計(jì)算機(jī)技術(shù)在文檔管理中的應(yīng)用

孟秋竹

(江蘇省江陰中等專業(yè)學(xué)校，江蘇 無錫 214433)

計(jì)算機(jī)技術(shù)是一種基于電子計(jì)算機(jī)的科學(xué)技術(shù)，最初是指用于進(jìn)行數(shù)學(xué)計(jì)算的技術(shù)，后逐漸演變成系統(tǒng)管理、算符設(shè)計(jì)、中央處理、輸入與輸出等技術(shù)，對(duì)于各個(gè)信息熵較小的系統(tǒng)進(jìn)行信息收集處理，轉(zhuǎn)化為通俗易懂的信息，供人們使用。文件與檔案管理涉及的信息很多，此系統(tǒng)的信息熵較小，需要對(duì)信息進(jìn)行多次收集與處理，才能轉(zhuǎn)化為可使用的信息[1]。計(jì)算機(jī)技術(shù)具備高效的信息處理能力和一定的信息容錯(cuò)率，應(yīng)用范圍較廣。而文件與檔案管理是一類工作量較大的工作，需要對(duì)每個(gè)單位進(jìn)行歸類收集及處理放置，采用傳統(tǒng)的方式來進(jìn)行工作，工作量很大。信息時(shí)代，每時(shí)每刻都有全新的信息產(chǎn)生，人口出生、畢業(yè)、高考等都需要使用文件與檔案管理，信息量繁多且種類復(fù)雜，傳統(tǒng)的文件處理技術(shù)難以實(shí)現(xiàn)對(duì)文件檔案的高效管理，應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行管理是重要的發(fā)展方向[2-3]。

1 計(jì)算機(jī)技術(shù)及文件檔案管理

計(jì)算機(jī)技術(shù)的含義分為廣義和狹義，本研究主要探討計(jì)算機(jī)技術(shù)與文件檔案管理的結(jié)合。

1.1 計(jì)算機(jī)技術(shù)

計(jì)算機(jī)技術(shù)用于計(jì)算難以進(jìn)行計(jì)算的項(xiàng)目或數(shù)據(jù)，逐步形成了核物理電子計(jì)數(shù)技術(shù)、通信技術(shù)等分化更為明確的技術(shù)。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷迭代更新，其功能也在不斷增加，工作效率不斷提升，成為了一種不可替代的科學(xué)技術(shù)。文件檔案管理在各行業(yè)中均有所涉及，基于計(jì)算機(jī)技術(shù)可對(duì)文件或檔案進(jìn)行管理，做到有條不紊和精益求精[3-4]。

1.2 文件檔案管理

文件檔案管理自古以來就存在，其已滲透在人們生活的方方面面[5]。

1.2.1 文件檔案管理現(xiàn)狀

我國是一個(gè)人口基數(shù)較大的國家，具有高效的文件檔案管理能力。公司企業(yè)也離不開檔案與文件管理。人事部需要對(duì)入職或離職的人員進(jìn)行文件和檔案管理，對(duì)于項(xiàng)目收益及實(shí)施措施需要通過文件來進(jìn)行記錄，這關(guān)系著公司收益和發(fā)展[6]?？偟膩碚f，文件檔案管理是我國不可分割的一部分管理事業(yè)，文件檔案管理使得各行業(yè)實(shí)現(xiàn)了秩序和規(guī)范管理。

1.2.2 信息熵

信息熵是一個(gè)從物理學(xué)中抽離出來的概念，融入了熱力學(xué)中熵的概念，常采用信息熵的方式來評(píng)定一個(gè)系統(tǒng)信息的有序性和無序性。通常一個(gè)信息系統(tǒng)中，信息熵越高，則代表一個(gè)系統(tǒng)的信息越混亂，若一個(gè)信息系統(tǒng)從無序變?yōu)榱擞行?，則稱這個(gè)系統(tǒng)為熵減。文件檔案管理的本質(zhì)在于增加一個(gè)系統(tǒng)中的信息熵，將系統(tǒng)從無序狀態(tài)逐漸轉(zhuǎn)化為有序狀態(tài)，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的管理。文件檔案管理領(lǐng)域中，常采用文件收集信息及檔案收集信息的方式實(shí)現(xiàn)一個(gè)系統(tǒng)的信息熵減少。文件檔案管理還關(guān)注信息熵減少或增加的速率，傳統(tǒng)模式下的文件檔案處理信息熵減少的速率會(huì)越來越低，將計(jì)算機(jī)技術(shù)引入到文件檔案管理中，可將信息熵減少的速率增加，從而提升管理效率。

1.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)與文件檔案管理的有機(jī)結(jié)合

計(jì)算機(jī)技術(shù)是科學(xué)技術(shù)發(fā)展的主要方向之一，文件檔案管理是我國必不可少的管理領(lǐng)域之一，計(jì)算機(jī)技術(shù)具有很多特性，與文件檔案管理完美地契合，二者之間可以進(jìn)行一些有機(jī)融合，從而提升文件檔案管理效率、管理容錯(cuò)率、降低管理所耗費(fèi)的成本。將計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到文件檔案管理中，能夠繼續(xù)發(fā)展和迭代，實(shí)現(xiàn)科學(xué)技術(shù)的創(chuàng)新和改造[7]。計(jì)算機(jī)技術(shù)融入到文件檔案中并不是將整項(xiàng)技術(shù)融入其中，而是將計(jì)算機(jī)技術(shù)與文件檔案對(duì)等融合，文件檔案管理中涉及最多的是信息數(shù)據(jù)處理和收集歸類，因此，引入計(jì)算機(jī)技術(shù)主要針對(duì)的是文件檔案管理中的信息數(shù)據(jù)管理處理機(jī)制。通過機(jī)制使傳統(tǒng)的文件檔案管理項(xiàng)目優(yōu)化，為文件檔案管理行業(yè)增添一些優(yōu)勢(shì)。

2 計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件及檔案管理中的意義

科學(xué)技術(shù)的發(fā)明和創(chuàng)新對(duì)于各行業(yè)發(fā)展具有較為深遠(yuǎn)的意義，以文件檔案管理來說，計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠提升工作效率，增加管理容錯(cuò)率，減少管理耗費(fèi)的成本，極具現(xiàn)實(shí)應(yīng)用意義。

2.1 提升文件檔案管理工作效率

文件檔案管理工作量較大，包括對(duì)文件信息的收集、處理、轉(zhuǎn)化、歸類等流程，以文件檔案管理來說，其工作量已經(jīng)很大，當(dāng)增加了文件檔案管理基數(shù)后，工作量將不斷提升。將計(jì)算機(jī)技術(shù)應(yīng)用到文件檔案管理中會(huì)大大增加工作效率，計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)文件檔案管理的處理是通過采用各項(xiàng)程序及代碼，使處理速度相較于人工更快，這無形中提升了計(jì)算機(jī)技術(shù)的工作效率。對(duì)于文件檔案管理來說，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在現(xiàn)實(shí)的三維空間中占據(jù)較大空間，人工整理需要將檔案進(jìn)行排列和組合，耗費(fèi)不少時(shí)間[8]。引入計(jì)算機(jī)技術(shù)后，能夠?qū)⑽募蜋n案進(jìn)行虛擬化，虛擬化后將不再占用現(xiàn)實(shí)空間，使用過程中，計(jì)算機(jī)還能對(duì)檔案文件種類進(jìn)行排序和組合，加快工作效率，準(zhǔn)確性極高。

2.2 增加文件檔案管理容錯(cuò)率

在文件檔案管理中應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)是一種具有智能特性的技術(shù)，其能夠自行對(duì)文件檔案進(jìn)行處理和排序，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)編寫程序若不受到外界因素的干擾，則不會(huì)出現(xiàn)差錯(cuò)，容錯(cuò)性極高。將計(jì)算機(jī)技術(shù)用于具體的文件檔案管理，文件檔案好像工廠中生產(chǎn)的產(chǎn)品，計(jì)算機(jī)技術(shù)則是工廠中的流水線，往復(fù)工作，容錯(cuò)率極高，在相對(duì)穩(wěn)定的空間中，直到機(jī)器的使用壽命結(jié)束也不會(huì)出現(xiàn)故障。計(jì)算機(jī)技術(shù)增加了文件檔案管理工作的容錯(cuò)率，能夠逐漸替代人工支持基礎(chǔ)的文件檔案管理，避免人為因素產(chǎn)生的差錯(cuò)，增加了檔案管理的精準(zhǔn)性[9]。但計(jì)算機(jī)技術(shù)還并未完全發(fā)展成AI技術(shù)，若對(duì)文件檔案進(jìn)行管理還需要采用人工方式進(jìn)行操控，對(duì)計(jì)算機(jī)運(yùn)行程序進(jìn)行編碼和排列，最終才能投入運(yùn)行。

2.3 減少文件檔案管理成本

傳統(tǒng)的文件檔案管理是采用紙質(zhì)材料來記錄和撰寫所有信息，其優(yōu)勢(shì)是能夠讓信息更加生動(dòng)具體，很容易讓記錄者之外的人員進(jìn)行理解。但劣勢(shì)是維護(hù)成本及材料費(fèi)用會(huì)不斷提升。一個(gè)文件或檔案所耗費(fèi)的材料成本是極其有限的，記錄及撰寫成本也很低，但文件和檔案基數(shù)不斷增加，這些成本將不斷增加。此外，需要對(duì)紙質(zhì)文件及檔案進(jìn)行保養(yǎng)和加工，耗費(fèi)的成本將繼續(xù)增加，不利于行業(yè)發(fā)展[10]。采用計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠?qū)⑽募n案進(jìn)行模擬化和虛擬化，將紙質(zhì)檔案形式轉(zhuǎn)為信息或代碼形式，最大程度上減少了紙質(zhì)檔案所耗費(fèi)的成本。計(jì)算機(jī)技術(shù)能將文件檔案進(jìn)行復(fù)制和存檔，避免文件檔案損失，具有重要意義，尤其是一些較為關(guān)鍵的資料，通過計(jì)算機(jī)技術(shù)能夠在最大程度上降低文件檔案損失帶來的不利影響[10]。

3 計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件檔案管理中的應(yīng)用

計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件和檔案管理中的應(yīng)用形式和種類較多，能夠具體應(yīng)用的文件檔案管理方式也較多，以下介紹幾種具體的應(yīng)用方式，以強(qiáng)化文件和檔案工作性能。

3.1 融入體系，建立完整的管理模式

體系是指一定區(qū)域或范圍中的事物按照某一種特殊的界定和范圍來進(jìn)行融合的整體。以文件與檔案管理來看，其范圍較廣，政府機(jī)構(gòu)的檔案文件管理主要收集人口居住地址、戶口地址、身份信息，醫(yī)院的文件檔案管理主要收集病人的病史及過敏史，通過已有的信息分析最有利于病人治療的方案。對(duì)于不同領(lǐng)域的文件檔案管理，計(jì)算機(jī)技術(shù)想要引入并得到較好的應(yīng)用，要分析文件檔案中收集信息的切入點(diǎn)，將各項(xiàng)信息納入到體系標(biāo)準(zhǔn)中，通過體系形式的信息處理來對(duì)收集管理的文件和檔案進(jìn)行整合，達(dá)到應(yīng)用效果。計(jì)算機(jī)技術(shù)在文件檔案管理應(yīng)用中建立體系的意義在于能夠?qū)Σ煌愋偷男畔⑦M(jìn)行收集，按規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)建立起具有自我調(diào)節(jié)能力的信息處理流程，通過不同信息處理流程之間的相互協(xié)同合作，對(duì)不同文件檔案信息進(jìn)行處理[11]。不同領(lǐng)域文件檔案管理的信息熵是不同的，信息熵代表了其系統(tǒng)的有序性和無序性，建立體系能夠?qū)⑾到y(tǒng)中的信息熵減少，從而達(dá)到預(yù)期的信息管理作用。

3.2 應(yīng)用軟件對(duì)文件及檔案進(jìn)行個(gè)性化處理

軟件是計(jì)算機(jī)技術(shù)在發(fā)展過程中產(chǎn)生的一種全新產(chǎn)品，通過軟件窗口來連接兩個(gè)系統(tǒng)之間的通道，通過這個(gè)通道來對(duì)信息進(jìn)行處理和加工。文件和檔案應(yīng)用軟件主要形式為圖文及表格。

3.2.1 圖文形式的應(yīng)用軟件

圖文形式的應(yīng)用軟件最為常見的是WPS及Word文檔。這類軟件通常是信息收集者和編輯者通過對(duì)一類信息進(jìn)行編輯和處理，以圖文形式呈現(xiàn)在電腦前。此類軟件在各大企業(yè)中應(yīng)用較為廣泛，圖文形式呈現(xiàn)的信息包含一個(gè)項(xiàng)目的各種指標(biāo)、要求、時(shí)間、地點(diǎn)等重要信息，通過對(duì)信息的有序排列，最終變成一個(gè)具有參考價(jià)值的圖文文件，這也是文件管理中常用的方式。圖文形式呈現(xiàn)的信息具有直觀、詳細(xì)的特點(diǎn)，圖片和文字相結(jié)合，能夠引導(dǎo)閱讀者了解記錄者所表達(dá)的意思，交流更便利[12]。

3.2.2 表格形式的應(yīng)用軟件

表格形式的應(yīng)用軟件主要是Excel表格，這類軟件主要是對(duì)信息進(jìn)行歸類總結(jié)，以類別綱目的方式呈現(xiàn)在信息閱讀者的面前。以我國居民檔案文件管理來說，從居住類型來分類，分為城鎮(zhèn)居民和農(nóng)村居民，文件檔案管理量較大。采用表格形式的應(yīng)用軟件優(yōu)勢(shì)在于能夠建立不同信息之間的類別，通過類別能夠?qū)δ骋活愋畔⑦M(jìn)行分類處理，從而實(shí)現(xiàn)管理[13]。不同行業(yè)的信息種類較為繁多，工業(yè)、農(nóng)業(yè)、服務(wù)業(yè)包含著各種類別信息，若不采用分類方式進(jìn)行處理，管理難度較大，因此利用表格形式的應(yīng)用軟件進(jìn)行管理，工作效率極高。

4 結(jié)語

文件檔案管理是我國采用的一種信息處理模式，對(duì)于各種類型的信息處理更加便利。傳統(tǒng)的文件檔案管理存在一些問題，如信息處理效率低、人工操作容錯(cuò)率較低。應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)可有效解決這些問題，提升文件檔案管理效率。將計(jì)算機(jī)技術(shù)與傳統(tǒng)行業(yè)相結(jié)合，應(yīng)用效果較為突出，可進(jìn)一步推廣和應(yīng)用。