將“清單革命”進(jìn)行到底

葛雨晴｜文

近期，多氟多新材料股份有限公司法務(wù)部在推行一項(xiàng)舉措，將公司日常審核比較多的合同根據(jù)內(nèi)容總結(jié)分為八大類，逐一整理不同類別合同的審核要點(diǎn)。不可否認(rèn)，這是一項(xiàng)工作量不小又讓人頭疼的工作，但它絕非多此一舉，反而很有價(jià)值和積極意義，承載著沉甸甸的智慧結(jié)晶，既凝聚前輩經(jīng)驗(yàn)，又幫助新人成長，還提供了一份高效便捷的工作指南。一來能夠讓后來的新人迅速上手、進(jìn)入工作狀態(tài)；二來能讓日常合同審核工作更高效、更便捷、更不容易出現(xiàn)紕漏，做好公司經(jīng)營投資風(fēng)險(xiǎn)的事前防范。

從另一個(gè)角度看，法務(wù)部整理審核要點(diǎn)的動(dòng)作就是在踐行阿圖·葛文德《清單革命》中的“清單革命”理念，將復(fù)雜工作簡單化、流程工作規(guī)范化。這本書重在闡述任何復(fù)雜工程都能拆分為一個(gè)個(gè)細(xì)小任務(wù)，根據(jù)清單依次完成，就能使整個(gè)復(fù)雜工程按時(shí)間有效推進(jìn)。對(duì)于法務(wù)工作，無非是訴訟和非訴兩個(gè)板塊。非訴業(yè)務(wù)關(guān)注細(xì)節(jié)，對(duì)于合作方的資信調(diào)查、每天簽訂的諸多合同，需要審核的內(nèi)容多而細(xì)；訴訟業(yè)務(wù)則需要從程序、實(shí)體不同維度出發(fā)，做好法院、當(dāng)事人、對(duì)方等多方主體的溝通和事實(shí)還原工作，講究專業(yè)技能的同時(shí)，還十分考驗(yàn)應(yīng)對(duì)策略方法。

如何讓為數(shù)不多的人利用同樣有限的時(shí)間和精力，忙中不亂、有條不紊地開展各項(xiàng)工作呢？制作工作流程清單一定是個(gè)不錯(cuò)的選擇。梳理工作內(nèi)容及流程，將其拆分為一個(gè)個(gè)小項(xiàng)，擇取其中重要又容易被人忽略的必要步驟，固定成清單，概括內(nèi)容要精確、高效、切中要害，工作時(shí)對(duì)照執(zhí)行，能讓我們有效避免錯(cuò)誤，正確、規(guī)范地把工作做好。比如訴訟案件，我們往往很容易忽略對(duì)管轄法院、案由確認(rèn)等方面的考量，而直接在對(duì)方設(shè)定的圈子里防御和反駁，被對(duì)方牽著鼻子走，對(duì)我方訴訟立場十分不利。如果此時(shí)有“辦案清單”提醒，我們就有可能跳出預(yù)設(shè)圈，推翻原有框架，重新構(gòu)建事實(shí)，甚至將對(duì)方拉入我方主戰(zhàn)場，最終逆轉(zhuǎn)戰(zhàn)局。

當(dāng)然，清單的建立非一日之功，需要集體智慧，需要循序漸進(jìn)，更需要持續(xù)改進(jìn)。我們不妨先從小處著手，逐步構(gòu)建工作的清單體系，再根據(jù)實(shí)踐更新應(yīng)對(duì)方法，避免清單成為僵化的教條。在這個(gè)知識(shí)、信息爆炸的時(shí)代，學(xué)會(huì)運(yùn)用清單，并將清單理念融入部門、甚至公司的管理文化中，能將復(fù)雜紛繁的工作化繁為簡；當(dāng)形成工作習(xí)慣，將會(huì)極大規(guī)范工作流程、優(yōu)化工作效率、提升工作質(zhì)量。