“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下醫(yī)院人事檔案信息化管理分析

蘭婧潔

（烏蘭察布市中心醫(yī)院，內(nèi)蒙古 烏蘭察布 012000）

一、引言

在醫(yī)院的日常管理工作中，檔案管理十分重要。醫(yī)院應(yīng)當(dāng)具備現(xiàn)代檔案管理意識，基于“互聯(lián)網(wǎng)+”制定適用于本院的員工記錄管理工作機(jī)制，保證醫(yī)院人員檔案的利用率。傳統(tǒng)人事檔案管理工作會出現(xiàn)收集效率不高、檔案不齊全的現(xiàn)象，而數(shù)字管理十分靈活，直觀性也更強(qiáng)。隨著我國醫(yī)療事業(yè)的持續(xù)發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作面臨著更高要求，需要充分把握醫(yī)院人事檔案管理的特征，不斷改進(jìn)醫(yī)院人事檔案管理工作情況，將人事檔案管理促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展的積極作用充分發(fā)揮出來。

二、醫(yī)院人事檔案管理研究現(xiàn)狀

通過知網(wǎng)檢索可知，當(dāng)前有關(guān)醫(yī)院人事檔案管理的文獻(xiàn)有791篇，涉及人事檔案管理的研究趨于成熟。深入了解醫(yī)院人事檔案管理的發(fā)展情況可知，其研究內(nèi)容逐漸多元化。

劉凈凈（2020）通過研究“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下公立醫(yī)院相關(guān)人事檔案管理的情況，論述了醫(yī)院人事檔案實現(xiàn)現(xiàn)代化管理的途徑。相關(guān)學(xué)者將醫(yī)院人事檔案劃分為人事檔案（收集歸檔醫(yī)院醫(yī)師的聘用信息、獎懲信息、晉升考核信息）、醫(yī)患關(guān)系檔案（收集歸檔醫(yī)院與患者的關(guān)系、醫(yī)師與患者的關(guān)系），對人事檔案進(jìn)行精細(xì)化分類，反映出醫(yī)院的服務(wù)水平和醫(yī)療水平。

林海、谷慧敏（2020）研究了大數(shù)據(jù)背景下醫(yī)院人事檔案管理的狀況，指出目前相關(guān)工作人員管理理念滯后，相關(guān)管理制度不完善，缺乏專業(yè)的管理人員問題，會影響醫(yī)院管理的整體效果和醫(yī)院服務(wù)水平。

孫斌（2020）基于“互聯(lián)網(wǎng)+”探究了強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的策略，促使醫(yī)院人事檔案管理朝著更好的方向發(fā)展，提升檔案資源利用率。

醫(yī)院人事檔案管理系統(tǒng)在運行中，很容易出現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)攻擊、病毒入侵等安全問題，導(dǎo)致檔案信息被盜取、檔案信息被損毀等，給醫(yī)院帶來較大損失，不利于醫(yī)院長久發(fā)展。醫(yī)院須樹立與時俱進(jìn)的理念，提高檔案管理系統(tǒng)的安全水平。信息化時代，傳統(tǒng)模式已經(jīng)無法適應(yīng)醫(yī)院的總體發(fā)展，必須通過計算機(jī)記錄各項工作，優(yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作效果。同時，醫(yī)院應(yīng)加大技術(shù)方面的投入力度，改進(jìn)相關(guān)管理技術(shù)，在相關(guān)管理中形成完善的規(guī)章制度，提升醫(yī)院檔案管理工作的規(guī)范性和高效性。

三、醫(yī)院人事檔案管理中的相關(guān)問題

（一）缺乏健全的人事檔案管理機(jī)制，檔案利用效率不高

在醫(yī)院管理中，各個醫(yī)院均制定了較為完善和健全的管理制度，其中包括醫(yī)療、行政、后勤等方面，而涉及人事檔案管理的制度較少。大部分醫(yī)院將主要精力放在醫(yī)療服務(wù)和醫(yī)療水平上，忽略了對人事檔案管理的投入，使得醫(yī)院人事檔案管理工作的開展受到了一定的影響。部分人員認(rèn)為人事檔案管理不能對醫(yī)院的發(fā)展產(chǎn)生作用，將過多的資源投入人事檔案管理方面是一種浪費，這導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理中的收集、整理等相關(guān)工作存在不足，無法保證檔案工作的整體效果。

同時，由于人事檔案管理不受重視，未能發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)的各項優(yōu)勢，且相關(guān)管理人員缺乏主動學(xué)習(xí)的動力，無法讓醫(yī)院的人事檔案管理工作得到進(jìn)一步改進(jìn)。在醫(yī)院目標(biāo)管理考核方案中，大多不具有人事檔案管理的內(nèi)容，導(dǎo)致人事檔案歸檔難度大、收集利用率低、個別人員檔案缺失的現(xiàn)象頻頻出現(xiàn)。

（二）欠缺專業(yè)的人事檔案管理人員，檔案業(yè)務(wù)水平有限

醫(yī)院人事檔案欠缺專業(yè)的管理人員，檔案業(yè)務(wù)水平有限。管理人員欠缺相關(guān)知識，進(jìn)修、學(xué)習(xí)的機(jī)會較少。相關(guān)人員的管理技能、水平僅停留在經(jīng)驗方面，工作業(yè)務(wù)水平有限，且觀念、意識、管理技能和水平無法緊跟時代發(fā)展步伐。盡管計算機(jī)技術(shù)發(fā)展迅速，但醫(yī)院相關(guān)管理人員的專業(yè)水平明顯不高，且醫(yī)院檔案管理所多為調(diào)動人員，只具備基礎(chǔ)的計算機(jī)操作技術(shù)，數(shù)字檔案管理技術(shù)水平較低。

醫(yī)院不重視人事檔案管理，相關(guān)的管理制度不完善，嚴(yán)重影響了檔案管理各項工作的效率和質(zhì)量，甚至出現(xiàn)檔案管理混亂的情況。醫(yī)院在檔案管理制度建設(shè)方面投入的精力較少，建立的制度不完善，未能明確每一個崗位的工作職責(zé)，使得工作人員存在交叉工作和重復(fù)工作現(xiàn)象，且大多數(shù)檔案管理工作僅僅是簡單整理檔案和保存檔案。

（三）缺乏健全的人事檔案管理設(shè)施，信息化管理受限

缺乏健全的人事檔案管理設(shè)施，導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案信息化受限。醫(yī)院檔案數(shù)字化模式缺少完善的硬件和軟件系統(tǒng)設(shè)施，數(shù)字化建設(shè)速度慢，技術(shù)力量、數(shù)據(jù)庫等較為脆弱，這些都是在進(jìn)行檔案管理數(shù)字化建設(shè)過程中的難點。因此，必須加強(qiáng)對數(shù)字技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，建立健全人事檔案管理系統(tǒng)，使檔案管理工作朝著智能化、數(shù)字化、便捷化方向發(fā)展。

值得注意的是，由于數(shù)字技術(shù)不受地區(qū)、時間等限制，電子文檔不受載波限制，因時間和空間變化，數(shù)字化信息相關(guān)的內(nèi)容、位置容易出現(xiàn)變化，所以在不具有相關(guān)安全對策的前提下，容易導(dǎo)致信息泄露，做好保密工作不容忽視。目前，相關(guān)的互聯(lián)網(wǎng)法律還不完善，檔案室應(yīng)設(shè)立網(wǎng)關(guān)、防火墻、防病毒軟件等，維護(hù)電子檔案的安全性［1］。

（四）欠缺先進(jìn)的人事檔案管理理念，人事檔案管理緩慢冗雜

醫(yī)院人事檔案管理欠缺先進(jìn)的收集、歸檔理念，相關(guān)管理緩慢冗雜。大多數(shù)人事檔案管理人員缺乏認(rèn)知，認(rèn)為檔案可有可無，對檔案的關(guān)注度較低，導(dǎo)致醫(yī)院檔案收集的質(zhì)量、效率較低，檔案不夠健全、完善，檔案信息資源開發(fā)不足，檔案利用率不高。

四、基于“互聯(lián)網(wǎng)+”醫(yī)院信息化管理人事檔案的實現(xiàn)途徑

（一）建立信息化人事檔案管理機(jī)制

借助信息化平臺管理醫(yī)務(wù)人員的檔案，對人員基本信息、人事信息、工作經(jīng)歷、家庭成員等全部檔案信息進(jìn)行檢索和數(shù)據(jù)導(dǎo)入、導(dǎo)出，能夠大大提高檔案管理的工作效率。

為完善現(xiàn)有的檔案管理制度，發(fā)揮管理本身具有的引導(dǎo)、約束等作用，保證檔案管理順利進(jìn)行，須明確相關(guān)人員的工作職責(zé)，建設(shè)檔案管理系統(tǒng)，在檔案管理的規(guī)章制度建設(shè)完成后，要嚴(yán)格執(zhí)行，結(jié)合檔案工作情況對其進(jìn)行調(diào)整，使檔案管理工作能夠更好地促進(jìn)醫(yī)院發(fā)展。

在開展醫(yī)院人事檔案管理工作時，要求檔案管理人員保持良好的工作態(tài)度，深入了解檔案管理的具體內(nèi)容，學(xué)習(xí)和運用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段，利用自身所學(xué)的新知識、新技術(shù)等不斷改進(jìn)和完善檔案管理工作的各個方面，方便醫(yī)院有效利用檔案資源。對檔案進(jìn)行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理，構(gòu)建更為科學(xué)、合理的人事檔案管理系統(tǒng)，健全、完善人事檔案管理制度，是保障檔案管理工作順利開展的核心。各個醫(yī)院要參照具體情況，根據(jù)相關(guān)政策、法規(guī)，引入與人事檔案管理有關(guān)的數(shù)字化技術(shù)，從而制定更為先進(jìn)、科學(xué)、合理的人事檔案管理制度［2］。

（二）進(jìn)行人事檔案管理專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)

基于“互聯(lián)網(wǎng)+”進(jìn)行人事檔案管理專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，健全、完善人事檔案管理制度。人事檔案相關(guān)工作人員的總體素養(yǎng)會影響人事檔案的管理質(zhì)量、水平。醫(yī)院人事檔案管理要想實現(xiàn)現(xiàn)代化升級，必須對人員進(jìn)行專業(yè)素質(zhì)培訓(xùn)，更新在崗人員的人事檔案管理理念，增強(qiáng)人員的人事檔案管理業(yè)務(wù)意識，從而為醫(yī)院做好醫(yī)學(xué)研究與開發(fā)、提供更好的醫(yī)療服務(wù)夯實基礎(chǔ)。

相關(guān)人員應(yīng)持續(xù)總結(jié)自身的工作情況，確保檔案管理工作的智能化、秩序化、數(shù)字化，革新員工檔案管理的工作方式，實現(xiàn)人才數(shù)字化培養(yǎng)。目前，醫(yī)院從事檔案管理工作的人員的學(xué)歷普遍較低，缺乏計算機(jī)技能，因此，想要應(yīng)用數(shù)字化檔案管理模式，培養(yǎng)相關(guān)檔案管理專業(yè)人才是首要任務(wù)。

要提升現(xiàn)有在崗人員的信息素養(yǎng)，做好網(wǎng)絡(luò)技術(shù)專業(yè)知識的相關(guān)培養(yǎng)。隨著信息時代的到來，醫(yī)院人事檔案管理員要具備全方位的檔案知識，還要具備相應(yīng)的醫(yī)學(xué)知識、計算機(jī)知識、網(wǎng)絡(luò)知識，成為復(fù)合型人才。因此，醫(yī)院要大力普及人事檔案工作的重要性，增強(qiáng)相關(guān)人員的管理觀念和意識。同時，醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)要加強(qiáng)對人事檔案管理的關(guān)注，使其能大力支持人事檔案管理，從而由上到下形成良好的人事檔案管理觀念?？傊耸聶n案的數(shù)字化管理對創(chuàng)新現(xiàn)代人事檔案管理模式非常重要，能夠推動醫(yī)院全面發(fā)展。

（三）健全人事檔案管理基礎(chǔ)設(shè)施

醫(yī)院必須建立完善的人事檔案數(shù)字化管理機(jī)制，配備健全的計算機(jī)設(shè)備，保證人事檔案管理工作高質(zhì)高效。同時，結(jié)合醫(yī)院人事檔案管理實際，提高管理人員對硬件設(shè)施的操作水平。完善內(nèi)部設(shè)施后，需要外部協(xié)助，包括打印設(shè)備、掃描設(shè)備、復(fù)印設(shè)備等，便利信息的輸入輸出和利用。借助信息化檔案管理平臺查詢?nèi)耸挛募倪z漏情況，可以直接將遺漏人員的信息輸入電腦中進(jìn)行閱覽［3］。

健全人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施，能夠減少工作人員在輸入和整理文件時產(chǎn)生的錯誤，還能提高文件利用率。數(shù)字技術(shù)的信息安全性高，不受時間和空間的限制，而完善硬件類設(shè)施則可以進(jìn)一步保證信息的安全?；诖耍仨殬?gòu)建醫(yī)院數(shù)字化檔案信息安全保障體系，使數(shù)字檔案具有完整性，可應(yīng)用適當(dāng)?shù)男畔踩夹g(shù)，如防火墻、防病毒軟件、認(rèn)證和認(rèn)可技術(shù)等。此外，在日常工作中，要加強(qiáng)對高價值類文件的保護(hù)，這類價值高、機(jī)密性強(qiáng)的文件易被黑客攻擊，醫(yī)院更要提高警惕、注意防范。

（四）強(qiáng)化人員信息化管理的意識

信息化時代，要求檔案管理人員與時俱進(jìn)，強(qiáng)化自身有關(guān)信息化管理的意識，充分發(fā)揮信息技術(shù)對醫(yī)院人事檔案管理的作用，提升醫(yī)院相關(guān)管理工作的效率和質(zhì)量。

具體來講，可以將數(shù)字信息設(shè)備、信息管理系統(tǒng)等引入醫(yī)院人事檔案管理中，利用計算機(jī)技術(shù)收集醫(yī)院檔案資料，以最快的速度整合檔案資源。這樣既能夠提高檔案收集、檔案整理等工作的效率，也可以改進(jìn)和完善檔案資料的檢索方式，即只需要在系統(tǒng)中輸入關(guān)鍵詞，就能夠獲得用戶需要的檔案文件，從而大幅提高醫(yī)院檔案資源的使用效率，降低醫(yī)院相關(guān)管理工作的成本投入。

各級醫(yī)院應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身醫(yī)務(wù)人員的具體情況，制定適用于本院的人事檔案管理制度，切實強(qiáng)化相關(guān)人事檔案工作人員的信息化管理意識，提高醫(yī)院人事檔案的管理效率，推動醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)［4］。

隨著科技的不斷發(fā)展，醫(yī)院人事檔案管理工作必須與時俱進(jìn)，引進(jìn)專業(yè)的人事檔案管理人才，確保檔案管理的安全性、科學(xué)性。醫(yī)院應(yīng)把人事檔案管理歸至工作日程，加大對相關(guān)管理人員的保障力度，按規(guī)定分配更為規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的管理工作室。而檔案管理人員則應(yīng)做好檔案信息安全管理，避免出現(xiàn)檔案泄漏及其他問題。

為推進(jìn)檔案信息安全管理工作，要求檔案管理工作人員深入學(xué)習(xí)有關(guān)檔案信息安全管理的知識技能，以便在發(fā)生檔案信息安全問題時，能及時采取有效措施予以解決。此外，應(yīng)用計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)能夠有效提高歸檔利用水平，通過系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)提供檔案在線查找與歸檔等方面的服務(wù)，為歸檔人員提供更多便利。

五、結(jié)語

在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，借助信息化方法輔助醫(yī)院人事檔案管理工作，不僅能夠簡化工作流程，而且能夠避免不必要的人力資源浪費。傳統(tǒng)的人事檔案管理耗時長、所需人力成本高，而數(shù)字化檔案管理利用信息化手段，把傳統(tǒng)的紙張類資源逐步轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息，實現(xiàn)隨時應(yīng)用、高效共享，對檔案的現(xiàn)代化管理和使用具有重要作用。