精神科住培學(xué)員檔案管理優(yōu)化的思考

文/江西省精神病院 程茜

住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)（文中簡稱“住培”）是培養(yǎng)合格臨床醫(yī)師的必經(jīng)途徑，是加強(qiáng)衛(wèi)生人才隊(duì)伍建設(shè)、提高醫(yī)療衛(wèi)生工作質(zhì)量和水平的治本之策，是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和醫(yī)學(xué)教育改革的重大舉措。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是培養(yǎng)合格臨床醫(yī)師的必經(jīng)途徑，是加強(qiáng)衛(wèi)生人才隊(duì)伍建設(shè)、提高醫(yī)療衛(wèi)生工作質(zhì)量和水平的治本之策，是深化醫(yī)藥衛(wèi)生體制改革和醫(yī)學(xué)教育改革的重大舉措。醫(yī)學(xué)是為人的生命健康服務(wù)的，“人命至重，有貴千金”，這一特性決定了質(zhì)量是醫(yī)學(xué)教育的“生命線”。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《關(guān)于深化醫(yī)教協(xié)同進(jìn)一步推進(jìn)醫(yī)學(xué)教育改革與發(fā)展的意見》中提出，落實(shí)并加快完善住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)制度，要以緊缺專業(yè)為重點(diǎn)，逐步擴(kuò)大培訓(xùn)規(guī)模。精神科作為緊缺專業(yè)之一，近年來全國各個(gè)住培基地都在加大招生及培訓(xùn)力度。隨著培訓(xùn)的開展，住培檔案管理人員對住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理優(yōu)化進(jìn)行思考，本文結(jié)合筆者所在單位日常工作經(jīng)驗(yàn)，對精神病?？漆t(yī)院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員檔案管理優(yōu)化的實(shí)踐進(jìn)行探究。

一、研究背景及意義

本文對江西省精神病院的住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理組織架構(gòu)的建設(shè)、住培檔案管理體系建設(shè)及住培檔案管理的重要性等方面，逐一進(jìn)行介紹，并根據(jù)筆者多年來從事檔案管理的具體實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，提出工作建議，以對精神病?？漆t(yī)院開展住培檔案管理起到參考和借鑒作用。江西省精神病院（江西省精神衛(wèi)生中心）系隸屬于南昌市衛(wèi)生健康委員會(huì)的全民所有制差額撥款事業(yè)單位，江西省精神病院為全省精神衛(wèi)生醫(yī)教研中心、國家級精神科住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地、江西省唯一一家精神科住培結(jié)業(yè)考核基地、江西省醫(yī)學(xué)領(lǐng)先學(xué)科、全省精神疾病專業(yè)質(zhì)量控制中心、南昌大學(xué)附屬精神病醫(yī)院，系中華醫(yī)學(xué)會(huì)江西分會(huì)精神病專業(yè)委員會(huì)及心身醫(yī)學(xué)委員會(huì)掛靠單位、江西省睡眠醫(yī)學(xué)會(huì)心理衛(wèi)生專委會(huì)、康復(fù)醫(yī)學(xué)會(huì)心理衛(wèi)生分會(huì)掛靠單位。醫(yī)院現(xiàn)有博士、碩士及以上學(xué)歷21人，碩士生導(dǎo)師3人，擁有國家級學(xué)術(shù)委員會(huì)全國委員4個(gè)，全國青年委員5個(gè)，省級學(xué)術(shù)委員會(huì)主委2個(gè)，省級副主委2個(gè)。醫(yī)院現(xiàn)有編制床位660張，實(shí)際開放床位1200張。醫(yī)院設(shè)有普通精神科、重癥精神科、老年精神科、兒少精神科、心理科、康復(fù)科及司法鑒定科等。該院于2010年獲批第二批江西省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地并于當(dāng)年招聘10名住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)學(xué)員開始按照要求開展規(guī)培工作，11年來，該院每年都按要求進(jìn)行住培醫(yī)師招聘工作。近年來，在院黨政領(lǐng)導(dǎo)班子的正確領(lǐng)導(dǎo)下，該院住培工作不斷完善和規(guī)范，初步形成了一套具有自身?？铺厣墓芾碇贫群拖到y(tǒng)的臨床培訓(xùn)操作經(jīng)驗(yàn)。該院于2018年獲批國家級住培基地，同時(shí)也是江西省唯一一家精神科住培結(jié)業(yè)考核基地。2019年該院精神科考核基地作為國家衛(wèi)健委人才交流服務(wù)中心試點(diǎn)的三個(gè)省份的三家考核基地之一，順利完成江西省住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)結(jié)業(yè)臨床技能考核、（精神科）考生考核各項(xiàng)總結(jié)工作。通過長期的住培工作及住培檔案工作的管理，筆者所在住培國家基地也逐步形成具有精神科?？漆t(yī)院特色的住培工作以及住培檔案管理模式。

二、精神科住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)檔案管理體系建設(shè)

（一）住培管理組織構(gòu)架建設(shè)。為規(guī)范醫(yī)院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作，培養(yǎng)符合醫(yī)學(xué)發(fā)展要求的合格住培醫(yī)師，醫(yī)院逐步建立起三級管理體系，規(guī)范住院醫(yī)師的培訓(xùn)工作。1.成立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)領(lǐng)導(dǎo)小組。由院長、黨委書記擔(dān)任組長，分管院長及其他副院長擔(dān)任副組長，各相關(guān)職能部門負(fù)責(zé)人擔(dān)任成員，共同組織實(shí)施規(guī)范化培訓(xùn)的管理工作。2.成立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)管理辦公室。住培辦負(fù)責(zé)具體培訓(xùn)工作的實(shí)施，統(tǒng)籌管理住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作以及住培全過程的檔案管理工作。3.成立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地教學(xué)小組、專家督導(dǎo)組及考核小組。成立住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)基地教學(xué)小組、專家督導(dǎo)組及考核小組，指導(dǎo)住培教學(xué)工作、督導(dǎo)各臨床住培秘書及帶教醫(yī)師認(rèn)真實(shí)施培訓(xùn)計(jì)劃、嚴(yán)格按照住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)有關(guān)管理辦法和要求落實(shí)培訓(xùn)工作任務(wù)。

（二）住培管理制度檔案建設(shè)。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)工作。其整個(gè)培訓(xùn)過程需要健全完整的管理系統(tǒng)，同時(shí)管理過程中又牽涉多個(gè)部門、多個(gè)單位之間彼此協(xié)調(diào)配合，從國家層面到省市各級衛(wèi)健委再到各家培訓(xùn)基地、醫(yī)院、科室等構(gòu)成一個(gè)完整的培訓(xùn)體系。而這些多部門、多單位的配合協(xié)調(diào)就需要有多個(gè)完備的且被大家所共同認(rèn)可的制度體系來作為保障。只有完善可行的住培管理制度，才能保障住培管理工作有序進(jìn)行。國家、省級管理層面出臺了大量相關(guān)管理文件，包括衛(wèi)生計(jì)生委等部門聯(lián)合發(fā)文，培訓(xùn)基地醫(yī)院也制定了更為細(xì)化的住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)管理文件：包括《江西省精神病院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)小組職責(zé)》《江西省精神病院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)管理辦法》《江西省精神病院住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)細(xì)則》《江西省精神病院住院（?？疲┽t(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)計(jì)劃及考核辦法》《江西省精神病院?？漆t(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)指導(dǎo)老師制度》等，并將這些制度措施編制成冊做成資料匯編，形成了自己的管理制度。同時(shí)組織住院醫(yī)師及帶教老師加以培訓(xùn)學(xué)習(xí)，以達(dá)到住培管理有目標(biāo)、考核有制度、實(shí)施有成效的目的。

（三）精神科住培過程及過程檔案管理。1.精神科住培過程。精神科在培訓(xùn)內(nèi)容上堅(jiān)持國家標(biāo)準(zhǔn)，兼顧自身?？铺厣?。新招收的住培醫(yī)生入院后首先會(huì)參加新員工培訓(xùn)，內(nèi)容涵蓋道德教育、醫(yī)德醫(yī)風(fēng)、政策法規(guī)、人際溝通交流等。住培醫(yī)生根據(jù)統(tǒng)一制定的輪轉(zhuǎn)計(jì)劃分配至相應(yīng)帶教科室后，帶教科室會(huì)組織入科學(xué)習(xí)教育及考試，在住培期間至少會(huì)參加一次系統(tǒng)的精神科理論?？婆嘤?xùn)課程，由醫(yī)院資深醫(yī)師進(jìn)行授課，總之，從臨床技能、科研繼教、道德教育、人文關(guān)懷及人際溝通等方面對住培生制定了切實(shí)可行的培訓(xùn)方案，同時(shí)完成精神病學(xué)及其相關(guān)的學(xué)科知識培訓(xùn)。

加強(qiáng)入口關(guān)，注重過程管理。實(shí)施資格審核、筆試、面試、錄取、公示“五步走”工作流程，規(guī)范開展住培學(xué)員招收工作。合理編制輪轉(zhuǎn)表，落實(shí)輪轉(zhuǎn)計(jì)劃，按計(jì)劃、按學(xué)時(shí)定期開展小講課、教學(xué)查房等教學(xué)活動(dòng)，做好教學(xué)檔案，出科考、年度考、結(jié)業(yè)考，“三考”的準(zhǔn)備實(shí)施，做到有方案、有排名、有反饋。在培訓(xùn)過程上注重環(huán)節(jié)，嚴(yán)把質(zhì)量關(guān)。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)過程中的環(huán)節(jié)質(zhì)量是培養(yǎng)臨床合格住院醫(yī)師的根本性問題。主抓三個(gè)環(huán)節(jié)，以此來規(guī)范管理。第一環(huán)節(jié)，嚴(yán)格住院醫(yī)師輪轉(zhuǎn)計(jì)劃表，上一輪轉(zhuǎn)科室與下一科室的帶教老師，相關(guān)科主任均明確輪轉(zhuǎn)科室及時(shí)間節(jié)點(diǎn)，嚴(yán)格落實(shí)。第二環(huán)節(jié)，嚴(yán)抓住院醫(yī)師培訓(xùn)考核。加強(qiáng)住院醫(yī)師培訓(xùn)期間的考核，做到出科必考，一年兩考，嚴(yán)格把好考核關(guān)。第三環(huán)節(jié)，抓好住院醫(yī)師全員業(yè)務(wù)培訓(xùn)。2.精神科住培過程檔案管理。精神科住培過程檔案包括教學(xué)檔案、培訓(xùn)活動(dòng)檔案、考核檔案、評價(jià)檔案等。教學(xué)檔案包括學(xué)員基本信息、輪轉(zhuǎn)計(jì)劃、師資檔案、學(xué)員考勤檔案等。培訓(xùn)活動(dòng)檔案包括所有培訓(xùn)歸檔檔案，含入科教育、教學(xué)查房、小講課、疑難病例討論等?？己藱n案包括入科考核、出科考核、年度考核、年度業(yè)務(wù)水平測試等檔案材料。評價(jià)檔案包括師資評價(jià)、學(xué)員360度評價(jià)等。

（四）精神科住培檔案管理的重要性。精神科住培檔案堪比住培基地及學(xué)員培訓(xùn)全過程的“數(shù)據(jù)庫”。一批又一批的學(xué)員經(jīng)過三年的培訓(xùn)畢業(yè)，他們培訓(xùn)過程的各項(xiàng)檔案數(shù)據(jù)一一進(jìn)入住培基地的“數(shù)據(jù)庫”。只有通過對培訓(xùn)基地的各項(xiàng)制度檔案、學(xué)員檔案、培訓(xùn)及考核檔案進(jìn)行管理并加以分析才能得出培訓(xùn)基地的培訓(xùn)效果，掌握培訓(xùn)基地的培訓(xùn)質(zhì)量。檔案管理工作對住培基地總結(jié)培訓(xùn)經(jīng)驗(yàn)、提高培訓(xùn)質(zhì)量、提升帶教品質(zhì)、創(chuàng)新教學(xué)和管理模式起到至關(guān)重要的作用。住培基地對現(xiàn)有住培檔案的分析，可以幫助其從管、教、學(xué)、研四方面多措并舉，不斷改革創(chuàng)新，從而達(dá)到該基地在工作中不斷改進(jìn)，在前進(jìn)中不斷完善的效果。

三、精神科住培學(xué)員檔案管理優(yōu)化的思考和建議

（一）培訓(xùn)基地要加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度。部分培訓(xùn)基地對檔案管理工作的重視程度不夠，在檔案人才隊(duì)伍建設(shè)上力度不足，沒能配備足夠的檔案管理專職人員。這在很大程度上會(huì)影響到培訓(xùn)基地檔案管理工作的完整度以及檔案的開發(fā)利用程度。建議培訓(xùn)基地應(yīng)加強(qiáng)對檔案管理工作的重視程度，加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度，提高檔案管理人員的管理水平，并予以相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)保障。

（二）培訓(xùn)基地要加大對住培檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)作為畢業(yè)后醫(yī)學(xué)教育的重要組成部分，國家、省、市各級行政部門每年都進(jìn)行了大量的經(jīng)費(fèi)投入。住培檔案管理工作目前更多的基地已經(jīng)改變了原有的紙質(zhì)化管理模式，轉(zhuǎn)變成信息化管理模式，信息化系統(tǒng)的建設(shè)是需要相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)保障才能得以實(shí)現(xiàn)，培訓(xùn)基地應(yīng)加大對住培檔案管理部分的經(jīng)費(fèi)投入，這樣住培檔案管理工作才能得以優(yōu)化，住培檔案才能更好地留存以及加以運(yùn)用，從而實(shí)現(xiàn)檔案利用率的最大化。

（三）培訓(xùn)基地要加大住培檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)力度。目前應(yīng)用比較廣泛的住培系統(tǒng)涵蓋了從住培學(xué)員報(bào)名、錄取、過程管理、考核管理、360評價(jià)等內(nèi)容。隨著信息化建設(shè)的高速發(fā)展，傳統(tǒng)的紙質(zhì)化檔案管理模式已經(jīng)不能滿足當(dāng)前的需求，信息化住培管理平臺應(yīng)運(yùn)而生，并且在全國各地的住培基地中開始廣泛應(yīng)用。加強(qiáng)住培管理平臺的信息化建設(shè)，不僅能夠?qū)崿F(xiàn)對基地住培檔案信息快速便捷地保存、管理和提取，同時(shí)還能夠加強(qiáng)與醫(yī)院各部門信息的對接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，信息互聯(lián)。

（四）培訓(xùn)基地要探索適合本基地的檔案管理建設(shè)。檔案管理的收集、匯總、整理工作是非常繁瑣的。探索適合本基地的檔案管理建設(shè)方式及方法，要充分利用住培質(zhì)控檔案及評價(jià)檔案，根據(jù)臨床質(zhì)控發(fā)現(xiàn)的問題以及師資、學(xué)員評價(jià)反饋出的問題進(jìn)行分析整改，優(yōu)化本基地的檔案管理建設(shè)。通過各種管理工具及方法，從而達(dá)到優(yōu)化檔案管理模式，加強(qiáng)基地住培工作，提升住培培訓(xùn)效果的目的。

（五）探索一套自上而下的住培檔案管理信息平臺。據(jù)了解，目前一名住培檔案管理人員要實(shí)現(xiàn)本基地住培學(xué)員的全過程檔案管理錄入及日常應(yīng)用工作需要運(yùn)用到的信息系統(tǒng)包括國家住培系統(tǒng)、省級住培系統(tǒng)（包括報(bào)名、錄入、考試等）、住培考試APP、基地自行購買運(yùn)用的院級住培系統(tǒng)等多套管理系統(tǒng)。不同系統(tǒng)的操作界面、使用方法、用戶名、密碼等常常會(huì)讓住培檔案管理人員混淆。住培檔案管理人員為了完成這些工作需要對接各后臺技術(shù)人員以及本基地各個(gè)專業(yè)基地教學(xué)秘書，從而在其中起到更好的銜接作用，這些瑣碎的溝通工作也會(huì)耗費(fèi)住培檔案管理人員大量時(shí)間。不同的住培基地的院級住培系統(tǒng)更是五花八門，缺少一致性以及連貫性。建議能夠探索一套自上而下貫穿住培學(xué)員住培全過程的住培檔案管理信息平臺，包含從學(xué)員入培招錄、日常管理、培訓(xùn)、輪轉(zhuǎn)、出科考核以及結(jié)業(yè)考核、360評價(jià)于一體的國家級信息平臺。這樣不僅能夠更加規(guī)范系統(tǒng)地管理好所有住培基地的住培全過程，同時(shí)后臺大量的住培檔案數(shù)據(jù)都是一筆寶貴的檔案財(cái)富，對于住培相關(guān)的醫(yī)教研探索工作能夠提供巨大的數(shù)據(jù)支撐。

四、結(jié)語

住培學(xué)員檔案是研究和借鑒醫(yī)院的發(fā)展歷史經(jīng)驗(yàn)的重要資料。以史為鑒，告訴我們要借鑒歷史檔案的經(jīng)驗(yàn)作為醫(yī)院發(fā)展的參考依據(jù)，進(jìn)而推動(dòng)醫(yī)院的住培工作、學(xué)術(shù)工作、科研工作等往更高更好的方向進(jìn)步。住院醫(yī)師規(guī)范化培訓(xùn)工作是一個(gè)長期持續(xù)的工作，醫(yī)院及培訓(xùn)基地更加要充分利用好住培學(xué)員檔案，總結(jié)過去，服務(wù)現(xiàn)在，造福未來，立足基本國情，借鑒國際經(jīng)驗(yàn)，遵循醫(yī)學(xué)教育和醫(yī)學(xué)人才成長規(guī)律，從制度建設(shè)入手，完善政策，健全體系，嚴(yán)格管理，才能達(dá)到全面提高我國醫(yī)師隊(duì)伍的綜合素質(zhì)和專業(yè)水平的目的。