南寧 530012

在我國(guó)醫(yī)療事業(yè)中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理具有至關(guān)重要的作用，其是互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理工作憑證與源頭，對(duì)提升醫(yī)院管理水平、確?；颊邫?quán)益、改進(jìn)醫(yī)療科研工作等方面具有重要作用[1]。近年來，隨著醫(yī)療技術(shù)逐漸完善，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理技術(shù)不斷發(fā)展，促使管理工作更符合現(xiàn)代化醫(yī)療管理需求[2]。數(shù)字化管理主要是經(jīng)過數(shù)碼設(shè)備將紙質(zhì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案記錄轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像，并將數(shù)據(jù)儲(chǔ)存在服務(wù)器中，經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施傳輸、利用與管理醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案，可確保醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理效果，實(shí)現(xiàn)其整體功能與作用[3]。將數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中，可使檔案管理更為規(guī)范，對(duì)提升醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的實(shí)效性具有積極作用[4]。

1 醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理現(xiàn)狀

在醫(yī)院實(shí)際發(fā)展過程中，還存在一定的問題，特別是在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中問題更為明顯，對(duì)中國(guó)醫(yī)療事業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展造成一定影響[5]。因此針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中的問題，需加以重視，并制定相應(yīng)的管理方案?，F(xiàn)就中國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中的問題進(jìn)行分析，其中包括：①中國(guó)多數(shù)醫(yī)院在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中，設(shè)施尚未完善，因檔案管理要求尚未達(dá)到國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)，極易導(dǎo)致檔案信息受損，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理工作開展帶來嚴(yán)重影響，且醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案中信息難以有效保存[6]。②就目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案，存放信息的空間嚴(yán)重短缺，部分醫(yī)院醫(yī)療檔案數(shù)量較多，檔案空間存在一定的短缺，對(duì)逐漸增長(zhǎng)的檔案信息，空間短缺現(xiàn)象日益嚴(yán)重。③檔案室內(nèi)紙質(zhì)檔案反復(fù)借閱、紙張耗損問題較為嚴(yán)重，此項(xiàng)問題增加紙張耗損問題。④多數(shù)醫(yī)院信息化設(shè)備較為落后，在檔案室內(nèi)查找信息較為困難，且檔案查借閱設(shè)備設(shè)施不齊全，復(fù)印率較為低下，常需進(jìn)行人工查找，極易降低患者滿意度[7]。

2 數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的原則

2.1 遵循統(tǒng)一規(guī)范原則

醫(yī)療業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)化統(tǒng)一對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案開展數(shù)字化管理具有重要作用。在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中，應(yīng)完善醫(yī)療資源標(biāo)識(shí)與檔案格式規(guī)范制度，并不斷更新、改進(jìn)，要求相關(guān)工作人員依據(jù)制度執(zhí)行業(yè)務(wù)操作[8]。除此之外，應(yīng)保障數(shù)據(jù)信息的統(tǒng)一性，在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中，可通過廣域網(wǎng)、局域網(wǎng)、地域網(wǎng)獲得相關(guān)信息，促使數(shù)據(jù)編碼等與網(wǎng)絡(luò)語(yǔ)境相符。同時(shí)，應(yīng)不斷提高網(wǎng)絡(luò)軟件通用性，促使信息收集更為順利。針對(duì)相關(guān)軟件，制定相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，有助于資源共享[9]。

2.2 遵循真實(shí)安全原則

在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理過程中，開展信息化管理，可在一定程度上提升檔案管理安全性，避免數(shù)據(jù)信息外泄。但就目前醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理中，因數(shù)字化管理尚未完善，意外情況無法有效避免，例如錯(cuò)改、誤刪等意外事件發(fā)生風(fēng)險(xiǎn)較高，對(duì)檔案信息絕對(duì)真實(shí)性與安全性難以保障[10]。故在臨床實(shí)際工作中，應(yīng)高度重視檔案信息完整性、真實(shí)性與安全性，以最大限度地避免意外事件發(fā)生。

2.3 遵循高效實(shí)用原則

在醫(yī)療科研中，醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案信息不僅能夠?yàn)槠涮峁┮欢ǖ膮⒖夹畔?，且還可為患者診斷、治療提供一定的參考依據(jù)[11]。因此在醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中開展數(shù)字化檔案管理具有重要作用。以社會(huì)發(fā)展為基礎(chǔ)，制定高效、實(shí)用的工作流程，同時(shí)在工作過程中，針對(duì)管理存在的問題，不斷改進(jìn)、優(yōu)化，可使科研、救治等方面實(shí)現(xiàn)良好的銜接，以充分展現(xiàn)出數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理中的優(yōu)點(diǎn)。

3 數(shù)字化管理應(yīng)用于醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的對(duì)策

3.1 改進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)

數(shù)據(jù)庫(kù)在數(shù)字化管理中占據(jù)著重要作用，在檔案管理中，通過對(duì)檔案信息依據(jù)不同類型進(jìn)行劃分，并設(shè)立專門數(shù)據(jù)庫(kù)，可展現(xiàn)數(shù)據(jù)庫(kù)強(qiáng)大的整理能力。對(duì)醫(yī)療工作人員近期中發(fā)表的文章、理論實(shí)施統(tǒng)一收集，依據(jù)不同學(xué)科進(jìn)行劃分，建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)，在日后可及時(shí)、準(zhǔn)確尋找相關(guān)檔案[12]；針對(duì)醫(yī)療工作者專利申請(qǐng)、授權(quán)等相關(guān)資料，應(yīng)設(shè)立醫(yī)療工作人員專利數(shù)據(jù)庫(kù)；同時(shí)針對(duì)醫(yī)療科研成果等相關(guān)資料，應(yīng)設(shè)立醫(yī)療科研結(jié)果相關(guān)數(shù)據(jù)庫(kù)，以便資料存放。經(jīng)過對(duì)上述數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行建立、改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案有效管理。

3.2 完善管理政策

數(shù)字化檔案管理，應(yīng)加強(qiáng)政策管理，以促進(jìn)數(shù)字化管理持續(xù)發(fā)展。依據(jù)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理需求，首先應(yīng)選擇相關(guān)工作人員，組建數(shù)字化管理工作領(lǐng)導(dǎo)小組，對(duì)小組成員加強(qiáng)培訓(xùn)工作，促使數(shù)字化檔案管理工作，逐漸納入小組成員日常工作范圍中，同時(shí)應(yīng)使用同等考核方式，對(duì)數(shù)字化檔案管理方案實(shí)施效果進(jìn)行評(píng)定[13]。加強(qiáng)小組成員服務(wù)意識(shí)，以此為醫(yī)療工作人員提供更為廣泛的檔案信息，以便醫(yī)師查閱與運(yùn)用相關(guān)資料。除此之外，小組成員應(yīng)協(xié)助醫(yī)療工作人員不斷收集、整理相關(guān)信息資料，進(jìn)而保障檔案管理更為規(guī)范、高效，為日后工作開展奠定良好的基礎(chǔ)，促使工作順利進(jìn)行。

3.3 引進(jìn)數(shù)字化管理先進(jìn)設(shè)備

設(shè)備在數(shù)字化檔案管理中具有重要作用，不斷引進(jìn)數(shù)字化管理先進(jìn)設(shè)備，可使管理工作持續(xù)改進(jìn)，可有效避免意外事件發(fā)生。而數(shù)字化管理設(shè)備，主要注重以下幾點(diǎn)：①引進(jìn)質(zhì)量合格的設(shè)備，并安排專業(yè)人員對(duì)設(shè)備質(zhì)量進(jìn)行檢測(cè)，以保障設(shè)備完好無損，使其性能能夠滿足數(shù)字化管理需求[14]。②定期對(duì)數(shù)字化管理設(shè)備進(jìn)行維護(hù)、檢修，以盡早發(fā)現(xiàn)設(shè)備中存在的安全隱患，避免設(shè)備突然損壞，導(dǎo)致嚴(yán)重后果。③對(duì)設(shè)備管理方案進(jìn)行完善，并明確作業(yè)流程，要求相關(guān)工作人員依據(jù)規(guī)范進(jìn)行操作，對(duì)每臺(tái)設(shè)備進(jìn)行標(biāo)號(hào)，在每臺(tái)設(shè)備上貼上責(zé)任人姓名、聯(lián)系方式，一旦設(shè)備發(fā)生問題，應(yīng)立即通知責(zé)任人，進(jìn)行檢查并明確原因，及時(shí)進(jìn)行處理，若問題是由操作者造成，應(yīng)依據(jù)實(shí)際情況，給予告誡與懲罰，以最大程度提高醫(yī)務(wù)工作人員對(duì)設(shè)備的維護(hù)意識(shí)。

3.4 組建管理平臺(tái)

明確了解相關(guān)醫(yī)療結(jié)構(gòu)切實(shí)需求，針對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)中存在的問題進(jìn)行分析，并制定相應(yīng)的解決對(duì)策，在此基礎(chǔ)上開展信息平臺(tái)建設(shè)工作。建立信息化平臺(tái)對(duì)促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展具有重要意義，而就中國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)發(fā)展，提高網(wǎng)絡(luò)覆蓋率至關(guān)重要。因引進(jìn)信息化技術(shù)，需將原有管理體制進(jìn)行改變，故醫(yī)院管理人員對(duì)此表現(xiàn)出一定的畏難情緒，對(duì)信息化技術(shù)存在一定的排斥心理[15]。因此在信息化技術(shù)開展過程中，應(yīng)努力說服管理人員接受此項(xiàng)新技術(shù)，同時(shí)尋求管理人員支持。在整個(gè)軟件開發(fā)過程中，應(yīng)注重醫(yī)療工作者與檔案管理人員實(shí)際需求，改進(jìn)數(shù)據(jù)查找系統(tǒng)，完善相應(yīng)的文檔信息與檔案錄入、檢索、運(yùn)動(dòng)程序，同時(shí)設(shè)置查詢、應(yīng)用窗口，以增加數(shù)字化管理便捷性。促使檔案信息資源共享，并設(shè)定登錄密碼、驗(yàn)證碼，以加強(qiáng)檔案信息保密工作，待獲得管理人員同意后方可查閱檔案信息。

3.5 注重?cái)?shù)字化檔案管理人員培養(yǎng)

加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)工作，對(duì)其普及計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)，以提高整體應(yīng)用水平?？稍O(shè)定專門培訓(xùn)工作，組織與鼓勵(lì)相關(guān)人員參加培訓(xùn)，待培訓(xùn)結(jié)束后，應(yīng)進(jìn)行專門的考核，待考核成績(jī)合格后，方可進(jìn)行數(shù)字化檔案管理工作。為相關(guān)人員提供必要學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)、平臺(tái)，鼓勵(lì)相關(guān)人員考取計(jì)算機(jī)等級(jí)，促使其能夠熟悉操作方式、流程，使其能夠更好地處理突發(fā)問題。此外，相關(guān)醫(yī)療機(jī)構(gòu)應(yīng)適當(dāng)抬高招聘技術(shù)門檻，引進(jìn)高能力、高水平人才，開展績(jī)效考核制度，重點(diǎn)強(qiáng)化檔案管理人員技術(shù)與業(yè)務(wù)水平。強(qiáng)化人力資源部門之間的配合，并強(qiáng)調(diào)技術(shù)培訓(xùn)重要性，加強(qiáng)人力資源儲(chǔ)備，并為年輕的工作人員提供展現(xiàn)自身的舞臺(tái)；必要時(shí)開展相應(yīng)的激勵(lì)對(duì)策，以不斷增加人才隊(duì)伍。除此之外，還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員的自身素養(yǎng)，建立個(gè)性化工作檔案，對(duì)檔案管理人員工作表現(xiàn)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄，每月定期進(jìn)行總結(jié)、分析，以為績(jī)效考核提供相應(yīng)的參考依據(jù)，提升檔案管理人員服務(wù)意識(shí)。

3.6 檔案異質(zhì)異地備份

對(duì)室藏檔案進(jìn)行異質(zhì)備份和異地備份，確保檔案數(shù)據(jù)信息的長(zhǎng)期可讀和檔案信息資源的絕對(duì)安全。通過實(shí)施檔案異質(zhì)異地備份也可應(yīng)對(duì)突發(fā)應(yīng)急事件，保證醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理的安全性和提高應(yīng)對(duì)檔案突發(fā)應(yīng)急事件的能力。

4 小結(jié)

隨著時(shí)代逐漸進(jìn)步，中國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)也獲得較大發(fā)展，對(duì)醫(yī)療機(jī)構(gòu)信息化建設(shè)要求也有所提升，特別是在醫(yī)療檔案數(shù)字化管理中體現(xiàn)最為明顯。經(jīng)過建立信息化的數(shù)字化管理系統(tǒng)，有利于提升中國(guó)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案的數(shù)字化管理水平，提升檔案管理效率、質(zhì)量，以真正體現(xiàn)出其價(jià)值。在數(shù)字化管理過程中，可通過改進(jìn)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、完善管理政策、引進(jìn)數(shù)字化管理先進(jìn)設(shè)備、組建管理平臺(tái)、注重?cái)?shù)字化檔案管理人員培養(yǎng)、檔案異質(zhì)異地備份等，促進(jìn)醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案管理水平進(jìn)一步提升。