涉農(nóng)會計檔案管理存在的問題及對策

王 雨

農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案，是指在農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計工作中形成的會計賬簿、記賬憑證及其他會計資料，是直接記述和反映農(nóng)業(yè)農(nóng)村各項財務(wù)活動的重要史料和證據(jù)。農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案不僅具有現(xiàn)實的記載依據(jù)，而且具有長遠(yuǎn)的歷史查核價值和稽考作用。2021年8月，筆者在山東省鄄城縣農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門調(diào)研中了解到，經(jīng)過農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計工作者的努力，會計檔案管理取得了很大成績，為農(nóng)業(yè)農(nóng)村經(jīng)濟(jì)工作提供了有效服務(wù)。但是由于種種原因，農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作體制還不健全，管理手段相對滯后，遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)新時代中國特色社會主義現(xiàn)代農(nóng)業(yè)發(fā)展和新農(nóng)村建設(shè)的需要，會計檔案工作亟待加強(qiáng)，不容遲緩。

一、現(xiàn)狀和問題

（一）管理手段落后，各項制度不健全

部分單位缺少各類會計檔案管理制度，沒有專門的檔案工作計劃和程序，檔案利用率低下，制約了會計檔案作用的有效發(fā)揮，影響了會計檔案管理水平提升，導(dǎo)致會計檔案管理處于混亂狀態(tài)。突出表現(xiàn)在，目前還沒有一套成熟的農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案管理模式，在檔案管理中存在著重微觀輕宏觀的現(xiàn)象，管理手段較為落后，很難創(chuàng)新開展工作，現(xiàn)代化的農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案管理方法仍處于探索之中。

（二）思想認(rèn)識不到位，法制意識淡薄

農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案是在會計工作中形成的文字、圖表、賬簿、憑證等載體，社會效益轉(zhuǎn)化率相對較低，無法產(chǎn)生直接經(jīng)濟(jì)效益，加之部分會計檔案工作者和相關(guān)負(fù)責(zé)人檔案意識淡薄，沒有把會計檔案列入本單位工作計劃，使檔案缺乏完整性和系統(tǒng)性，不能有效地為農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計工作服務(wù)。

（三）信息渠道不暢，系統(tǒng)不夠健全

筆者在部分農(nóng)業(yè)部門和農(nóng)業(yè)產(chǎn)業(yè)化龍頭企業(yè)了解到，會計檔案信息系統(tǒng)還比較滯后，突出表現(xiàn)在信息渠道不夠暢通，系統(tǒng)不夠健全，上級部門對下級部門缺乏經(jīng)常性的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，部門之間、部門與企業(yè)之間缺乏溝通與交流，導(dǎo)致室藏檔案處于封閉狀態(tài)難以有效利用，影響了檔案工作質(zhì)量和工作效率提高。

（四）檔案標(biāo)準(zhǔn)不配套，急需制定完善

1998年8月21日，財政部與國家檔案局發(fā)布的《會計檔案管理辦法》已實施20多年，目前仍沒有相配套的行業(yè)制度范本和規(guī)范。在農(nóng)村會計檔案管理工作中，基層農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門大多參考部分科研院所（如中國農(nóng)科院）和涉農(nóng)團(tuán)體（農(nóng)民專業(yè)合作社）的檔案實施辦法操作，針對性與可行性差。

（五）檔案分散管理，缺乏完整性準(zhǔn)確性

沒有按照要求集中統(tǒng)一管理檔案，而是各自為政，分散管理，日常工作中也不注重積累會計文件資料，使會計檔案達(dá)不到完整性的要求。同時，在會計檔案形成過程中，檔案鑒定工作存在偏差，保管期限判定不準(zhǔn)確，嚴(yán)重影響了會計檔案的質(zhì)量和準(zhǔn)確性。對于形成周期長的會計檔案，沒有明確劃分收集的時間區(qū)段，達(dá)不到會計檔案的完整性。

（六）沒有專職檔案管理人員，職責(zé)不明確

許多單位沒有設(shè)立專職會計檔案管理人員，特別是在機(jī)構(gòu)改革中從其他系統(tǒng)轉(zhuǎn)屬到農(nóng)業(yè)農(nóng)村系統(tǒng)的部門，會計檔案工作基本是空白。另外，有些兼職會計檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高、責(zé)任不明確，有的未經(jīng)過檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)就上崗，工作效率低，難以勝任所擔(dān)負(fù)的工作，導(dǎo)致部分會計檔案人員連最基本的歸檔方法和修裱技術(shù)都沒有掌握。

（七）保管條件低劣，工作進(jìn)展緩慢

會計檔案基礎(chǔ)工作差，“五防”設(shè)備不齊全，沒有專門的檔案室，且會計檔案櫥大多放在會計室，還有的會計檔案和其它文件材料共用一個櫥。由于存放會計檔案的環(huán)境條件不達(dá)標(biāo)，檔案形成年代久遠(yuǎn)，導(dǎo)致有些檔案“得病”痕跡發(fā)生褪變。由于沒有納入電腦管理，亦未適時采取修補(bǔ)措施，存在嚴(yán)重安全隱患，稍有不慎就會造成難以彌補(bǔ)的損失。

（八）會計檔案流失嚴(yán)重，制約了規(guī)范發(fā)展

農(nóng)業(yè)農(nóng)村部門會計檔案出現(xiàn)流失現(xiàn)象，特別是在農(nóng)業(yè)項目和農(nóng)業(yè)技術(shù)推廣中形成的部分會計資料，未能及時征集歸檔存放；部分借出的重要會計檔案材料，不能按時歸還，而任其失散；有的會計檔案在某些工作人員家中保存，極易丟失。

二、措施與對策

（一）理順管理體制，科學(xué)管理會計檔案

認(rèn)真貫徹執(zhí)行《中華人民共和國檔案法》和《會計檔案管理辦法》，按照檔案法規(guī)的要求，切實加強(qiáng)對農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，根據(jù)檔案形成的規(guī)律，科學(xué)管理會計檔案，積極主動地開展會計檔案服務(wù)工作，不斷增強(qiáng)會計檔案人員的檔案意識和法制觀念，做到會計工作發(fā)展到哪里，檔案工作就延伸到哪里。同時，根據(jù)會計檔案工作的特點，理順農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作管理體制，探索符合會計檔案實際的管理模式，集中統(tǒng)一管好會計檔案，維護(hù)檔案的完整、系統(tǒng)與安全，實現(xiàn)會計檔案有效利用。

（二）完善制度規(guī)范，健全檔案管理責(zé)任制

在落實《會計檔案管理辦法》的基礎(chǔ)上，強(qiáng)化制度建設(shè)，把制度建設(shè)納入檔案規(guī)范化軌道，制定一套適合農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作實際的會計檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范和規(guī)章制度，用制度規(guī)范當(dāng)事人行為，做到有章可循。同時，抓好會計檔案管理的各個環(huán)節(jié)，健全完善會計檔案目標(biāo)管理責(zé)任制，將會計檔案工作目標(biāo)任務(wù)分解到相關(guān)工作人員身上，簽訂目標(biāo)管理責(zé)任書，使會計檔案工作與農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作同步發(fā)展。

（三）更新思想觀念，加強(qiáng)人才隊伍建設(shè)

要適應(yīng)新形勢，更新觀念，促進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案人才數(shù)量的自身積累，盡快培養(yǎng)一支忠于職守，遵紀(jì)守法，具備相應(yīng)專業(yè)知識與技能，有較強(qiáng)事業(yè)心和責(zé)任感，有會計檔案管理專業(yè)知識的農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案隊伍，并注意解決其職務(wù)、職稱和待遇問題，使他們安心工作，形成一個上下結(jié)合、條塊結(jié)合、宏觀微觀結(jié)合的農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案管理格局。

（四）強(qiáng)化監(jiān)督管理，做好檔案保護(hù)工作

首先，要因地制宜，強(qiáng)化農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計文件材料的監(jiān)督管理，健全單位會計文件材料收集和積累保障機(jī)制，提高檔案管護(hù)水平；其次，克服和防止一切損害會計檔案的不利因素，采取傳統(tǒng)手段與現(xiàn)代技術(shù)相結(jié)合的方法管理檔案，確保會計檔案的載體材料和線條、字跡不受損壞；第三，對利用頻率高的檔案，采取數(shù)字化、仿真復(fù)制等方法進(jìn)行保護(hù)，對破損檔案采用修裱、絲網(wǎng)加固等方法進(jìn)行搶救，以達(dá)到延長會計檔案壽命的目的。

（五）抓住關(guān)鍵環(huán)節(jié)，強(qiáng)化會計檔案收集

收集工作是決定會計檔案工作存在和發(fā)展的重要條件，會計檔案是靠收集工作取得的。要按照相關(guān)規(guī)定和會計檔案征集辦法，疏通和確定收集渠道，定向、定內(nèi)容收集；要把會計室和會計人員個人手中的會計賬簿、憑證等資料，集中到檔案室統(tǒng)一管理，對于分散在社會上的各個歷史時期形成的會計檔案要及時征集接收，對于撤銷單位的會計檔案要與單位文書檔案、人事檔案同步接收。

（六）采取有效措施，加快會計檔案信息系統(tǒng)建設(shè)

積極推進(jìn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案管理信息系統(tǒng)建設(shè)，盡快完成會計檔案由手工操作向信息化管理轉(zhuǎn)變，把會計檔案信息化與農(nóng)業(yè)農(nóng)村工作信息化和辦公自動化相互銜接。有條件的單位和部門，要進(jìn)行會計檔案信息數(shù)據(jù)庫和檔案信息網(wǎng)站建設(shè)，由當(dāng)前傳統(tǒng)的人工管理方法逐步轉(zhuǎn)變?yōu)橐噪娔X為中心的自動化管理方法，實現(xiàn)會計檔案管理和檢索自動化，充分發(fā)揮會計檔案的查證鑒證作用。

（七）推動機(jī)制創(chuàng)新，拓展檔案服務(wù)新領(lǐng)域

以標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化為目標(biāo)，以會計檔案管理現(xiàn)代化為方向，加強(qiáng)會計檔案基礎(chǔ)工作，積極探索新形勢下農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作新的服務(wù)機(jī)制和服務(wù)形式，大力開發(fā)會計檔案信息資源，按照集中統(tǒng)一管理的原則，采取措施，保證歸檔會計文件資料的齊全完整。同時，積極推行服務(wù)機(jī)制改革和電子文件管理，加快會計檔案管理現(xiàn)代化步伐，建立科學(xué)、實用的檢索工具體系，提升會計檔案基礎(chǔ)工作水平。

（八）把握新常態(tài)，建立檔案管理新目標(biāo)

農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作是為農(nóng)業(yè)農(nóng)村現(xiàn)代化建設(shè)和鄉(xiāng)村振興服務(wù)的一項重要基礎(chǔ)性工作，功在當(dāng)今，利在后世。農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作者應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步解放思想，更新觀念，轉(zhuǎn)變服務(wù)態(tài)度，創(chuàng)新服務(wù)方法，提高服務(wù)質(zhì)量，增強(qiáng)服務(wù)效果，積極探索會計檔案服務(wù)的新思路，拓展服務(wù)的新領(lǐng)域，充分發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，把握新常態(tài)，建立新目標(biāo)，實現(xiàn)農(nóng)業(yè)農(nóng)村會計檔案工作新提升。