數(shù)字化時代上市公司全面預(yù)算管理優(yōu)化探究

夏唐兵

（廣州商學(xué)院，廣州 511363）

1 數(shù)字化賦予上市公司全面預(yù)算管理新動能

1.1 促使企業(yè)制定科學(xué)的決策戰(zhàn)略

數(shù)字化的全面預(yù)算管理是在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的基礎(chǔ)上，對企業(yè)財務(wù)數(shù)據(jù)、經(jīng)營數(shù)據(jù)、預(yù)算信息進行全面收集、分析與處理。其優(yōu)勢在于采用科學(xué)算法使預(yù)算更精確，為企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)的輔助服務(wù)。預(yù)算系統(tǒng)首先會對數(shù)據(jù)資源進行識別，將其中高價值的數(shù)據(jù)提取出來，然后利用優(yōu)化算法，對數(shù)據(jù)進行加工、解算，最終得出分析結(jié)果或預(yù)警信息，這些內(nèi)容會直觀地以數(shù)據(jù)、圖表等方式呈現(xiàn)出來，為企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)制定決策戰(zhàn)略服務(wù)。在數(shù)字化全面預(yù)算管理開展的基礎(chǔ)上，企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)人也可以從數(shù)字化全面預(yù)算管理工作中獲取與企業(yè)相關(guān)的財務(wù)信息、業(yè)務(wù)信息、籌資信息、資本信息，整合信息圍繞企業(yè)的實際情況制定更符合自身發(fā)展、更科學(xué)、先進的決策戰(zhàn)略。

1.2 數(shù)字化全面預(yù)算更加準確

以往在數(shù)字化還沒有普及時，企業(yè)所開展的傳統(tǒng)預(yù)算管理工作首先需要大量的工作人員，耗費大量時間的基礎(chǔ)上純手工編制全面預(yù)算，在編制過程中也經(jīng)常會出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、數(shù)據(jù)失真等錯誤。而且傳統(tǒng)的預(yù)算編制與預(yù)算控制是不同的員工在負責(zé)，工作環(huán)節(jié)有所脫離，企業(yè)管理者無法結(jié)合預(yù)算編制實時對預(yù)算控制進行管理與控制，導(dǎo)致企業(yè)經(jīng)常出現(xiàn)超出預(yù)算編制的現(xiàn)象，真實預(yù)算已經(jīng)超出但是預(yù)算部門、業(yè)務(wù)部門以及領(lǐng)導(dǎo)人都還并不知情，最終在年終才發(fā)現(xiàn)對資金流影響較大。數(shù)字化的全面預(yù)算將企業(yè)的財務(wù)預(yù)算、業(yè)務(wù)預(yù)算、資金預(yù)算、籌資預(yù)算等諸多內(nèi)容整合到一起，并利用先進的信息化系統(tǒng)實現(xiàn)對預(yù)算編制的實時管控，避免出現(xiàn)數(shù)據(jù)丟失、超預(yù)算等錯誤，提高全面預(yù)算管理的合理性。

1.3 建立高效的預(yù)算管理監(jiān)督體制

大數(shù)據(jù)及科學(xué)算法的高效性毋庸置疑，但前提要有準確的數(shù)據(jù)來源，所以建立起先進的監(jiān)督管理體系亦非常重要。數(shù)字化全面預(yù)算管理利用信息系統(tǒng)的開放性、實時性，對各部門預(yù)算執(zhí)行的情況進行控制，業(yè)務(wù)部門的資金申請、審批、資金支付、資金的應(yīng)用等不同環(huán)節(jié)信息都可以實現(xiàn)實時的跟蹤，方便隨時查看。嚴格遵守“有預(yù)算不超支，無預(yù)算不可支”等原則開展預(yù)算管理工作。企業(yè)還可以針對不同部門設(shè)置預(yù)算管理執(zhí)行控制的規(guī)則，業(yè)務(wù)部門提出預(yù)算申請時，系統(tǒng)會自動根據(jù)該部門以往預(yù)算使用的具體情況對預(yù)算申請做出校驗，當該業(yè)務(wù)部門的預(yù)算超出預(yù)算編制后，該申請就不會被提交，系統(tǒng)也會結(jié)合關(guān)鍵指標給出相應(yīng)部門預(yù)算方面的提醒，幫助部門和領(lǐng)導(dǎo)及時調(diào)整接下來的經(jīng)營策略。

1.4 有效降低企業(yè)的經(jīng)營成本

一個有活力的企業(yè)不僅創(chuàng)新能力較強，還要有良好的成本意識，在當下環(huán)境下，成本意識淡薄的企業(yè)不能走得更遠。企業(yè)應(yīng)當利用大數(shù)據(jù)對成本費用進行管理，提高成本費用管理水平，要與優(yōu)秀的企業(yè)進行對比，做好精細化預(yù)算。通過合理的數(shù)據(jù)模型可以有效降低成本，即在預(yù)算前就會對企業(yè)的各項成本進行多維度的分析，找到合理的控制范圍，形成科學(xué)的算法模式，這樣在預(yù)算擬定以后，就會嚴格按照預(yù)算進行，實行剛性控制。同時，如果企業(yè)有研發(fā)經(jīng)費預(yù)算等戰(zhàn)略性投入，應(yīng)合理安排研發(fā)過程中發(fā)生的各項成本費用預(yù)算。研發(fā)投入的波動比較大，很難進行精確控制，要做好精細化的預(yù)算管理，使每個環(huán)節(jié)的研發(fā)投入精細、明確，防止出現(xiàn)預(yù)算不實或濫用的情況。

2 數(shù)字化時代上市公司全面預(yù)算管理存在的問題

2.1 預(yù)算管理數(shù)字化建設(shè)滯后，難以實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享

當前諸多上市公司的預(yù)算管理工作并未引進專業(yè)的數(shù)字化辦公系統(tǒng)，預(yù)算目標的編制、預(yù)算任務(wù)的分解、預(yù)算管理的執(zhí)行與控制、預(yù)算考核等諸多工作的開展，僅僅依靠Excel表格、單一的預(yù)算軟件來完成，全面預(yù)算管理工作任務(wù)繁多，工作量中包含巨大的信息量，覆蓋諸多的工作環(huán)節(jié)，但是卻依然使用手工來完成預(yù)算管理的所有工作。而因為上市公司預(yù)算管理數(shù)字化建設(shè)處于滯后的狀態(tài)，導(dǎo)致很多財務(wù)數(shù)據(jù)都分散在不同的信息系統(tǒng)之中，在海量的信息中提取與預(yù)算管理相關(guān)的信息，首先需要大量的人力，然后在提取數(shù)據(jù)信息時也容易出錯，數(shù)據(jù)信息的完整性、及時性都很難有保障，數(shù)據(jù)整合效果較差也在一定程度上影響了預(yù)算管理工作開展的科學(xué)性以及實效性，與數(shù)字化背景下預(yù)算管理工作的開展還存在較大的差距。在數(shù)字化時代，多數(shù)上市公司對數(shù)字技術(shù)、信息技術(shù)的應(yīng)用較少，忽視了數(shù)字化時代公司開展全面預(yù)算管理轉(zhuǎn)型的重要性，全面預(yù)算工作的開展仍以傳統(tǒng)方式為主，從而阻礙了公司的發(fā)展。

2.2 缺乏完善的預(yù)算管理組織結(jié)構(gòu)

目前可能依然有部分上市公司沒有充分認識到全面預(yù)算管理的重要性，公司并沒有設(shè)立專門、獨立的預(yù)算管理委員會，而是直接將全面預(yù)算管理工作自動劃分到財務(wù)部門，成為財務(wù)部門下轄的工作小組。全面預(yù)算管理工作的開展需要財務(wù)部門負責(zé)人對其進行分配，預(yù)算編制的制定主要是由其他具體需要資金的部門領(lǐng)導(dǎo)進行制定，其他的普通員工并不能參與到預(yù)算編制制定過程中。而究其根本與上市公司并未建立完善預(yù)算管理組織體系有著較大的關(guān)系。預(yù)算管理委員會的缺失導(dǎo)致全面預(yù)算管理工作的開展過程存在不規(guī)范、不嚴謹?shù)默F(xiàn)象。預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算評估等工作環(huán)節(jié)都容易出現(xiàn)執(zhí)行不到位的情況，導(dǎo)致全面預(yù)算管理工作的效率較低。

2.3 預(yù)算執(zhí)行和控制能力較弱

在全面預(yù)算執(zhí)行與控制的過程中，上市公司未對預(yù)算全過程進行實時的監(jiān)督，也未構(gòu)建預(yù)警機制，通常都是發(fā)現(xiàn)問題之后就對問題進行原因分析，并提出調(diào)整的對策，這樣也會導(dǎo)致預(yù)算調(diào)整過程有所滯后，而且也沒有辦法對動態(tài)預(yù)算執(zhí)行的實際情況有全面的、實際的分析，導(dǎo)致預(yù)算管理成為形式主義，并不能為公司其他的管理決策提供有利的數(shù)據(jù)支持，影響公司總體目標的順利實現(xiàn)，甚至還會影響公司的盈利情況。還有部分上市公司在每年度的第三季度都會開展預(yù)算調(diào)整，但是實際上第三季度的最后一個月已經(jīng)接近年底，此時再對全面預(yù)算進行調(diào)整已無意義。

3 數(shù)字化時代上市公司全面預(yù)算管理優(yōu)化的對策

3.1 積極采用數(shù)字化技術(shù)，加大信息化建設(shè)力度

第一，借助信息化系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)共享。當下我們已經(jīng)進入數(shù)字化時代，很多企業(yè)也開始紛紛走上向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的道路。大多數(shù)上市公司都已經(jīng)認識到數(shù)字化時代不可逆轉(zhuǎn)的勢態(tài)，并紛紛加入數(shù)字化轉(zhuǎn)型隊列之中。為了避免公司全面預(yù)算管理工作與其他部門管理工作脫節(jié)，上市公司在資金實力允許的情況下，可以投入一部分資金用于引進先進的信息系統(tǒng)，如ERP 系統(tǒng)、財務(wù)共享系統(tǒng)、費控系統(tǒng)、資金管理系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)信息系統(tǒng)等。將諸多系統(tǒng)連接到一起，發(fā)揮紐帶作用的工具軟件我們稱之為數(shù)據(jù)中臺、數(shù)據(jù)倉庫。數(shù)據(jù)倉庫可以結(jié)合多角度分析模型得出更有利于企業(yè)經(jīng)營發(fā)展的數(shù)據(jù)信息。在過去預(yù)算管理工作只有年度預(yù)算，但是在數(shù)字化時代，就可以將全面預(yù)算工作細化到季度、月度，基于公司的實際運營、市場環(huán)境的變化，及時調(diào)整全面預(yù)算管理的策略。在數(shù)字化時代，上市公司每天產(chǎn)生的數(shù)據(jù)量也逐漸增多，數(shù)據(jù)源越來越多，必須采用信息化辦公系統(tǒng)來處理這些數(shù)據(jù)，并結(jié)合智能辦公軟件做好全面預(yù)算管理工作。引入數(shù)字化技術(shù)等先進系統(tǒng)的全面預(yù)算管理工作，也可以有效促使其他崗位、其他部門所有員工都參與到全面預(yù)算管理工作中，為公司營造一個良好的預(yù)算管理環(huán)境。

第二，借助信息化系統(tǒng)實現(xiàn)全面預(yù)算管理全過程的監(jiān)督與管控。通過對全面預(yù)算管理不同環(huán)節(jié)進行監(jiān)督，可以有效了解全面預(yù)算管理在基層的執(zhí)行與落實情況，并且通過事前、事中、事后的管控，可以找到風(fēng)險因素、分析預(yù)算目標未實現(xiàn)的原因等，從而實現(xiàn)降低風(fēng)險、提升管理效果的目的。此外，全面預(yù)算管理不同層級的人員所具備的權(quán)限也有所差距，各個層級人員只能在自己權(quán)限范圍內(nèi)對全面預(yù)算事項進行處理與審批。上市公司還應(yīng)積極將現(xiàn)有的財務(wù)信息系統(tǒng)進行升級，擴充信息系統(tǒng)所包含的數(shù)據(jù)范圍，提升系統(tǒng)處理動態(tài)信息數(shù)據(jù)的能力。最后還要打破預(yù)算管理與其他業(yè)務(wù)板塊的數(shù)據(jù)壁壘，將整個公司的數(shù)據(jù)實現(xiàn)集中共享，提升數(shù)據(jù)的收集、匯總與分析應(yīng)用能力。

3.2 完善全面預(yù)算管理體系，加快推進業(yè)財深度融合

結(jié)合全面預(yù)算管理工作開展的進度，分別從決策、管理、執(zhí)行3 個方面分析完善全面預(yù)算管理體系的措施：

第一，成立全面預(yù)算管理決策機構(gòu)，該機構(gòu)主要由董事會授權(quán)成立，成員分別是上市公司高層領(lǐng)導(dǎo)、部門負責(zé)人，職責(zé)是制定全面預(yù)算編制原則、審核全面預(yù)算管理相關(guān)制度、審批上報的全面預(yù)算內(nèi)容是否合格并商議如何調(diào)整。每年全面預(yù)算管理決策機構(gòu)可以定期召開兩次會議，確定公司當年開展全面預(yù)算管理工作的重難點，并結(jié)合不同部門的發(fā)展目標制定與之相符合的全面預(yù)算管理目標。數(shù)字化時代，上市公司全面預(yù)算決策機構(gòu)還可以通過使用信息技術(shù)、數(shù)字技術(shù)實現(xiàn)對公司全面預(yù)算整個過程的動態(tài)監(jiān)控，并利用信息技術(shù)對全面預(yù)算執(zhí)行的實際情況進行實時評價，促使全面預(yù)算工作的執(zhí)行具有一定的嚴肅性。

第二，設(shè)置全面預(yù)算管理機構(gòu)。例如，設(shè)置全面預(yù)算管理辦公室，主要是負責(zé)公司開展全面預(yù)算的日常工作?？梢钥紤]從本公司財務(wù)部門抽調(diào)幾名熟悉全面預(yù)算管理工作的員工以及部門負責(zé)人聯(lián)合共同成立，主要負責(zé)起草制定全面預(yù)算管理相關(guān)規(guī)定、向決策機構(gòu)匯報全面預(yù)算管理執(zhí)行的進度、全面預(yù)算管理工作的日常監(jiān)督等。該機構(gòu)在全面預(yù)算管理工作開展過程中更多是發(fā)揮控制、監(jiān)督、考評等一系列作用。在數(shù)字化時代，很多工作內(nèi)容都可以通過使用專門的系統(tǒng)、軟件實現(xiàn)自動化管理，如數(shù)據(jù)的匯總、上報以及傳遞都可以實現(xiàn)信息化，并通過信息技術(shù)加強與其他執(zhí)行部門之間的溝通，確保預(yù)算管理的每一項要求都可以及時傳遞。此外，在財務(wù)部設(shè)立預(yù)算管理科，負責(zé)對當期預(yù)算管理編制的制作、預(yù)算表格的設(shè)計、預(yù)算草案編制等基本工作。

第三，設(shè)置預(yù)算執(zhí)行機構(gòu)。預(yù)算執(zhí)行機構(gòu)主要是上市公司下屬的各個職能部門，是實施、執(zhí)行預(yù)算編制的部門。確保預(yù)算決策機構(gòu)、預(yù)算管理機構(gòu)所制定的預(yù)算目標、預(yù)算編制、預(yù)算規(guī)章都可以得到執(zhí)行。各職能部門還要結(jié)合預(yù)算決策機構(gòu)、管理機構(gòu)所下發(fā)的通知與任務(wù)，分解預(yù)算管理任務(wù)，并切實在工作中予以落實與執(zhí)行。

完善的全面預(yù)算管理體系如圖1所示。

圖1 全面預(yù)算組織機構(gòu)

3.3 加強對預(yù)算全過程的管控

上市公司在實現(xiàn)信息化全面預(yù)算管理后，公司還應(yīng)該注重從事前、事中以及事后3 個階段對全面預(yù)算管理的全過程進行管控：

第一，事前控制就是針對全面預(yù)算剛剛開始執(zhí)行階段所出現(xiàn)的問題進行控制，通過分析該階段預(yù)算管理可能出現(xiàn)的問題，提前提出相應(yīng)的規(guī)避對策。通過信息化系統(tǒng)，預(yù)算管理部門還需要清晰地了解不同部門預(yù)算執(zhí)行的實際情況，對已經(jīng)觸及警示線的問題要及時提出警示。此外還需要將審批環(huán)節(jié)作為預(yù)算控制的重點，審批人員要結(jié)合信息系統(tǒng)給出的警示信息對預(yù)算審批項目有一個初步的了解與判斷。

第二，事中控制是在事前控制的基礎(chǔ)上，結(jié)合不同職能部門各項經(jīng)濟活動預(yù)算執(zhí)行的實際情況，開展一定的監(jiān)督與控制。例如，JD 公司原計劃在年初生產(chǎn)、銷售10 臺防爆電機，生產(chǎn)、銷售產(chǎn)品的過程包括采購原材料、生產(chǎn)、預(yù)收款、銷售、銷售回款等環(huán)節(jié)，其中每一個環(huán)節(jié)都需要及時對預(yù)算執(zhí)行過程進行監(jiān)督與控制。公司可以提前在信息化系統(tǒng)中設(shè)置三級預(yù)警機制，對應(yīng)不同環(huán)節(jié)進行實時監(jiān)控，一旦超出既定標準就發(fā)出警告，避免出現(xiàn)問題，部分重要預(yù)算預(yù)警報告機制如表1所示。

表1 預(yù)算預(yù)警報告機制

第三，事后控制則主要是依賴于信息化系統(tǒng)中所存儲的數(shù)據(jù)，利用信息化系統(tǒng)中的分析模型，對某一類別的數(shù)據(jù)進行收集、分析、總結(jié)與整理，并得到與之相關(guān)數(shù)據(jù)的橫向以及豎向?qū)Ρ?，從多角度分析預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)偏離的程度、原因，并及時進行糾正，為今后編制更科學(xué)的預(yù)算草案、制定更符合實際情況的執(zhí)行制度奠定基礎(chǔ)。

4 結(jié)語

在后疫情時代，諸多上市公司的生存與發(fā)展都面臨著較大的壓力。在眾多因素的影響下，上市公司也加快了向數(shù)字化轉(zhuǎn)型的步伐，并認識到加強全面預(yù)算管理的重要性。本文以數(shù)字化為研究的背景，在此基礎(chǔ)上分析上市公司在新時期做好全面預(yù)算管理工作應(yīng)該做出的改變，如積極采用信息化技術(shù)、完善全面預(yù)算管理組織機構(gòu)、加強全面預(yù)算管理全過程管控等，期望上市公司積極順應(yīng)時代的變化，用先進的數(shù)字化技術(shù)做好全面預(yù)算管理工作，提高公司全面預(yù)算管理水平的同時，也進一步提升公司自身的核心競爭力。