論企業(yè)產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度控制管理

劉剛

（洛陽電光設(shè)備研究所，河南 洛陽 471009）

1 項(xiàng)目背景

項(xiàng)目是在一定的時(shí)間、資源、環(huán)境等約束條件下，為了達(dá)到特定的目標(biāo)所做的一次性任務(wù)或努力[1]。項(xiàng)目管理是指以項(xiàng)目及其資源為對象，運(yùn)用系統(tǒng)的理論和方法對項(xiàng)目進(jìn)行高效的計(jì)劃、組織、實(shí)施和控制，并最終獲得項(xiàng)目目標(biāo)交付物的系統(tǒng)管理方法。也可以理解為，項(xiàng)目管理是通過項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目組織的努力，運(yùn)用系統(tǒng)理論和方法對項(xiàng)目及其資源進(jìn)行高效率的計(jì)劃、組織、指導(dǎo)和控制[2]。

項(xiàng)目進(jìn)度管理主要包括兩部分內(nèi)容：一是項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的編制，即合理安排項(xiàng)目時(shí)間，保證項(xiàng)目目標(biāo)的完成，為項(xiàng)目進(jìn)度控制、資源的配置、有關(guān)各方時(shí)間資源的協(xié)調(diào)配合提供依據(jù)；二是項(xiàng)目進(jìn)度的控制，控制進(jìn)度的目的是監(jiān)控進(jìn)度偏離并采取適當(dāng)?shù)男袆?dòng)[3]。

項(xiàng)目進(jìn)度控制是指針對項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃實(shí)施與計(jì)劃變更而開展的控制管理工作，是工程項(xiàng)目建設(shè)中與質(zhì)量控制、投資控制目標(biāo)并列的三大目標(biāo)控制之一。在限定時(shí)間內(nèi)，按預(yù)定目標(biāo)，保質(zhì)保量完成項(xiàng)目任務(wù)，這才是進(jìn)度控制管理的意義所在。項(xiàng)目經(jīng)理必須明確項(xiàng)目的主要目標(biāo)，編制可行的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，識(shí)別項(xiàng)目進(jìn)度影響因素，制定可行的保障措施，在實(shí)施中根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)展的實(shí)際情況不斷進(jìn)行分析、調(diào)整，使項(xiàng)目進(jìn)度始終處于可控狀態(tài)。

產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)，是項(xiàng)目組所在企業(yè)計(jì)劃實(shí)施的知識(shí)管理信息化項(xiàng)目，其原理如圖1所示。系統(tǒng)采用Browser/Server（B/S）結(jié)構(gòu)，應(yīng)用平面圖片、動(dòng)態(tài)三維模型等虛擬展示形式，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部網(wǎng)用戶在線檢索和瀏覽各類產(chǎn)品虛擬影像，結(jié)合表格和電子輔助文檔，實(shí)現(xiàn)企業(yè)各類交付產(chǎn)品相關(guān)知識(shí)積累和共享，該系統(tǒng)的實(shí)施是企業(yè)知識(shí)管理工程推進(jìn)的重要一環(huán)。系統(tǒng)開發(fā)內(nèi)容主要包括：系統(tǒng)設(shè)計(jì)、企業(yè)各系列產(chǎn)品數(shù)字化制作及展示、產(chǎn)品數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)及系統(tǒng)管理規(guī)范編制3 部分。主要實(shí)現(xiàn)功能如下：①實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品虛擬影像化；②實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品影像在線瀏覽；③實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品信息合理分類；④實(shí)現(xiàn)產(chǎn)品信息數(shù)據(jù)檢索；⑤實(shí)現(xiàn)用戶訪問點(diǎn)擊統(tǒng)計(jì)分析。

圖1 產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)原理

信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的首要任務(wù)是制定一個(gè)構(gòu)思好的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，以確定項(xiàng)目的范圍、進(jìn)度、費(fèi)用，并在給定的時(shí)間內(nèi)完成項(xiàng)目的重要約束目標(biāo)，能否按進(jìn)度交付是衡量項(xiàng)目是否成功的重要標(biāo)志[4]。產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)項(xiàng)目任務(wù)來源于上級(jí)計(jì)劃，有明確的任務(wù)完成節(jié)點(diǎn)和嚴(yán)格的時(shí)間硬約束。但是，在規(guī)定的質(zhì)量、時(shí)間、成本、范圍、組織和客戶滿意度要求之下進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理，存在較大難度。本研究從項(xiàng)目經(jīng)理的角度出發(fā)，在完成項(xiàng)目工作分解結(jié)構(gòu)和項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃編制的基礎(chǔ)上，開展進(jìn)度計(jì)劃控制工作，主要包括：開展項(xiàng)目進(jìn)度控制影響因素分析、制定進(jìn)度實(shí)施的控制措施、糾正進(jìn)度偏差、確保節(jié)點(diǎn)等工作。

2 項(xiàng)目進(jìn)度控制影響因素分析

2.1 影響項(xiàng)目進(jìn)度的主要因素

本項(xiàng)目為企業(yè)信息化示范項(xiàng)目，項(xiàng)目建設(shè)周期短，國內(nèi)缺少相應(yīng)的政策及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)，可借鑒的經(jīng)驗(yàn)較少。因此，要對項(xiàng)目實(shí)施中的所有不利因素進(jìn)行分析，及早采取預(yù)防措施，盡可能減少系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度的偏差，實(shí)現(xiàn)對項(xiàng)目進(jìn)度的動(dòng)態(tài)控制。

在項(xiàng)目開工前，項(xiàng)目經(jīng)理組織行業(yè)專家利用“頭腦風(fēng)暴”方法，分析出了影響項(xiàng)目進(jìn)度的主要因素，項(xiàng)目進(jìn)度影響因果分析如圖2所示。

圖2 產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)項(xiàng)目進(jìn)度影響因果分析圖

第一，計(jì)劃方案。項(xiàng)目計(jì)劃方案主要包括以下內(nèi)容：明確項(xiàng)目交付物、工作包定義、工期估算、制定工作進(jìn)度計(jì)劃、開展資源有效性管理、成本預(yù)算、整合進(jìn)度計(jì)劃和預(yù)算、關(guān)鍵績效指標(biāo)定義、確定里程碑、明確成功關(guān)鍵因素等。本項(xiàng)目主要管理人員為各部門抽調(diào)人員，缺少信息化項(xiàng)目實(shí)施和管理經(jīng)驗(yàn)，不能熟練地使用項(xiàng)目管理軟件來輔助開展項(xiàng)目計(jì)劃制定工作。在制定項(xiàng)目方案時(shí)，項(xiàng)目組成員對項(xiàng)目的需求分析不足，可能存在項(xiàng)目變更問題。

第二，組織。項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)為各部門抽調(diào)臨時(shí)組建而成，團(tuán)隊(duì)執(zhí)行力較差，成員相互之間不熟悉，缺乏溝通，工作效率較低。

第三，技術(shù)。本項(xiàng)目在企業(yè)信息化系統(tǒng)中屬于率先實(shí)施的子系統(tǒng)，無成熟規(guī)范流程可循。同時(shí)，基于IT 項(xiàng)目新技術(shù)層出不窮的特點(diǎn)，項(xiàng)目實(shí)施中可能存在盲目應(yīng)用新技術(shù)的現(xiàn)象。

第四，人員。人員是在估計(jì)進(jìn)度安排中經(jīng)常使用的工作量單位之一。本項(xiàng)目由于有明確的考核節(jié)點(diǎn)，按照計(jì)劃，存在多任務(wù)同步施工階段，可能會(huì)因任務(wù)沖突造成人員不足。同時(shí)，部分人員初次接觸本專業(yè)，缺少相關(guān)技能培訓(xùn)。

第五，軟硬件設(shè)備。在設(shè)備采購、安裝進(jìn)度和軟件選型上可能存在風(fēng)險(xiǎn)。

第六，費(fèi)用。財(cái)務(wù)人員缺少IT 項(xiàng)目預(yù)算經(jīng)驗(yàn)，預(yù)算可能不準(zhǔn)確，可能出現(xiàn)超支現(xiàn)象。

針對專家組歸納出來的以上可能的進(jìn)度影響因素，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，要采取的措施如表1所示。

表1 實(shí)現(xiàn)計(jì)劃工期要采取的措施

2.2 項(xiàng)目資源配置

2.2.1 人員配備

根據(jù)項(xiàng)目各工序工作量大小，制定合理的用工計(jì)劃，在部分時(shí)段采取平行作業(yè)。對各單項(xiàng)工程每月人員需求進(jìn)行動(dòng)態(tài)分析和及時(shí)調(diào)整。

2.2.2 軟硬件及設(shè)備配置

加強(qiáng)軟硬件設(shè)備的超前計(jì)劃，制定項(xiàng)目設(shè)備清單及采購計(jì)劃，超前購置和準(zhǔn)備及按時(shí)供應(yīng)，并專人管理，確保項(xiàng)目順利進(jìn)行。

2.2.3 費(fèi)用計(jì)劃

根據(jù)項(xiàng)目進(jìn)度安排，企業(yè)財(cái)務(wù)中心編制了詳細(xì)的項(xiàng)目概算，并由專業(yè)咨詢機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估后發(fā)布實(shí)施。

3 進(jìn)度實(shí)施控制措施

3.1 成立項(xiàng)目進(jìn)度管理組織機(jī)構(gòu)

項(xiàng)目實(shí)施控制的前提是建立有效的項(xiàng)目組織，在本項(xiàng)目中，為保證項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)工期目標(biāo)，成立了專門的項(xiàng)目經(jīng)理部，選派1 名部門經(jīng)理擔(dān)任項(xiàng)目經(jīng)理，全權(quán)負(fù)責(zé)綜合組織管理工作，設(shè)置1 名技術(shù)總監(jiān)負(fù)責(zé)項(xiàng)目技術(shù)管理工作。其中項(xiàng)目技術(shù)團(tuán)隊(duì)人員組成如圖3所示。

圖3 項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)組成

3.2 進(jìn)行可靠的系統(tǒng)需求分析

可靠的系統(tǒng)需求是產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施的根本所在，在項(xiàng)目實(shí)施前期，項(xiàng)目組負(fù)責(zé)人要認(rèn)真聽取主要用戶的意見并認(rèn)真記錄，并盡可能發(fā)掘用戶的潛在需求，反復(fù)進(jìn)行溝通，以最大限度地滿足用戶的需求，最終才能開發(fā)出有價(jià)值的項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。在項(xiàng)目進(jìn)入實(shí)施階段后，應(yīng)盡可能不再更改需求，并與用戶保持良好溝通，確保項(xiàng)目按原計(jì)劃進(jìn)行。

3.3 編制可行的項(xiàng)目計(jì)劃并分解下達(dá)

產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)項(xiàng)目計(jì)劃編制包括如下工作：估算項(xiàng)目產(chǎn)品規(guī)模、估算項(xiàng)目所需資源、制定項(xiàng)目時(shí)間計(jì)劃表、識(shí)別并評估項(xiàng)目進(jìn)度風(fēng)險(xiǎn)等。在項(xiàng)目計(jì)劃中，最關(guān)鍵的一點(diǎn)是要標(biāo)志出階段性的里程碑。項(xiàng)目中的計(jì)劃變更會(huì)對軟件系統(tǒng)產(chǎn)品的質(zhì)量和進(jìn)度帶來比較嚴(yán)重的負(fù)面影響。對項(xiàng)目計(jì)劃實(shí)施造成影響的原因還包括：不重視項(xiàng)目計(jì)劃編制、計(jì)劃方案粗糙、可執(zhí)行性差等。因此，為了成功進(jìn)行項(xiàng)目進(jìn)度管理，就要高度重視項(xiàng)目計(jì)劃的編制工作，周密制定，認(rèn)真分解，嚴(yán)格執(zhí)行，確保項(xiàng)目成功實(shí)施。

3.4 采用成熟技術(shù)，規(guī)范操作流程

采取不成熟的新技術(shù)是導(dǎo)致IT 信息化項(xiàng)目不成功的主要因素之一，不成熟的新技術(shù)可能導(dǎo)致項(xiàng)目技術(shù)無法擴(kuò)展、數(shù)據(jù)無法共享、項(xiàng)目失控等問題。本項(xiàng)目在項(xiàng)目計(jì)劃中采用成熟的“造型師”影像制作技術(shù)和Microsoft SQL Server 數(shù)據(jù)平臺(tái)，降低了項(xiàng)目的技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)。同時(shí)，規(guī)范的流程是保證IT項(xiàng)目完成計(jì)劃目標(biāo)的另一個(gè)關(guān)鍵因素。在項(xiàng)目開發(fā)過程中，工作人員只有按照規(guī)范的操作流程開展工作，項(xiàng)目的成功才能得到最大限度的保證。本項(xiàng)目在實(shí)施中，對項(xiàng)目的每一個(gè)階段均要列出詳細(xì)工作任務(wù)流程，編制項(xiàng)目工作日志，并由項(xiàng)目管控人員監(jiān)督執(zhí)行，在項(xiàng)目階段任務(wù)完成之后,項(xiàng)目組要評價(jià)該階段的工作完成情況，并確認(rèn)簽字，還要對后續(xù)階段工作時(shí)間、人員、資金等方面的需求作出估計(jì)。項(xiàng)目技術(shù)管理人員對每個(gè)階段的工作成果審查合格后，方能開始下一階段的工作。在本項(xiàng)目中，項(xiàng)目技術(shù)管理人員還對項(xiàng)目中影像分辨率、字段格式、數(shù)據(jù)類型、文檔模板等均進(jìn)行了嚴(yán)格的定義，確保操作規(guī)范。

3.5 加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)管理，組織有效溝通

項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)是項(xiàng)目實(shí)施的基礎(chǔ)。項(xiàng)目溝通協(xié)調(diào)機(jī)制是解決問題的有效途徑。IT 信息化項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)管理工作相當(dāng)復(fù)雜，對人的依賴性比其他行業(yè)更為突出。因此，加強(qiáng)項(xiàng)目組人員之間的有效溝通，是項(xiàng)目成功的一個(gè)非常關(guān)鍵的因素。在項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目組內(nèi)人員的溝通有助于互相了解項(xiàng)目各子工程的工作內(nèi)容，達(dá)成團(tuán)隊(duì)共識(shí)，確保項(xiàng)目按計(jì)劃開展，并最終按時(shí)完成。本項(xiàng)目在實(shí)施前期建立了項(xiàng)目會(huì)議匯報(bào)制度、變更流程和績效激勵(lì)制度等措施，確保項(xiàng)目實(shí)施能得到有效監(jiān)控和有效控制[5]。在實(shí)施過程中采用看板管理、問題溝通單、工作例會(huì)、內(nèi)部網(wǎng)即時(shí)通訊軟件等方式，實(shí)現(xiàn)有效的人員溝通。

3.6 重視文檔管理工作，加強(qiáng)程序源代碼、數(shù)據(jù)庫及軟件文檔催交

項(xiàng)目文檔是項(xiàng)目實(shí)施和最終成果的重要記載和表現(xiàn)形式之一，項(xiàng)目的實(shí)施過程是項(xiàng)目文檔形成的重要階段，項(xiàng)目文檔管理是項(xiàng)目實(shí)施過程中非常重要的工作內(nèi)容，主要是確保項(xiàng)目資料的真實(shí)性和完整性。項(xiàng)目文檔管理的實(shí)現(xiàn)主要通過建立相應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理制度、流程，并根據(jù)項(xiàng)目特點(diǎn)建立項(xiàng)目檔案保管、使用、收集的具體辦法和機(jī)制。本項(xiàng)目的交付物包括項(xiàng)目過程文檔、程序源代碼、數(shù)據(jù)庫及軟件文檔等，項(xiàng)目前期在項(xiàng)目計(jì)劃中對各工作階段的交付物進(jìn)行了明確的定義，制定了項(xiàng)目各階段交付文檔目錄，并采取分階段驗(yàn)收歸檔的方式，確保了項(xiàng)目過程記錄嚴(yán)格受控。

3.7 做好項(xiàng)目進(jìn)度全程跟蹤與測量，及時(shí)糾正偏差

項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃的控制，就是將項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)展情況與項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃進(jìn)行不斷的對照、分析和調(diào)整，來確定項(xiàng)目實(shí)施中是否已經(jīng)發(fā)生了進(jìn)度偏差，結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際，改變那些造成項(xiàng)目進(jìn)度偏差的影響因素，對實(shí)際偏差進(jìn)行控制和管理，由此保障項(xiàng)目計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。項(xiàng)目進(jìn)度跟蹤工作的核心就是能及時(shí)、準(zhǔn)確地獲得對項(xiàng)目進(jìn)度有影響的信息，以便及時(shí)作出決策。企業(yè)產(chǎn)品知識(shí)系統(tǒng)項(xiàng)目在進(jìn)度跟蹤中采用了以下4個(gè)環(huán)節(jié)：

第一，觀察。結(jié)合項(xiàng)目工作實(shí)際情況，設(shè)立觀察點(diǎn)，對影響項(xiàng)目進(jìn)度的關(guān)鍵活動(dòng)進(jìn)行實(shí)時(shí)監(jiān)測，第一時(shí)間發(fā)現(xiàn)問題。

第二，測量。記錄項(xiàng)目實(shí)施過程中的人員、設(shè)備、材料、方法、環(huán)境、時(shí)間等信息。

第三，分析。結(jié)合項(xiàng)目的特點(diǎn)，對測量數(shù)據(jù)進(jìn)行分析比較，提出糾正偏差的方案。

第四，報(bào)告。編制進(jìn)度報(bào)告，用于項(xiàng)目組內(nèi)人員溝通共享進(jìn)度信息。

在項(xiàng)目資源條件約束下，為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目跟蹤目的，確保數(shù)據(jù)及時(shí)、真實(shí)、可靠，項(xiàng)目組采用了以下方法：

第一，看板管理，主要采用看板可視化管理模式，對項(xiàng)目周、旬、月進(jìn)度圖表及作業(yè)狀況表進(jìn)行通告，方便項(xiàng)目組人員及時(shí)了解工作進(jìn)度。

第二，現(xiàn)場跟蹤檢查，在項(xiàng)目實(shí)施的不同階段和工作現(xiàn)場，項(xiàng)目組安排專職人員，隨時(shí)檢查工作實(shí)際情況，了解工作中出現(xiàn)的問題，進(jìn)行后續(xù)工作安排。第一時(shí)間拿到第一手資料，為項(xiàng)目進(jìn)度控制提供準(zhǔn)確、及時(shí)的決策依據(jù)。

第三，階段性總結(jié)會(huì)議，通過召開月度調(diào)度會(huì)及階段性工作總結(jié)會(huì)議。組織項(xiàng)目組人員進(jìn)行討論和溝通，及時(shí)評估和準(zhǔn)確了解項(xiàng)目的實(shí)際進(jìn)度情況，并規(guī)劃下一階段工作，預(yù)防可能出現(xiàn)的問題。

在項(xiàng)目實(shí)施中，項(xiàng)目組工作人員采用以上方法和工具，實(shí)施控制措施。根據(jù)編制的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃，結(jié)合里程碑關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)對施工進(jìn)度進(jìn)行了監(jiān)測和記錄，確認(rèn)進(jìn)度是否與計(jì)劃同步。當(dāng)出現(xiàn)偏差時(shí)，找到了進(jìn)度偏差的原因，分析并及時(shí)對原計(jì)劃及項(xiàng)目成本采取調(diào)整和糾偏措施，為工程的順利實(shí)施提供了支持，最終實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目比計(jì)劃工期提前10 天完成，完成了既定的項(xiàng)目目標(biāo)。

4 結(jié)論

本文以產(chǎn)品知識(shí)管理系統(tǒng)項(xiàng)目實(shí)施為例，在項(xiàng)目實(shí)施中采用現(xiàn)代項(xiàng)目管理理論，落實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃與控制方法，分析了項(xiàng)目進(jìn)度控制管理的影響因素，制定并全過程落實(shí)了控制措施，為工程的順利實(shí)施提供了支持，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目比要求工期提前10 天完成，完成了既定的項(xiàng)目目標(biāo)，證明了控制措施的有效性，為企業(yè)同類信息化系統(tǒng)實(shí)施起到較好的借鑒作用。