檔案信息化管理促進中小企業(yè)發(fā)展

武云 山西省呂梁市交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心

中小企業(yè)事務(wù)中心屬于事業(yè)單位，其工作職責之一，便是為當?shù)刂行∑髽I(yè)提供檔案管理服務(wù)。做好檔案信息管理工作，既是中小企業(yè)事務(wù)中心的分內(nèi)之事，也是促進中小企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵，這對我國整體經(jīng)濟的持續(xù)健康發(fā)展有著重要意義。本次以交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心為例，探究中小企業(yè)事務(wù)中心基于檔案信息化管理促進中小企業(yè)發(fā)展之策，以期為我國中小企業(yè)事務(wù)中心檔案管理工作提供一定參考。

交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心位于山西省呂梁市交城縣，原名為交城縣中小企業(yè)局，其于2019年12月改為交城縣中小企業(yè)服務(wù)中心，后在2021年6月改為交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心，從其改名歷程也可發(fā)現(xiàn)，該單位正逐漸轉(zhuǎn)向服務(wù)型單位，這正是我國“服務(wù)型政府”發(fā)展目標指導(dǎo)下的結(jié)果?，F(xiàn)如今，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心一方面肩負普及并執(zhí)行黨中央、國務(wù)院和省、市、縣有關(guān)中小企業(yè)法律法規(guī)和方針政策的任務(wù)，另一方面也承擔了推動中小企業(yè)改革及構(gòu)建現(xiàn)代企業(yè)制度的重任，且需要參與縣政府主導(dǎo)的企業(yè)改制工作，在收儲、出讓、盤活改制企業(yè)的閑置資產(chǎn)的同時，負責代理職工勞動、人事檔案關(guān)系等工作，并為執(zhí)行縣政府研究制定的改制后職工安置及債權(quán)債務(wù)處置等遺留問題提供服務(wù)。為了提高檔案服務(wù)質(zhì)量，促進當?shù)刂行∑髽I(yè)進一步發(fā)展，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心實施了檔案信息化管理，并取得了極為不錯的成效。

一、中小企業(yè)事務(wù)中心實施檔案信息化管理的重要性

中小企業(yè)事務(wù)中心是為中小企業(yè)提供檔案信息服務(wù)的機構(gòu)，其可以將檔案信息分享到相應(yīng)的中小企業(yè)中，幫助中小企業(yè)進行戰(zhàn)略決策、發(fā)展規(guī)劃等活動，對中小企業(yè)的正常運營有著重要指導(dǎo)作用。當然，中小企業(yè)事務(wù)中心的檔案信息管理工作除了為中小企業(yè)提供信息咨詢、管理咨詢以外，還可基于檔案信息為中小企業(yè)的人員培訓(xùn)、法律維權(quán)等提供參考，因而其對中小企業(yè)的長期穩(wěn)定發(fā)展也起到了奠基之效。進入互聯(lián)網(wǎng)時代以后，信息技術(shù)得到廣泛普及，我國逐漸推行電子政務(wù)，檔案服務(wù)也開始往信息化、標準化和便民化方向發(fā)展[1]，檔案信息化管理勢在必行。

首先，檔案信息化管理有助于提升中小企業(yè)整體工作效率。在信息獲取方面，中小企業(yè)實際上是處于弱勢地位的，難以直接基于全局來把握當?shù)亟?jīng)濟形勢從而制定發(fā)展戰(zhàn)略，因此，中小企業(yè)事務(wù)中心的職責之一，就是通過各種渠道讓中小企業(yè)可以及時獲知重要信息，扭轉(zhuǎn)信息不對稱的局面，提升中小企業(yè)決策質(zhì)量。在以往，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心多通過開會、打電話、傳遞紙質(zhì)文件等方式來為中小企業(yè)提供檔案服務(wù)，其間不僅耗時耗力，且差錯率頗高，極大阻礙了中小企業(yè)的戰(zhàn)略部署效率和規(guī)劃支路。實行檔案信息化管理以后，檔案信息能夠被上傳到網(wǎng)絡(luò)中，而中小企業(yè)則可以利用相關(guān)平臺來實時查詢所需信息，相關(guān)工作效率得到顯著提升，且獲取信息的準確性也大幅增加，極大優(yōu)化了中小企業(yè)的決策質(zhì)量。

其次，檔案信息化管理有助于節(jié)約中小企業(yè)事務(wù)中心的服務(wù)成本。中小企業(yè)事務(wù)中心在負責提供檔案信息的同時，也負責向中小企業(yè)普及當前國家政策和經(jīng)濟形勢，為中小企業(yè)發(fā)展提供指導(dǎo)信息，所以，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心常采取編制手冊、參考書等方式，將政府相關(guān)部門機構(gòu)設(shè)置和聯(lián)系方式、政策法規(guī)、辦事章程以及同中小企業(yè)發(fā)展有關(guān)的文件、圖片、表格等整合起來，便于中小企業(yè)參考。這種方式固然有效，但是費時費力，中小企業(yè)事務(wù)中心需要耗費頗大的時間成本、人力成本以及資金成本來完成編纂工作，然而市場瞬息萬變，經(jīng)濟形勢日新月異，在今天這個快節(jié)奏的時代下，手冊所能提供的有效信息大大減少，很多信息剛到中小企業(yè)手中，便已經(jīng)成為“昨日黃花”。在進行檔案信息化管理以后，中小企業(yè)事務(wù)中心可以在網(wǎng)絡(luò)平臺上實時發(fā)布相關(guān)信息，確保中小企業(yè)所獲知的信息新鮮且有效，提高中心信息服務(wù)質(zhì)量，幫助中小企業(yè)正確、及時地判斷當前經(jīng)濟情況，助推中小企業(yè)穩(wěn)步發(fā)展。

總的來說，檔案信息化管理是檔案事業(yè)發(fā)展的有機構(gòu)成部分，也是社會發(fā)展對檔案管理的必然要求，極大提升了中心檔案管理效率，為中心公共服務(wù)的優(yōu)化起到了奠基作用。

二、中小企業(yè)事務(wù)中心基于檔案信息化管理促進中小企業(yè)發(fā)展的策略

（一）構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理團隊

相關(guān)調(diào)查結(jié)果顯示，現(xiàn)如今，依舊有不少中小企業(yè)對檔案管理工作不夠重視[2]，這有違我國《關(guān)于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》的要求，也對企業(yè)長期、穩(wěn)定的發(fā)展極為不利。作為中小企業(yè)發(fā)展的引導(dǎo)者，中小企業(yè)事務(wù)中心應(yīng)當以身作則，樹立正確的檔案管理觀念，對檔案管理工作引起重視，從而引導(dǎo)中小企業(yè)關(guān)注到檔案管理問題。

實施檔案信息化管理以后，檔案由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件變?yōu)榱她嫶蟮臄?shù)據(jù)，而檔案管理者也有了新的身份，即檔案數(shù)據(jù)庫管理員，這個轉(zhuǎn)變過程說來容易，但實際上非常復(fù)雜——檔案管理者身份的轉(zhuǎn)變意味著檔案管理規(guī)則的更改，也意味著檔案管理流程的重組，檔案管理活動成了數(shù)據(jù)信息管理活動，數(shù)據(jù)的錄入、存儲、檢索等功能，均需要檔案管理人員參與其中，檔案管理工作由此成了一項綜合性的工作，管理人員除了需要掌握專業(yè)的檔案管理知識以外，還必須懂得數(shù)據(jù)庫、數(shù)字化管理等方面的知識[3]。交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心的很多工作人員早已習(xí)慣了“紙質(zhì)”工作，在參與檔案信息化管理工作時，不善于對檔案進行信息化管理，認為以往的“紙質(zhì)辦公”更為有用，僅僅將檔案信息化管理看作是一種備份需求，這種錯誤的觀念阻礙了檔案信息化管理體系的進一步完善，也影響了檔案信息化管理對中小企業(yè)發(fā)展的促進效果。

為了端正工作態(tài)度，樹立正確的檔案信息化管理觀念，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心開辦了數(shù)次培訓(xùn)會和座談會，積極學(xué)習(xí)檔案信息化管理方面的知識，提升自身信息化技術(shù)和管理水平，增強檔案信息化管理效果，取得了不錯的成效。在強化中心內(nèi)部思想建設(shè)的同時，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心也將正確的檔案信息化管理觀念通過培訓(xùn)班、開放式講座等形式傳播到各個中小微企業(yè)中，讓企業(yè)管理者能夠充分認識到檔案信息化管理的重要性，掌握利用中心檔案信息化管理模式以推動企業(yè)自身發(fā)展的策略，助推企業(yè)將學(xué)習(xí)成果轉(zhuǎn)化為發(fā)展動力，取得高質(zhì)量發(fā)展?，F(xiàn)如今，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心已經(jīng)構(gòu)建了較為專業(yè)的檔案信息化管理團隊，在檔案管理服務(wù)上獲得了當?shù)刂行∑髽I(yè)的一致好評。此后，中心將繼續(xù)以專業(yè)檔案信息化管理團隊為核心，開展多項檔案信息化建設(shè)宣傳工作，幫助中小企業(yè)了解目前中心檔案信息化管理的政策和方式，進一步規(guī)范辦事程序，并在2022年底達成檔案信息化理念在中小企業(yè)之間普及的目標。

總的來說，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心從思想層面入手，通過樹立正確檔案信息化管理觀念以推動中小企業(yè)發(fā)展的做法非常值得借鑒。有效的管理工作則需要建立在正確的管理觀念上，只有正確的檔案信息化管理觀念才能夠促使信息化技術(shù)同檔案管理工作有效融合，在提高檔案資源的管理質(zhì)量的同時，優(yōu)化管理結(jié)構(gòu)與流程，豐富檔案資源共享方式，加快檔案資源傳送速度和應(yīng)用效率，更好地發(fā)揮檔案資源對中小企業(yè)發(fā)展的促進作用。

（二）建設(shè)符合自需的檔案信息化平臺和資源網(wǎng)

數(shù)字化大環(huán)境下，檔案資源由傳統(tǒng)紙質(zhì)文件變?yōu)閿?shù)字化資源，檔案管理的核心也就轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化資源管理?；诩訌姅?shù)字化檔案資源管理，從而推動中小企業(yè)發(fā)展的目的，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心從技術(shù)層面入手，構(gòu)建了數(shù)字化檔案管理新模式，通過信息化平臺及檔案資源網(wǎng)，在整體上提高了檔案資源的管理效果。

首先，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心構(gòu)建了較為完善的信息化平臺，從而為數(shù)字化檔案管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)。交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心將信息化平臺同庫房、計算機系統(tǒng)等連接起來，結(jié)合云技術(shù)、云存儲，實現(xiàn)了檔案信息的在線整合、存儲、傳送和統(tǒng)計，形成資料在線儲存、傳送、交換的新型資源服務(wù)模式，極大減少了中小企業(yè)獲取檔案資源所需的時間成本和人力成本，推動了檔案信息資源的進一步有效開發(fā)。在檔案信息化管理平臺中，根據(jù)檔案管理需要，共開設(shè)了多個功能模塊，例如分類編目、檢索利用等，極大地優(yōu)化了管理效率，使得整個檔案資源的管理流程都可以基于平臺完成，檔案資源的接收、整理、登記等工作均井然有序開展，檔案管理工作的規(guī)范性和有序性由此提升。

其次，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心搭建了檔案資源網(wǎng)，對數(shù)字化檔案資源的管理質(zhì)量做了優(yōu)化。為了增強對檔案資源的整體管理能力，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心一方面致力于檔案存量及增量的數(shù)字化，力求將涉及范圍內(nèi)的所有中小企業(yè)的檔案資源全部轉(zhuǎn)化為有效數(shù)字化資源，構(gòu)建分門類、分層級的檔案資源體系，另一方面則基于檔案資源建立業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)，搭建分層級的檔案資源分類體系，最終形成了一套較為成熟的檔案資產(chǎn)管理機制，促使企業(yè)檔案潛在價值得以獲得深度開發(fā)，提升了檔案資源對中小企業(yè)發(fā)展的促進效果。2022年，中心更開始逐步引入智能化技術(shù)，以期可以對中小企業(yè)檔案資源實現(xiàn)智能化分析與管理，進一步挖掘檔案資源作用，提升中心對中小企業(yè)的扶持力度。

從交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心的數(shù)字化檔案資源管理新模式應(yīng)用成效來看，這種檔案管理模式對中小企業(yè)發(fā)展的幫助是極為顯著的，中小企業(yè)管理層均對此模式表示滿意，反饋良好。此后，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心將在繼續(xù)優(yōu)化此管理模式的基礎(chǔ)上，逐步推行交互式檔案信息服務(wù)功能，加強同中小企業(yè)管理層的溝通與交流，在增進服務(wù)質(zhì)量，提高服務(wù)效果的同時，及時獲知中小企業(yè)發(fā)展需求，并給予相關(guān)建議，從而幫助中小企業(yè)獲得持續(xù)發(fā)展。值得一提的是，交互式服務(wù)功能除了可以提供回復(fù)、點贊、評論等交互渠道外，還具備了收藏和編撰材料的功能，這一功能大大方便了中小企業(yè)管理者——當中小企業(yè)管理者發(fā)現(xiàn)所需材料后，可以基于交互式窗口進行在線材料編輯及整合，得出符合自身企業(yè)實際發(fā)展所需的檔案資源，然后直接利用網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案資料進行發(fā)布、轉(zhuǎn)發(fā)、下載、收藏等操作，既省時省力，也豐富了事務(wù)中心的材料資源儲存量，且促使檔案資源價值得到了深度開發(fā)，這對加快中小企業(yè)發(fā)展來說，有著重要意義。

（三）制定檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管制度

企業(yè)檔案資源是重要資產(chǎn)，包含了一個企業(yè)的發(fā)展歷程信息，因而對于企業(yè)決策、未來戰(zhàn)略規(guī)劃等都極為重要，是企業(yè)資產(chǎn)增值的關(guān)鍵影響因素。要想優(yōu)化檔案信息化管理水平，提升檔案資源管理效果，以此助推中小企發(fā)展，就必須重視檔案管理活動中的監(jiān)管制度。交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心在實施檔案信息化管理的過程中，完善了相關(guān)監(jiān)管制度，在數(shù)據(jù)識別、監(jiān)管、增值方面做出了新的嘗試。

首先，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心基于檔案信息化管理平臺，制定了檔案數(shù)據(jù)識別方案，明確了數(shù)據(jù)的類型、涉及業(yè)務(wù)、潛在價值等，從而可以為中小企業(yè)融資、投資、決策等提供更為精準的信息，推動中小企業(yè)發(fā)展。檔案數(shù)據(jù)識別是檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管工作實施的基礎(chǔ)，也是最大化利用檔案資源的重要手段。

其次，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心基于檔案信息化管理平臺，制定了檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管制度，設(shè)置了檔案資產(chǎn)審計框架，以便為中小企業(yè)更好地提供法律援助服務(wù)，推動檔案資源管理規(guī)范化，提升檔案資源的安全性，幫助企業(yè)免受合法權(quán)益被侵害的風險。企業(yè)在日常經(jīng)營的過程中，不可避免地會存在一定經(jīng)營風險，而事務(wù)中心利用檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管制度，便可對企業(yè)的經(jīng)營風險進行分析預(yù)測，一旦發(fā)現(xiàn)較大的經(jīng)營風險隱患，便會立即提醒企業(yè)，讓企業(yè)有足夠的時間和精力為應(yīng)對風險做準備。交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心這一舉措極大增強了企業(yè)應(yīng)對風險的能力，在整體上提升企業(yè)市場綜合競爭力，促使當?shù)睾芏嘀行∑髽I(yè)獲得了可持續(xù)發(fā)展的動力。在中心開始引入智能化技術(shù)以后，檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管效果更佳，此后中心將繼續(xù)致力于智能化技術(shù)同檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管制度的融合，以期加強檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管工作。

總的來說，交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心在制度上對檔案數(shù)據(jù)管理的監(jiān)管工作進行了強化，提高了對中小企業(yè)檔案資源的掌控力，由此可以通過分析檔案資源為中小企業(yè)更為清晰地指明發(fā)展方向，幫助企業(yè)避開一些可以規(guī)避的經(jīng)營風險，增強了企業(yè)正常運營的穩(wěn)定性，為企業(yè)長遠發(fā)展奠定了一定基礎(chǔ)。

三、結(jié)語

從本次以交城縣中小企業(yè)事務(wù)中心基于檔案信息化管理促進中小企業(yè)發(fā)展的策略來看，中小企業(yè)事務(wù)中心在進行檔案信息化管理時，應(yīng)當首先端正管理態(tài)度，樹立正確的檔案信息化管理觀念，構(gòu)建專業(yè)的檔案信息化管理團隊，為檔案信息化管理工作的順利開展奠定基礎(chǔ)；其次，中小企業(yè)事務(wù)中心還要關(guān)注到平臺和資源網(wǎng)的問題，檔案信息化管理工作的核心要素便是技術(shù)，只有建立可操作性強的信息化管理平臺，打造高質(zhì)量的檔案資源網(wǎng)，構(gòu)建符合需求的數(shù)字化檔案管理機制，才可以真正發(fā)揮檔案信息化管理優(yōu)勢，深度開發(fā)企業(yè)檔案潛在價值，促進中小企業(yè)大幅發(fā)展；第三，中小企業(yè)事務(wù)中心必須重視檔案數(shù)據(jù)監(jiān)管制度的制定，當檔案資源數(shù)字化以后，就意味著檔案資源成了一堆龐大的數(shù)據(jù)，如何有效識別有用的數(shù)據(jù)，并將各類數(shù)據(jù)整合起來，以便及時為中小企業(yè)提供參考，這是中小企業(yè)事務(wù)中心必須時刻思考的問題，而行之有效的數(shù)據(jù)監(jiān)管制度可以提升檔案數(shù)據(jù)應(yīng)用價值，推動檔案資源管理規(guī)范化，提升檔案資源的安全性，因此，成為檔案信息化管理活動中必不可少的一項內(nèi)容。