人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理路徑探究

文/駐馬店市中醫(yī)院 龔留慶

醫(yī)院人事檔案記錄了醫(yī)院在職醫(yī)務(wù)人員的個人信息、工作簡歷、職位調(diào)動等信息，與在職醫(yī)務(wù)人員的社會勞動保障、工資待遇、組織關(guān)系等有著緊密的關(guān)系。同時人事檔案不僅可以了解到每個工作人員的所有信息，還可以根據(jù)發(fā)展經(jīng)歷了解工作人員的思想、狀態(tài)等，這對提高醫(yī)院人力資源管理水平，促進人力資源價值和作用的最大發(fā)揮具有重要意義。近年來，我國醫(yī)療事業(yè)發(fā)展迅速，再加上人員社會壓力較大，所以醫(yī)院人才流動越來越頻繁，人事檔案也需要進行同步，對人事檔案管理工作而言具有一定的挑戰(zhàn)性。醫(yī)院人事檔案管理工作是一項十分復(fù)雜、繁瑣、多變的工作，如何保證其質(zhì)量和效率是需要重點考慮的問題。

一、醫(yī)院人事檔案管理概述及意義

醫(yī)院人事檔案包括醫(yī)院在職醫(yī)務(wù)人員的個人身份、資歷、學(xué)歷、工作年限、崗位情況及崗位調(diào)動情況、薪酬待遇、晉升材料、入黨材料等諸多信息?；谌耸聶n案可以反映醫(yī)院職工的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、醫(yī)療技術(shù)、科研能力、工作經(jīng)歷等。而醫(yī)院人事檔案管理工作簡單理解就是對這些信息進行收集、儲存、錄入、利用的一項工作。在醫(yī)院管理當(dāng)中，人事檔案管理是一項尤為重要的工作內(nèi)容。由于醫(yī)院人事檔案海量、繁雜，所以對醫(yī)院人事檔案管理工作也提出了更高要求，這也使得醫(yī)院人事檔案管理工作具備了復(fù)雜性高、繁瑣多變的特點。對于醫(yī)院發(fā)展而言，人才是基礎(chǔ)保障和核心動力，要促進醫(yī)院的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，就必須保證人才整體水平。對此，就需要基于科學(xué)合理的人事檔案管理工作來提高醫(yī)院人力資源管理水平?？茖W(xué)合理的人事檔案管理工作不僅有利于人力資源的科學(xué)管理，同時還可以為醫(yī)院重要決策提供可靠的參考。這對提高醫(yī)院整體管理水平，促進醫(yī)院持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展都具有重要意義。

二、人才流動背景下醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀

（一）人事檔案更新速度較慢。人才流動背景下，醫(yī)院人事檔案的可變性越來越強，當(dāng)發(fā)生人才流失或人才引進時，都需要人事檔案管理工作及時對相關(guān)人事檔案進行同步更新，這樣才可以保證人事檔案管理的實時性，進而為人力資源管理提供保障。但是就實際來看，很多醫(yī)院在人才流動背景下，其人事檔案更新速度比較慢，常常會出現(xiàn)人員流失后，檔案信息仍未同步的情況。更新速度之所以比較慢，與諸多因素有關(guān)，比如管理人員更新意識較弱、管理工作效率低下等。

（二）缺乏完善健全的管理體制?；谌耸聶n案管理工作的系統(tǒng)性，為了保證其質(zhì)量和效率，還需要有相應(yīng)的管理體制作為支撐。但是就實際來看，很多醫(yī)院在發(fā)展過程中其重心都放在醫(yī)療工作方面，對于人事檔案管理工作往往缺乏高度重視，因此，相應(yīng)的管理體制也存在不完善、不健全、不合理的問題。比如管理體制中存在職位、責(zé)任不明確、制度不健全等問題。

（三）人事檔案管理技術(shù)落后。人事檔案管理工作十分繁瑣而系統(tǒng)，僅僅靠基礎(chǔ)的計算機設(shè)備和人工管理往往無法滿足管理工作所需。而就目前來看，很多醫(yī)院在人事檔案管理方面較為突出的問題即管理工作技術(shù)落后。人事檔案管理工作若沒有相應(yīng)的技術(shù)作為支撐，不僅無法保證管理效率，同時還容易因人為因素導(dǎo)致各種信息錯誤、丟失、遺漏等問題的發(fā)生。

三、醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化路徑

（一）樹立實時更新意識。在人才流動背景下，醫(yī)院人事檔案管理的實施更新也面臨更高要求。若醫(yī)院人事檔案管理工作中，對于人才流動情況無法實施更新，就會直接影響到人力資源管理工作的開展?；诖耍瑸榱藘?yōu)化醫(yī)院人事檔案管理工作，就需要基于人才流動背景，樹立人事檔案實時更新意識。當(dāng)醫(yī)院職工因辭職、免職、工作調(diào)動等因素導(dǎo)致職工工作關(guān)系發(fā)生變更時，需要第一時間將職工個人檔案進行更新，同時需要依據(jù)相關(guān)規(guī)定將個人檔案以檔隨人走的原則進行轉(zhuǎn)遞。而在實踐中，檔案管理人員常常會發(fā)生忘記登記、延遲登記的情況，從而導(dǎo)致人事檔案不完整。這就需要管理部門加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和教育，比如要基于人才流動背景，加強對檔案管理人員的思想引導(dǎo)和指導(dǎo)，幫助檔案管理人員認(rèn)識到檔案信息實時更新的重要性和必要性，形成實時更新意識。這樣可以避免各種由于延遲更新、忘記更新導(dǎo)致各種問題的發(fā)生。為了保證檔案的實時更新，管理部門還可以要求管理人員定期對檔案進行檢查、補充，若有信息缺失問題，需要及時補充完整。

（二）健全完善人事檔案管理體制。健全完善的管理體制對提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率具有重要的作用。所以在醫(yī)院人事檔案管理的優(yōu)化路徑中，健全完善人事檔案管理體制十分重要。比如醫(yī)院應(yīng)該構(gòu)建一個專門的人事檔案管理部門，由該部門全權(quán)負(fù)責(zé)檔案管理工作。針對該部門，醫(yī)院需要明確管理責(zé)任、管理內(nèi)容、管理目標(biāo)、管理要求等，同時做好人員、職位、權(quán)屬劃分工作，以保證檔案管理工作的順利有效開展?；谌耸聶n案管理工作的復(fù)雜性、系統(tǒng)性，檔案管理部門則可以進一步細(xì)化管理制度，比如制定檔案收集制度、檔案錄入制度、檔案利用制度、檔案備份制度、檔案核查制度，這樣可以保證各項檔案管理工作規(guī)范、高效開展。以檔案收集制度為例，其中需要明確檔案收集的內(nèi)容、收集的標(biāo)準(zhǔn)、收集的要求等，檔案核查制度則是對職工檔案進行審查、核對，避免出現(xiàn)檔案篡改、造假問題的發(fā)生。檔案管理人員是檔案管理工作開展的核心，為了保證檔案管理隊伍的整體素質(zhì)與能力，醫(yī)院和檔案管理部門還需要針對檔案管理人員制定相應(yīng)的制度，包括制定檔案管理人員培訓(xùn)制度、激勵制度、考核制度、責(zé)任制度等。在各項制度的指導(dǎo)和約束下，可以更好地保證檔案管理人員的工作水平。

（三）推動人事檔案管理信息化發(fā)展。醫(yī)院人事檔案具有海量、繁雜的特點，所以僅僅靠基礎(chǔ)設(shè)備和人工進行人事檔案管理是十分困難的，尤其在人才流動背景下，檔案管理工作更為復(fù)雜、多變?；诖?，醫(yī)院及檔案管理部門需要提高對信息化管理的重視，切實根據(jù)檔案管理需求和要求，加強引進先進的技術(shù)和人才，以實現(xiàn)人事檔案管理的信息化、電子化、智能化。比如醫(yī)院可以基于信息技術(shù)、大數(shù)據(jù)技術(shù)、計算機設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等，構(gòu)建人事檔案在線管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)可以實現(xiàn)對人事檔案的實時更新、同步錄入、快速檢索、高效利用，同時還可以實現(xiàn)對人事檔案信息的共享，這些對提高人事檔案管理水平都具有重要的意義。人事檔案管理工作以先進技術(shù)為支撐，更加高效、便利，以往需要人力耗費大量時間所做的工作，都可以通過系統(tǒng)快速完成。但是在應(yīng)用人事檔案在線管理系統(tǒng)需要注意信息安全問題，對此，醫(yī)院可以對系統(tǒng)設(shè)置密碼，應(yīng)用先進的網(wǎng)絡(luò)安全防控技術(shù)來保證信息的安全和私密。為保證人事檔案在線管理系統(tǒng)的有效應(yīng)用，醫(yī)院還需要加強對檔案管理人員的信息技術(shù)培訓(xùn)。

四、結(jié)語

近年來，在醫(yī)院發(fā)展過程中，人才流動現(xiàn)象越來越突出，在人才流動背景下，需要加強對醫(yī)院人事檔案管理工作的優(yōu)化和改革，保證人事檔案管理工作能夠應(yīng)對人才流動帶來的影響和沖擊。人事檔案管理工作在優(yōu)化和改革過程中，要加強對管理制度、管理體系的創(chuàng)新和完善，同時還需要加強對先進技術(shù)的應(yīng)用，這對提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率具有重要的意義。醫(yī)院人事檔案管理工作水平的提升，可以為醫(yī)院人力資源管理、醫(yī)院經(jīng)營發(fā)展提供相應(yīng)的保障。