圖書館檔案管理水平提升策略初探

宋曉麗

恩施職業(yè)技術(shù)學(xué)院，湖北 恩施 445000

隨著當(dāng)前智能化時代的不斷發(fā)展，各行各業(yè)在智能化的驅(qū)動下不斷融入全新的理念和技術(shù)，圖書館現(xiàn)如今也隨著時代的變化而變化?，F(xiàn)階段信息化圖書館是首要的建設(shè)目標(biāo)，通過有效的方法使圖書館自身的空間不會受到限制，同時還可以實現(xiàn)多方面的研究。在具體的建設(shè)過程中，應(yīng)該重視其檔案的規(guī)律內(nèi)容研究并用集中信息技術(shù)的運(yùn)用，這樣可以使得圖書館自身具有一定的魅力。在當(dāng)前。應(yīng)該加強(qiáng)對于圖書館檔案管理的研究，同時還要結(jié)合多個方面做好研究與建設(shè)工作，這樣可以使得圖書館自身的作用充分體現(xiàn)[1]。

一、當(dāng)前圖書館檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）對檔案管理工作重視度不足

圖書館檔案儲存重要信息與圖書館的發(fā)展有著密切聯(lián)系，而且檔案涉及的內(nèi)容較多，如黨建背景、工作流程及各個項目開展情況，一旦檔案管理工作沒有得到重視，則會導(dǎo)致數(shù)據(jù)泄露及數(shù)據(jù)不規(guī)范等問題產(chǎn)生[2]。所以，檔案管理對圖書館極為重要，需要得到廣泛重視，確保在實踐工作開展階段，可以嚴(yán)格遵守檔案管理原則，并強(qiáng)化對多種工作的認(rèn)識，以便于更好地進(jìn)行規(guī)范。但是，目前檔案管理工作開展階段，并沒有為圖書館帶來一定的效益，而且絕大部分管理工作沒有得到重視，甚至?xí)鲆暩鳝h(huán)節(jié)。一旦領(lǐng)導(dǎo)不認(rèn)識自身責(zé)任，那么會影響下級員工，包括檔案管理工作人員。未嚴(yán)格遵守各項標(biāo)準(zhǔn)導(dǎo)致檔案管理工作過于形式化，無法準(zhǔn)確記錄單位的各項工作，從而產(chǎn)生一定的影響，甚至檔案記錄拖延導(dǎo)致打印信息不完整，不利于圖書館的長期發(fā)展。

（二）檔案管理模式落后

圖書館在實際展開檔案管理工作階段，必須要根據(jù)實際情況科學(xué)合理地進(jìn)行規(guī)劃，這樣也可以合理地選擇先進(jìn)檔案管理模式，以便于提升整體管控的效果。但是目前部分檔案管理部門在實際開展管理工作的過程中，僅靠傳統(tǒng)賬目記錄的方法進(jìn)行。這種管理模式效率較低，而且會導(dǎo)致錯誤的產(chǎn)生，無法跟進(jìn)時代發(fā)展，從而產(chǎn)生一定的限制。

（三）檔案管理信息化設(shè)備不足

在新形勢下，檔案管理工作應(yīng)根據(jù)實際情況合理地引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備，這樣可以為檔案管理工作提供保障，全面保障信息的準(zhǔn)確性，從而能夠切實改進(jìn)所面臨的問題。但是，雖然部分圖書館在實際開展檔案管理工作過程中已經(jīng)制定針對性舉措，但是沒有根據(jù)實際情況優(yōu)化多種工作，導(dǎo)致設(shè)備老舊無法使用現(xiàn)代化信息技術(shù)的應(yīng)用，從而難以提升檔案管理的有效性。

（四）檔案管理人員能力不足

檔案管理工作所包含的內(nèi)容相對較多，在實際展開工作階段，必須要根據(jù)實際情況制定針對性舉措，這樣才可以提高管控的效果，避免各種問題的產(chǎn)生。而且檔案管理工作對管理人員的要求較高，在實際開展工作階段必須嚴(yán)格遵守各項標(biāo)準(zhǔn)，以便于更加科學(xué)有效地開展管控工作[3]。但是目前部分圖書館檔案管理人員認(rèn)為這項工作相對較為簡單，只要態(tài)度認(rèn)真就能夠提升工作效率，并沒有強(qiáng)化對人員培訓(xùn)的重視，導(dǎo)致在實際進(jìn)行檔案管控工作的過程中，部分工作人員專業(yè)性不足，無法更加嚴(yán)格遵守管控工作標(biāo)準(zhǔn)，甚至缺乏專業(yè)知識，難以掌握檔案管理技術(shù)，無法更加有效地完成基礎(chǔ)工作，導(dǎo)致檔案管控工作效率下降，不利于最大化保障后續(xù)檔案管控工作的有序進(jìn)行。

（五）檔案缺乏專業(yè)化

檔案管理的專業(yè)化不僅體現(xiàn)在管理人員水平專業(yè)化，同時與檔案管理內(nèi)容有著密切聯(lián)系，在實際開展管控工作階段，必須要根據(jù)實際情況制定相關(guān)管理制度，這樣才可以更好地對檔案信息進(jìn)行管理，避免受不專業(yè)的因素影響而導(dǎo)致問題的產(chǎn)生。但是在實際開展檔案管控的階段部分工作人員對檔案管理內(nèi)容整理不規(guī)范，而且并沒有專業(yè)性地開展各項工作，導(dǎo)致資料收集不夠全面，內(nèi)容填寫不正確，嚴(yán)重影響整體管控效果的提升，而且在實踐探究階段，如果沒有根據(jù)實際情況進(jìn)行優(yōu)化控制，則會導(dǎo)致問題的不斷顯現(xiàn)缺少完整的檔案管理流程，導(dǎo)致檔案管理制度過于混亂，無法更加準(zhǔn)確地對檔案管理工作進(jìn)行審核，從而影響整體檔案管理工作效果，甚至較為嚴(yán)重的會導(dǎo)致檔案流失問題的產(chǎn)生。

二、提升圖書館檔案管理水平的對策

（一）加強(qiáng)對檔案管理工作的重視

圖書館在實際開展檔案管理工作的過程中，必須根據(jù)現(xiàn)階段檔案管理工作存在的問題展開分析，并且需要強(qiáng)化對管理工作的重視，以便于制定針對性舉措，從而推進(jìn)管理工作的有序進(jìn)行。其中，通過梳理檔案管理觀念，提高檔案管理工作的可靠性，建立符合檔案管理工作的體系，以便于更加科學(xué)有效地開展管控工作。同時，檔案管理人員需要具備一定的專業(yè)能力，在實際開展工作的過程中可以嚴(yán)格遵守工作標(biāo)準(zhǔn)，確?？梢愿佑行晟谱陨淼墓ぷ?，切實改進(jìn)檔案管理工作面臨的問題。

檔案管理工作開展階段需要加強(qiáng)對資金控制的認(rèn)識，通過資金與物力的科學(xué)投入及合理的完善設(shè)備，從而在科技不斷發(fā)展的背景下注重檔案管理工作的信息化，這樣可以更加有效地將先進(jìn)技術(shù)融入檔案管理工作當(dāng)中，通過及時更新技術(shù)的應(yīng)用，為檔案管理工作提供更多的便捷。除此之外，由于各個區(qū)域發(fā)展存在一定的差距[4]。所以，為了能夠更加有效滿足各個區(qū)域檔案管理工作要求，圖書館在發(fā)展階段需要對現(xiàn)階段工作情況有著充分掌握，以便于做好全面分析工作，確?？梢宰袷叵嚓P(guān)政策，合理地申請政府經(jīng)費(fèi)補(bǔ)助改善自身單位檔案管理設(shè)備落后的問題，以便于更加有效實施檔案管控工作。

（二）提高檔案管理人員的能力

圖書館在實際開展檔案管理工作的過程中，檔案管理人員的能力及素質(zhì)與整體管理效果有著密切聯(lián)系。所以，為了能夠全面保障整體管理效果，則必須要加強(qiáng)對管理人員培訓(xùn)的重視。同時，在檔案管理現(xiàn)代化發(fā)展中，對檔案管理人員的要求不斷提升，通過加強(qiáng)檔案管理人員的素質(zhì)與能力培訓(xùn)，發(fā)揮不可替代的作用；而且圖書館在實際展現(xiàn)工作階段，可以采取相關(guān)的措施，提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平，使得圖書館在實際參與檔案管理工作的過程中能夠有效完成各項工作。例如，在實踐工作開展階段可以進(jìn)行崗前培訓(xùn)，以專題培訓(xùn)引導(dǎo)管理人員對實際工作方案有著一定掌握，并且在實踐工作中能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，認(rèn)真履行自身責(zé)任，完成自身任務(wù)的同時，還可以為圖書館檔案管理工作提出更多建議，為后續(xù)檔案管理工作的優(yōu)化創(chuàng)新提供保障。除此之外，圖書館還應(yīng)該強(qiáng)化檔案管理人員對檔案管理工作的重視，這樣可以強(qiáng)化員工的使命感，在參與管控工作的過程中，積極遵守相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，合理地將先進(jìn)技術(shù)融入管控工作當(dāng)中，最大化體現(xiàn)管理的價值。

（三）加強(qiáng)信息化建設(shè)

現(xiàn)代信息技術(shù)的穩(wěn)定發(fā)展，已經(jīng)廣泛融入檔案管理工作當(dāng)中，通過信息化技術(shù)的合規(guī)化應(yīng)用，可以建立檔案管理系統(tǒng)，以便于創(chuàng)新檔案管理方式，使得圖書館檔案管理工作效率得到大幅提升。但是，在實際運(yùn)用信息化技術(shù)的過程中，仍然會面臨一定的問題，需要得到管理人員與圖書館有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)識，確保在實踐工作開展階段可以切實改進(jìn)所面臨的問題，制定針對性管理措施的同時，可以更好地實施管控工作。因此，在信息化改革檔案管理方案的過程中，通過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的合理化應(yīng)用，可以實現(xiàn)檔案信息共享，提高檔案利用的便捷性，為后續(xù)檔案整理與分析提供保障。但是目前圖書館檔案管理設(shè)備較為落后，并沒有根據(jù)實際情況進(jìn)行更新，而且技術(shù)發(fā)展緩慢，導(dǎo)致管控工作無法得到保障。圖書館必須根據(jù)實際情況樹立良好的態(tài)度，確保在優(yōu)化檔案管理模式的同時，可以健全設(shè)備提升檔案管理的效果，強(qiáng)化管理人員對技術(shù)的認(rèn)識，以便于更好地操作信息系統(tǒng)，從而能夠提升檔案管控的可靠性。

（四）提高檔案管理工作的專業(yè)化

檔案管理工作所包含的內(nèi)容相對較多，為了能夠更加專業(yè)化地開展檔案管控工作，則必須要根據(jù)學(xué)習(xí)情況完善檔案管理制度，實際上可以制定科學(xué)有效并符合圖書館發(fā)展的檔案管控工作，避免影響過于嚴(yán)重而導(dǎo)致問題的不斷產(chǎn)生。因此，圖書館必須成立檔案管理小組，在展開工作階段可以協(xié)調(diào)控制多種工作，以便于明確檔案管理人員的要求，通過檔案管理工作流程的可靠性控制，制定與檔案管控工作相關(guān)的模式，這樣可以及時對檔案管控工作存在的問題進(jìn)行分析，以便更好地進(jìn)行修正。但仍需注意的是，在此項工作開展階段，為了能夠切實保障檔案管控工作的可靠性，還應(yīng)該根據(jù)實際情況建立獎罰制度，提高管理人員工作的積極性，使得嚴(yán)格遵守相關(guān)專業(yè)操作的同時，能夠更好地完善檔案措施。同時通過提高圖書館的專業(yè)化檔案管理，可以明確單位的檔案管理內(nèi)容，避免檔案管理過程中格式不規(guī)范及內(nèi)容不規(guī)范等問題的產(chǎn)生。通過多種措施的采取，可以提高檔案管控工作，對系統(tǒng)性保證檔案管理的完整性，提高管理人員的專業(yè)水平，使得圖書館能夠更好地完成各項工作。而且在實踐探究階段還應(yīng)該強(qiáng)化認(rèn)識了解多年工作，儲備聯(lián)動體系，便于更加科學(xué)地進(jìn)行優(yōu)化控制，提高檔案管控工作的專業(yè)性的同時還可以有效將現(xiàn)階段存在的問題解決，最大化保障整體工作的價值。

（五）全面開發(fā)檔案信息資源

圖書館檔案管理工作過程中要想更好的實施管理，還應(yīng)該從信息資源角度展開分析，而且在此環(huán)節(jié)開展工作主要就是根據(jù)檔案管理理念做出方法的優(yōu)化，這樣可以樹立正確的管理理念，強(qiáng)化對檔案館工作的重視，而且在保證檔案管理價值的前提下，真正將檔案管理資源的專項展現(xiàn)在優(yōu)化檔案管控工作過程中，還應(yīng)該體現(xiàn)出圖書館的自覺性，根據(jù)圖書館的發(fā)展情況合理地進(jìn)行規(guī)劃，嚴(yán)格按照相關(guān)決策要求所展開。而且單位可以通過網(wǎng)絡(luò)傳播的方式，面向社會提供服務(wù)政策改善民生的同時，為圖書館樹立良好的公眾形象，這樣可以營造良好的答案管控模式，從而發(fā)揮不可替代的價值。

（六）建立網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)

在現(xiàn)代科技水平不斷提升的背景下，要相適應(yīng)時代發(fā)展，則必須要改善傳統(tǒng)檔案管理方式，使得檔案管理符合現(xiàn)代趨勢，而且檔案管理與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)都有效結(jié)合，可以將網(wǎng)絡(luò)作為途徑加強(qiáng)檔案信息化服務(wù)功能，通過網(wǎng)上檔案管理系統(tǒng)的建立，有效利用新時代高科技，這樣可以促進(jìn)檔案管控工作效果的提升，通過有關(guān)部門的協(xié)調(diào)控制建立，符合圖書館的檔案管理系統(tǒng)，以便于更加科學(xué)可靠的對檔案信息進(jìn)行統(tǒng)計，從而全面保障信息的可靠性，為后續(xù)檔案管控工作的有序進(jìn)行提供保障[5]。

（七）注重檔案管控模式的創(chuàng)新

在新形勢下，圖書館檔案管理工作不僅要合理地融入信息化技術(shù)，同時還應(yīng)做好全面分析，對現(xiàn)階段檔案管理所面臨的問題有一定把握，以便于制定科學(xué)有效的對策，才能夠推進(jìn)后續(xù)檔案管控工作的規(guī)范性。而且，針對現(xiàn)今的發(fā)展，各個單位都必須要利用規(guī)范有效的方式學(xué)習(xí)并宣傳檔案管理知識。要想更好地落實多種工作，則應(yīng)該建立強(qiáng)大的領(lǐng)導(dǎo)隊伍，在實際開展工作的過程中可以做好帶頭作用，定期對圖書館檔案管控工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。這樣可以更加有效的了解每個環(huán)節(jié)及檔案管控所面臨的問題，能夠根據(jù)現(xiàn)階段發(fā)展情況制定真實有效的改進(jìn)措施提升檔案管控水平，建立科學(xué)系統(tǒng)的管控模式，發(fā)揮其不可替代的作用及價值。

綜上所述，在智能化時代的快速發(fā)展下，應(yīng)該重視圖書館檔案建設(shè)與管理工作，同時還要合理地利用信息技術(shù)做好改善，如此有利于做好全方位的調(diào)整，以此實現(xiàn)多方面的改善，為我國的圖書行業(yè)奠定良好的基礎(chǔ)，推動其不斷發(fā)展。不過，目前其自身還存在一定的問題，需要進(jìn)一步做好改善與處理，進(jìn)而為我國的社會發(fā)展與建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。