社保財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)及檔案管理一體化應(yīng)用研究

張忠奎

○淄博市社會(huì)保險(xiǎn)事業(yè)中心

自改革開放以來，通過不斷深化社會(huì)保障制度改革和體制創(chuàng)新，我國的社會(huì)保障體系逐漸發(fā)展完善起來，逐步形成保障人數(shù)最多，保障項(xiàng)目基本齊全，保障體系更加強(qiáng)大，保障能力日益增強(qiáng)的社保大國，取得了舉世公認(rèn)的成就，為我國經(jīng)濟(jì)建設(shè)和社會(huì)穩(wěn)定都起到了巨大作用，有力保障了建設(shè)中國特色社會(huì)主義新時(shí)代小康社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和社會(huì)的基本需求。隨著社保體系的逐漸發(fā)展壯大，社?；鸬墓芾黼y度增加。社?；鸨磺趾κ录覍页霈F(xiàn)，大多數(shù)發(fā)生在管理環(huán)節(jié)，以會(huì)計(jì)管理尤為突出。因此在建立健全規(guī)章制度的前提下，運(yùn)用信息化手段，加強(qiáng)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)聯(lián)系，建立財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)，減少或者杜絕會(huì)計(jì)人員接觸現(xiàn)金或支票的機(jī)會(huì)，將財(cái)務(wù)記賬流程嵌入到社保業(yè)務(wù)系統(tǒng)當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)相互牽制、相互監(jiān)督，達(dá)到財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)兩個(gè)系統(tǒng)互相融合，實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)對(duì)賬，確保基金安全，是目前最好的解決方案之一。

一、財(cái)務(wù)、業(yè)務(wù)及檔案管理一體化結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)

社?；鹭?cái)務(wù)管理堅(jiān)持收支兩條線管理，收入端稅務(wù)部門負(fù)責(zé)代收后上繳財(cái)政，支出端業(yè)務(wù)部門生成發(fā)放單據(jù)后傳輸至發(fā)放銀行。因此，為保證各個(gè)部門間系統(tǒng)的安全與交互需要建立多個(gè)中間件服務(wù)器，形成一個(gè)各個(gè)信息系統(tǒng)間可相互傳輸信息、相互確認(rèn)信息的網(wǎng)絡(luò)閉環(huán)，使財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)完全融入到社?；鸬氖杖?、支出、發(fā)放等各個(gè)環(huán)節(jié)，盡最大可能減少人為干預(yù)的因素，以確保基金的安全完整。要實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)完全與業(yè)務(wù)系統(tǒng)、稅務(wù)系統(tǒng)、銀行系統(tǒng)形成融合，需要在各系統(tǒng)間建立中間件服務(wù)器。根據(jù)各系統(tǒng)間的安全要求，各個(gè)中間件服務(wù)器可以合并(安裝不同的數(shù)據(jù)庫實(shí)例)，達(dá)到數(shù)據(jù)交換的目的。

1.財(cái)務(wù)系統(tǒng)與稅務(wù)部門管理系統(tǒng)連接

稅務(wù)部門根據(jù)社保部門的征繳計(jì)劃征收的款項(xiàng)，在收到款項(xiàng)確認(rèn)后，將相關(guān)信息傳輸中間件服務(wù)器；財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)根據(jù)業(yè)務(wù)編號(hào)、單位編碼、款項(xiàng)信息等內(nèi)容在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中進(jìn)行實(shí)收確認(rèn)；業(yè)務(wù)系統(tǒng)將確認(rèn)信息傳輸至財(cái)務(wù)中間件服務(wù)器，同時(shí)將確認(rèn)信息返回稅務(wù)系統(tǒng)，完成數(shù)據(jù)對(duì)接工作。

2.財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)連接

業(yè)務(wù)系統(tǒng)在經(jīng)辦過程中，無論征繳和發(fā)放等環(huán)節(jié)，在財(cái)務(wù)工作人員對(duì)收支確認(rèn)后，將相關(guān)信息交換到中間件服務(wù)器。中間件服務(wù)器建立相應(yīng)的映射碼表，將業(yè)務(wù)內(nèi)容編號(hào)和會(huì)計(jì)科目編號(hào)形成一一對(duì)應(yīng)，由于財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)分險(xiǎn)種獨(dú)立建賬，但業(yè)務(wù)系統(tǒng)只有業(yè)務(wù)編號(hào)的區(qū)分，因此建立靈活的可修改的映射碼表是整個(gè)財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)。有了正確的映射碼表，財(cái)務(wù)系統(tǒng)自動(dòng)記賬就很容易實(shí)現(xiàn)。財(cái)務(wù)憑證中還能記載業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)單號(hào)、流水號(hào)、經(jīng)辦人等相關(guān)信息，這樣比手工記賬既全面又迅速，大大提高了會(huì)計(jì)質(zhì)量[1]。

3.財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)與發(fā)放銀行系統(tǒng)連接

社銀直連號(hào)稱是社?；鹁W(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)的最后一公里。早期會(huì)計(jì)人員頻頻往返于單位與銀行之間，對(duì)賬時(shí)間長，手續(xù)繁雜，事實(shí)證明社?；鸬陌踩[患多出現(xiàn)在這一環(huán)節(jié)。

業(yè)務(wù)系統(tǒng)在財(cái)務(wù)人員復(fù)核確認(rèn)后通過社銀直連將發(fā)放信息交換至中間件服務(wù)器，銀行系統(tǒng)將發(fā)放成功信息和失敗信息返回，并注明系統(tǒng)發(fā)放失敗的原因以方便后期查證。財(cái)務(wù)系統(tǒng)根據(jù)發(fā)放成功信息自動(dòng)記賬生成記賬憑證，失敗信息反饋給業(yè)務(wù)系統(tǒng)，業(yè)務(wù)人員根據(jù)失敗信息核對(duì)個(gè)人信息無誤后，進(jìn)行第二次發(fā)放。

4.財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)與檔案系統(tǒng)的連接

在檔案系統(tǒng)中建立可用的插件接口，在財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程中嵌入檔案查詢?nèi)肟?，可根?jù)當(dāng)前的業(yè)務(wù)內(nèi)容通過插件直接查詢到相關(guān)業(yè)務(wù)檔案和會(huì)計(jì)檔案等信息，為經(jīng)辦服務(wù)直接提供信息支撐。

建立與參保人員人事檔案管理系統(tǒng)的連接，經(jīng)辦人員可以在系統(tǒng)中利用參保人社會(huì)保障號(hào)碼通過插件查詢到參保人員的人事檔案信息，在退休審批及費(fèi)用補(bǔ)繳方面提供支持。

二、一體化系統(tǒng)的應(yīng)用

1.升級(jí)會(huì)計(jì)電算化軟件，擴(kuò)展財(cái)務(wù)管理功能

社?；饡?huì)計(jì)軟件普遍采用ERP系統(tǒng)，在該系統(tǒng)中加入財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)接口數(shù)據(jù)處理模塊用來處理交換數(shù)據(jù)，符合規(guī)則的數(shù)據(jù)直接生成記賬憑證；加入映射碼表等參數(shù)控制模塊，控制本系統(tǒng)的正常運(yùn)行；加入數(shù)據(jù)分析模塊，對(duì)接口數(shù)據(jù)進(jìn)行分析管理，對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，或修改映射碼表使其符合規(guī)則或?qū)⑵渫嘶貥I(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行業(yè)務(wù)二次辦理使其合理合規(guī)；加入檔案管理模塊，在會(huì)計(jì)憑證生成過程中搜集整理檔案信息，生成電子檔案；加入對(duì)賬模塊，對(duì)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類統(tǒng)計(jì)，達(dá)到財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)對(duì)賬；加入報(bào)表模塊，能靈活統(tǒng)計(jì)出各類報(bào)表，為領(lǐng)導(dǎo)決策和會(huì)計(jì)預(yù)決算提供依據(jù)；加入內(nèi)控模塊，根據(jù)內(nèi)控參數(shù)分析數(shù)據(jù)，對(duì)異常數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)警。

2.業(yè)務(wù)流程重建，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理

財(cái)務(wù)網(wǎng)絡(luò)與業(yè)務(wù)經(jīng)辦網(wǎng)絡(luò)融合后，財(cái)務(wù)經(jīng)辦業(yè)務(wù)融合到業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程當(dāng)中，迫使財(cái)務(wù)人員工作重心前移，掌握和運(yùn)用業(yè)務(wù)規(guī)則、規(guī)范，參與流程的重建和改造，將財(cái)務(wù)流程嵌入到業(yè)務(wù)經(jīng)辦流程當(dāng)中，實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)人員和業(yè)務(wù)人員相互復(fù)核與監(jiān)督。在財(cái)務(wù)視角下的流程重建和改造，會(huì)使整個(gè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)更加安全可靠。在財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)投入使用后，完全實(shí)現(xiàn)了財(cái)務(wù)人員兩頭不見現(xiàn)金(包括銀行存款)，虛擬的現(xiàn)金流僅存在于網(wǎng)絡(luò)流程中，實(shí)體資金根據(jù)系統(tǒng)的管理在各個(gè)銀行和參保人的社?？ㄖ辛鬓D(zhuǎn)。只有在系統(tǒng)出現(xiàn)問題或出現(xiàn)新業(yè)務(wù)時(shí)，才需要進(jìn)行人工干預(yù)，這樣既加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理安全，又充實(shí)了業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)的管理[2]

3.優(yōu)化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，提高工作效率

財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)在與業(yè)務(wù)系統(tǒng)交換信息后，會(huì)根據(jù)財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)的映射碼表自動(dòng)生成記賬憑證，財(cái)務(wù)人員只根據(jù)系統(tǒng)的提示就整理和歸集了業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)單據(jù)，大大提高了工作效率。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)賬、財(cái)務(wù)與稅務(wù)對(duì)賬、財(cái)務(wù)與銀行對(duì)賬也變得非常簡單，一旦發(fā)現(xiàn)問題可以直接在交換數(shù)據(jù)中查找，省時(shí)省力。征繳任務(wù)交付稅務(wù)后，仍有部分收入款項(xiàng)如被征地農(nóng)民土地補(bǔ)償金、追繳收入等，在收到款項(xiàng)后系統(tǒng)自動(dòng)開具電子發(fā)票，加強(qiáng)了財(cái)務(wù)管理。財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)一體化的實(shí)現(xiàn)，提高了財(cái)務(wù)預(yù)決算和統(tǒng)計(jì)分析的數(shù)據(jù)真實(shí)性、及時(shí)性、透明性以及準(zhǔn)確性，提高了年度會(huì)計(jì)預(yù)決算的質(zhì)量，減少了誤差，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供了可靠依據(jù)。

4.加強(qiáng)內(nèi)控制度建設(shè)，強(qiáng)化內(nèi)部基金稽核監(jiān)督

財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，單位內(nèi)部管理實(shí)現(xiàn)了流程公開化、業(yè)務(wù)經(jīng)辦制度化，每個(gè)經(jīng)辦流程和經(jīng)辦權(quán)限會(huì)被細(xì)化。建立適應(yīng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的內(nèi)部控制制度，控制每個(gè)經(jīng)辦流程的權(quán)限，業(yè)務(wù)與業(yè)務(wù)之間、業(yè)務(wù)與財(cái)務(wù)之間、財(cái)務(wù)與財(cái)務(wù)之間形成相互制約和監(jiān)督機(jī)制，內(nèi)部稽核和基金監(jiān)督工作能落實(shí)到實(shí)處、細(xì)處。財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)經(jīng)辦復(fù)核流程使用電子簽章，基金發(fā)放流程按照額度最高使用三級(jí)復(fù)核(科室負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、單位負(fù)責(zé)人)，重要參數(shù)的調(diào)整、關(guān)鍵數(shù)據(jù)的修改等重要業(yè)務(wù)也要根據(jù)實(shí)際情況實(shí)行多級(jí)復(fù)核，以確?；鸬陌踩暾鸞3]。

5.融合檔案信息管理系統(tǒng)，提高檔案管理水平

社保的會(huì)計(jì)檔案和業(yè)務(wù)檔案因業(yè)務(wù)量大、結(jié)構(gòu)復(fù)雜、利用率高，在管理當(dāng)中會(huì)消耗大量的人力物力，因此建立高效的、數(shù)字化的檔案管理系統(tǒng)尤其必要。在業(yè)務(wù)經(jīng)辦和會(huì)計(jì)憑證生成時(shí)，自動(dòng)搜集檔案元素信息形成電子檔案無疑是提高檔案管理水平的捷徑。

利用現(xiàn)有資源，建立無紙化式的檔案電子化系統(tǒng)，歸集財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)產(chǎn)生的電子檔案信息，用插件接口的方式實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)系統(tǒng)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)調(diào)用檔案系統(tǒng)中的檔案信息，將電子檔案系統(tǒng)融合到當(dāng)前財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)一體化系統(tǒng)當(dāng)中，將大大提高工作效率。

將現(xiàn)存的社保業(yè)務(wù)檔案和會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行掃描，并根據(jù)業(yè)務(wù)需求進(jìn)行數(shù)字化加工，建立以參保人社會(huì)保障號(hào)為核心的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)和會(huì)計(jì)檔案管理系統(tǒng)，方便業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)通過插件的方式查詢參保人相關(guān)檔案信息。會(huì)計(jì)檔案的數(shù)字化應(yīng)著重考慮檔案的實(shí)用性為主，對(duì)早期的個(gè)人參保繳費(fèi)記錄、轉(zhuǎn)移接續(xù)記錄及銀行到賬信息等進(jìn)行數(shù)字化，方便后期查詢。業(yè)務(wù)檔案應(yīng)著重?cái)?shù)字化《1992至1995年工資核定表》及2008年度以前職工繳費(fèi)一覽表等信息(早年信息化系統(tǒng)不健全)，方便參保人退休時(shí)使用。

人社部門應(yīng)組織參保單位對(duì)人事檔案進(jìn)行掃描，建立以政府云資源為平臺(tái)的參保人員人事檔案管理系統(tǒng)。前期人社部門負(fù)責(zé)現(xiàn)有人事檔案和退休人員檔案的掃描，后期的補(bǔ)掃和維護(hù)工作由參保單位管理。人事檔案的數(shù)字化也應(yīng)以參保人社會(huì)保障號(hào)碼為核心，方便業(yè)務(wù)經(jīng)辦系統(tǒng)以插件的方式調(diào)用。