信息技術(shù)支持下檔案管理工作優(yōu)化措施

摘要：如今，社會(huì)發(fā)展也在不斷地朝著信息化和現(xiàn)代化的方向靠攏，隨著信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，各個(gè)行業(yè)在發(fā)展中都迎來了新的挑戰(zhàn)和機(jī)遇。檔案管理是黨建辦工作中不可缺少的重要內(nèi)容，做好檔案管理工作對于黨建辦相關(guān)工作的開展有重要意義。但目前檔案管理中仍舊有很多問題，而且傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)明顯滯后于社會(huì)發(fā)展，加強(qiáng)信息技術(shù)在檔案管理工作中的運(yùn)用，已經(jīng)成為必然趨勢。本文圍繞信息技術(shù)支持下檔案管理工作的優(yōu)化展開分析，并提出優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：信息技術(shù)；檔案管理工作；優(yōu)化措施

一、引言

如今在信息化的發(fā)展背景下，科技的升級頻率也在不斷加快，與此同時(shí)，信息技術(shù)的價(jià)值也在顯著提高。在黨建辦檔案管理工作中，信息技術(shù)發(fā)揮的關(guān)鍵性的作用，信息技術(shù)的有效運(yùn)用，為檔案管理工作效率的提升提供了新的技術(shù)手段。將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，不僅可以實(shí)現(xiàn)檔案管理方式的創(chuàng)新，同時(shí)還能全面實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的改進(jìn)和優(yōu)化，在提高檔案管理水平的基礎(chǔ)上，促進(jìn)了檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

二、檔案管理的工作內(nèi)容

（一）檔案收集

檔案收集是最重要的工作環(huán)節(jié)之一，是檔案管理工作開展的前提。在科技的發(fā)展背景下，檔案文件也呈現(xiàn)出多元化的發(fā)展趨勢，尤其在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)背景下，檔案文件多以圖片、聲音等形式進(jìn)行保存，可見只有做好檔案的收集工作，才能保證檔案歸檔的完整性[1]。

（二）檔案整理

檔案管理工作指的是根據(jù)相關(guān)的規(guī)律，將碎片文件進(jìn)行系統(tǒng)化的整理。在這個(gè)過程中，將文件由分散狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橄到y(tǒng)狀態(tài)，并根據(jù)一定的有序方式進(jìn)行管理，然后借助計(jì)算機(jī)以及其他軟件對檔案進(jìn)行分類和編目。

（三）檔案鑒定

檔案鑒定一般指的是對檔案的價(jià)值進(jìn)行鑒別，以便明確檔案的保管期限，是決定檔案是否有保存價(jià)值或者是否需要進(jìn)行銷毀的重要環(huán)節(jié)。做好檔案鑒定，能夠?qū)崿F(xiàn)龐雜狀態(tài)到優(yōu)質(zhì)狀態(tài)的轉(zhuǎn)化，以便保證檔案存儲(chǔ)的優(yōu)質(zhì)化。

（四）檔案保管

所謂檔案保管具體來說，指的是保護(hù)相關(guān)文件的安全性，并采取有效措施延長檔案文件的壽命。檔案管理的重點(diǎn)就是保護(hù)檔案資源的安全性和完整性，只有做好檔案的有序存放以及提高傳輸效率，才能保證檔案資源的利用率。而在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的支持下，檔案工作人員能夠直接進(jìn)行信息的收集和驗(yàn)證，并將重要文件，借助互聯(lián)網(wǎng)輸送到檔案室進(jìn)行存儲(chǔ)和管理。

三、傳統(tǒng)檔案管理的缺陷

現(xiàn)如今檔案管理引起了各部門的高度重視，但傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)難以滿足工作需要，甚至逐漸開始顯現(xiàn)出很多的弊端，所以有必要分析傳統(tǒng)檔案管理存在的缺陷，并針對性地加強(qiáng)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，從而提高檔案管理工作效率。

（一）數(shù)據(jù)收集速率低

在檔案管理工作中，收集檔案相關(guān)的數(shù)據(jù)資料是檔案管理的前提。但傳統(tǒng)的檔案管理保存方式以紙質(zhì)文件為主，而且在收集期間需要查封檔案袋，并根據(jù)相關(guān)規(guī)定進(jìn)行數(shù)據(jù)收集，整個(gè)過程需要消耗很多的人力和物力資源；而且工作環(huán)節(jié)比較復(fù)雜，浪費(fèi)了很多的工作時(shí)間。如今社會(huì)在向前發(fā)展，數(shù)據(jù)信息量也越來越大，傳統(tǒng)的信息收集方式，難免會(huì)影響整體檔案管理工作的效率，甚至還會(huì)給檔案管理增加相應(yīng)的成本。

（二）信息保存不夠穩(wěn)定

傳統(tǒng)的檔案管理在信息數(shù)據(jù)的保存方面有著顯著的缺陷，一般情況下，檔案管理部門為了加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)和存儲(chǔ)，大多會(huì)設(shè)置獨(dú)立的檔案室，但是由于檔案室空間比較狹小，存放大量的文件會(huì)導(dǎo)致文件存在安全隱患，很容易引起火災(zāi)等嚴(yán)重情況，也就難以加強(qiáng)檔案資源的保護(hù)和利用。如果保存的檔案存在丟失或損壞等情況，這時(shí)候就需要管理人員進(jìn)行數(shù)據(jù)的重新收集和整理，這樣一來就會(huì)浪費(fèi)較大的人力資源[2]。

（三）信息查詢十分煩瑣

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息的收集、整理和歸類，難免會(huì)存在很多問題，比如說以檔案收集為例，盡管在收集過程中進(jìn)行了數(shù)據(jù)的分類，但是由于數(shù)據(jù)量比較大，要想進(jìn)行細(xì)致的檔案數(shù)據(jù)查詢，就需要經(jīng)過煩瑣的尋找，這樣就會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間，而且工作效率也會(huì)大大降低，這在很大程度上影響的檔案資源的利用率。

四、檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù)的優(yōu)勢

（一）有利于節(jié)約資源

眾所周知，傳統(tǒng)的檔案管理大多使用紙質(zhì)文件，而且各個(gè)單位都需要配備相關(guān)數(shù)量的打印機(jī)、紙張以及牛皮袋，會(huì)消耗很多的資源。而且紙質(zhì)檔案資源，也會(huì)占據(jù)很大的空間，這種很大程度上來看也是一種資源浪費(fèi)，再加上紙質(zhì)檔案管理，需要多個(gè)管理人員共同加強(qiáng)管理，也會(huì)消耗很多人力資源，難免會(huì)造成不同程度的資源浪費(fèi)情況。而將信息技術(shù)應(yīng)用在檔案管理工作中，檔案管理人員可以借助計(jì)算機(jī)加強(qiáng)數(shù)據(jù)的分析、統(tǒng)計(jì)和查找，能夠突破時(shí)空限制，節(jié)省工作時(shí)間；同時(shí)在信息技術(shù)的支持下，檔案管理的搜索程序也會(huì)更加的簡潔，大大地減少了紙質(zhì)檔案的困擾。在應(yīng)用信息技術(shù)后，檔案管理的數(shù)據(jù)資料也不會(huì)在占用過多的空間，不僅能夠減少資源浪費(fèi)情況，同時(shí)信息查詢也更加的便捷，在較大程度上促進(jìn)了檔案管理工作水平和效率的提升。

（二）有利于提高工作效率

在檔案管理工作中，加強(qiáng)信息技術(shù)的運(yùn)用，可以實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，這樣一來檔案管理人員就可以獨(dú)立加強(qiáng)檔案管理和調(diào)控，只需要在程序設(shè)置的支持下，加強(qiáng)電子檔案的自動(dòng)分類歸納，為檔案管理提供了更多的便捷，同時(shí)檔案資源的搜索也更加方便，在信息技術(shù)的支持下，可以更加精準(zhǔn)地找到所需的檔案信息。除此之外，信息技術(shù)的應(yīng)用，還能為檔案資源的共享提供重要支持，可以讓檔案獲取更加的方便，而且還能節(jié)約時(shí)間，能夠?yàn)閺V大人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，也能促進(jìn)檔案管理工作效率的提升[3]。

（三）有利于提高檔案的安全性

一般來說，傳統(tǒng)的檔案管理工作中，必須要做好檔案室環(huán)境的管理，也就是說要保證環(huán)境干燥低溫，同時(shí)還需要做好防蟲工作，以便保證紙質(zhì)檔案的安全性。但是部分單位在搬遷期間，可能會(huì)導(dǎo)致檔案信息泄露或丟失，這樣不僅影響了檔案信息的安全性，而且還會(huì)引起經(jīng)濟(jì)損失。而將信息技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中，能夠?yàn)闄n案信息的安全性提供重要保證，在信息技術(shù)的支持下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案可以以電子檔案的形式進(jìn)行保存，同時(shí)也能夠?qū)崿F(xiàn)云儲(chǔ)存或者云備份，這樣一來就可以提高檔案信息的安全性。也就是說在信息技術(shù)的支持下，只需要具備網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，就可以獲取和應(yīng)用相關(guān)的檔案資源，能夠避免出現(xiàn)丟失或者損壞等情況，大大提高了檔案信息的安全性，同時(shí)也促進(jìn)檔案管理效率的提升。

五、檔案管理工作應(yīng)用信息技術(shù)的現(xiàn)狀

（一）缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)

從黨建辦檔案信息化管理的現(xiàn)狀來看，缺乏統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)是常見的問題。在具體的檔案工作中，各機(jī)關(guān)單位則需要結(jié)合實(shí)際工作需要來開展信息化的檔案管理，但是由于不具備統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致檔案資源難以實(shí)現(xiàn)共享，也影響了檔案管理的區(qū)域性發(fā)展，檔案管理的效率和質(zhì)量也受到了嚴(yán)重影響。

（二）檔案管理的安全性有待提高

檔案管理工作的信息化發(fā)展是時(shí)代發(fā)展的大勢所趨，將信息技術(shù)運(yùn)用在檔案管理工作中，確實(shí)可以提高工作效率和質(zhì)量，但是與此同時(shí)信息技術(shù)在應(yīng)用中也給檔案資源的安全性和完整性帶來了較大的威脅，一旦受到黑客或者病毒的侵害，就難以保證檔案信息的安全性，甚至容易導(dǎo)致檔案信息被篡改、盜用，嚴(yán)重時(shí)容易引起較大的經(jīng)濟(jì)損失。此外，在檔案管理系統(tǒng)中也有很多的漏洞，比如說相關(guān)組件間的配合度不足，其中的某些部件需要獨(dú)立運(yùn)行，這樣一來各個(gè)環(huán)節(jié)在連接過程中就容易出現(xiàn)斷層的問題，這在很大程度上會(huì)影響檔案信息管理的規(guī)范性。

（三）檔案人員的信息化素養(yǎng)不足

如今越來越多的單位紛紛意識到檔案管理信息化的重要性，同時(shí)紛紛嘗試應(yīng)用信息技術(shù)來開展檔案管理工作，且經(jīng)過大量的實(shí)踐證實(shí)，信息技術(shù)的運(yùn)用大大提高了檔案管理工作的效率。但是在推進(jìn)檔案信息化管理的過程中，也存在很多的問題，其中主要的問題就是檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)不足，部分的檔案管理人員并不專業(yè)，缺乏專業(yè)的檔案管理理論知識和技能，尤其是很多年齡較大的管理人員，這些上了年紀(jì)的管理人員不僅工作思想比較陳舊，而且也沒有掌握電腦操作的方法和技巧，信息化水平不足，給信息技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用也帶來了很大的阻礙。

六、信息技術(shù)支持下檔案管理工作的優(yōu)化措施

（一）制定和落實(shí)檔案管理制度

信息技術(shù)的運(yùn)用，是優(yōu)化檔案管理工作以及提高工作效率的重要路徑，為提高信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果，最關(guān)鍵的就是要制定并落實(shí)檔案管理制度。對此單位內(nèi)部應(yīng)該根據(jù)《檔案法》中的規(guī)定，制定完善的檔案管理制度，并結(jié)合黨建辦工作的發(fā)展需要，對檔案管理制度進(jìn)行完善，并全面加強(qiáng)檔案人員的培訓(xùn)力度，引導(dǎo)檔案管理人員樹立正確的價(jià)值觀念。同時(shí)，在落實(shí)檔案管理工作制度的過程中，也應(yīng)該發(fā)揮出信息技術(shù)優(yōu)勢，利用信息技術(shù)加強(qiáng)檔案人員的管理，提高檔案人員工作行為的規(guī)范性，以促進(jìn)檔案管理工作的科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展。制定并落實(shí)完善的檔案管理制度，可以提升檔案管理工作的層次，而信息技術(shù)的運(yùn)用還能及時(shí)發(fā)現(xiàn)檔案管理工作中的問題，并提出有效的解決措施，以便保證檔案管理工作的順利進(jìn)行。此外，檔案管理監(jiān)督工作也是十分重要的，因此應(yīng)該建立完善的工作考核制度，并將考核工作與檔案工作人員的薪酬進(jìn)行聯(lián)系，利用這樣的方式提高工作人員的積極性，不斷地提高工作人員的責(zé)任感，進(jìn)而提高檔案管理信息化的效果和水平[4]。

（二）加強(qiáng)檔案資源的云存儲(chǔ)和云備份

信息技術(shù)在檔案管理中的運(yùn)用，最重要的環(huán)節(jié)就是實(shí)現(xiàn)紙質(zhì)檔案到電子檔案的轉(zhuǎn)變，而檔案管理人員可以根據(jù)人工輸入或機(jī)器掃描將紙質(zhì)檔案變成電子檔案，同時(shí)將這些文檔收錄在計(jì)算機(jī)中，并進(jìn)行云存儲(chǔ)和云備份，以便保證檔案信息的完整性。使用電子檔案管理不僅可以避免以往占用空間以及存儲(chǔ)難度大的問題，而且還能夠提高檔案管理工作的時(shí)效性。如今正是大數(shù)據(jù)廣泛應(yīng)用的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用范圍越來越廣泛，所以檔案管理工作人員必須要根據(jù)時(shí)代發(fā)展趨勢，加強(qiáng)信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)等手段的運(yùn)用，以提高檔案管理的信息化以及數(shù)字化水平。通過信息技術(shù)的應(yīng)用，檔案信息可以轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案，同時(shí)還能在云端進(jìn)行儲(chǔ)存和備份，進(jìn)而在保證檔案數(shù)據(jù)安全的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作的穩(wěn)定發(fā)展。

（三）建立專業(yè)化的檔案信息網(wǎng)

利用信息技術(shù)開展檔案管理工作，是提高檔案管理工作效率的重要要求，但實(shí)際上很多檔案管理人員缺乏對信息技術(shù)應(yīng)用的深入認(rèn)知，甚至在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中也存在不少問題。為了能夠解決這一問題，檔案管理工作人員需要強(qiáng)化計(jì)算機(jī)程序以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有效運(yùn)用，要深刻地認(rèn)識到信息技術(shù)應(yīng)用的必要性，并在此基礎(chǔ)上構(gòu)建專業(yè)的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，構(gòu)建完善的溝通機(jī)制，進(jìn)而為不斷地拓展檔案管理的信息通道，來全面加強(qiáng)檔案管理流程的優(yōu)化和完善，保證檔案信息傳遞的有效性，從而實(shí)現(xiàn)工作效果的提升。

此外，在檔案管理工作中，也可以發(fā)揮出信息技術(shù)的預(yù)測作用，對檔案信息進(jìn)行預(yù)測，以提高工作效率。檔案信息的預(yù)測方法有很多種，但各個(gè)預(yù)測方法也有不同的優(yōu)勢和缺陷，所以應(yīng)該選擇最適宜的預(yù)測法，保證預(yù)測的準(zhǔn)確度，從而為檔案管理提供更多便利[5]。

（四）打造智能化檔案管理平臺(tái)

為迎合時(shí)代發(fā)展需要，途徑檔案管理的信息化和智能化發(fā)展，還需構(gòu)建智能化的檔案管理平臺(tái)。智能化檔案管理平臺(tái)主要就是借助信息技術(shù)以及大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，圍繞檔案信息的生成、存儲(chǔ)、傳輸和應(yīng)用制定更加智能化的管理平臺(tái)。首先，發(fā)揮出大數(shù)據(jù)技術(shù)的優(yōu)勢，對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行嚴(yán)格篩選，并對其中的異構(gòu)數(shù)據(jù)進(jìn)行有效修改，以便形成統(tǒng)一的數(shù)據(jù)表達(dá)方式；其次，結(jié)合大量的數(shù)據(jù)信息資源構(gòu)建大數(shù)據(jù)資源存儲(chǔ)庫，加強(qiáng)云技術(shù)的應(yīng)用，為檔案信息的共享提供新的支持；再次，檔案信息的生產(chǎn)和采集，需要做好檔案錄入、個(gè)人自主信息填報(bào)以及數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)自動(dòng)更新等工作；最后，建立完善的檔案信息共享平臺(tái)，打破時(shí)空界限，以便提高檔案信息共享和利用的效率。

（五）加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

為發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理工作中的優(yōu)勢，還需做好檔案管理隊(duì)伍的培訓(xùn)和教育工作。在加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)期間，需要增加一定的投入，選擇和聘用專業(yè)的檔案管理人員，成立一支高素質(zhì)的專業(yè)檔案管理團(tuán)隊(duì)，保證管理隊(duì)伍中的人員，具備專業(yè)的業(yè)務(wù)能力和綜合素質(zhì)，最重要的是要保證管理人員熟練掌握信息技術(shù)的應(yīng)用，以便保證信息技術(shù)的有效應(yīng)用，從而提高檔案管理效率。除此之外，還應(yīng)該加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍的定期培訓(xùn)工作，以信息技術(shù)的運(yùn)用為主要培訓(xùn)內(nèi)容，提高檔案工作人員的信息技術(shù)應(yīng)用能力，以便靈活的運(yùn)用信息技術(shù)開展檔案管理工作，從而改善工作效率。只有提高檔案管理人員的信息化運(yùn)用水平，才能充分地發(fā)揮出信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用優(yōu)勢，以便真正地發(fā)揮出檔案資源的實(shí)際價(jià)值[6]。

七、結(jié)束語

總而言之，縱觀社會(huì)發(fā)展形勢，檔案管理工作的發(fā)展趨勢必然是信息化和智能化。傳統(tǒng)的檔案管理模式儼然落后，對此就必須要加強(qiáng)信息技術(shù)的有效運(yùn)用，來不斷地提升檔案管理的信息化以及智能化水平，這樣才能真正地為實(shí)際工作提供便利，才能全面提升檔案管理工作效率，以便為人民群眾提供優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，促進(jìn)檔案管理工作的長足發(fā)展。

作者單位：武凡芝? ? 鄒城市為民服務(wù)中心

參? 考? 文? 獻(xiàn)

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[2]楊麗麗.事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化與科學(xué)化發(fā)展思考[J].黑龍江檔案，2021（6）：268-269.

[3]李焱.探析事業(yè)單位文書檔案管理的方法、路徑與保障[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（36）：21-22.

[4]杜夢唯. 企業(yè)檔案管理“三化”合一的困境與路徑[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2021（36）：45-46.

[5]林劍.信息技術(shù)在自然資源檔案管理中的應(yīng)用[J].城建檔案，2021（12）：17-18.

[6]謝杏.大數(shù)據(jù)時(shí)代房產(chǎn)測繪檔案管理的信息化建設(shè)與應(yīng)用[J].城建檔案，2021（12）：13-14.