重大水利工程建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理研究

■ 冉君宜

水利工程是國民經(jīng)濟和社會發(fā)展的重要基礎(chǔ)設(shè)施，重大水利工程項目在抗御水旱災(zāi)害,保障經(jīng)濟社會安全,促進(jìn)工農(nóng)業(yè)生產(chǎn)持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展,保護(hù)水土資源和改善生態(tài)環(huán)境等方面發(fā)揮著重要作用。進(jìn)入新時代，我國水利基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)全面提速，僅2020年全國實施的重大水利工程就超過150 項。“十四五”時期是水利工程補短板的集中攻堅期，這些工程規(guī)模大、投資高。與之相應(yīng)，每個項目均產(chǎn)生數(shù)量龐大的工程檔案。這些檔案資料是實現(xiàn)持久水安全、優(yōu)質(zhì)水資源、健康水生態(tài)、宜居水環(huán)境和先進(jìn)水文化的基礎(chǔ)資料。因此，實現(xiàn)重大水利工程建設(shè)項目檔案的規(guī)范化管理，應(yīng)當(dāng)加強前瞻性思考和全局性謀劃。

一、準(zhǔn)確把握重大水利工程建設(shè)項目檔案的內(nèi)涵及作用

重大水利工程建設(shè)項目檔案（以下簡稱項目檔案）是指重大水利工程建設(shè)項目在前期、實施、竣工驗收等各階段過程中形成的，具有保存價值并經(jīng)過整理歸檔的文字、圖表、音像、實物等形式的水利工程建設(shè)項目文件（以下簡稱項目文件）。重大水利工程項目檔案能夠滿足水利工程建設(shè)項目建設(shè)、管理、監(jiān)督、運行和維護(hù)等活動在證據(jù)、責(zé)任和信息等方面的需要。在工程前期及建設(shè)階段，它既是建設(shè)管理、質(zhì)量監(jiān)督、資金監(jiān)管的基礎(chǔ)資料，又是工程運行管理、維修養(yǎng)護(hù)、改造擴建的重要依據(jù)；進(jìn)入項目運營階段，項目檔案是加強水利項目全生命周期風(fēng)險管理，維護(hù)水利基礎(chǔ)設(shè)施安全必不可少的基礎(chǔ)資源，是通過數(shù)字化、人工智能、物聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)推動水利基礎(chǔ)設(shè)施智能化運行改造的的重要依據(jù)。同時，建設(shè)運行中出現(xiàn)的工程質(zhì)量問題或事故調(diào)查都可以通過查閱檔案找到突破點。做好重大水利工程建設(shè)項目檔案規(guī)范化管理，對實施重大水利工程運行安全監(jiān)管，強化在建工程實施和資金使用監(jiān)管，保障工程安全意義重大。

二、清晰認(rèn)識當(dāng)前管理中存在的主要問題

三、科學(xué)設(shè)定項目法人檔案管理的工作職能是做好水利工程項目建設(shè)檔案的關(guān)鍵

重大水利工程項目建設(shè)規(guī)模大、參建單位多，文件材料涉及面廣、歸檔部門多，項目法人必須明晰自己在項目建設(shè)各階段的檔案管理職能，認(rèn)真落實對參建各單位項目檔案的監(jiān)督、管理職責(zé)，才能實現(xiàn)統(tǒng)一管理、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，使重大水利工程項目建設(shè)檔案達(dá)到規(guī)范化管理要求。

（一）項目前期建設(shè)準(zhǔn)備階段——建章立制，構(gòu)建完善的檔案管理工作體系

1.牽頭建立工程建設(shè)管理部門和參建單位共同參與的、權(quán)責(zé)清晰的項目檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)，成立由項目法人檔案管理機構(gòu)（以下簡稱檔案管理機構(gòu)）牽頭，建設(shè)、監(jiān)理等單位參與的檔案管理臨時機構(gòu)或工作小組。

2.制訂項目文件管理和檔案管理制度，包含項目檔案工作方案、檔案管理辦法、檔案分類大綱及方案、項目文件歸檔范圍、檔案整編細(xì)則以及借閱利用管理制度；對項目檔案分門別類，確定保管期限。

3.依法依規(guī)，科學(xué)設(shè)定參建單位檔案工作要求和責(zé)任分工，并在招標(biāo)文件中明確項目文件管理要求，包括文件形成的質(zhì)量要求、歸檔范圍、歸檔時間、歸檔套數(shù)、整理標(biāo)準(zhǔn)、介質(zhì)、格式、費用及違約責(zé)任等內(nèi)容；還應(yīng)明確監(jiān)理單位對工程項目的文件檔案的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、有效性和規(guī)范性審查的責(zé)任。上述要求和工作內(nèi)容應(yīng)當(dāng)以合同、協(xié)議或者備忘錄等形式予以確定。

4.將項目檔案信息化納入項目綜合管理信息化建設(shè)范疇，統(tǒng)一規(guī)劃、同步實施。

（二）工程建設(shè)施工階段——綜合協(xié)調(diào)，確保檔案管理各項制度得到有效實施

1.負(fù)責(zé)項目檔案的接收、保管、統(tǒng)計、編研、利用和移交等工作；組織協(xié)調(diào)工程建設(shè)管理相關(guān)部門和參建單位落實項目檔案管理相關(guān)制度，對參建單位進(jìn)行項目文件管理和歸檔交底；組織工程建設(shè)管理相關(guān)人員和檔案管理人員開展檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)。

2.建立項目檔案管理卷，將項目實施過程中形成的反映檔案管理情況的相關(guān)材料組成專門案卷，包含項目概況、管理辦法、標(biāo)段劃分、參建單位歸檔情況、檔案收集整理情況等。

3.督促參建單位按照《水利工程建設(shè)項目檔案管理規(guī)定》要求，對歸檔文件進(jìn)行質(zhì)量審查，合格后方可歸檔；每個審查、整改環(huán)節(jié)均應(yīng)形成記錄留存?zhèn)洳椤?/p>

4.建立完備的閉環(huán)管理工作機制，通過對項目文件資料的形成、收集、整理、歸檔情況進(jìn)行定期或不定期指導(dǎo)、監(jiān)督、檢查、考核，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題、隱患，整改落實或采取補救措施予以消除。

圖1描述了2008年和2009年中國城鎮(zhèn)居民主觀幸福感的核密度分布圖，從圖中可以看出，2008年和2009年的核密度分布走勢相似，且峰值均出現(xiàn)在30左右；平均來看，公眾的主觀幸福感較高。

5.參加重要會議、重大活動、重要設(shè)備開箱驗收、專項及階段性檢查和驗收。對參建單位進(jìn)行合同履約考核、合同結(jié)算和支付審批時，審查項目文件資料歸檔情況，將項目檔案資料是否按要求管理和歸檔作為合同款支付前提條件。

6.組織項目法人內(nèi)部文件資料歸檔的指導(dǎo)、協(xié)調(diào)和接收、保管、利用等工作。電子文件應(yīng)按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》（GB/T 18894）及國家相關(guān)要求實施，確保其真實性、可靠性、完整性、可用性。

（三）項目竣工驗收階段——查漏補缺，積極參與項目檔案驗收移交相關(guān)工作

重大水利工程建設(shè)項目在竣工驗收前要進(jìn)行檔案專項驗收，這是水利工程建設(shè)項目竣工驗收的重要內(nèi)容之一,按照《水利工程建設(shè)項目檔案驗收管理辦法》執(zhí)行。

1.完成應(yīng)歸檔文件材料的收集、整理、歸檔與移交工作。

2.在項目檔案專項驗收前，組織參建單位對項目文件的收集、整理、歸檔與檔案保管、利用等情況進(jìn)行自查自檢；自查自檢達(dá)到驗收標(biāo)準(zhǔn)后，可以向有管轄權(quán)的行政主管部門提出檔案專項驗收申請。

3.通過檔案專項驗收的項目，應(yīng)在水利工程建設(shè)項目竣工驗收后半年內(nèi)向運行管理單位及其他有關(guān)單位辦理檔案移交。

四、需要關(guān)注的幾個問題

（一）安全管理是底線

要高度重視檔案安全管理工作，堅持底線思維，強化風(fēng)險意識，注重從事后處置向事前預(yù)防轉(zhuǎn)變，從減少損失向降低風(fēng)險轉(zhuǎn)變，以防為主、防控結(jié)合，守住檔案安全管理、安全使用的底線,確保檔案實體安全、電子檔案安全、庫房安全。

（二）保密工作是紅線

應(yīng)建立完善檔案使用管理制度，涉密檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格按照保密管理規(guī)定執(zhí)行。在委托第三方開展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作時，委托單位應(yīng)與數(shù)字化加工單位簽訂保密協(xié)議，確保檔案資料管理使用合規(guī)、受控。

（三）開發(fā)利用是生命線

應(yīng)全面推進(jìn)水利工程檔案信息資源建設(shè)，加強檔案信息資源的整合編研和開發(fā)利用，助力水利事業(yè)更高質(zhì)量、更可持續(xù)、更為安全發(fā)展。