信息時代的電子檔案歸檔優(yōu)化探討

王 艷 北新建材集團有限公司

隨著信息時代的到來，各行各業(yè)對電子檔案的歸檔管理越來越重視。電子檔案與以往紙質(zhì)檔案相比，在歸檔難度、保存空間、利用效率、實際工作量等多方面具有明顯的優(yōu)勢，因此，電子檔案已然成為當前及未來一段時間內(nèi)各行各業(yè)檔案管理的主要形式。要想做好電子檔案管理工作，就需要從歸檔管理做起，細化電子檔案分類，明確電子檔案歸檔要求，加強歸檔管理工作中對信息技術(shù)的有效應用，從而為檔案管理工作效能的進一步提高打下良好基礎(chǔ)?，F(xiàn)首先分析電子檔案的特征，其次對電子檔案歸檔的內(nèi)容及方法進行簡述，最后基于信息時代背景，提出電子檔案歸檔的優(yōu)化措施。

在信息技術(shù)不斷發(fā)展的當下，文件資料的數(shù)量日益增加，要想在安全可靠的前提下做好文件資料保存和管理工作并不容易。運用信息技術(shù)手段開展電子檔案歸檔工作，能夠在提高檔案歸檔工作效率和質(zhì)量的同時，借助信息加密技術(shù)來保障各類文件資料的完整性、安全性、真實性，使電子檔案管理工作更加高效。因此，探究和分析信息時代背景下的電子檔案歸檔措施十分必要。

電子檔案的特征

要想優(yōu)化電子檔案歸檔措施，就必須掌握電子檔案的特征。具體來說電子檔案有以下五方面特征。

一是內(nèi)容與載體的可分離性。數(shù)字信號是電子檔案的主要存在形式，由于其為電子形式，因而檔案內(nèi)容可與儲存載體分離，可將檔案內(nèi)容轉(zhuǎn)移至另外的載體，或是利用網(wǎng)絡(luò)傳輸給其他接收者。電子檔案的呈現(xiàn)形態(tài)較為豐富，可搭配影音、圖像等媒體，由多媒體集成的電子檔案更具生動性。

二是對計算機系統(tǒng)及設(shè)備的依賴性。電子檔案產(chǎn)生于計算機信息系統(tǒng)，因而需要借助計算機等設(shè)備對電子檔案進行讀取和傳輸。但與更新升級速度較快的計算機信息技術(shù)相比，電子檔案的保存管理時間較長，可能導致最新的信息化設(shè)備無法讀取幾十年前的電子檔案，因此，在電子檔案歸檔和管理中需要實行標準化處理，以確保電子檔案可被實時利用。

三是對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性。元數(shù)據(jù)決定了電子檔案的屬性，包括電子檔案的軟硬件環(huán)境、文字處理軟件、行文結(jié)構(gòu)等。電子檔案形成時，其相關(guān)流轉(zhuǎn)過程、歷史信息以及上下文聯(lián)系等內(nèi)容就是電子檔案的背景信息。因此，元數(shù)據(jù)和背景信息是保證電子檔案被有效、準確讀取和傳輸?shù)年P(guān)鍵。若是在電子檔案歸檔和管理中未能完善元數(shù)據(jù)或背景信息，很可能對電子檔案的歸檔和保存產(chǎn)生影響。

四是載體多樣和信息存儲的高密度性。電子檔案的載體較多，如磁盤、U盤、光盤等，此類載體對電子檔案歸檔和管理的環(huán)境要求普遍較低。信息存儲的高密度性體現(xiàn)在電子檔案載體的儲存空間方面，如檔案級光盤容量可達4.7G,可存儲近28億個字符，壓縮后的電子檔案不僅便于歸檔，而且節(jié)約儲存空間。

五是不穩(wěn)定和不安全性。對于電子檔案來說，在對其進行歸檔、讀取、傳輸、管理等流程中需要多次分離與組合，容易導致電子檔案在移交、傳輸、利用后形式和內(nèi)容發(fā)生變化，如被非法讀取或抹除。這將大幅降低電子檔案的利用價值。因此，在電子檔案歸檔工作中需注重其不穩(wěn)定和不安全性，利用加密信息技術(shù)保障電子檔案的完整和安全。

電子檔案歸檔的內(nèi)容及方法

電子檔案歸檔內(nèi)容

一般來說，電子檔案歸檔主要有三項內(nèi)容，即歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求。結(jié)合電子檔案管理規(guī)定分析，歸檔范圍主要有電子檔案的元數(shù)據(jù)和各類電子文件，電子文件有影音圖像及文字符號等多種呈現(xiàn)形態(tài)；歸檔時間需要根據(jù)不同單位的具體要求進行明確；歸檔要求需保障電子檔案滿足可利用性、真實性、完整性、可靠性要求。只有電子檔案滿足以上要求時，才能按照歸檔流程進行處理。

電子檔案歸檔方法

根據(jù)電子檔案的初始存儲位置，結(jié)合計算機運行邏輯，可選擇更為合適、便捷的歸檔方法。電子檔案歸檔方法主要有以下三種。

第一，物理歸檔。按照電子檔案初始的存儲位置可將電子檔案歸檔方法劃分為網(wǎng)絡(luò)歸檔、介質(zhì)歸檔兩種。網(wǎng)絡(luò)歸檔是指電子檔案的主要來源為網(wǎng)絡(luò)，且長期存儲于網(wǎng)絡(luò)空間；介質(zhì)歸檔是指電子檔案存儲于有形的載體，如磁盤、U盤等，在對電子檔案歸檔時需要將存儲介質(zhì)進行一并歸檔。

第二，邏輯歸檔。這種歸檔方法主要根據(jù)電子檔案的具體格式進行分類歸檔，即按照電子檔案在計算機系統(tǒng)中的運行邏輯完成歸檔。邏輯歸檔可在電子檔案的初始位置進行保存管理，有助于提高電子檔案的完整性和保證其真實性。

第三，雙套制歸檔。此歸檔方法為前兩種方法的結(jié)合，即將邏輯歸檔與介質(zhì)歸檔或是網(wǎng)絡(luò)歸檔相結(jié)合，從而形成相應的電子檔案，再完成歸檔。雙套制歸檔與前兩種歸檔方法相比，在保證電子檔案快速傳輸?shù)耐瑫r，電子檔案內(nèi)容的完整性也能得到保障，因而更具安全性和可靠性。

信息時代下的電子檔案歸檔優(yōu)化措施

樹立電子檔案歸檔信息化思維

信息化思維就是在電子檔案歸檔工作中利用現(xiàn)代信息技術(shù)，分析問題，解決矛盾，提升效率。具體來說，需要在電子檔案歸檔工作中運用信息技術(shù)建立便捷、高效的檔案資源管理系統(tǒng)，提高電子檔案歸檔工作的時效性，使電子檔案歸檔及管理工作實現(xiàn)信息化、數(shù)字化、智能化發(fā)展。因此，電子檔案歸檔工作人員需明確工作目標，按照歸檔工作具體要求運用信息技術(shù)，如利用大數(shù)據(jù)技術(shù)識別、分類，匯集不同形式、不同內(nèi)容的電子檔案，即通過信息技術(shù)對影音圖像或文字符號等形態(tài)的電子檔案進行分類，提高電子檔案歸檔的準確性和效率。

在信息時代背景下，信息化思維在電子檔案歸檔工作中的運用應更加豐富、系統(tǒng)，比如，在對文字類電子檔案進行歸檔時，應利用信息技術(shù)分析此類檔案的被使用的頻率，并將數(shù)據(jù)分析結(jié)果以曲線圖的形式呈現(xiàn)出來，幫助工作人員能夠以利用率作為標準對此類電子檔案進行歸檔。這樣一方面能夠保障電子檔案歸檔工作的效率，降低工作人員識別和分類電子檔案的難度；另一方面便于日后對電子檔案進行查詢利用，從而大幅提高電子檔案的歸檔與管理成效。

健全電子檔案歸檔管理制度

完善的管理制度可使電子檔案歸檔工作在有規(guī)可依、有章可循的良好環(huán)境下高效有序地順利開展。為此，需要結(jié)合電子檔案特征，對其歸檔工作進行嚴格規(guī)范。首先，針對電子檔案內(nèi)容與載體的可分離性特征，需要明確歸檔方法并以制度化的形式進行細化，如明確不同形態(tài)電子檔案的歸檔載體，或是根據(jù)電子檔案內(nèi)容的重要性和價值來確定對其進行歸檔的載體，以便于對電子檔案進行區(qū)分。其次，針對電子檔案對計算機系統(tǒng)及設(shè)備的依賴性與對元數(shù)據(jù)和背景信息的依賴性，需要對歸檔標準進行統(tǒng)一規(guī)范，在保證電子檔案完整、真實、可靠的前提下，根據(jù)電子檔案歸檔及管理的相關(guān)規(guī)定有序開展后續(xù)工作。這樣能夠使電子檔案在歸檔及后期使用中被順利讀取、傳輸，增強了電子檔案的可利用性，同時可避免歸檔工作因電子檔案自身問題而出現(xiàn)重復處理的現(xiàn)象，造成人力、物力等資源浪費。最后，針對電子檔案載體多樣和信息存儲的高密度性、不穩(wěn)定和不安全性，對歸檔工作人員的責任意識和工作行為進行規(guī)范，使其在對電子檔案歸檔時能夠選用符合不同形態(tài)的電子檔案存儲載體，并加強對電子檔案歸檔的安全管理，確保電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)處于完整、安全的管理狀態(tài)。在此過程中，工作人員應針對不同形態(tài)的電子檔案應用相應的信息化加密技術(shù)，比如設(shè)置訪問權(quán)限、應用密匙等方式，使電子檔案在歸檔工作的全過程可以被有效保護，從而為提高電子檔案歸檔與管理成效奠定可靠基礎(chǔ)。

明確電子檔案歸檔流程

第一，明確歸檔范圍。不同企事業(yè)單位對電子檔案的歸檔范圍有不同的標準和依據(jù)，只有明確電子檔案歸檔范圍才能使工作人員有針對性、選擇性和目的性地對電子檔案進行歸檔。在明確歸檔范圍時，不但要考慮本單位對電子檔案的管理要求，而且要利用信息技術(shù)對電子檔案的價值進行科學分析，如檔案利用率、檔案內(nèi)容重要性等，使被歸檔的電子檔案包含全部的、有價值的文件資料。只有這樣才能凸顯出電子檔案歸檔利用信息技術(shù)的作用和必要性，從而更好地進行電子檔案歸檔。

第二，做好電子檔案檢測工作。電子檔案檢測是對其進行歸檔和管理工作的一個不可或缺的環(huán)節(jié)，不僅有利于提高電子檔案歸檔工作的效率，還有利于后期對電子檔案的管理。對電子檔案進行檢測是為了保證其元數(shù)據(jù)、背景信息、存儲載體的有效可靠和完整安全，只有符合這些條件的電子檔案才能進行歸檔，才能體現(xiàn)加強歸檔工作管理的意義?？梢?，電子檔案檢測具有重要作用，因此工作人員應重視此項工作，規(guī)范統(tǒng)一檢測標準，提高電子檔案歸檔質(zhì)量。

第三，制定合理的歸檔接口。電子檔案歸檔需要制定一個合理的歸檔接口，可通過信息技術(shù)與本單位電子檔案歸檔與管理要求對接口進行明確，既要保證歸檔工作能夠順利開展，以便對各類需要被歸檔的電子檔案進行檢測，也要保證電子檔案的安全性。

提高工作人員運用信息技術(shù)的水平

在開展電子檔案歸檔工作的過程中，需要注重提高工作人員運用信息技術(shù)的水平，促使其轉(zhuǎn)變工作思路，適當調(diào)整原有電子檔案歸檔工作的理念和方法，避免電子檔案歸檔工作存在各級人員溝通不順暢、信息交流存在誤差等問題，確保電子檔案被順利歸檔。為此，應加強對工作人員的信息技術(shù)培訓力度，基于電子檔案歸檔工作需求和管理要求，結(jié)合信息技術(shù)對工作人員進行培訓指導，并通過微信群、QQ群、釘釘、騰訊會議等媒體平臺進行溝通交流，方便工作人員之間探討業(yè)務問題，保證電子檔案歸檔培訓活動的連續(xù)性和暢通性。此外，需要通過績效考核的方式對工作人員在實際工作中運用信息化技術(shù)的質(zhì)量和效率進行考評，使電子檔案歸檔工作人員明白運用信息化技術(shù)開展具體工作的重要性和意義，從而更加高效、有序、合理地利用信息化技術(shù)對電子檔案進行檢測、歸檔以及管理，以推動電子檔案歸檔工作朝著信息化、數(shù)字化、智能化方向發(fā)展。需要注意的是，應利用考評結(jié)果激發(fā)和調(diào)動工作人員的積極性，通過大數(shù)據(jù)技術(shù)分析工作人員的整體工作狀態(tài)、工作效率、工作質(zhì)量，再結(jié)合考評結(jié)果對其進行獎懲，使工作人員在學習信息化技術(shù)和運用所學內(nèi)容開展歸檔工作時更加積極、主動，從而為推動電子檔案歸檔實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展提供可靠的人力資源支持。

有效應用信息化加密技術(shù)

在電子檔案歸檔工作中，最關(guān)鍵的一環(huán)就是保證電子檔案的真實性、完整性和安全性，因此在歸檔工作中需要有效應用信息化加密技術(shù)。例如，數(shù)字簽名和時間戳技術(shù)，這兩項技術(shù)可針對電子檔案的來源和內(nèi)容進行保護，是一種保障信息安全較為常用的信息化加密技術(shù)；建立電子檔案元數(shù)據(jù)管理機制，該環(huán)節(jié)是對電子檔案歸檔及管理過程的加密保護，通過固化電子檔案歸檔及管理過程，形成真實完整、可靠連續(xù)的加密保護防線；創(chuàng)建復合式身份標識，此項加密技術(shù)是多種信息化算法和技術(shù)的深度融合，且加入了憑證庫相關(guān)管理標準，可有效保證電子檔案的安全性。此外，可以通過讀取長期保存管理的電子檔案檢驗歸檔工作是否有效，并結(jié)合檢驗結(jié)果對歸檔方法進行調(diào)整，確保電子檔案在完成歸檔后處于長期可讀的狀態(tài)，避免電子檔案被抹除或失效?？赏ㄟ^信息化技術(shù)使電子檔案格式標準化，保護其元數(shù)據(jù)和背景信息的完整性和真實性；或是基于封裝的數(shù)字遷移，此項技術(shù)可使電子檔案穩(wěn)定地應對外界各類因素帶來的影響。因此，在信息化時代背景下，電子檔案歸檔工作應注重有效應用信息化加密技術(shù)，提高歸檔工作人員的安全意識和責任意識，使電子檔案在歸檔環(huán)節(jié)處于完整、安全的管理狀態(tài)，為后續(xù)電子檔案的讀取、傳輸、移交等提供可靠支持。

綜上所述，電子檔案歸檔作為電子檔案管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，對電子檔案的可利用性、真實性、完整性、可靠性有著不容忽視的重要影響，只有扎實做好歸檔工作，才能為后續(xù)的電子檔案讀取、傳輸、移交等環(huán)節(jié)奠定良好基礎(chǔ)。因此，就電子檔案歸檔來說，應從樹立電子檔案歸檔信息化思維、健全電子檔案歸檔管理制度、明確電子檔案歸檔流程、提高工作人員運用信息技術(shù)的水平、有效應用信息化加密技術(shù)等方面著手，為高效、有序地開展電子檔案歸檔工作提供全方位、多角度的支持與保障，從而促使電子檔案歸檔及管理工作高質(zhì)量發(fā)展，并為我國檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展作出貢獻。