事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的重要性和應(yīng)用分析

周穎 王穎 鄭黎明

（保定市人力資源和社會保障局人事考務(wù)中心）

事業(yè)單位檔案內(nèi)容復(fù)雜、數(shù)據(jù)量巨大，過往在管理過程中需要消耗大量的物力以及人力，管理成本較高，難以徹底發(fā)揮出檔案信息具備的價值。而在計算機(jī)、辦公軟件以及多媒體技術(shù)快速發(fā)展下，合理構(gòu)建數(shù)字檔案館，可以讓資源存儲量不斷擴(kuò)大，提升檔案檢索的效率與速度。不過在實際開展數(shù)字檔案管理中，存在一定的問題，數(shù)字檔案的應(yīng)用效果仍舊有待提升。因此必須要重點(diǎn)針對數(shù)字檔案展開全面研究，探索檔案管理中數(shù)字化的全面應(yīng)用策略。

一、數(shù)字檔案概述

數(shù)字檔案主要就是指將電子檔案當(dāng)作對象，把計算機(jī)等電子設(shè)備當(dāng)作手段，依托網(wǎng)絡(luò)展開檔案收集、整合、保存、保護(hù)以及共享使用的新型檔案管理模式。我國在2002年通過發(fā)布《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》正式推動事業(yè)單位數(shù)字檔案館建設(shè)，后續(xù)在2006年發(fā)布《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十二五”規(guī)劃》，使得數(shù)字建設(shè)逐漸成為各個檔案部門的重要工作內(nèi)容，后續(xù)全國各地逐漸將數(shù)字檔案事業(yè)建設(shè)當(dāng)作重點(diǎn)，持續(xù)推動檔案建設(shè)任務(wù)的落實[1]。

二、事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的重要性

我國檔案事業(yè)十三五規(guī)劃當(dāng)中提出“四個全面”戰(zhàn)略發(fā)展布局以及大數(shù)據(jù)發(fā)展戰(zhàn)略，推動“互聯(lián)網(wǎng)+”行動發(fā)展計劃，對于檔案工作觀念、方法、模式以及技術(shù)帶來深刻的影響，檔案工作領(lǐng)域更加廣闊，內(nèi)容也更加多樣與豐富。必須要緊跟國家創(chuàng)新以及改革步伐，明確推進(jìn)數(shù)字檔案建設(shè)。

（一）增強(qiáng)檔案管理效率

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相對比，數(shù)字檔案管理具備的信息承載量更加優(yōu)異，并且兼?zhèn)溆懈哔|(zhì)量傳播、更容易分享以及更改等各種優(yōu)勢，檔案管理人員可以充分利用數(shù)字檔案以及計算機(jī)實施瀏覽、編輯、存儲等各項操作，還可以借助網(wǎng)絡(luò)平臺或者局域網(wǎng)實現(xiàn)檔案信息資源的全面?zhèn)鬏?、共享以及瀏覽，這樣檔案信息資源具備的時效性以及安全性將會進(jìn)一步增強(qiáng)。

（二）提升經(jīng)濟(jì)效益

過往我國大部分事業(yè)單位對于檔案管理一直使用粗放型模式，即將增加辦公費(fèi)用以及辦公人員當(dāng)作解決檔案管理難題的唯一方式，這也就造成管理成本呈現(xiàn)出大幅度提升的情況[2]。而數(shù)字檔案能夠把過往將紙質(zhì)當(dāng)作重要載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)變成為電子檔案存儲在計算機(jī)或者云空間內(nèi)，這樣不僅節(jié)約保管費(fèi)用，還節(jié)省大量的占地空間，并且查閱文獻(xiàn)十分便捷與迅速，進(jìn)而避免因為反復(fù)的印制資源導(dǎo)致人力資源以及設(shè)備資源出現(xiàn)浪費(fèi)。

（三）有效保護(hù)檔案原件

目前，我國多地在發(fā)展中時有地震、洪災(zāi)等自然災(zāi)害，這種災(zāi)害一旦出現(xiàn)對于承擔(dān)檔案的建筑物、各類設(shè)備以及載體會產(chǎn)生難以磨滅的損害，對于災(zāi)后檔案的重建與使用也會產(chǎn)生十分嚴(yán)重的影響與制約。而通過數(shù)字檔案針對檔案原件展開全面的備份，合理進(jìn)行保存，把各種紙質(zhì)化的檔案轉(zhuǎn)換成為電子檔案，檔案的應(yīng)用將會更加便捷與安全[3]。特別是一些歷史較為久遠(yuǎn)的檔案資源，數(shù)字化對其進(jìn)行處理無疑是一種優(yōu)異的保護(hù)手段。此外，在數(shù)字化處理檔案信息之后，可以通過設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限以及全面?zhèn)浞輥肀苊鈾n案出現(xiàn)被篡改的情況，這也能夠為檔案管理奠定一個優(yōu)異的基礎(chǔ)。

三、影響事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的常見問題

（一）對于數(shù)字檔案管理安全問題缺乏重視

眾所周知，在新時代信息技術(shù)是一把“雙刃劍”，其在保證人們生活更加便利與智能化的同時也存在一些安全隱患問題。首先，互聯(lián)網(wǎng)上的操作系統(tǒng)以及網(wǎng)絡(luò)協(xié)議大部分都是對外開放，網(wǎng)絡(luò)主體間存在的聯(lián)系也都是匿名，私密性并不高，很難確保各種資金以及信息數(shù)據(jù)安全。其次，信息數(shù)據(jù)安全問題會隨著事業(yè)單位內(nèi)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)力度提升以及因特網(wǎng)的全面普及而不斷擴(kuò)大，木馬等各種病毒可能會通過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行全面滋生與傳播，對于信息帶來一定程度的破壞以及竊取，并且不會受到地點(diǎn)或者時間的約束，在實施各種破壞行為之后甚至不會留下痕跡。最后，事業(yè)單位內(nèi)檔案管理在數(shù)字化發(fā)展中存在一定薄弱環(huán)節(jié)，各種電子政務(wù)或者信息數(shù)據(jù)經(jīng)過互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行大量發(fā)布、傳遞等，會被大量群眾掌握，可能會出現(xiàn)人為修改或者刪除的情況，若是處理不合理可能會威脅事業(yè)單位發(fā)展。因此，現(xiàn)階段安全問題仍舊是數(shù)字檔案管理中需要重點(diǎn)關(guān)注的內(nèi)容。

（二）在日常管理中存在誤區(qū)

目前，事業(yè)單位對于數(shù)字檔案關(guān)注程度不斷增強(qiáng)，并積極引入各種管理機(jī)制以及標(biāo)準(zhǔn)來落實數(shù)字檔案管理工作。但是受到各種因素限制與檔案有關(guān)的管理工作明細(xì)不夠詳細(xì)和完善，在日常管理過程中可能會出現(xiàn)誤區(qū)問題，例如：并沒有積極展開篩選，直接將所有數(shù)字文檔打印，使得文檔難以得到高效管理；或者對于數(shù)字信息化管理過度依賴，對于數(shù)字檔案沒有積極實施備份處理，若是出現(xiàn)問題可能會導(dǎo)致檔案文件發(fā)生丟失情況，對于數(shù)字檔案應(yīng)用價值也會帶來影響。

四、事業(yè)單位數(shù)字檔案管理的實踐應(yīng)用策略

事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理數(shù)字化的轉(zhuǎn)型是信息時代的必然結(jié)果。必須要對其進(jìn)行高度關(guān)注，將各種信息技術(shù)當(dāng)作依托，不斷優(yōu)化數(shù)字檔案管理環(huán)境，完善檔案管理機(jī)制，改進(jìn)檔案共享使用機(jī)制，將數(shù)字檔案與事業(yè)單位辦公設(shè)施有機(jī)聯(lián)合。

（一）優(yōu)化數(shù)字檔案管理環(huán)境，提升數(shù)字檔案使用水平

環(huán)境是檔案管理數(shù)字轉(zhuǎn)型的重要基礎(chǔ)，也是支撐檔案轉(zhuǎn)型的核心設(shè)施，對其的優(yōu)化一般從以下幾個方面進(jìn)行。

（1）提升資金投入力度。數(shù)字檔案館工作有著較強(qiáng)的系統(tǒng)性，需要大量的財力、物力以及人力提供支撐，簡單而言要想合理使用數(shù)字檔案，就需要充足的資金。因此事業(yè)單位需要充分結(jié)合相關(guān)的政策以及補(bǔ)助，不斷強(qiáng)化對數(shù)字檔案管理資金投放力度，結(jié)合資金使用做好前期預(yù)算，讓資金作用可以最大程度發(fā)揮，以此來為數(shù)字檔案使用提供一個最有利的條件。

（2）完善載體環(huán)境。需要從事業(yè)單位實際發(fā)展?fàn)顟B(tài)出發(fā)，詳細(xì)分析數(shù)字檔案管理存在的不足，并在這一基礎(chǔ)上制定一個合理、科學(xué)的方案，有效利用公開招標(biāo)的形式采購檔案管理設(shè)施，依據(jù)檔案數(shù)據(jù)管理庫的格局安置相應(yīng)的目錄架、計算機(jī)、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、防磁柜、放映機(jī)、掃描儀等各種數(shù)字檔案管理必備的器材以及設(shè)施。并積極利用各種設(shè)施來將紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)變，全面保護(hù)檔案資料[4]。以掃描儀等設(shè)施利用為例，使用掃描儀合理掃描錄入各種紙質(zhì)原件，掃描儀色彩模式使用彩色、黑白二值或者灰色的模式，對于頁面當(dāng)中有印章、紅頭、黑白照片、彩色插圖或者彩色照片的紙質(zhì)檔案，可以使用彩色模式展開掃描，并將分辨率參數(shù)設(shè)置在100dpi往上，圖紙的參數(shù)則設(shè)置在200dpi2往上，最終掃描出來的圖像不僅完整、清晰，并且對于圖像后期利用效果并不會產(chǎn)生影響，此外，在確保圖像清晰的基礎(chǔ)上，適當(dāng)將其進(jìn)行壓縮，還可讓存儲容量最大程度減少，為數(shù)字檔案使用以及管理提供牢固基礎(chǔ)環(huán)境。

（3）軟件環(huán)境。結(jié)合資金投入情況及時采購或者更新檔案管理軟件，構(gòu)建一個數(shù)字化的數(shù)據(jù)資源庫，針對各類檔案資源展開全方位的保存以及管理。同時，還需要提升安全方案以及保密意識，邀請專業(yè)的團(tuán)隊安裝最正版的防火墻或者殺毒軟件，以此來防止檔案資源受到病毒或者黑客的攻擊出現(xiàn)損害的情況，讓數(shù)字檔案安全性不斷提升。

（二）完善數(shù)字檔案管理機(jī)制，保證檔案的安全與完整

隨著事業(yè)單位內(nèi)部信息化建設(shè)的持續(xù)推進(jìn)，數(shù)字檔案已經(jīng)逐漸取代過往紙質(zhì)檔案，成為檔案管理與使用領(lǐng)域的“主角”，在這種背景下檔案管理機(jī)制也需要隨之展開完善與調(diào)整，真正做到“與時俱進(jìn)”。

（1）做好頂層管理機(jī)制設(shè)計。檔案數(shù)字化建設(shè)有著十分重要的意義，為保證建設(shè)水平，一般需要在全面推進(jìn)這一工作之前，前往平行單位積極展開實地調(diào)查與研究，針對數(shù)字轉(zhuǎn)型時期可能會遇到的各種問題展開積極的預(yù)測，從職能、意義、路徑以及要點(diǎn)等幾個方面實施探索，為數(shù)字檔案管理的全面落實提供方向性指導(dǎo)[5]。二是積極針對頂層制度體系進(jìn)行設(shè)計，把數(shù)字檔案資源的全面整理、匯總、保管以及歸檔等各種工作有效融入到檔案程序當(dāng)中，為有關(guān)檔案管理職能部門以及工作人員提供，保證所有人員都可以明確的掌握數(shù)字檔案的實際類型、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、歸檔方式以及范圍，以此來讓檔案工作人員更好地承擔(dān)自身具備的職責(zé)，確保檔案資料的安全性與完整性[6]。三是明確制度細(xì)則。就歷史檔案建設(shè)時間、權(quán)責(zé)、評估以及流程等各種事項作出明確的規(guī)定，以此來為具體的歸檔、整理、備份等操作提供指導(dǎo)與幫助。

（2）數(shù)字檔案保護(hù)與保密機(jī)制設(shè)計。無論是傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體還是電子載體，檔案保存與保密機(jī)制的完善都是必不可少的內(nèi)容。我國檔案管理局《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》當(dāng)中也明確指出，信息以及實體資源的安全都應(yīng)該被保障，事業(yè)單位需要結(jié)合《檔案館建筑設(shè)計規(guī)范》（JGJ25）等有關(guān)規(guī)定維護(hù)檔案安全，并針對機(jī)制做出一些調(diào)整。一是數(shù)字檔案管理工作人員需要擁有安全保密意識，在保管數(shù)字檔案中，確保檔案信息以及原件的安全性，定期組織開展各種事故演練，將應(yīng)急預(yù)案全面融入到檔案工作當(dāng)中。二是需要針對檔案辦公地點(diǎn)的濕度與溫度進(jìn)行管理，定期定時檢查數(shù)字檔案室內(nèi)部的防水、防潮以及防電性能。三是定期針對數(shù)字檔案室的數(shù)字資源展開統(tǒng)計，包含數(shù)字檔案原件數(shù)據(jù)存儲、檔案數(shù)據(jù)等，做好登記記錄、說明處理內(nèi)容。四是定期備份各種數(shù)字檔案資源，可以使用異地備份或者離線備份的形式，避免各種原始數(shù)據(jù)發(fā)生丟失或者被篡改的情況，若是有條件可以展開容災(zāi)或者近線備份[7]。五是定期鑒定事業(yè)單位檔案資源，需要由事業(yè)單位內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)人員以及業(yè)務(wù)工作人員共同進(jìn)行，針對檔案保管期限、保密登記、檔案實際續(xù)存時間等展開全面鑒定，出具相應(yīng)的書面報告，合理處置正在變更的數(shù)字檔案。

（三）改善檔案共享機(jī)制，實現(xiàn)遠(yuǎn)程的使用與共享

數(shù)字檔案在使用上有著較高的靈活性，不會拘泥于固定的時間或者地點(diǎn)，事業(yè)單位檔案管理部門可以充分借助數(shù)字檔案這一特征實行遠(yuǎn)程共享，創(chuàng)建一個專屬數(shù)字檔案的開放網(wǎng)站以及管理平臺。一是將事業(yè)單位當(dāng)作核心提供非個人的公開的數(shù)字檔案資源目錄，促使政府機(jī)構(gòu)與公共之間展開雙向的交流與溝通。需要多渠道地將檔案信息資源進(jìn)行整合，不斷完善數(shù)字檔案公開內(nèi)容，改進(jìn)數(shù)字檔案服務(wù)力度，優(yōu)化查閱、檢索等服務(wù)。二是持續(xù)助推遠(yuǎn)程使用與異地使用，無論是事業(yè)單位內(nèi)部工作人員，還是外界的社會公眾都可以利用平臺和開放網(wǎng)站進(jìn)行現(xiàn)場查閱操作，內(nèi)部人員主要是使用系統(tǒng)平臺，而社會公眾則可使用外界開放網(wǎng)站。三是不斷改進(jìn)數(shù)字檔案查找方式以及類型，用戶能夠結(jié)合自身需求采取各種類型的查找方式進(jìn)行快速查詢，例如：支持條件組合檢索、積極檢索等特色查詢功能，以此來保證檢索結(jié)果更加精準(zhǔn)。四是網(wǎng)站平臺需要提供一定的進(jìn)階檢索功能，實現(xiàn)在檢索結(jié)果內(nèi)部展開二次檢索，并為用戶提供一定的數(shù)據(jù)導(dǎo)出功能，讓用戶可以有效遷移檔案目錄、分類號、原文、數(shù)據(jù)字典等各種數(shù)據(jù)，為使用者提供便利條件[8]。此外，需要完善遠(yuǎn)程查詢系統(tǒng)當(dāng)中的電子光盤制作能力，可以把系統(tǒng)當(dāng)中數(shù)據(jù)全面導(dǎo)出成為附帶檢索能力的數(shù)據(jù)包。

（四）助推數(shù)字檔案系統(tǒng)與辦公系統(tǒng)融合，發(fā)揮數(shù)字檔案作用

事業(yè)單位數(shù)字檔案建設(shè)的最主要目的就是為事業(yè)單位工作以及發(fā)展提供支撐，因此必須要將辦公系統(tǒng)與檔案管理進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，拓展數(shù)字檔案資源的使用范圍。一是在執(zhí)行時期，要成立資源連接，保證資源查詢能力的實現(xiàn)，即在單位原有的數(shù)字化辦公軟件系統(tǒng)當(dāng)中合理設(shè)置檔案資源查詢與檢索的功能，讓二者能夠無縫銜接。并將其當(dāng)作使用基礎(chǔ)，以此來促進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字化發(fā)展目標(biāo)的實現(xiàn)。二是需要不斷強(qiáng)化事業(yè)單位內(nèi)數(shù)字化檔案管理體系建設(shè)，讓事業(yè)單位管理可以穩(wěn)定推進(jìn)。例如：建設(shè)并不斷完善文檔一體化管理制度、檔案歸檔制度、數(shù)字檔案使用制度等，在提升數(shù)字檔案使用效率以及水平的基礎(chǔ)上，為數(shù)字檔案提供全面化、整體化與自己拓展化發(fā)展機(jī)會。

（五）增強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理人員信息素質(zhì)

檔案管理人員是檔案實現(xiàn)數(shù)字化轉(zhuǎn)換重要的保障，也是事業(yè)單位內(nèi)部關(guān)鍵的技術(shù)人員。為促使數(shù)字化進(jìn)程可以不斷加快，必須要進(jìn)一步強(qiáng)化對檔案管理人員綜合素質(zhì)培養(yǎng)力度。首先，需要管理人員全力創(chuàng)建一支有著優(yōu)異素養(yǎng)的檔案管理團(tuán)隊，合理優(yōu)化檔案工作環(huán)境以及待遇，吸引高校以及國內(nèi)外一些十分優(yōu)秀的檔案管理人才，為檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型儲備充沛的人才資源。其次，要提升檔案人員具備的職業(yè)素養(yǎng)、專業(yè)能力，首先為檔案工作人員普及各種檔案數(shù)字化發(fā)展政策方針以及管理文件，讓檔案工作人員對于國家最新政策以及法律法規(guī)有著一定的了解，在助推檔案管理自動化開展的基礎(chǔ)上做好保密工作[9]。再次，需要定期組織檔案人員前往現(xiàn)代化檔案專業(yè)人員培訓(xùn)機(jī)構(gòu)進(jìn)行深造與學(xué)習(xí)，了解更多與數(shù)字檔案有關(guān)的云計算技術(shù)、計算機(jī)技術(shù)以及大數(shù)據(jù)等，讓檔案人員可以真正結(jié)合事業(yè)單位工作內(nèi)容來優(yōu)化檔案數(shù)字管理系統(tǒng)。最后，需要適當(dāng)采取激勵手段，激發(fā)檔案人員對于自身本職工作的熱情，鼓勵其在數(shù)字建設(shè)的洪流當(dāng)中積極主動地獲取更多知識以及工作技能，全方位投身到單位數(shù)字檔案管理以及高質(zhì)量使用當(dāng)中。

五、結(jié)束語

綜上所述，現(xiàn)階段信息與大數(shù)據(jù)時代對于事業(yè)單位帶來的沖擊與影響不斷加大，各種技術(shù)逐漸滲透到事業(yè)單位內(nèi)各項工作以及發(fā)展戰(zhàn)略規(guī)劃當(dāng)中。檔案數(shù)字化已經(jīng)成為事業(yè)單位檔案領(lǐng)域必然發(fā)展趨勢，必須牢牢把握檔案領(lǐng)域這一重要發(fā)展機(jī)遇，持續(xù)改進(jìn)事業(yè)單位數(shù)字檔案管理環(huán)境以及管理機(jī)制，將數(shù)字檔案全面引入到事業(yè)單位內(nèi)部，為事業(yè)單位持續(xù)發(fā)展提供積極正面的影響與幫助。