創(chuàng)新檔案利用服務(wù)體系建設(shè)情況的調(diào)查與思考

文/張碧古 韓宏昌

檔案的服務(wù)與利用，是檔案載體基本功能的最佳體現(xiàn)。寶雞市檔案館通過深入調(diào)查與分析撰寫此文，總結(jié)經(jīng)驗，探索規(guī)律，為提升檔案管理“收、管、存、用”等各項工作提供依據(jù)，無疑是一個有效的好方法，值得提倡

為進(jìn)一步深入貫徹習(xí)近平總書記來陜考察重要講話精神和對檔案工作的重要批示要求，認(rèn)真落實新修訂《檔案法》，寶雞市檔案館對近三年來全市（含12個縣區(qū)）檔案利用情況進(jìn)行了調(diào)查統(tǒng)計與梳理分析，通過總結(jié)經(jīng)驗、摸索規(guī)律，為下一步檔案工作“收、管、存、用”提供依據(jù)，為新時代譜寫檔案事業(yè)發(fā)展新篇章奠定基礎(chǔ)。

一、利用調(diào)查情況

2021年寶雞市檔案館成功創(chuàng)建為國家級數(shù)字檔案館，近年來，全市檔案工作以推進(jìn)檔案事業(yè)轉(zhuǎn)型發(fā)展、創(chuàng)新發(fā)展和檔案工作高質(zhì)量發(fā)展為主題，守正創(chuàng)新、主動作為，充分挖掘檔案資源，強(qiáng)化檔案利用體系建設(shè)，優(yōu)化提升服務(wù)方式，檔案在服務(wù)經(jīng)濟(jì)發(fā)展、化解矛盾糾紛、幫助群眾解難方面發(fā)揮了積極作用，取得了長足進(jìn)步。

三年來市、縣（區(qū)）檔案館共接待機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、群團(tuán)組織、人民群眾等查閱檔案資料共6.5萬人次，查閱紙質(zhì)檔案9.2萬卷、電子檔案10.6萬卷，復(fù)（打）印檔案40.2萬張。其中機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會團(tuán)體共2.6萬人次，人民群眾3.9萬人次；查閱民生檔案8.5萬卷，用于工作參考7.7萬卷，用于編史修志、學(xué)術(shù)研究2.9萬卷，其他方面0.6萬卷。歸納梳理近三年檔案查閱利用情況數(shù)據(jù)，主要呈現(xiàn)以下變化發(fā)展趨勢：

1.利用主體數(shù)量逐年增長

一是檔案服務(wù)總體人數(shù)逐年增長。較上年度，檔案利用人數(shù)2020年增長12.6%，2021年增長17.4%。二是檔案服務(wù)人民群眾占比和增量較大?？傉急壬希隀n案服務(wù)人民群眾年占比60%，服務(wù)機(jī)關(guān)單位、群團(tuán)組織年占比40%；年增量上，檔案服務(wù)人民群眾較上年度2020年增長11.8%，2021年增長17.8%；服務(wù)機(jī)關(guān)單位2020年增長13.9%，2021年增長16.9%。三是檔案服務(wù)外地單位群眾總量增加。外地查檔人數(shù)較上年度2020年增長8.5%，2021年增長24.8%，其中外地單位2020年增長17.5%，2021年增長39.5%；外地群眾2020年增長5.6%，2021年增長19.3%。

2.利用方式由紙質(zhì)檔案向數(shù)字化成果轉(zhuǎn)變

一是檔案利用數(shù)量逐年增加。查閱檔案數(shù)量較上年度2020年增長24.7%，2021年增長16.6%；復(fù)（打）印資料2020年增長4.6%，2021年增長10.6%。二是紙質(zhì)檔案利用率逐年減少。占比上，紙質(zhì)檔案利用2019年占62.4%，2020年占47.2%，2021年占35.2%；減量上，紙質(zhì)檔案利用2020年減少5.7%，2021年減少13%，但紙質(zhì)檔案接收量卻逐年不斷增加，總庫存量始終呈現(xiàn)增長趨勢。三是紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果利用增幅較大。占比上，電子檔案利用2019年占37.6%，2020年占52.8%，2021年占64.8%；增量上，較上年度電子檔案利用2020年增長75.2%，2021年增長43.1%。

3.利用內(nèi)容集中于社會服務(wù)

一是檔案利用保障民生需求居首位。年占比上，檔案保障民生需求2019年占42%，2020年占42.7%，2021年占44.4%；年增量上，較上年度檔案保障民生需求2020年增長26.6%，2021年增長21.4%。二是檔案利用于工作參考居第二位。年占比上，檔案用于工作參考2019年占38.7%，2020年占39.1%，2021年占39.5%；年增量上，較上年度檔案用于工作參考2020年增長26%，2021年增長17.8%。

通過以上統(tǒng)計分析來看，隨著經(jīng)濟(jì)社會不斷發(fā)展，檔案利用人次數(shù)和查閱數(shù)量逐年增加，人民群眾始終是檔案查詢主體人群，機(jī)關(guān)單位、群眾團(tuán)體依然是檔案查詢的重要人群；檔案服務(wù)民生需求占據(jù)主要地位，檔案保障工作參考更加重要；檔案利用更加向數(shù)字化邁進(jìn)。廣大群眾對檔案服務(wù)需求日益增加，檔案事業(yè)“存史資政育人”服務(wù)社會作用效能更加凸顯。

二、提升檔案管理水平的主要方法舉措

習(xí)近平總書記指出“特別要把蘊(yùn)含黨的初心使命的紅色檔案保管好、利用好，把新時代黨領(lǐng)導(dǎo)人民推進(jìn)實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興的奮斗歷史記錄好、留存好”。以檔案利用為牽引，以檔案事業(yè)發(fā)展“十四五”規(guī)劃為目標(biāo)，全市檔案保管利用工作在聚力提升館藏檔案資源建設(shè)水平、推進(jìn)紙質(zhì)檔案數(shù)字化、高效服務(wù)人民群眾等方面再添新舉措、再提高質(zhì)量。

1.把握“遞增”趨勢，科學(xué)充實檔案資源

一是在充實數(shù)量上下功夫。在市、縣（區(qū)）級部門（單位）文書、照片、聲像和實物檔案接收的基礎(chǔ)上，積極收集紅色檔案、珍貴歷史檔案、民生檔案等，同時發(fā)布《面向社會公開征集受黨和國家及省委表彰的先進(jìn)集體和個人檔案的公告》，確保應(yīng)收盡收、應(yīng)歸盡歸；專項征集接收脫貧攻堅檔案、防控新冠肺炎疫情檔案、第十四屆全國運(yùn)動會和第十一屆殘疾人運(yùn)動會暨第八屆特殊奧林匹克運(yùn)動會檔案、第九屆陜西省藝術(shù)節(jié)等重大活動檔案。確保庫藏規(guī)模擴(kuò)展，兼顧彰顯特色；二是在提高質(zhì)量上做文章。把好檔案接收關(guān)。細(xì)致檢查、糾錯校正、及時高效，尤其抓好珍貴檔案價值評估、裝裱搶救修復(fù)，確保檔案完備可靠、準(zhǔn)確延續(xù)；把好檔案管理關(guān)。對館藏檔案庫房進(jìn)行再調(diào)整，推動庫房分類更加科學(xué)，檔案定位更加精準(zhǔn)，保管利用更加便捷；把好庫房安全關(guān)。突出“十防”責(zé)任制落實，定期排查優(yōu)化安防、技防問題措施，組織預(yù)案演練，確保安全落實到位；三是在劃控開放上高標(biāo)準(zhǔn)。嚴(yán)格落實新修訂《檔案法》中“滿二十五年向社會開放”規(guī)定，堅定檔案姓“黨”信念，在“四個好”上求標(biāo)準(zhǔn)，堅決維護(hù)黨和國家根本利益、公共利益和公民個人隱私，處理好檔案利用、為黨管檔、安全保密的平衡關(guān)系，科學(xué)組建劃控小組在擴(kuò)大館藏檔案公開范圍的同時，兼顧科學(xué)內(nèi)控標(biāo)準(zhǔn)，嚴(yán)肅認(rèn)真抓好館藏到期檔案劃控開放、涉密檔案解密審核工作。

2.把握“數(shù)字化”趨勢，強(qiáng)力推進(jìn)檔案轉(zhuǎn)型

推進(jìn)檔案轉(zhuǎn)型發(fā)展，著力推進(jìn)檔案數(shù)字化成果和信息化建設(shè)。一是提速檔案數(shù)字化建設(shè)。在市縣區(qū)檔案館館藏檔案數(shù)字化率93%的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步扎實推進(jìn)檔案的“存量數(shù)字化”和“增量電子化”，在傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化和電子文件歸檔與移交工作數(shù)字化中注重關(guān)鍵字庫建設(shè)，推動數(shù)字化成果利用更加快捷；提升檔案數(shù)字系統(tǒng)可擴(kuò)展性、適配性、流暢度、功能穩(wěn)定性，讓數(shù)字檔案利用更加順暢便民；二是共創(chuàng)全國示范數(shù)字檔案館。在2021年市檔案館建成國家級數(shù)字檔案館，12個縣區(qū)建成檔案館新館的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步下功夫推進(jìn)縣區(qū)數(shù)字檔案館建設(shè)；梳理總結(jié)、完善提高國家級數(shù)字檔案館測評反饋相關(guān)問題，與各縣區(qū)共同努力爭創(chuàng)建設(shè)全國示范數(shù)字檔案館；結(jié)合“大數(shù)據(jù)”，強(qiáng)化局域網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、館際服務(wù)等系統(tǒng)建設(shè)，強(qiáng)化檔案網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和數(shù)據(jù)兼容性和安全性，在數(shù)據(jù)、安防技防措施等方面提升檔案管理信息化水平；三是構(gòu)建檔案共享服務(wù)體系。拓展好“一盤棋”思路，搞好“一站式”服務(wù)，與12個縣區(qū)簽訂《寶雞市綜合檔案館利用服務(wù)工作協(xié)議書》，并簽訂《黃河流域城市檔案館民生檔案跨館利用服務(wù)工作協(xié)議書》，在構(gòu)建全市檔案查詢利用服務(wù)協(xié)同合作系統(tǒng)的基礎(chǔ)上，推動市外檔案系統(tǒng)區(qū)域性協(xié)作共享體系建設(shè)，探索檔案信息共享服務(wù)模式，推動檔案信息共享利用平臺建設(shè)，實現(xiàn)檔案服務(wù)領(lǐng)域再擴(kuò)展，服務(wù)質(zhì)量再優(yōu)化。

3.把握“資政育人”方向，有效提升服務(wù)水平

堅持“以人為本”，積極開拓創(chuàng)新、改進(jìn)服務(wù)手段方法和優(yōu)化服務(wù)方式，竭誠為群眾提供高效優(yōu)質(zhì)服務(wù)。一是拓寬利用服務(wù)渠道。采取現(xiàn)場、網(wǎng)絡(luò)、電話、預(yù)約、自主查檔和郵寄、傳真、延時等多種方式服務(wù)好每一位查檔群眾；積極開展互聯(lián)網(wǎng)和移動端查詢利用服務(wù)，推動檔案查詢利用服務(wù)向基層群眾延伸，幫助群眾解決“急難愁盼”問題。二是打造政府窗口形象。檔案服務(wù)作為“窗口”，既要塑造黨和政府的政治形象，也要體現(xiàn)周到和熱情的服務(wù)形象，更要展示高效和精準(zhǔn)的專業(yè)素養(yǎng)。這就需要我們大力弘揚(yáng)檔案專業(yè)的“工匠精神”，著力培育對地域歷史沿革融會貫通的“鉆研精神”和展現(xiàn)良好精神面貌的“尚禮精神”。在服務(wù)的硬件上打造精品，在服務(wù)的人員上培育專家，不斷提升服務(wù)人民群眾的品質(zhì)。三是發(fā)揚(yáng)優(yōu)良傳統(tǒng)作風(fēng)。組織市縣檔案培訓(xùn)75場次，培訓(xùn)3500余人次，提升檔案人員業(yè)務(wù)水平的同時，進(jìn)一步加強(qiáng)檔案工作人員忠誠黨的事業(yè)、熱愛檔案工作的教育和評比活動，鍛造甘于平凡、創(chuàng)造非凡品質(zhì)，磨礪不怕吃苦、甘于奉獻(xiàn)精神，提升檔案工作人員的責(zé)任心使命感，推動檔案保管利用方法手段、服務(wù)效能的不斷提升。

三、思考與建議

1.處理好館藏遞增與館容受限趨勢矛盾

隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展，檔案征集接收逐年遞增，館藏數(shù)量不斷擴(kuò)大，與庫房容量的矛盾日漸突出，在經(jīng)費(fèi)上傾斜，電子文件單套歸檔和電子檔案單套管理機(jī)制探索上需要有力推進(jìn)，與之相配套的硬件、軟件、人才隊伍需要不斷發(fā)展。

2.解決好機(jī)構(gòu)改革與理順關(guān)系合力問題

機(jī)構(gòu)改革局館科學(xué)分工、密切協(xié)作更加強(qiáng)化了黨的領(lǐng)導(dǎo)，相應(yīng)的局館工作整體合力，人才隊伍身份定位、職責(zé)定位等也需要不斷探索明晰，確保為黨管檔的政治屬性和為國守史、為民服務(wù)事業(yè)穩(wěn)步前行。

3.探索好使命前行與隊伍建設(shè)發(fā)展途徑

習(xí)近平總書記指出“檔案工作是一項利國利民、惠及千秋萬代的崇高事業(yè)”，檔案事業(yè)需要不斷發(fā)展，人才隊伍建設(shè)至關(guān)重要，需要采取有力措施，克服當(dāng)前年齡結(jié)構(gòu)不合理和人員發(fā)展渠道問題，達(dá)到吸引人才、激勵人才，推動事業(yè)發(fā)展的效果。

面向新時代，開啟新征程，我們一定要按照習(xí)近平總書記的諄諄教導(dǎo)，牢記使命，穩(wěn)步前行，切切實實地把我們?yōu)辄h管檔、為國守史、為民服務(wù)的使命擔(dān)當(dāng)做好，努力開創(chuàng)寶雞市檔案管理工作的高質(zhì)量、新水平，為開創(chuàng)寶雞市經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的新局面貢獻(xiàn)力量。