教學秘書崗位服務與管理的現(xiàn)狀及應對策略
——以高校為例

許瀛元

沈陽音樂學院，遼寧 沈陽 110818

隨著高校學生的日益增加和專業(yè)學科的不斷開展，增加了高校教學管理工作的壓力，我國的高校教學目標是為社會的發(fā)展和經(jīng)濟建設的不斷發(fā)展輸送更高素養(yǎng)、高技能水平的復合型人才。為了更高效地對高校的教育教學進行管理，提高高校的教學水平，高校領(lǐng)導班子必須對傳統(tǒng)的高校管理的制度進行創(chuàng)新和改革，尤其是對教育秘書崗位的工作管理內(nèi)容的調(diào)整［1］。

一、高校教學秘書崗位的定位標準

作為高校教育管理體系中的重要組成部分，在全校所有教職工的地位僅次于高校校長的地位，因此可見教學秘書這個崗位在高校教學管理體系中的重要性，教學秘書崗位是輔助高校領(lǐng)導班子對高校的管理工作進行規(guī)劃和統(tǒng)籌安排，細算起來教育秘書的工作既冗長又繁瑣。教學秘書始終在教育教學的最前線，不僅與自身高校的教職員工的教學團體之間溝通交流，同時還要和其他高校之間的教學團體保持教學上的往來。教學秘書的工作內(nèi)容也是非常廣泛的，同時也是非常繁雜的，比如各專業(yè)學科老師的教學檔案的歸檔，學生各學科上課的順序，教師之間或者學生對專業(yè)教師的教學質(zhì)量和效果的評價等都是教學秘書的工作范疇。除此之外教學秘書還是連接學校、教職員工和學生之間的紐帶和橋梁，學校的一些教學方針、觀念、政策、制度等都需要教學秘書對教職員工和學生進行傳達，而教職員工和學生的一些生活、學習的需求也需要通過教學秘書對學校領(lǐng)導班子進行反饋，從而促進高校形成和諧的校園環(huán)境。教學秘書的另一項和學生息息相關(guān)的工作內(nèi)容就是根據(jù)不同專業(yè)學習的特點和側(cè)重點不同合理安排學生的課程表，在學期末的學科成績考核時，安排學生參與考核的學科的順序和時間。這些都僅僅是高校繁雜秘書工作的一小部分的體現(xiàn)。教學秘書是作為高校管理系統(tǒng)中不可或缺的重要組成部分，還要參與到學校管理制度和行為規(guī)范條例的制定中，并在管理制度和條例的實際運用中，能夠?qū)Ω咝＝搪殕T工和學生進行有效的管理，及時地發(fā)現(xiàn)教師教學過程中或者學生生活學習中遇到的問題，并通過上報或者實地解決的方式進行處理［2］。

二、高校教學秘書崗位服務與管理存在的問題

高校秘書的崗位做的都是關(guān)于學校管理方面非常平凡的事情，但高校管理中，一旦缺少了教學秘書的作用，就會導致高校教學管理水平和教學水平直線下降，因此可以看出高校的教學秘書對高校的發(fā)展影響是非常大的。高校教學秘書工作的主要方向就是服務師生、領(lǐng)導和對高校日常的管理監(jiān)督，總結(jié)起來就是高校秘書的工作能力直接影響到高校的管理水平和教學水平。但目前高校的管理中秘書崗位的服務與管理工作模式還存在著一些問題：

（一）高校不夠關(guān)注教學秘書工作

高校教學目標是培養(yǎng)社會所需綜合型人才及其強化教學質(zhì)量的重要前提，同時對學生的學習也十分重要。大部分高校都覺得，提升教學質(zhì)量其實就是提升專業(yè)課老師本身的教學質(zhì)量，而忽視了教學秘書的管理及其服務。教學秘書本身的管理及其服務工作在提升教學質(zhì)量當中發(fā)揮著重大的作用。教學秘書所要負責的事務較為繁雜，同時也是落實教學活動的基礎(chǔ)之一，大多數(shù)高校并沒有對教學秘書這個工作予以過高的關(guān)注，從而造成教學秘書沒有太多的機會跟學校匯報本崗位在職務及其服務管理當中所存有的問題，學校領(lǐng)導缺少對于教學秘書這個工作的認知，同時把教學秘書這個工作看作是理所當然［3］。

（二）高校教學秘書的服務質(zhì)量有待加強

為高校學生的日常學習生活、教師的教學活動服務是高校教學秘書工作的主要內(nèi)容，協(xié)調(diào)好這兩方面的關(guān)系才能保證高校順利進行的教育教學的有序性。然而在高校范圍內(nèi)對教學秘書的工作重視程度不夠，學校并未賦予教學秘書更多的權(quán)限，因此導致教學秘書在對學生和教職員工的學習、教學方面所展現(xiàn)的服務內(nèi)容和深度有限，無法全方位地滿足學生教職員工的需求，從而沒有較高效率的服務水平。因此高校領(lǐng)導班子要增強學校管理層對教學秘書崗位工作性能的關(guān)注意識，同時在學校范圍內(nèi)擴大教學秘書的影響力，促使學生和教職員工對教學秘書工作的支持和配合。對從事教學秘書工作的相關(guān)人員加強職業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)的培養(yǎng)，并根據(jù)教學秘書的特殊性，擴大教學秘書的工作深度，有助于提高教學秘書為學生和教職員工服務的質(zhì)量。

（三）高校教學秘書對高校日常管理意識不強

隨著高校教育事業(yè)的不斷發(fā)展，大部分高校對教學秘書工作的重視也越來越高，為了彰顯教學秘書的地位和重要性，高校不惜下重金聘請碩士、博士，甚至是更高學歷的人來擔任教育秘書一職，雖然他們在自身所學的專業(yè)領(lǐng)域的建樹很大，但在對剛剛接觸的高校教學秘書崗位的工作中，沒有對高校日常管理工作的管理意識和協(xié)調(diào)教育體系之間的協(xié)作意識，尤其是對高校教學管理，沒有豐富的管理經(jīng)驗和較高水平的管理能力，只能處在被動的姿態(tài)下。也由于這些高學歷的教學秘書沒有意識到教學秘書在高校管理中的重要性，對自己教學秘書職位的工作內(nèi)容和工作性質(zhì)沒有深刻的認識和了解，對專項管理能力和管理經(jīng)驗及管理知識的極度缺乏，導致教學秘書無法在高校的管理中發(fā)揮作用，從而降低教學秘書管理工作的有效性［4］。

（四）教學秘書考核制度不夠明確

教學秘書在服務管理當中，其工作的性質(zhì)在某種程度上造成考核制度難以做好量化分析，不管教學秘書這個工作是否取得好的成果，都無法及時予合理的評價，教學秘書這個工作的質(zhì)量同其薪酬待遇并無太大的關(guān)系，僅是將工作是不是存在失職當作是考核的重要指標，并未創(chuàng)建規(guī)范的制度來評價教學秘書這個工作的質(zhì)量，部分教學秘書就是在工作當中表現(xiàn)得十分優(yōu)秀，但是并不可以獲得獎勵，這就會造成教學秘書對工作的熱情難以得到激發(fā)，時間一長，更多的教學秘書在工作的時候通常就是草草了事，以至于可能會產(chǎn)生一定的職業(yè)疲憊感，進而影響到工作的效率。

三、高校教學秘書崗位服務與管理模式的策略

高校教學秘書與高校的教學和管理有著極為緊密的關(guān)系，教學秘書的工作能力和管理質(zhì)量的高低與高校的教學和管理水平成正比。因此要想提高高校秘書崗位的工作質(zhì)量和工作效率，就必須針對教學秘書崗位職責的特殊性進行改進。

（一）加強對教學秘書隊伍的建設

高校的教學秘書是高效管理體系中的重要一員，是學校管理工作最直接的執(zhí)行者，同時也是高校管理中的服務者和學生、教職員工需求的反饋者，因此教學秘書的隊伍建設直接反映了高校管理的整體管理水平，高校要想提高學校各方面的管理質(zhì)量水平，就必須要建造一支高素養(yǎng)、高科技、服務和管理意識都非常強的擁有現(xiàn)代化信息技術(shù)的教學秘書團隊，從而能夠提高高校教育教學和其他方面的管理水平。首先作為學校的領(lǐng)導和決策者，要提高自身的教學秘書隊伍建設的意識，并加大對教學秘書隊伍建設的支持，對即將成為教學秘書的人員進行嚴格高要求的選拔和招聘工作，同時也要加強學校內(nèi)部相關(guān)教學秘書崗位人員進行專業(yè)的職能和工作內(nèi)容進行培訓，提高學校內(nèi)部工作人員的職業(yè)技能和管理水平。要建立完善的教學秘書的管理制度，明確高校教學秘書的管理工作的內(nèi)容和管理職責，能夠在日常高校的各方面管理工作中發(fā)揮教學秘書的最大優(yōu)勢，提高高校管理的質(zhì)量水平，同時將對教學秘書的績效考核與資金制度進行有機結(jié)合，對表現(xiàn)突出的教學秘書要提供豐富的物質(zhì)獎勵，有利于激發(fā)教學秘書崗位工作人員的工作熱情，能夠在學校的管理工作中做出自己最大的努力，能夠最大限度地發(fā)揮作為教學秘書的優(yōu)勢［5］。加強高校中多個專業(yè)院系與高校的教務管理處的信息交流，專業(yè)院系與各專業(yè)教師之間的信息交流，學生與所選專業(yè)的教師之間的交流和溝通，打造溫馨和諧的校園學習環(huán)境，在為教職員工和學生提供高質(zhì)量的服務效率的同時，也能夠保證學校各方面的管理工作的順利進行。高校教學秘書是教師教學活動和學生的學習活動和學生之間的交流進行監(jiān)督和管理，及時地發(fā)現(xiàn)問題并進行上報和及時的解決，利用現(xiàn)代化的網(wǎng)絡信息技術(shù)為教師和學生建立多樣性的信息交流平臺，根據(jù)學生的意愿和高校教學內(nèi)容進度的實際情況，對教學計劃進行科學規(guī)劃和合理安排，能夠為各專業(yè)院系和教師提供更多的專業(yè)的教學研究參考，從而有利于提高學校的教學水平。

（二）提高教學秘書的服務意識和管理意識

高校教學秘書對外是高校管理水平的體現(xiàn)，對內(nèi)是輔助學校教學管理的基石，基于教學秘書的重要性，學校要加強教學秘書隊伍的建設工作，同時也要提高教學秘書的服務和管理意識，有利于教學秘書在日常高校的管理過程中能夠為廣大師生提供更高質(zhì)量的服務，推動學校全方位地開展管理工作。在日常管理工作中，教學秘書要創(chuàng)新管理工作的理念，根據(jù)學校的教學實際的要求和廣大師生不斷增加的現(xiàn)代化教育模式的新需要，運用科學的現(xiàn)代化管理技術(shù)對學校實行全方位的信息化管理模式。隨著網(wǎng)絡化信息技術(shù)的不斷發(fā)展，高校教學秘書可以運用好現(xiàn)代化的信息技術(shù)建立網(wǎng)上辦公管理系統(tǒng)，并設置相應的管理板塊便于管理，比如針對高校教學活動的教學版塊，校外交流的活動策劃管理版塊，以及其他關(guān)于高效管理的板塊等，并利用現(xiàn)代化互聯(lián)網(wǎng)的信息技術(shù)建立互動交流平臺，拓展廣大師生交流的形式，還可以促進各個高校之間的專業(yè)學術(shù)線上交流會等。高校教學秘書在對高校管理工作中融入現(xiàn)代化的科學技術(shù)手段，使高校管理的速度和效率都得到了有效的提高，也使高校管理工作向現(xiàn)代化技術(shù)邁進。

（三）完善教學秘書工作對應的機制與設施

首先，高校需要給高校秘書這個工作創(chuàng)建對應的鼓勵及其競爭體制。高校如果想要提升秘書的工作熱情就需要創(chuàng)建對應的獎懲機制，對于工作積極、業(yè)務能力強及其業(yè)績突出的從事者需要予以獎勵，同時在職位升遷當中優(yōu)先考慮這部分職工。針對在工作當中推諉責任，且并未負到對應責任、管理水平提升較慢，甚至是沒有提高的從事者需要進行一定程度的懲罰，進而激發(fā)出職工的工作熱情。

其次，高校應該對教書秘書這個工作設施做進一步的優(yōu)化與更新，進而給教學秘書提升服務品質(zhì)予以有效的硬件支持。一方面，對于部分管理設施較為滯后的情況，高校需要帶領(lǐng)專業(yè)人員來對管理軟件及其計算機展開升級與更新，進而確保管理設備能夠更為科學，且更加予以操作，保障高校秘書能夠更為方便地借助校內(nèi)或者是校外的資源。另一方面，高校應提升服務的統(tǒng)計途徑，并對這個途徑加以優(yōu)化，設計對應的服務評分系統(tǒng)，使得有關(guān)的監(jiān)督機構(gòu)能夠快速了解教學秘書的服務質(zhì)量［6］。

（四）建立良性競爭制度，對高校教學秘書進行定期的專業(yè)培訓和互相交流

高校教學秘書的專業(yè)能力和工作效率直接關(guān)系著高校整體管理質(zhì)量水平，因此高校致力于打造精兵強將的教學秘書隊伍。為了更有效地促進高校教學秘書的專業(yè)能力和管理水平，高校管理層要建立完善的教學秘書管理制度，對于教學秘書工作效率不高的因素進行分析，在教學秘書隊伍內(nèi)部建立良性的競爭制度，通過鼓勵和獎勵的方式，提高教學秘書的工作熱情，激發(fā)教學秘書對高校管理工作的責任心。對于管理成效斐然的、管理效率高的、服務性好的教學秘書中的優(yōu)秀工作者，要給予及時的獎勵和鼓勵。使教學秘書崗位的工作人員可以在良性競爭的環(huán)境下，努力提高自身的工作效率。高校還有對教學秘書崗位的工作人員進行定期的培訓，開展多個高校聯(lián)合的高校秘書交流會，就相關(guān)的管理經(jīng)驗和管理方法進行探討和交流，有助于提高高校秘書在今后的高校管理工作中的工作效率。同時教學秘書還要通過網(wǎng)絡平臺等先進的信息技術(shù)拓展自身的高效管理的知識和技能，提高自身的職業(yè)素養(yǎng)，學習各種先進的管理經(jīng)驗和方法，從而更好地推動高效管理水平的提升。

四、結(jié)束語

在高校的管理工作中教學秘書發(fā)揮著很大的管理和服務作用。本文闡述了教學秘書崗位的服務性和管理性存在的問題，以此為出發(fā)點結(jié)合高校管理的實際需求，不斷地提升教學秘書的管理能力和各方面的管理水平，以期能夠更好地為高校師生服務，從而提高高校管理的整體管理質(zhì)量。