關(guān)于加強(qiáng)企業(yè)合同管理工作的思考

韓青平

（山西焦化集團(tuán)有限公司，臨汾 041606）

一、合同管理概述

現(xiàn)代企業(yè)管理中的合同管理指的是企業(yè)在開展各類經(jīng)營活動(dòng)的過程中，利用多種管理手段和規(guī)范制度來規(guī)范合同中涉及的各項(xiàng)事務(wù)，主要包括合同準(zhǔn)備、擬定、簽訂、履行、變更、終止、索賠等環(huán)節(jié)的管理工作，是管理科學(xué)、經(jīng)濟(jì)學(xué)理論、法學(xué)等學(xué)術(shù)知識在組織實(shí)施合同過程中的綜合運(yùn)用。合同管理在具體實(shí)施過程中主要具有以下三個(gè)基本特征。

首先是全程性特征，即企業(yè)合同管理不僅包括合同履行階段的管理，還要重視合同簽訂前相關(guān)事務(wù)的管理，應(yīng)從合同準(zhǔn)備、起草環(huán)節(jié)開始，到合同終止環(huán)節(jié)為止，貫穿合同制訂、生效、履行、失效的整個(gè)過程。

其次是系統(tǒng)性特征，即凡是與合同內(nèi)容及條款有關(guān)的部門，都要參與到合同管理中，應(yīng)通過企業(yè)內(nèi)部各部門間的溝通協(xié)作，構(gòu)建科學(xué)、系統(tǒng)的合同管理體系，從而最大限度地保證合同管理的全面性和實(shí)效性。

最后是動(dòng)態(tài)性特征。即相關(guān)部門和管理人員應(yīng)及時(shí)對合同執(zhí)行情況進(jìn)行跟進(jìn)，注重對合同履約情況及環(huán)境變化情況的了解，尤其是要及時(shí)掌握對自身不利的變化，并在此基礎(chǔ)上提出合同補(bǔ)充、變更、中止等管理意見，以此更好地發(fā)揮合同的作用和價(jià)值，維護(hù)雙方的合法權(quán)益。

二、合同管理中的風(fēng)險(xiǎn)類型

（一）主體風(fēng)險(xiǎn)

合同主體指的是實(shí)際承擔(dān)合同權(quán)利義務(wù)的民事主體。然而，在實(shí)際操作過程中，有很多合同是由簽約主體（分為代理人和代表人）完成簽署的。在法律層面上，簽約主體是合同的簽署者，不直接承擔(dān)合同的權(quán)利和義務(wù)。若合同雙方未能明確、核實(shí)上述信息，則極有可能產(chǎn)生以下合同主體風(fēng)險(xiǎn)：①當(dāng)簽約主體為代理人時(shí)，容易出現(xiàn)簽約主體無權(quán)代理、越權(quán)代理等風(fēng)險(xiǎn)；②當(dāng)簽約主體為法定代表人時(shí)，容易出現(xiàn)法定代表人超越或違反公司章程規(guī)定的權(quán)限對外簽約的風(fēng)險(xiǎn)；③當(dāng)簽約主體為員工代表人時(shí)，容易出現(xiàn)代表人缺少企業(yè)授權(quán)書或已辭職員工為了私利仍作為原企業(yè)代表簽約的風(fēng)險(xiǎn)；④當(dāng)簽署者為合同主體時(shí)，容易出現(xiàn)合同主體為限制行為能力人、無權(quán)處分人，以及合同主體不具有法定資格、違反法律禁止性規(guī)定等風(fēng)險(xiǎn)。因此，在進(jìn)行合同管理時(shí)，必須注重對合同主體的審核。

（二）條款風(fēng)險(xiǎn)

條款風(fēng)險(xiǎn)是合同管理中最常見的風(fēng)險(xiǎn)類型。在合同文件中，不僅包含一些法律法規(guī)明確要求的通用條款，還包含許多根據(jù)實(shí)際情況補(bǔ)充添加的專用條款和附屬文件，而這部分內(nèi)容則是條款風(fēng)險(xiǎn)“多發(fā)區(qū)域”。從實(shí)際情況來看，引發(fā)條款風(fēng)險(xiǎn)的原因主要有：①條款內(nèi)容表述不清或不準(zhǔn)確，導(dǎo)致合同雙方對條款內(nèi)容存在認(rèn)知差異，從而在條款履行過程中產(chǎn)生爭議；②條款內(nèi)容缺乏公平性，在很多合同中，合同條款往往更有利于合同編制方或項(xiàng)目發(fā)包方（出資方）；③條款項(xiàng)目不夠完善，在編制合同的過程中，合同雙方對合同內(nèi)容和相關(guān)風(fēng)險(xiǎn)的考慮不夠全面，導(dǎo)致合同條款存在漏洞，并且雙方未對合同條款的補(bǔ)充和變更方式進(jìn)行明確，導(dǎo)致在條款變更和補(bǔ)充的過程中合同雙方存在爭議，從而對合同的約束力和執(zhí)行力產(chǎn)生不利影響。

（三）制度風(fēng)險(xiǎn)

制度風(fēng)險(xiǎn)多發(fā)生于合同履行階段的管理工作中，主要表現(xiàn)有：①企業(yè)合同管理制度是否符合我國現(xiàn)行相關(guān)法律法規(guī)的要求；②企業(yè)是否有健全的合同管理制度，來保證合同的有效執(zhí)行；③企業(yè)是否有完善的風(fēng)險(xiǎn)防控方案，來有效規(guī)避合同履行過程中的風(fēng)險(xiǎn)因素等。若上述制度存在缺失，則必然會(huì)引發(fā)合同制度風(fēng)險(xiǎn)，對合同的履行能力和管理能力造成嚴(yán)重的影響。

三、企業(yè)合同管理工作存在的問題

（一）缺乏良好的法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力

缺乏良好的法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面。

一方面，合同管理人員的法律觀念淡薄。很多企業(yè)的合同管理人員未能充分意識到合同管理過程中潛在的諸多法律風(fēng)險(xiǎn)，在實(shí)際工作中忽視對相關(guān)法律知識的了解和學(xué)習(xí)，從而缺乏從法律角度對合同進(jìn)行有效管理的意識和能力，進(jìn)而導(dǎo)致法律風(fēng)險(xiǎn)防控、應(yīng)對能力不足，影響合同管理的實(shí)效性。

另一方面，企業(yè)法律顧問團(tuán)隊(duì)建設(shè)力度不足。現(xiàn)階段，律師費(fèi)用并不低廉，出于對企業(yè)運(yùn)營成本的考慮，很多中小企業(yè)并不會(huì)投入較多的資金用于法律顧問團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，從而導(dǎo)致在合同管理過程中缺乏良好的法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力。

（二）缺乏科學(xué)先進(jìn)的合同管理模式

隨著時(shí)代的發(fā)展，合同管理模式也在不斷更新、優(yōu)化。然而，從實(shí)際情況來看，很多企業(yè)并沒有緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，對合同管理模式進(jìn)行優(yōu)化、革新，而是依舊沿用傳統(tǒng)的合同管理模式。傳統(tǒng)的合同管理模式往往更注重對某個(gè)環(huán)節(jié)的管理，管理工作缺乏全面性和整體性，從而難以滿足現(xiàn)代企業(yè)對合同管理的要求，導(dǎo)致企業(yè)合同管理缺乏實(shí)效性。

（三）缺乏明確、系統(tǒng)的合同管理體系

明確、系統(tǒng)的合同管理體系能夠有效保證各項(xiàng)合同管理工作的執(zhí)行效益和質(zhì)量，最大限度地發(fā)揮出合同管理的作用和價(jià)值。然而，從實(shí)際情況來看，我國很多企業(yè)都存在合同管理體系不健全或不明確的問題，導(dǎo)致合同管理過程中容易出現(xiàn)管理職責(zé)不明確、管理責(zé)任相互推諉、管理過程缺乏有效溝通等情況，從而嚴(yán)重影響企業(yè)合同管理工作的有效開展。

（四）缺乏科學(xué)先進(jìn)的合同管理技術(shù)

網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代背景下，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)、人工智能技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、物聯(lián)網(wǎng)技術(shù)等前沿性信息技術(shù)被廣泛應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域中，成為推動(dòng)行業(yè)自動(dòng)化、智能化發(fā)展的主要驅(qū)動(dòng)力。為全面提高企業(yè)運(yùn)營生產(chǎn)效率，各行業(yè)企業(yè)都在積極進(jìn)行先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引入與融合，加強(qiáng)企業(yè)的信息化建設(shè)。然而，從實(shí)際情況來看，大部分企業(yè)更注重對先進(jìn)生產(chǎn)技術(shù)的引進(jìn)和開發(fā)，忽視合同管理相關(guān)先進(jìn)科學(xué)技術(shù)的引入，導(dǎo)致合同管理信息化水平較低、技術(shù)手段相對落后，從而嚴(yán)重影響合同管理的質(zhì)量和效率，無法滿足當(dāng)今時(shí)代的發(fā)展需求。

四、加強(qiáng)企業(yè)合同管理工作的具體思路

（一）提高法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力

提高法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力是現(xiàn)代企業(yè)加強(qiáng)合同管理效力的一個(gè)重要舉措。新時(shí)期背景下，現(xiàn)代企業(yè)可通過以下措施來提高合同管理過程中的法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力。

1.強(qiáng)化合同管理人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識

例如，企業(yè)應(yīng)定期對合同管理人員開展合同管理相關(guān)法律法規(guī)的學(xué)習(xí)培訓(xùn)工作。一方面，可以使其深刻意識到法律風(fēng)險(xiǎn)防范的重要性；另一方面，可以使其掌握與合同管理相關(guān)的最新法律法規(guī)，為法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力的提升積累理論知識基礎(chǔ)。同時(shí)，可結(jié)合企業(yè)核心業(yè)務(wù)、合同管理要點(diǎn)，利用典型性合同法律風(fēng)險(xiǎn)案例，組織合同管理人員開展相關(guān)的實(shí)踐訓(xùn)練，通過實(shí)踐操作進(jìn)一步培養(yǎng)合同管理人員的法律風(fēng)險(xiǎn)防范意識和風(fēng)險(xiǎn)分析應(yīng)對能力。

2.建立多角度法律風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制

在具體實(shí)施過程中：首先，應(yīng)通過理論知識學(xué)習(xí)、文獻(xiàn)及對以往經(jīng)驗(yàn)的分析等方式，明確現(xiàn)階段合同管理主要面臨的法律風(fēng)險(xiǎn)，以及不同類型的風(fēng)險(xiǎn)具有怎樣的表現(xiàn)形式；其次，結(jié)合上述學(xué)習(xí)分析結(jié)果、企業(yè)自身實(shí)際能力水平及合同管理要求，從實(shí)際出發(fā)，建立多角度法律風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，并針對不同類型的法律風(fēng)險(xiǎn)制定相應(yīng)的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警及防控方案；最后，在合同起草、簽訂和履約等環(huán)節(jié)中，合同管理人員應(yīng)聯(lián)合法務(wù)人員，嚴(yán)格按照既定的法律風(fēng)險(xiǎn)評估機(jī)制，從多個(gè)角度對合同內(nèi)容、合同條款、合同履約過中的影響因素進(jìn)行分析并編制合同管理法律風(fēng)險(xiǎn)評估報(bào)告，在報(bào)告中明確標(biāo)注出潛在的法律風(fēng)險(xiǎn)及建議采用的防控方案。

3.完善合同糾紛處理機(jī)制

具體而言，企業(yè)應(yīng)將合同管理人員和法務(wù)人員作為合同糾紛處理的主體并賦予其更高的合同糾紛處理權(quán)限。在糾紛處理形式上，應(yīng)以協(xié)商處理作為最優(yōu)選擇，同時(shí)也要保留通過法律途徑解決合同糾紛的具體權(quán)利。在明確處理主體和處理形式后，即便企業(yè)遇到合同糾紛問題，合同管理人員和法務(wù)人員也能更有條理性地進(jìn)行糾紛處理，并掌握更多的主動(dòng)權(quán)，從而更好地應(yīng)對合同糾紛所產(chǎn)生的法律風(fēng)險(xiǎn)。

（二）采用全過程管理模式

傳統(tǒng)的合同管理模式過于注重單一環(huán)節(jié)的管理，缺乏全面性和整體性，與新時(shí)期現(xiàn)代企業(yè)的合同管理需求不符，從而難以體現(xiàn)出合同管理對于企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的促進(jìn)作用?；诖耍聲r(shí)期背景下，現(xiàn)代企業(yè)想要加強(qiáng)合同管理的實(shí)效性，必須以先進(jìn)合同管理理念為指導(dǎo)，構(gòu)建全過程管理模式的方式，以此彌補(bǔ)傳統(tǒng)管理模式的不足之處，全面提升企業(yè)合同管理的質(zhì)量和效率。全過程管理模式的實(shí)施包含以下要點(diǎn)。

1.在合同文件歸檔階段

首先，應(yīng)在全公司范圍內(nèi)開展合同檔案歸檔相關(guān)工作的宣傳教育工作，全面提升企業(yè)成員的合同檔案歸檔意識，確保合同檔案的完整性；其次，合同管理人員應(yīng)積極參與法務(wù)培訓(xùn)，深入學(xué)習(xí)合同管理相關(guān)法律法規(guī)知識，掌握規(guī)范化的合同管理流程，明確合同業(yè)務(wù)的界面劃分，了解同一事項(xiàng)合同文件在不同部門的分散情況，在此基礎(chǔ)上會(huì)同法務(wù)部門對合同檔案的歸檔范圍、時(shí)間、要求進(jìn)行規(guī)定；最后，根據(jù)法務(wù)部門制定的合同編號編制規(guī)則制定合同檔案號編制原則，并在梳理業(yè)務(wù)流程歸檔節(jié)點(diǎn)、熟悉企業(yè)合同信息化管理系統(tǒng)的同時(shí)做好具體的合同歸檔工作。

2.合同檔案管理階段

首先，根據(jù)實(shí)際需求科學(xué)地選擇合同檔案整理方法。目前主要有以下兩種整理方法：第一種是招投標(biāo)采購文件、合同文本分類單獨(dú)收集整理，優(yōu)點(diǎn)是檔案利用率高、分類清晰，缺點(diǎn)是一定程度上破壞了科技檔案的成套性原則，同一事項(xiàng)不同階段的合同檔案易被割裂管理；第二種是成套立卷整理法，即將合同文本與相關(guān)全流程文件整合存放，優(yōu)點(diǎn)是有效保證科技檔案的完整性與成套性，缺點(diǎn)是合同檔案易分散于不同類型檔案中，重復(fù)組卷現(xiàn)象頻繁發(fā)生。

其次，應(yīng)注重合同檔案的分類整理和虛擬組卷，最大限度地確保合同檔案資源結(jié)構(gòu)的科學(xué)性與合理性。

最后，應(yīng)注重?cái)?shù)字檔案的建立和整理，并利用企業(yè)合同信息化管理系統(tǒng)、合同檔案電子管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)線上線下合同檔案資源的有效整合。

（三）完善合同管理體系

完善的合同管理體系是企業(yè)合同管理工作得以有序、高效開展的重要保證。新時(shí)期背景下，現(xiàn)代企業(yè)可通過以下措施構(gòu)建完善的合同管理體系。

1.建立分級負(fù)責(zé)合同管理體系

首先，應(yīng)由集團(tuán)統(tǒng)一管控，明確集團(tuán)法務(wù)部門在合同管理中的主導(dǎo)地位，由集團(tuán)法務(wù)部統(tǒng)一編制《合同管理辦法》，對合同各項(xiàng)事宜進(jìn)行規(guī)范和明確；其次，建立分級負(fù)責(zé)體系，明確界定集團(tuán)下屬二級單位的合同管理職責(zé)、權(quán)利、目標(biāo)及內(nèi)容，并對合同管理相關(guān)流程進(jìn)行規(guī)范。

2.建立以總法律顧問制度為核心的合同管理法律顧問團(tuán)隊(duì)

首先，認(rèn)真履行集團(tuán)制定的總法律顧問制度，由總法律顧問對企業(yè)合同文本、合同管理制度進(jìn)行全面審核，未經(jīng)總法律顧問審核的合同一律不得使用或簽署。企業(yè)重大合同的談判和簽署必須有總法律顧問直接參與，并嚴(yán)格執(zhí)行其提出的法律意見或意見書。其次，結(jié)合企業(yè)實(shí)際規(guī)模和發(fā)展需求，進(jìn)一步加強(qiáng)法律顧問隊(duì)伍建設(shè)，確保法律顧問團(tuán)隊(duì)人員數(shù)量和專業(yè)能力符合現(xiàn)代企業(yè)合同管理需求。

3.進(jìn)一步明確各職能部門的合同管理職責(zé)

首先，法務(wù)部門作為合同管理的歸口部門，應(yīng)全權(quán)負(fù)責(zé)企業(yè)合同的全過程管理工作，如合同起草、企業(yè)合同管理制度修訂、企業(yè)合同履行情況監(jiān)管等。同時(shí)，還應(yīng)負(fù)責(zé)企業(yè)合同管理的程序性、合規(guī)性審核，做好相關(guān)監(jiān)管工作，并針對合同執(zhí)行過程中出現(xiàn)的問題及時(shí)提出指導(dǎo)性意見。其次，企業(yè)各職能部門也應(yīng)明確自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)的合同管理職責(zé)，做好合同實(shí)體性內(nèi)容的審核工作、相關(guān)合同文件收集整理工作，并配合法務(wù)部門、檔案管理部門做好相關(guān)的合同管理工作。

（四）提高合同管理信息化水平

在網(wǎng)絡(luò)信息時(shí)代，必須提高合同管理信息化水平，企業(yè)可通過以下措施提高自身的合同管理信息化水平。

1.加強(qiáng)信息化、智能化合同管理平臺的開發(fā)與應(yīng)用

企業(yè)應(yīng)積極聯(lián)系軟件開發(fā)企業(yè)，聘請其針對企業(yè)實(shí)際規(guī)模、主要合同類型及合同管理具體需求，開發(fā)相應(yīng)的信息化合同管理平臺，并將其與企業(yè)當(dāng)前內(nèi)部信息化管理系統(tǒng)相聯(lián)系，以此實(shí)現(xiàn)企業(yè)合同的信息化、智能化管理。以浪潮旗下某合同管理系統(tǒng)為例，在云計(jì)算技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、專家系統(tǒng)等先進(jìn)技術(shù)的支持下，該系統(tǒng)具有合同生命周期管理、合同信息集中管理、合同風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警、合同文檔多格式轉(zhuǎn)換、合同管理相關(guān)數(shù)據(jù)信息統(tǒng)計(jì)報(bào)表、多業(yè)務(wù)集成化管理等豐富而強(qiáng)大的功能，能夠大幅度提升企業(yè)合同管理的質(zhì)量和效率。

2.進(jìn)行企業(yè)合同范本數(shù)據(jù)庫構(gòu)建

在全面分析合同簽訂場景的基礎(chǔ)上，對企業(yè)常用合同類型進(jìn)行分類，并結(jié)合各部門具體需求和總法律顧問的建議進(jìn)行范本合同編制。在此基礎(chǔ)上，將編制好的合同范本轉(zhuǎn)化成電子合同范本，并匯總上傳至企業(yè)合同信息化管理系統(tǒng)中，形成企業(yè)合同范本數(shù)據(jù)庫。這樣不僅能夠保證企業(yè)常用合同的合法合規(guī)性，還能夠顯著提升合同應(yīng)用效率，降低合同管理的難度，提升管理效率。

結(jié) 語

綜上所述，現(xiàn)代企業(yè)合同管理具有全過程性、系統(tǒng)性、動(dòng)態(tài)性特征，為有效避免合同管理過程中主體風(fēng)險(xiǎn)、條款風(fēng)險(xiǎn)、制度風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生，現(xiàn)代企業(yè)應(yīng)采取提高法律風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對能力、采用全過程管理模式、完善合同管理體系、提高合同管理信息化水平等措施，解決合同管理過程中存在的諸多問題，切實(shí)提升自身合同管理的能力和水平，更好地維護(hù)自身的合法權(quán)益。