當(dāng)前社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理創(chuàng)新問題研究

姜永光

（山東省昌邑市社會保險事業(yè)中心，山東 昌邑 261300）

隨著社會保險制度的穩(wěn)步發(fā)展，社會保險檔案的數(shù)量也在增加，在實際工作中，國內(nèi)一些地區(qū)存在著觀念和實踐上的問題，需要認(rèn)真分析和研究檔案管理中出現(xiàn)問題的原因，才能有效地解決各種問題，為了規(guī)范社會保險關(guān)系，保障人民群眾的基本權(quán)益，還必須重視社會保險檔案的管理，為社會保險的成功進(jìn)展奠定穩(wěn)固的基礎(chǔ)。因此，本文分析了當(dāng)前社會保險檔案管理的現(xiàn)狀和原因，提出了推進(jìn)社會保險檔案管理工作的措施。

一、社會保險檔案工作特點

《中華人民共和國社會保險法》載有關(guān)于社會保險關(guān)系的規(guī)定，保護(hù)公民的基本權(quán)利和利益使公民能夠享受社會發(fā)展的成果，我國立法以人民生活為導(dǎo)向，維護(hù)群眾合法權(quán)益是黨和國家工作的重要內(nèi)容，社會保險檔案管理作為社會保險的基礎(chǔ)性工作，也與社會穩(wěn)定服務(wù)工作有關(guān)，社會保險檔案可分為紙質(zhì)檔案、圖形資料、聲音檔案等多種，黨的十八大后，我國對社會保險制度要求更加嚴(yán)格，近年來取得了相當(dāng)大的成效，但為了要促進(jìn)社會保險事業(yè)的健康發(fā)展，還必須注意社會保險檔案管理的完整性和安全性，以及社會保險檔案的保障和維護(hù)，全面提高社會保險管理水平。

（一）范圍廣

社會保險是社會保障的基本形式，社會保險活動的開展是為了滿足群眾的需要，隨著國家綜合實力的提升，人民生活水平也不斷提高，我國社會保險覆蓋面更廣，相關(guān)研究顯示，到2020 年12 月底，養(yǎng)老、失業(yè)、工傷保險參保人數(shù)分別為10.3 億、2.5 億、2.65億人，這個數(shù)字也在不斷上升。

（二）動態(tài)性

在社會保險檔案管理過程中，大部分檔案都是靜態(tài)的，檔案的內(nèi)容開放后不改變，但社會保險檔案比較獨特，隨著參保人工作生活的變化而發(fā)生變化。例如，醫(yī)療保險參保人在獲得醫(yī)療救助后的保險費變化，應(yīng)反映在社會保險檔案中，隨著每年參保人數(shù)的變化，社保檔案不斷積累和調(diào)整，也體現(xiàn)了社會保險檔案的活力。

二、社會保險檔案管理現(xiàn)狀

（一）基層工作環(huán)境

檔案管理問題產(chǎn)生于認(rèn)為基層檔案管理由于干部管理不力、人員素質(zhì)不高、經(jīng)費問題等原因執(zhí)行不力，我國地方一級的某些社會保險部門沒有建立檔案，部分社會保險部門也有檔案，然而它們的質(zhì)量很低。

（二）干部管理思想問題

一些群體對社會保險檔案管理認(rèn)識不清，沒有形成保存社會保險檔案的意識；或者與退休人員檔案聯(lián)系混淆在一起，沒有認(rèn)識到他們的特殊性。在實際工作中，一些地區(qū)受到檔案管理思想的影響，以期從自然人那里收集社會保險數(shù)據(jù)。例如，與工傷定義有關(guān)的檔案合并了與工傷申報有關(guān)的數(shù)據(jù)，以及工傷資料、文件送達(dá)等。業(yè)務(wù)部門沒有對檔案管理給予應(yīng)有的重視，有的單位對檔案管理不太重視，基層社會保險經(jīng)辦機構(gòu)或以缺編為借口，或以各業(yè)務(wù)處與檔案事務(wù)處的工作無關(guān)為借口，亦不進(jìn)行社保檔案資料的處理和收集、存檔等事宜。

（三）多重控制，管理不當(dāng)

十八大以來，社會保險檔案管理取得了一定成效，但在政策實施過程中遇到了困難，而且現(xiàn)階段社會保險檔案管理還面臨著一些問題，其中最典型的是多邊管理，管理方法不一致，檔案管理缺乏規(guī)范性，這就產(chǎn)生了檔案管理制度不健全和管理職能重疊的問題，如果大量查閱檔案，不同部門的管理需要、工作效率也大大降低，再加上不同行業(yè)的要求不一，沒有完善的信息檢索和資源共享系統(tǒng)，使社會保險檔案管理制度難以運行。

（四）社會保險檔案管理標(biāo)準(zhǔn)問題

目前，社會保險檔案管理是按照傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件管理方式進(jìn)行的，這些檔案保存時間長，可能會損壞，影響檔案內(nèi)容的查看，一旦檔案發(fā)生火災(zāi)，所有檔案都將被銷毀。在信息社會時代，計算機被廣泛應(yīng)用于社會保險系統(tǒng)，但社會保險制度在數(shù)字檔案管理方面仍面臨困難，有關(guān)管理安排缺乏清晰的檔案管理程序，導(dǎo)致數(shù)字檔案管理方法未能有效推行，在社會保險制度下更頻繁地使用檔案，以及檔案數(shù)量的變化，此外，缺乏適當(dāng)?shù)臋n案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)，可能會增加工作量，對整體工作效率造成不利影響。

（五）效率較低的管理方法

當(dāng)前，社會保險檔案管理作為社會保險工作的重點之一，還存在一些問題，比如不能適應(yīng)社會保險改革的需要，最典型的問題是管理方式落后?，F(xiàn)階段，我國部分地區(qū)社會保險部門管理進(jìn)度滯后，檔案不達(dá)標(biāo)準(zhǔn)，包括通風(fēng)、安全因素很多。在社會保險制度改革的過程中，原檔案經(jīng)常被使用，但管理方法落后，無法有效查找利用檔案，建立檔案信息電子系統(tǒng)，幫助完成檔案管理工作，提高檔案利用率和社會保險檔案管理水平迫在眉睫。

三、社會保險檔案管理現(xiàn)狀的原因

（一）檔案管理意識不足

社會保險檔案是保險業(yè)務(wù)管理過程中的寶貴文獻(xiàn)，包括電子文件和紙質(zhì)文件，這是證明社會保險業(yè)務(wù)完成的歷史性文件，從心理學(xué)的角度來看，人們往往認(rèn)為業(yè)務(wù)流程是最重要的，而歷史并不重要，這種錯誤認(rèn)識，對于檔案的社會化保護(hù)埋下隱患。

（二）傳統(tǒng)慣性思維的后果

在當(dāng)前的管理體制的影響下，社保經(jīng)辦機構(gòu)工作人員收集、處理工傷案件的檔案過程中，只把傷病當(dāng)成關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，但是工傷還有接受申請和證據(jù)調(diào)查等重要功能環(huán)節(jié)。此外，這些檔案缺乏安全，而且在某些情況下，工傷事件的特點是時間過長，檔案有丟失和篡改的風(fēng)險，影響檔案的真實性和完整性。

四、提升社會保險檔案管理的措施

執(zhí)行社保任務(wù)的基層社保經(jīng)辦機構(gòu)，是服務(wù)人民群眾的窗口、服務(wù)人民群眾的鏡子，是黨和國家對人民愛戴、關(guān)懷的反映，做好社會保險檔案工作，在提高社會保護(hù)管理效率、提升服務(wù)水平方面發(fā)揮著重要作用。目前社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的檔案管理需要進(jìn)一步加強，出現(xiàn)的問題需要盡快解決，要在機構(gòu)建設(shè)、加強領(lǐng)導(dǎo)、加強法治、檔案管理等領(lǐng)域開展檔案工作的方式方法，充分認(rèn)識完善社會保險檔案對提高社會保險制度管理效率具有特殊重要的作用。

（一）提高認(rèn)識和改進(jìn)歸檔方法

要保證檔案工作的質(zhì)量，首先要提高檔案工作人員對法律規(guī)范的認(rèn)識，嚴(yán)格執(zhí)行檔案法、山東省檔案工作條例等檔案法規(guī)，樹立正確的工作態(tài)度，二是檔案工作者要具備基本的職業(yè)道德，以高度負(fù)責(zé)的態(tài)度對待工作，認(rèn)真對待檔案管理。我國已經(jīng)建成世界上最大的社會保險網(wǎng)絡(luò)，社會保險業(yè)務(wù)檔案是社會保險經(jīng)辦機構(gòu)的主要資產(chǎn)，反映了他們的業(yè)務(wù)水平，也是人民福利事業(yè)的重要內(nèi)容，社會保險檔案為國民經(jīng)濟的發(fā)展提供了幫助，為黨和政府提供決策依據(jù)，對國家的社會經(jīng)濟穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義。此外，不斷提高社會保險檔案管理水平，及時歸集業(yè)務(wù)檔案，以確保業(yè)務(wù)檔案管理的真實性和安全性。

（二）明確主體，創(chuàng)新工作模式

解決檔案管理人員短缺的問題，要盡量減少職位流失。檔案的管理工作要通盤考慮到工作的全局，才能優(yōu)化內(nèi)部分工和加強責(zé)任。一是按照組織實踐，建立切實可行的檔案管理、檔案保密、檔案保管責(zé)任制等；第二，要對工作獎勵和罰則進(jìn)行嚴(yán)格地監(jiān)管，并建立能夠?qū)ぷ鞅憩F(xiàn)不理想造成的損失追究責(zé)任的機制；第三，必須建立一個由各科共同負(fù)責(zé)、負(fù)責(zé)執(zhí)行任務(wù)的管理人員網(wǎng)絡(luò)，以及檔案管理員的指導(dǎo)和監(jiān)督，以確保業(yè)務(wù)活動方面的高水平能力。社會保險檔案管理的整體鏈條很長，涉及的工作環(huán)節(jié)較多，責(zé)任主體也不同，根據(jù)規(guī)定必須收集和整理材料，檔案的歸檔和存儲，以及社會保險業(yè)務(wù)部門對其內(nèi)容的統(tǒng)計使用，以及他們必須收集數(shù)據(jù)的義務(wù)，將業(yè)務(wù)檔案管理納入社會保險活動的各個環(huán)節(jié)，制定實用的材料處理規(guī)則，既能發(fā)揮業(yè)務(wù)流程的優(yōu)勢，又能發(fā)揮檔案管理的優(yōu)勢，明確具體材料，編制業(yè)務(wù)和檔案服務(wù)清單，確保業(yè)務(wù)之間的高質(zhì)量溝通。

（三）掌握要素，掌握工作基礎(chǔ)

社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立單獨的檔案館，有必要的單位可以建立檔案管理中心，配備高素質(zhì)員工，統(tǒng)一規(guī)劃社會保險檔案管理，明確不同崗位職責(zé)分工，避免人浮于事的情況。此外，還必須重視工作人員的培訓(xùn)，加強檔案管理員的業(yè)務(wù)能力，提高檔案管理員的責(zé)任感和積極性，縣級以上社會保險經(jīng)辦機構(gòu)應(yīng)當(dāng)有單獨的經(jīng)營檔案、面積和設(shè)備，以達(dá)到規(guī)定的要求。鑒于社會保險檔案碎片化的現(xiàn)狀，國家可以建立統(tǒng)一的社會保險檔案管理制度。社會保險檔案管理的整體鏈條漫長而飽和，這項工作必須依靠制度，使制度落到實處，促進(jìn)社會保險檔案管理工作的順利進(jìn)行。

（四）強調(diào)宣傳和管理

針對當(dāng)前社會保險檔案管理的現(xiàn)狀，應(yīng)當(dāng)注意檔案管理，通過各種媒體進(jìn)行社會保險，使職工認(rèn)識到社會保險檔案管理的意義，同時也要喚起民眾的社會保護(hù)意識，讓員工認(rèn)識到自己工作的價值，為各級黨委對社會保險檔案管理提供足夠支持，確保社會保險檔案管理資金穩(wěn)定投入，積極組織社會保險檔案管理人員學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法，強化責(zé)任意識，鼓勵檔案工作人員繼續(xù)進(jìn)修，組織檔案人員參加培訓(xùn)課程，由檔案管理部門組織，通過各種形式的培訓(xùn)，提高檔案工作人員對檔案業(yè)務(wù)的認(rèn)識，進(jìn)一步提升檔案員的業(yè)務(wù)技能。

（五）改善規(guī)范管理機制

社會保險檔案管理是社會保險的基礎(chǔ)，要不斷完善檔案內(nèi)容，實行規(guī)范管理，合理的管理制度有利于加強檔案管理，在開展社會保險活動的過程中，容易獲得更多的信息，及時管理和歸檔數(shù)據(jù)，避免原始信息丟失。在實踐中，社會保險檔案管理成員應(yīng)當(dāng)認(rèn)識到當(dāng)前管理體制存在的問題，提出相應(yīng)的修改意見，為管理制度及管理過程提供規(guī)管架構(gòu)，以免對檔案管理造成不良影響，在檔案管理過程中，各部門也要互相配合，業(yè)務(wù)部門及時將資料轉(zhuǎn)交檔案服務(wù)部門，以提高檔案管理的效率。加強領(lǐng)導(dǎo)，把檔案納入單位工作主流，開展專題調(diào)研分析，解決檔案工作中存在的問題，檔案是保險業(yè)務(wù)的重要組成部分，管理層要對檔案管理進(jìn)行詳細(xì)規(guī)劃，周密規(guī)劃、嚴(yán)格執(zhí)行、嚴(yán)密監(jiān)督、規(guī)范檢查，有力支持檔案管理人員的工作，把日常檔案管理作為工作人員年度審計的一部分。

（六）數(shù)字控制、數(shù)字系統(tǒng)開發(fā)

要加強檔案的硬件建設(shè)，首先要保證檔案室的面積，滿足檔案保管需求，確保檔案妥善保管；二是要加強資金支持，采集九個防護(hù)裝備檔案，實現(xiàn)軟硬件建設(shè)信息化，現(xiàn)階段，數(shù)字技術(shù)已應(yīng)用于我國各個領(lǐng)域，應(yīng)重視檔案管理人員的培訓(xùn)，技術(shù)人員應(yīng)當(dāng)對信息檔案管理軟件進(jìn)行監(jiān)控，及時檢測病毒，防止檔案丟失，開發(fā)檔案管理軟件，提高檔案管理效率。加強信息基礎(chǔ)設(shè)施是社會保險部檔案工作的必要趨勢，隨著網(wǎng)絡(luò)信息管理的發(fā)展，增加財政資源，配備適當(dāng)?shù)碾娔X和網(wǎng)絡(luò)管理檔案，協(xié)助檔案管理人員準(zhǔn)確管理檔案，提高檔案管理效率，將檔案信息融入社會保險信息平臺，建立社會保險數(shù)據(jù)，此外，快車道開通，讓群眾了解自己獲取信息，檔案安全保障也是檔案應(yīng)用領(lǐng)域中安全管理與信息管理相結(jié)合的一項重要任務(wù)，以及確保檔案的安全和有效使用。

（七）精簡檔案流程，提高檔案質(zhì)量

系統(tǒng)有了，方法有了，措施有了，內(nèi)部因素也有了，決定作用是做到調(diào)試好、服務(wù)好、歸檔好，主要在以下幾個方面：

一是社保檔案管理是管理的基礎(chǔ)，而資料收集是社保檔案的基礎(chǔ)，只有完整的檔案資料，要體現(xiàn)檔案的價值，能體現(xiàn)管理的作用，才能更好地為參保人服務(wù)。日常工作中要嚴(yán)格按照檔案管理制度，注意收集上級機關(guān)和業(yè)務(wù)部門的文件，收集本單位形成的文件，收集下級單位寄來的材料，有關(guān)機關(guān)就本單位簽發(fā)的證件；在采集過程中，重點應(yīng)放在平時集中采集和數(shù)據(jù)采集的結(jié)合上，以及信息與跟蹤的結(jié)合上。根據(jù)檔案的分類、儲存時間表和數(shù)量進(jìn)行歸檔。檔案工作人員應(yīng)當(dāng)及時進(jìn)行檢查，確保檔案完整整潔，使檔案合理歸檔，使它們能夠按照一定的順序和編號進(jìn)行排序，并打印頁碼，檔案名稱符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；檔案的整理方式應(yīng)便于對檔案的掃描管理要求，每一項都必須以減少檔案損壞為基礎(chǔ)；應(yīng)當(dāng)及時歸檔保管。

二是按照檔案保護(hù)的九項要求，定期檢查檔案，遇有情況及時采取措施，完善人防、后勤保障、技術(shù)保障、保障體系，維護(hù)檔案的完整性和安全性。檔案記錄在檔案中，記錄準(zhǔn)確、規(guī)范、及時的內(nèi)容，檔案人員離職或者調(diào)職時，嚴(yán)格執(zhí)行檔案移交制度，按照賬號對不同載體進(jìn)行登記，統(tǒng)計報表、檢索目錄和轉(zhuǎn)讓程序。通過查證審查機制完善檔案，公開檔案材料，依法審查，準(zhǔn)備完整的介紹、組織等史料，開發(fā)信息資源利用基地工作。

結(jié)束語

總的來說，現(xiàn)階段全國大部分地區(qū)的社保經(jīng)辦機構(gòu)在社會保險檔案管理方面取得了進(jìn)展，但也有一些個別地區(qū)的管理檔案遇到了困難出現(xiàn)了問題，也有必要獲得有關(guān)當(dāng)前社會保險服務(wù)工作的信息，了解現(xiàn)狀的原因，有針對性地提出問題并采取行動。社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理是一項系統(tǒng)工程，需要我們建立完善的管理制度，各級社保經(jīng)辦機構(gòu)的負(fù)責(zé)人要有檔案管理理念，檔案工作人員要有檔案工作經(jīng)驗，才能更好地保證社保檔案有效地服務(wù)社會，社會保險活動作為保障人民群眾切身利益的活動，充分發(fā)揮出維護(hù)社會穩(wěn)定的作用。