歸檔資料收集工作在新冠疫情背景下的改進(jìn)方向之研究

文/張宏學(xué)

新冠疫情發(fā)生以來，鐵路部門在抓好疫情防控工作同時(shí)，對(duì)疫情防控檔案的收集工作也提出了更高要求。為防控疫情通過鐵路傳播，鐵路部門在防疫過程中形成了大量的文字、照片、音像、實(shí)物等材料。在認(rèn)識(shí)到疫情防控檔案收集工作重要意義的基礎(chǔ)上，還需建立全過程、廣渠道、多類型的檔案收集體系，并通過擬定完善的歸檔體系，實(shí)現(xiàn)對(duì)防疫檔案資料全面、高效的收集歸納

一、疫情防控背景下的檔案收集新要求

檔案不僅是人類活動(dòng)的真實(shí)記錄，也為人類社會(huì)發(fā)展提供經(jīng)驗(yàn)借鑒。2017年，世界衛(wèi)生組織（WHO）的“天花根除規(guī)劃”檔案入選《世界記憶名錄》。這份檔案詳細(xì)記錄了世界衛(wèi)生組織1966年提出天花根除規(guī)劃，到1980年確認(rèn)天花被根除期間，世界人民根除天花的決策和舉措，為人類控制類似疾病提供指導(dǎo)。

一方面，國家檔案機(jī)關(guān)對(duì)于新冠疫情下的檔案工作給予了高度關(guān)注。疫情發(fā)生后，國家檔案局及時(shí)印發(fā)《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》，要求各級(jí)檔案部門認(rèn)真做好疫情防控期間的檔案工作，服務(wù)大局，充分發(fā)揮檔案資政作用，確保工作不停擺、服務(wù)不斷線。2020年3月，中辦、國辦轉(zhuǎn)發(fā)了《國家檔案局關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案工作的意見》，對(duì)做好疫情防控檔案資料的收集、整理、保管、利用等工作作出整體部署。以上兩個(gè)重要文件成為謀劃部署、有力推動(dòng)新冠肺炎疫情防控檔案工作的重要指導(dǎo)性文件，意義十分重大。

另一方面，立法機(jī)關(guān)也為檔案工作改革提供了法律基礎(chǔ)。2020年6月20日，新修訂的《中華人民共和國檔案法》頒布，對(duì)突發(fā)事件應(yīng)對(duì)活動(dòng)相關(guān)檔案的管理作出明確規(guī)定，使建立健全相關(guān)檔案收集、整理、保護(hù)和利用工作機(jī)制成為一項(xiàng)法定要求。同年12月，國家檔案局發(fā)布了《重大活動(dòng)和突發(fā)事件檔案管理辦法》，對(duì)建立重大活動(dòng)和突發(fā)事件任務(wù)清單、提前介入機(jī)制及專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)等作出制度性安排，為檔案管理和檔案資源整合、開發(fā)利用提供了體系化解決方案。

回歸鐵路行業(yè)，為防控新冠肺炎疫情通過鐵路傳播，鐵路部門在做好職工、旅客的健康保護(hù)、應(yīng)急物資支持、協(xié)調(diào)病例和密切接觸者醫(yī)療救治等環(huán)節(jié)中形成大量的文字、照片、音像、實(shí)物等資料。收集這些資料，整理形成疫情防控檔案是檔案工作者抗擊疫情的特殊記憶，是鐵路人頑強(qiáng)拼搏的見證，具有重要的查考利用價(jià)值。

但疫情處理具有緊迫性、特殊性，極易發(fā)生上述文件材料的損毀流失漏歸，直接影響檔案的真實(shí)性、完整性、系統(tǒng)性和準(zhǔn)確性。因此，疫情當(dāng)前之時(shí)，如何既不增加疫情防控工作負(fù)擔(dān)、不消耗疫情防控精力，又為鐵路留下珍貴的歷史記錄，是檔案工作者面臨的挑戰(zhàn)。本文嘗試結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，探索通過制定疫情歸檔范圍表的方式，實(shí)現(xiàn)全方位檔案收集，為提高疫情防控檔案質(zhì)量積累經(jīng)驗(yàn)。

二、改革疫情防控檔案收集工作的重要意義

檔案工作應(yīng)結(jié)合新時(shí)期的時(shí)代背景，與時(shí)俱進(jìn)，由封閉轉(zhuǎn)向開放，由重保管轉(zhuǎn)向重服務(wù)。而檔案收集工作作為變革核心，對(duì)于服務(wù)大局、積累經(jīng)驗(yàn)、提升能力的三大發(fā)展導(dǎo)向都有著不可忽視的作用，將成為新冠疫情背景下檔案工作改革的重要突破口。

（一）加強(qiáng)疫情防控檔案收集，有助于服務(wù)鐵路防疫工作大局

新冠肺炎疫情告訴我們，大流行性傳染病的威脅始終存在，我們必須保持警惕并做好準(zhǔn)備。

疫情防控檔案能為鐵路應(yīng)對(duì)疫情提供信息咨詢與決策支持,能為科學(xué)研究提供跨領(lǐng)域和跨地域服務(wù),為鐵路職工家屬提供衛(wèi)生健康知識(shí)服務(wù)。檔案工作極具系統(tǒng)性，收集是檔案工作的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，因此提高檔案的服務(wù)能力，首先要從檔案收集著手。

（二）探索檔案收集范圍，有助于積累現(xiàn)場管理和檔案管理經(jīng)驗(yàn)

疫情突發(fā)、形勢嚴(yán)峻，鐵路部門在確保安全運(yùn)輸?shù)那疤嵯?，以有限的人力承?dān)了大量的防疫一線工作，尤其是疫情暴發(fā)初期，各崗位人員分散在各個(gè)抗擊疫情點(diǎn)，任務(wù)繁重、時(shí)效緊急。

在此背景下，明確歸檔范圍，傳達(dá)檔案收集這一管理理念，不僅有益于向一線作業(yè)人員提供信息支持，也能夠讓工作人員在身心高度繁忙緊張的狀態(tài)下，認(rèn)識(shí)到肩上的歷史責(zé)任，堅(jiān)定信心抗擊疫情，還能為今后的疫情檔案收集工作積累經(jīng)驗(yàn)。

（三）加強(qiáng)檔案收集全面性，有助于提升檔案工作質(zhì)量與服務(wù)能力

疫情防控是一項(xiàng)聯(lián)防聯(lián)控機(jī)制下的行動(dòng)，現(xiàn)場工作往往涉及多個(gè)機(jī)構(gòu)部門，多種業(yè)務(wù)交叉進(jìn)行，現(xiàn)場復(fù)雜、千頭萬緒，檔案資料易出現(xiàn)損毀和流失。采取措施加強(qiáng)收集，可以避免不必要的損失，確保檔案充分發(fā)揮存憑、留史、資政、育人的作用。

一三、防疫檔案收集工作之改進(jìn)措施

結(jié)合新冠疫情背景，本文提出通過探索鐵路疫情檔案歸檔范圍表的方式，提升檔案收集效率與全面性，同時(shí)通過配套措施，實(shí)現(xiàn)全過程、廣渠道、多類型的檔案收集，全方位反映鐵路人在抗擊新冠肺炎疫情中承擔(dān)的各項(xiàng)工作和精神面貌，為今后鐵路承擔(dān)抗疫工作提供服務(wù)。

（一）全過程收集

專業(yè)服務(wù)，提早介入。疫情發(fā)展十分迅速，鐵路行業(yè)更是時(shí)刻受到疫情的影響，因此檔案收集工作一定要把握全面與高效兩點(diǎn)原則，根據(jù)疫情不同時(shí)間段的特點(diǎn)，轉(zhuǎn)變工作重心，實(shí)現(xiàn)全過程的檔案收集。

在疫情響應(yīng)后的第一時(shí)間，檔案工作者即應(yīng)對(duì)工作職責(zé)、內(nèi)容和要求進(jìn)行分析，同時(shí)可以借鑒2003年“非典”疫情的檔案收集經(jīng)驗(yàn)，逐一明確各部分收集范圍和內(nèi)容，盡快擬定出歸檔內(nèi)容表單，讓現(xiàn)場收集工作有所依循。

疫情得到初步控制后，檔案工作者應(yīng)當(dāng)按照《國鐵集團(tuán)辦公廳關(guān)于做好新冠肺炎疫情防控檔案管理工作的通知》梳理收集內(nèi)容，制定鐵路抗擊新冠肺炎疫情防控檔案歸檔范圍表。為提升收集全面型，檔案工作者還應(yīng)主動(dòng)服務(wù)，實(shí)現(xiàn)收集與抗疫同步。面對(duì)重大疫情，不應(yīng)一味遵循“檔案資料第二年甚至隔年才開展收集工作”的慣例，因?yàn)橐坏┬畔⑷缬羞z漏，后期將無法補(bǔ)救，就會(huì)造成無法彌補(bǔ)的損失。

特殊背景下，一方面，應(yīng)當(dāng)在不增加疫情防控工作負(fù)擔(dān)、不消耗疫情防控人員精力的前提下，將檔案服務(wù)關(guān)口前移，以組建微信工作群等方式，提供檔案收集的線上“無接觸式”服務(wù)；另一方面，應(yīng)當(dāng)將檔案收集責(zé)任落實(shí)到人，并在工作組人員出現(xiàn)變動(dòng)時(shí)，及時(shí)將檔案收集工作通知到新入組員，避免銜接中斷出現(xiàn)斷檔。

（二）廣渠道收集

檔案收集的全面性，不僅體現(xiàn)在縱向的時(shí)間上，還需要在橫向的渠道上足夠重視。本文認(rèn)為可以著重從宣傳、人群、地域、防控領(lǐng)域等渠道入手。

首先，宣傳渠道方面，不拘泥傳統(tǒng)，探索更多的媒體渠道。除了從常規(guī)渠道歸檔，也收集網(wǎng)站網(wǎng)頁、自媒體、社交媒體等宣傳渠道上的資料，確保疫情檔案收集工作的應(yīng)收盡收；其次，人群渠道方面，除通過官方渠道之外，特別強(qiáng)調(diào)收集一線工作記錄，收集疫情親歷者、疫情防控工作第一線工作人員形成的一手材料；地域渠道方面，同時(shí)收集多地的檔案資料。再次，防控工作領(lǐng)域渠道方面，將疫情物資采購、驗(yàn)收、發(fā)放全流程的文件資料也納入收集范圍。

（三）多類型收集

新冠疫情屬于突發(fā)的重大公共衛(wèi)生事件，舉國上下全體動(dòng)員，應(yīng)對(duì)與處置是涉及面廣且復(fù)雜多變的過程，僅憑單一載體或類型的檔案并不能全面詳細(xì)地反映整個(gè)事件的全貌。本小組除了注重收集常規(guī)文書檔案外，還重視引導(dǎo)職工收集照片、音視頻、實(shí)物等多種類型的檔案資料，來反映鐵路人抗擊新冠肺炎疫情的思想和行為。

為確保質(zhì)量，應(yīng)當(dāng)采取線下服務(wù)線上指導(dǎo)的方法。線下方面，可以利用發(fā)放疫情物資的服務(wù)機(jī)會(huì)，向疫情防控人員宣傳檔案素材收集，宣傳檔案的形式多樣，灌輸主動(dòng)收集的意識(shí)；線上方面，由專人負(fù)責(zé)收集新聞媒體、自媒體、社交媒體的宣傳報(bào)道材料，及時(shí)下載保存。同時(shí)，對(duì)于收集新形式檔案中發(fā)現(xiàn)的問題利用線上優(yōu)勢及時(shí)解決，在微信工作群請(qǐng)融媒體專員向現(xiàn)場同志講照片、視頻的拍攝方法和注意事項(xiàng)，強(qiáng)調(diào)現(xiàn)場工作照片以原圖發(fā)送的方法，確保檔案資料質(zhì)量可靠。

四、防疫歸檔體系之構(gòu)建與反思

全面性的檔案收集離不開歸檔統(tǒng)籌。全方位收集新冠肺炎疫情檔案資料之后，仍需建立完整的歸檔體系。制定《疫情防控檔案歸納范圍表》（以下簡稱《歸檔范圍表》）、《疫情檔案移交清冊》與《歸檔文件移交目錄》，對(duì)于實(shí)現(xiàn)歸檔系統(tǒng)的良好運(yùn)行有著重要的基礎(chǔ)性意義，其中確立《歸檔范圍表》的涵蓋范圍尤為重要。結(jié)合實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，本文嘗試將需要收集歸檔的疫情防控檔案分為文件、聲像、實(shí)物三類，具體分類如下：

第一，文件類檔案包括：1.鐵路系統(tǒng)關(guān)于疫情防控工作的重要部署、規(guī)定、通知、通報(bào)等；2.關(guān)于疫情防控工作重要問題的請(qǐng)示和上級(jí)部門的批復(fù)、指示等；3.建立疫情防控工作機(jī)構(gòu)、協(xié)調(diào)機(jī)制、制度規(guī)定等形成的文件材料；4.關(guān)于疫情防控工作的通知、通報(bào)、工作計(jì)劃、實(shí)施方案、防控措施、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)、工作報(bào)告、工作總結(jié)等；5.關(guān)于疫情防控工作會(huì)議記錄、會(huì)議材料等；6.防控疫情的應(yīng)急預(yù)案、監(jiān)測方案、監(jiān)測報(bào)告、工作流程等；7.疫情防控工作醫(yī)療保障、物資保障和生產(chǎn)生活保障等方面形成的文件材料，疫情防控物資捐贈(zèng)、調(diào)配等文件材料；8.關(guān)于疫情防控工作的在新聞媒體、社交媒體的紀(jì)實(shí)資料和宣傳報(bào)道；9.防控疫情工作中關(guān)于先進(jìn)典型人物、事例的文件材料；10.疫情防控健康教育、法治宣傳、科普宣傳的文件材料；11.與地方疫情防控工作溝通協(xié)調(diào)產(chǎn)生的文件材料；12.關(guān)于疫情防控的站車測溫記錄及交接記錄、消毒記錄或證明；13.關(guān)于疫情防控的旅客登記表、隔離通知書、病例個(gè)案調(diào)查表、密切接觸者登記表、調(diào)查情況記錄、調(diào)查報(bào)告等。

第二，聲像類文件包括：反映鐵路抗擊疫情的照片、音頻、視頻作品。

第三，1.疫情防控一線人員的請(qǐng)戰(zhàn)書、醫(yī)療隊(duì)隊(duì)旗等；2.鐵路職工以疫情防控工作為主題創(chuàng)作的繪畫、書法等作品。

需要注意的是，任何檔案都有著不可輕視的價(jià)值，因此對(duì)檔案收集進(jìn)行篩選，在提升效率、節(jié)約資源的同時(shí)，也意味著不可避免地會(huì)存在遺漏。譬如《歸檔范圍表》中，并沒有收集到職工群眾在新冠肺炎疫情期間的生活瞬間，也還沒來得及對(duì)收集到的資料及時(shí)進(jìn)行整理。如何實(shí)現(xiàn)全面性與高效性的統(tǒng)合，也將是防疫歸檔工作下一步的探索之處。

新冠肺炎疫情仍在世界范圍肆虐，疫情防控工作遠(yuǎn)未結(jié)束。受到中央與國家機(jī)關(guān)各部門高度重視的疫情防控檔案工作，也應(yīng)及時(shí)跟進(jìn)、主動(dòng)作為，扎實(shí)做好疫情防控檔案收集工作，記錄鐵路人抗擊疫情的全景歷程。力爭整理與收集同步，探索檔案利用與檔案收集相互促進(jìn)，在檔案收集工作中實(shí)現(xiàn)全面性、多樣性、深刻性與高效性的統(tǒng)合，運(yùn)用檔案講好鐵路的戰(zhàn)“疫”故事，弘揚(yáng)鐵路人的抗“疫”精神。