淺析新形勢下事業(yè)單位人事檔案管理現(xiàn)狀和對策
——以省直事業(yè)單位為例

何品

（廣西壯族自治區(qū)地質(zhì)礦產(chǎn)宣傳信息中心，廣西南寧 530023）

干部人事檔案是考察和使用干部的基礎(chǔ)，是跟隨黨員干部一生的重要身份資料，同時也是珍貴的歷史資料，有著特殊的政治性，在干部隊伍建設(shè)方面發(fā)揮著根本性的基礎(chǔ)作用。黨的十九大以后，黨中央印發(fā)了《干部人事檔案工作條例》，對新形勢下的人事檔案工作提出了更新的要求，在全國各地開展了人事檔案審查工作，對檔案涂改造假、效用發(fā)揮不足等弊端進行督促整改，有效促進了人事檔案的規(guī)范化發(fā)展[1]。但部分單位由于資金、人員配備不足，相關(guān)配套設(shè)施不完善，檔案管理人員的業(yè)務(wù)知識更新不及時等方面的原因?qū)е氯耸聶n案規(guī)范化管理工作進度相對緩慢。在新形勢下，事業(yè)單位人事檔案管理工作也迎來新的發(fā)展契機，要實現(xiàn)人事檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化，相關(guān)從業(yè)人員就必須要積極轉(zhuǎn)變工作理念，不斷優(yōu)化工作方式方法，逐步完善符合實際的人事檔案管理機制，保障人事檔案管理工作有序開展，充分發(fā)揮檔案對人才工作的服務(wù)作用，最大程度實現(xiàn)人事檔案資源的利用價值。

1.干部人事檔案的重要性

人事檔案是我國體制的特有產(chǎn)物，是記錄和反映機關(guān)企事業(yè)單位黨員干部個人歷程的重要檔案資料，主要包括個人履歷、考核鑒定、學(xué)歷學(xué)位、專業(yè)技術(shù)職務(wù)（職稱）、政審、黨團、表彰獎勵、違規(guī)違紀(jì)違法處理處分、工資、任免等材料，是干部提拔晉升、調(diào)整工資、辦理退休的重要依據(jù)[2]。一份完整真實的個人檔案不僅可以真正反映出一名干部的真實履歷及其處于每個崗位的工作情況，還是各級人事組織綜合評價考核干部的重要憑據(jù)。從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運，一些干部因為檔案問題導(dǎo)致無法晉升或者及時辦理退休等問題屢見不鮮。只有完善人事檔案的管理使用流程，發(fā)揮人事檔案在干部隊伍建設(shè)中的積極作用，才能使真正優(yōu)秀的人才到真正合適的崗位，推動社會主義事業(yè)發(fā)展。

2.新形勢下人事檔案工作的新要求

2018年11月，中央出臺了《干部人事檔案工作條例》，對干部人事檔案工作做了進一步的規(guī)范和完善?！稐l例》開宗明義指出，要把干部檔案作為新時代黨的重要執(zhí)政資源，明確要求各級黨委（黨組）負(fù)責(zé)解決工作機構(gòu)、經(jīng)費和其他保障措施，要把干部檔案工作列入黨建工作績效考核內(nèi)容，為今后的干部人事檔案工作提供了重要的依據(jù)，有利于解決人事檔案工作中存在的各種弊端，為各級機關(guān)企事業(yè)單位做好選人用人打下良好的基礎(chǔ)[3]?！稐l例》還明確要求對干部檔案從嚴(yán)管理，增加審核環(huán)節(jié)內(nèi)容，加強對干部錄用、調(diào)任、提拔等關(guān)鍵環(huán)節(jié)的檔案審核，要進一步豐富完善干部人事檔案材料，重點收集體現(xiàn)干部忠誠干凈擔(dān)當(dāng)?shù)确矫娴牟牧?，要加快檔案信息化建設(shè)，對干部檔案數(shù)字化發(fā)展提出了具體的要求，堅持人事檔案管理與時代相適應(yīng)。

3.當(dāng)前部分省直事業(yè)單位干部人事檔案管理工作中存在的問題

長期以來，由于檔案管理工作沒有納入績效考核體系，一直得不到應(yīng)有的重視。以西部某省直系統(tǒng)為例，該部門屬于正廳級省直機關(guān)，下屬36個二層單位，全部是正處級單位，全部都有檔案接收權(quán)，管理本單位科級以下干部人事檔案。這36個二層單位的人員規(guī)模從十幾個到兩千多個不等，人員業(yè)務(wù)素質(zhì)良莠不齊，有些大單位就成立了專門的人事科和檔案室，配備了足夠的專業(yè)技術(shù)人員負(fù)責(zé)人事檔案管理工作，有些小單位就是辦公室人員兼職，連專門的人事部門都沒有，受編制、崗位職數(shù)以及資金等多方面影響人事檔案管理往往都被邊緣化，導(dǎo)致人事檔案管理難以正常開展。

3.1 管理制度缺失，檔案收集不全

事業(yè)單位改革已經(jīng)開展了10幾年，但很多省直事業(yè)單位連基本的組織架構(gòu)都還沒有搭建起來，多數(shù)規(guī)模較小的省直事業(yè)單位都是由辦公室人員兼職管理人事檔案，缺少專職人員負(fù)責(zé)人事檔案工作，最常見的是一個人的材料一個袋（盒）子，有時沒有嚴(yán)格鑒定、整理，材料是否真實完整無人監(jiān)督[4]。比如某單位最近在開展檔案審查，發(fā)現(xiàn)一些工齡20多年的同志，黨員檔案只有一份入黨申請書和入黨志愿書，在整個培養(yǎng)考察過程中的政審、黨校培訓(xùn)、考察登記等證明材料都無跡可尋，這種情況就是典型的檔案缺失，也是當(dāng)前人事檔案面臨的最普遍問題，類似這種情況的干部檔案不在少數(shù)。長此以往，干部檔案的書寫是否規(guī)范、歸檔格式是否正確統(tǒng)一無從得知，每次迎來專項檢查都是要補一大堆功課。再者就是人事檔案管理嚴(yán)肅性不強，有些管理人員甚至整理自己或親屬的檔案，存在檔案泄密的問題。

3.2 利用率不高，管理方式落后

大多數(shù)干部的人事檔案從建立以后，除了提拔、轉(zhuǎn)任被調(diào)閱和每年充實檔案材料外，一直都安靜地躺在檔案柜里面，從未被調(diào)閱過更別說利用了。這些經(jīng)歷過殘酷的入職考試才能進入體制內(nèi)的每一個人都是優(yōu)秀人才，每個人都有自己特殊的才能，而這種現(xiàn)象不僅造成了干部人事檔案的資源浪費，而且還會讓優(yōu)秀的人才被埋沒。不少優(yōu)秀干部的個人檔案里面都收存有大量的表彰獎勵材料，這些都是他們個人表現(xiàn)的有力證明，清晰準(zhǔn)確地記錄著檔案本人的特長業(yè)務(wù)和擅長領(lǐng)域，應(yīng)該成為組織部門選人用人的重要憑證，然而現(xiàn)實的狀況就是部分檔案管理人員對本單位的干部檔案不夠熟悉，未能為領(lǐng)導(dǎo)選人用人提供決策輔助。目前多數(shù)機關(guān)單位還是沿用傳統(tǒng)的人力管理模式，每次需要調(diào)取資料都要翻閱大量的檔案材料，與當(dāng)前飛速發(fā)展的科技社會嚴(yán)重脫軌，造成人力資源的嚴(yán)重浪費。比如在2020年，某廳級單位在本系統(tǒng)內(nèi)開展干部人事檔案工作專項檢查，主要檢查干部“年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷、工作經(jīng)歷、干部身份”等信息，該系統(tǒng)在職在編干部職工七千多人，光是整理干部的檔案都要耗費大量時間，后續(xù)還涉及補材料、認(rèn)定等一系列工作，嚴(yán)重影響行政效率。

3.3 素質(zhì)參差不齊，管理不夠?qū)I(yè)

一些規(guī)模較小單位多數(shù)是辦公室人員負(fù)責(zé)管理人事檔案，有些單位甚至安排臨聘人員進行檔案管理工作，這些人大部分都是兼職的，很少檔案專業(yè)科班出身，從剛接觸檔案到適應(yīng)角色需要一定的時間，而且很少接受相關(guān)的職業(yè)繼續(xù)教育，導(dǎo)致部分檔案管理員缺乏必要的業(yè)務(wù)知識，一定程度上削弱了事業(yè)單位干部檔案管理的嚴(yán)謹(jǐn)性、嚴(yán)肅性和權(quán)威性。人事檔案管理涉及人事和檔案兩大業(yè)務(wù)，需要每年接收大量的在職繼續(xù)教育，然而很多省直事業(yè)單位的相關(guān)管理人員幾年都沒有參加一次專業(yè)培訓(xùn)，以某省廳為例，該單位連續(xù)5年的培訓(xùn)計劃都沒有關(guān)于人事檔案管理方面的內(nèi)容，長時間的培訓(xùn)脫節(jié)導(dǎo)致他們的工作理念、方式方法都難以跟上新時代的要求。

3.4 工作不嚴(yán)謹(jǐn)，保管方式不科學(xué)

人事檔案是黨員干部的身份特征，具有特殊的政治性，對管理的保密性有很高的要求，但很多單位的檔案管理人員對此并不夠重視[4]。在一些小單位，由于條件限制，缺少專門的檔案室，人事檔案往往和其他工作檔案一起存放在辦公室，既沒有達(dá)到“十防”的要求也難以保障人事檔案的保密性。干部檔案的保管不嚴(yán)謹(jǐn)往往就會導(dǎo)致檔案造假等問題，某地曾有基層干部表示檔案造假并非罕見，只要將公安戶籍和人事檔案部門疏通好，篡改年齡、學(xué)歷等信息并非難事。比如被曝曾11次修改出生日期、偽造學(xué)歷的原山西河津市住房和城鄉(xiāng)建設(shè)局局長薛新民，通過一份虛假入團志愿書獲得團市委書記參選資格的原安徽省合肥市團市委副書記徐楷，還有轟動一時的河北石家莊“騙官書記”王亞麗，檔案中除性別是真的外，姓名、年齡、履歷全部都是假的，其檔案90多枚公章中有三分之一以上是假的。這些檔案造假不僅嚴(yán)重危害干部隊伍的純潔性還容易引起社會負(fù)面輿論，嚴(yán)重?fù)p壞黨和政府的形象，使政府的公信力大打折扣。

4.新形勢下省直事業(yè)單位干部人事檔案管理的應(yīng)對策略

4.1 加強物力人力配備

省直事業(yè)單位要把人事檔案管理工作經(jīng)費列入單位部門財政預(yù)算，加大經(jīng)費投入，保障人事檔案管理各項工作順利開展。領(lǐng)導(dǎo)同志要加強重視，要把人事檔案管理和工作檔案管理同部署，要明確專門的兼（全）職人員，做好人事檔案收集整理、歸檔和保管利用工作。嚴(yán)格按照檔案法和保密法等相關(guān)要求，做好人事檔案的保密管理。要按照檔案工作標(biāo)準(zhǔn)盡可能配備獨立、安全的檔案庫房，同時對檔案室設(shè)備進行完善，配備更新鐵質(zhì)檔案柜、檔案盒、檔案皮、分類紙、碎紙機、打印機等設(shè)備，并設(shè)專人管理。必須按要求采取嚴(yán)格的防護措施，保持良好的檔案庫房環(huán)境，要嚴(yán)格控制庫房人員進出，做好人員登記，保證人事檔案安全。

4.2 建立健全人事檔案管理機制

要推進人事檔案管理常態(tài)化，形成以日常審核為基礎(chǔ)、專項審核為重點、任前審核為保障的干部人事檔案審核認(rèn)定工作機制，加強對干部檔案材料進行審核把關(guān)。同時建立完善日常管理運行機制，實現(xiàn)干部檔案日常業(yè)務(wù)的規(guī)范化、專業(yè)化運行。要對干部檔案進行歸檔整理，明確管檔業(yè)務(wù)崗位工作職責(zé)，制定干部人事檔案查借閱、轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出、收集鑒別整理、數(shù)字化制作等工作流程，做好查（借）閱干部檔案登記簿、材料轉(zhuǎn)入登記簿等日常管理臺賬，確保人事檔案管理有章可循。要逐步建立完善相應(yīng)的獎懲機制，尤其是要加強對故意授意、參與檔案造假的相關(guān)人員的追責(zé)力度。長期以來，在一些地區(qū)或者部門，少數(shù)領(lǐng)導(dǎo)干部為了獲取提拔晉升資格、延長領(lǐng)導(dǎo)任期、套取工資待遇等個人私利，不惜利用一切手段去涂改個人檔案，嚴(yán)重?fù)p壞政治生態(tài)，對社會造成嚴(yán)重的負(fù)面影響，對于這些漠視黨紀(jì)法規(guī)的干部本應(yīng)從重處理、以儆效尤，然而在現(xiàn)實中因為檔案造假而受到嚴(yán)重處理的人還是比較少，尤其是正在擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)的往往都是高高舉起輕輕放下，大多數(shù)的通報案例都是因為經(jīng)濟腐敗問題而牽扯出來的。如此低的違紀(jì)成本等于間接助長了檔案造假的不良風(fēng)氣，因此必須要加強頂層設(shè)計，逐步完善制度法規(guī)建設(shè)，從源頭上遏制檔案造假問題。

4.3 充分利用大數(shù)據(jù)技術(shù)

隨著我國信息化建設(shè)的不斷發(fā)展，紙質(zhì)檔案將漸漸消減，電子檔案逐漸增多。未來一個時期內(nèi)，檔案信息化必然是大勢所趨。因此，要在傳統(tǒng)的基礎(chǔ)上，大力發(fā)展檔案管理信息技術(shù)，使干部檔案管理與時代相適應(yīng)。機關(guān)事業(yè)單位要逐步推進電子檔案信息化建設(shè)，建立可共享的安全可靠穩(wěn)定的人事檔案資料庫，盡量減少人為接觸原始紙質(zhì)檔案的環(huán)節(jié)，降低人為涂改的風(fēng)險。通過安裝專業(yè)的信息技術(shù)設(shè)備，利用技術(shù)手段把傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料進行信息錄入，實現(xiàn)大量文字圖片的格式轉(zhuǎn)換，變成電子數(shù)據(jù)進行儲存，做好有關(guān)資料的信息備份，確保電子檔案的完整，方便之后的查閱、核對，檔案信息錄入電腦也有利于原件保存。

4.4 提升管理人員的專業(yè)素質(zhì)

干部檔案工作具有較強的政策性、連續(xù)性和保密性，需要相關(guān)從業(yè)人員接受大量的專業(yè)培訓(xùn)，掌握基本的業(yè)務(wù)知識，目前在很多省直事業(yè)單位中，大多數(shù)人事檔案管理人員都是從其他崗位輪換過來的，科班出身的很少。開展干部檔案從業(yè)人員素質(zhì)提升行動刻不容緩，必須提高相關(guān)從業(yè)者對檔案工作重要性的認(rèn)識，強化管檔意識，必須對每卷檔案做到精益求精、嚴(yán)謹(jǐn)務(wù)實、一絲不茍。要對管理人員定期進行針對性培訓(xùn)，通過邀請上級組織、人社、檔案等相關(guān)部門的專家現(xiàn)場授課，組織人事檔案工作人員深入學(xué)習(xí)《條例》、專項審核自查規(guī)定、干部檔案數(shù)字化等業(yè)務(wù)知識，幫助他們熟練掌握和應(yīng)用檔案管理基本技能。要加強經(jīng)驗交流學(xué)習(xí)，互通有無，共同提高管理水平。要加強保密教育，提高政治站位，堅決杜絕監(jiān)守自盜，防止發(fā)生泄密事件。

5.結(jié)語

事業(yè)單位人事檔案在管理過程中還存在管理機制不健全、工作效率低下、保管方式不科學(xué)等問題，不利于發(fā)揮人事檔案的價值。因此，事業(yè)單位尤其是處級以上的事業(yè)單位要加快轉(zhuǎn)變工作理念，提高工作主動性，要從服務(wù)干部人事的角度出發(fā)，加強資金、技術(shù)、人員等方面的配備，扎實推進干部檔案工作標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化、常態(tài)化，充分調(diào)動管理人員的積極性，發(fā)揮干部人事檔案的管理價值。