以知識(shí)管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建

文/湖北省麻城市中醫(yī)醫(yī)院 江紅 涂紅莉

檔案管理是醫(yī)院中的重要組成部分，對(duì)于醫(yī)院發(fā)展、科研事業(yè)進(jìn)步等會(huì)產(chǎn)生直接影響。檔案中記錄著很多不同內(nèi)容，比如，病人病例情況、醫(yī)院歷史發(fā)展情況、醫(yī)院科研情況等，此類檔案信息的有效利用，可以推動(dòng)醫(yī)院朝著更好方向發(fā)展。從當(dāng)前醫(yī)院發(fā)展中不難看出，并沒有構(gòu)建完善的檔案管理體系，這一情況的出現(xiàn)，對(duì)于檔案管理工作的全面落實(shí)，以及檔案信息的合理應(yīng)用會(huì)產(chǎn)生直接影響?；诖耍枰谥R(shí)管理視角下，構(gòu)建醫(yī)院檔案管理體系，在提升檔案信息利用率的同時(shí)，全面提高醫(yī)院醫(yī)療水平。

一、醫(yī)院檔案管理分析

醫(yī)院檔案管理包含很多不同內(nèi)容管理，比如，文字管理、視頻管理、聲音管理等，此類管理主要是顯性知識(shí)管理，同時(shí)還包括隱性檔案知識(shí)管理，例如存在于人腦中的知識(shí)等。此外，還包括資產(chǎn)管理、設(shè)施管理以及人員管理等。檔案管理已經(jīng)成為醫(yī)院發(fā)展中的一項(xiàng)重點(diǎn)工作，通過檔案管理工作的落實(shí)，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)資料信息的有效收集、利用與整理，提升檔案信息利用率的同時(shí)，可以為醫(yī)務(wù)人員工作的開展提供有效引導(dǎo)，減輕工作壓力與工作量，使醫(yī)院醫(yī)療水平得到全面提升，為人們帶來更高的醫(yī)療服務(wù)，為社會(huì)更好發(fā)展打下基礎(chǔ)。

二、知識(shí)管理背景下醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建的必要性分析

在如今社會(huì)快速發(fā)展背景下，人們生活中的很多領(lǐng)域都發(fā)生了變革，并且采用了很多新型管理方式。其中知識(shí)管理已經(jīng)成為一種較為有效的管理思想與管理方式。在當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作中不難看出，管理人員采用的仍然是傳統(tǒng)管理方式，管理理念與管理思想也相對(duì)陳舊，這對(duì)于檔案管理質(zhì)量的提升會(huì)產(chǎn)生很大影響。在此背景下，需要?jiǎng)?chuàng)建完善的醫(yī)院檔案管理體系，為各項(xiàng)檔案管理工作的開展提供有效引導(dǎo)。對(duì)于知識(shí)管理背景下，醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建的必要性，本文主要從以下幾點(diǎn)進(jìn)行闡述與分析：

（一）厘清檔案內(nèi)容，明確檔案具體價(jià)值。在醫(yī)院檔案中記錄著很多不同內(nèi)容，比如，多年來患者病癥情況、治療情況等，此類檔案內(nèi)容具有一定的利用價(jià)值。醫(yī)院中的醫(yī)護(hù)人員通過醫(yī)院檔案信息利用，能夠豐富自身工作經(jīng)驗(yàn)，拓展知識(shí)層面，提升醫(yī)療水平。從以往病例中吸取更多經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，為未來工作的開展打下良好基礎(chǔ)。醫(yī)院在每天的工作中都會(huì)遇到很多復(fù)雜的案例，檔案管理人員對(duì)于此類內(nèi)容也沒有給予更多重視，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)檔案混亂等問題。部分檔案會(huì)出現(xiàn)丟失等情況，這使得檔案利用存在很大難度。在知識(shí)管理背景下，將先進(jìn)信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)以及科學(xué)技術(shù)優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，構(gòu)建完善檔案管理體系，促使檔案管理工作順利進(jìn)行，醫(yī)務(wù)人員也可以隨時(shí)隨地對(duì)檔案信息進(jìn)行查詢與利用。

（二）豐富檔案內(nèi)容，保證檔案完整有效。從現(xiàn)如今檔案管理工作開展過程中不難看出，大多數(shù)人都能夠給予紙質(zhì)檔案管理工作更多重視，但紙質(zhì)檔案中記錄的往往是基本內(nèi)容，比如，時(shí)間信息、日期信息、用藥信息以及病人情況等。隱性知識(shí)、抽象知識(shí)等并沒有被及時(shí)記錄到檔案中，這對(duì)于技術(shù)普及會(huì)產(chǎn)生直接影響，而且會(huì)影響醫(yī)院醫(yī)療水平的提升?；诖?，檔案管理人員要嚴(yán)格要求醫(yī)務(wù)人員，在撰寫病例、收集檔案過程中，對(duì)全部?jī)?nèi)容進(jìn)行全面記錄，最大程度上保證檔案信息的完整性與有效性。

（三）明確管理目標(biāo)，提升檔案管理工作效率。

從以往檔案管理工作開展中不難看出，有很大一部分檔案管理人員，并沒有意識(shí)到檔案管理工作的重要作用，認(rèn)為檔案管理工作主要就是對(duì)檔案進(jìn)行存放、保存。實(shí)際上，檔案管理包括檔案信息收集、信息整理、信息存儲(chǔ)、信息利用等。通過以往醫(yī)學(xué)案例分析，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)務(wù)人員技能的完善，更好實(shí)現(xiàn)自我升華，將以往工作中存在的工作經(jīng)驗(yàn)不足等問題更好彌補(bǔ)。

總之，在知識(shí)管理的背景下，醫(yī)院構(gòu)建完善檔案管理體系，可以實(shí)現(xiàn)醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)檔案管理工作的順利進(jìn)行，提升管理質(zhì)量與管理效率。檔案信息利用率也可以得到提升，為醫(yī)院內(nèi)各項(xiàng)工作的開展打下良好基礎(chǔ)?；诖耍t(yī)院領(lǐng)導(dǎo)者、管理者等，對(duì)于檔案管理以及檔案管理體系構(gòu)建的重要作用要有正確認(rèn)識(shí)，結(jié)合實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作進(jìn)行完善，促使醫(yī)院朝更好方向發(fā)展。

三、以知識(shí)管理為視角的醫(yī)院檔案管理體系構(gòu)建措施

（一）創(chuàng)建醫(yī)院知識(shí)集成系統(tǒng)。在知識(shí)管理背景下，醫(yī)院檔案管理體系在構(gòu)建過程中，需要領(lǐng)導(dǎo)者、管理者能夠?qū)?chuàng)建完善醫(yī)院知識(shí)集成系統(tǒng)給予更多重視，為檔案管理工作的開展提供有效引導(dǎo)。在具體醫(yī)院知識(shí)集成系統(tǒng)的創(chuàng)建中，要注意以下幾點(diǎn)問題：

1.構(gòu)建多維知識(shí)體系。為促使醫(yī)院，知識(shí)資源長(zhǎng)期積累問題得到更好解決，可以結(jié)合部門、專業(yè)劃分的多維度組織知識(shí)體系，創(chuàng)建出可操作性強(qiáng)、辨識(shí)度高，同時(shí)更好理解的醫(yī)院知識(shí)分類體系。在醫(yī)院的知識(shí)分類體系中，要確保知識(shí)體系與部門之間能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)應(yīng)關(guān)系，這樣醫(yī)院未來各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)的開展，才能明確行政管理相關(guān)責(zé)任，不同部門醫(yī)務(wù)人員等，能夠?qū)ψ陨硇枰瓿傻墓ぷ?、肩?fù)的責(zé)任等有正確認(rèn)識(shí)，實(shí)現(xiàn)各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。對(duì)于知識(shí)條目與職能之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系要有正確認(rèn)識(shí)，這樣后續(xù)知識(shí)關(guān)聯(lián)搜索才能建立聯(lián)系，使得不同知識(shí)能夠被及時(shí)發(fā)送到不同崗位，以及不同工作人員手中。根據(jù)專業(yè)維度知識(shí)體系，還要對(duì)知識(shí)條目與相關(guān)崗位、工作人員之間的對(duì)應(yīng)關(guān)系作出明確，并將醫(yī)院相關(guān)知識(shí)推送到工作人員手中，創(chuàng)建知識(shí)聯(lián)系。該體系具有可擴(kuò)展性特點(diǎn)，是在醫(yī)院各部門、各個(gè)工作人員基礎(chǔ)之上建立的，在醫(yī)院不斷發(fā)展期間，隨著崗位的工作變化、業(yè)務(wù)變化等，促使該知識(shí)體系得到完善。

2.創(chuàng)建知識(shí)采集模板庫(kù)。在完成知識(shí)體系設(shè)計(jì)工作后，相關(guān)工作人員要根據(jù)醫(yī)院知識(shí)體系設(shè)計(jì)特點(diǎn)，進(jìn)行醫(yī)院知識(shí)管理平臺(tái)開發(fā)設(shè)計(jì)工作，并制定合理化、標(biāo)準(zhǔn)化的知識(shí)采集模板，促使軟件平臺(tái)的規(guī)范運(yùn)行得到保障。對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)知識(shí)資源進(jìn)行全面收集，并將其轉(zhuǎn)化為標(biāo)準(zhǔn)格式，將相應(yīng)內(nèi)容及時(shí)錄入醫(yī)院知識(shí)管理平臺(tái)中。新知識(shí)的發(fā)布，要采用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)格式方式。醫(yī)院知識(shí)管理平臺(tái)的主要工作是，對(duì)具有保存價(jià)值的檔案知識(shí)資料進(jìn)行采集，確保知識(shí)規(guī)范化與完整性。

3.創(chuàng)建結(jié)構(gòu)化文檔管理系統(tǒng)。文檔結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理主要是解決技術(shù)文檔創(chuàng)建、管理發(fā)布以及應(yīng)用中面臨的各類問題。通過該種方式，能夠?qū)崿F(xiàn)醫(yī)院文檔創(chuàng)建工作的流程化，利用協(xié)同分工方式做好文檔創(chuàng)建工作，使醫(yī)院文檔數(shù)據(jù)安全性、完整性能夠在最大程度上得到保障。在單一數(shù)據(jù)源背景下，要實(shí)現(xiàn)文檔模板與數(shù)據(jù)之間的相互分離，這樣可以為數(shù)據(jù)維護(hù)工作、數(shù)據(jù)更新工作打下良好基礎(chǔ)。采用創(chuàng)建文檔模板方式，使得不同用戶需求都可以得到滿足，提供與之相對(duì)應(yīng)的格式以及內(nèi)容文檔等，推動(dòng)文檔發(fā)布能夠朝著個(gè)性化方向發(fā)展。針對(duì)醫(yī)院文檔中涉及的不同數(shù)據(jù)，采用結(jié)構(gòu)化保存方式，將其存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，形成有效關(guān)聯(lián)，為文檔數(shù)據(jù)查詢工作、對(duì)比工作、統(tǒng)計(jì)分析工作以及使用等打下良好基礎(chǔ)，并對(duì)檔案中具有價(jià)值的信息進(jìn)行全面挖掘。文檔結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理，具有保密性特點(diǎn)，結(jié)構(gòu)化文檔數(shù)據(jù)可以實(shí)現(xiàn)細(xì)顆粒權(quán)限控制，對(duì)非法查看、修改等進(jìn)行阻止。

4.創(chuàng)建知識(shí)庫(kù)。知識(shí)庫(kù)屬于有組織的知識(shí)集群，從醫(yī)院檔案管理角度進(jìn)行分析，知識(shí)庫(kù)可以讓醫(yī)療業(yè)務(wù)、醫(yī)院行政管理工作各類問題解決過程中的知識(shí)需求得以滿足。采取知識(shí)表示形式，將知識(shí)點(diǎn)存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)存儲(chǔ)器中，并實(shí)現(xiàn)對(duì)知識(shí)點(diǎn)的有效管理與利用。相較于實(shí)體檔案分類存儲(chǔ)，在醫(yī)院檔案中包含很多豐富的知識(shí)內(nèi)容，通過對(duì)檔案的總結(jié)、分析與歸納，能夠獲取有效知識(shí)以及有價(jià)值的數(shù)據(jù)信息，結(jié)合相應(yīng)專題、系列，能夠創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，比如問題解決庫(kù)、成果庫(kù)等，為醫(yī)院后續(xù)工作的開展打下良好基礎(chǔ)。

（二）創(chuàng)建知識(shí)應(yīng)用體系。創(chuàng)建完善知識(shí)應(yīng)用體系，對(duì)于醫(yī)院檔案管理工作的有效落實(shí)，以及各項(xiàng)工作的開展起到一定的積極作用。在此背景下，要將創(chuàng)建完善知識(shí)應(yīng)用體系作為一項(xiàng)重點(diǎn)工作，在實(shí)際工作的落實(shí)中，可以從以下幾點(diǎn)展開：

1.創(chuàng)建知識(shí)應(yīng)用軟件平臺(tái)。知識(shí)門戶主要是指信息門戶與知識(shí)管理思想之間的相互結(jié)合，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)醫(yī)院不同應(yīng)用系統(tǒng)以及信息資源的有效整合，包括顯性知識(shí)與隱性知識(shí)，顯性知識(shí)主要是指文檔數(shù)據(jù)庫(kù)、醫(yī)療信息以及方針政策等，而隱性知識(shí)包括醫(yī)護(hù)人員、檔案管理人員的具體工作經(jīng)驗(yàn)與專業(yè)能力等。知識(shí)門戶包括加工、決策以及知識(shí)發(fā)布集成等，利用知識(shí)門戶能夠獲取到自身想要的知識(shí)、問題以及術(shù)語(yǔ)等，在點(diǎn)擊搜索結(jié)果過程中，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)全文內(nèi)容的瀏覽，或者鏈接全文地址，促使醫(yī)院各個(gè)部門以及各個(gè)工作人員之間能夠?qū)崿F(xiàn)信息共享與信息交流，為后續(xù)各項(xiàng)工作的開展打下良好基礎(chǔ)，將醫(yī)院中存在的“信息孤島”問題更好解決，提升各環(huán)節(jié)工作質(zhì)量與工作效率。在如今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境發(fā)展背景下，可以使用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)知識(shí)活動(dòng)創(chuàng)造與知識(shí)活動(dòng)共享，并形成一個(gè)關(guān)系較為密切的群體。在此基礎(chǔ)上，創(chuàng)建知識(shí)社區(qū)，為供給雙方等不同群體提供有效交流平臺(tái)，在該平臺(tái)中可以實(shí)現(xiàn)信息共享、信息交流，將工作以及治療中存在的不同問題更好解決。比如，患者在治療過程中，可以在網(wǎng)絡(luò)中獲取相應(yīng)診療知識(shí)，并將自身存在的問題發(fā)布在知識(shí)社區(qū)中，知識(shí)社區(qū)中的專家針對(duì)患者癥狀，以及描述的具體情況，進(jìn)行互動(dòng)與會(huì)診，確保患者的問題可以得到及時(shí)解決。

2.創(chuàng)建有效知識(shí)應(yīng)用硬件平臺(tái)。在醫(yī)院檔案知識(shí)中，硬件應(yīng)用通常情況下主要是指：軟件系統(tǒng)運(yùn)行建設(shè)，以及知識(shí)存儲(chǔ)環(huán)境建設(shè)等，包括應(yīng)用服務(wù)器建設(shè)、數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器建設(shè)等。應(yīng)用服務(wù)器的建設(shè)與應(yīng)用，能將服務(wù)器的動(dòng)態(tài)網(wǎng)頁(yè)技術(shù)發(fā)揮出來，并存在于網(wǎng)絡(luò)與數(shù)據(jù)庫(kù)之間，促使應(yīng)用程序可以獲取業(yè)務(wù)邏輯保障。在數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)之上，可以創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器，該服務(wù)器是由在局域網(wǎng)中運(yùn)行的一臺(tái)計(jì)算機(jī)、多臺(tái)計(jì)算機(jī)，或者數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)軟件組成，可以為用戶提供有效數(shù)據(jù)信息服務(wù)與保障。

3.構(gòu)建知識(shí)應(yīng)用制度標(biāo)準(zhǔn)。為促使醫(yī)院內(nèi)檔案管理工作能夠順利進(jìn)行，需要有完善的制度標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)章制度可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的高質(zhì)量落實(shí)與開展，并將知識(shí)管理這一理念更好融入檔案管理工作中。在制度標(biāo)準(zhǔn)的構(gòu)建中，需要安排專業(yè)工作人員，對(duì)國(guó)家制定的相關(guān)規(guī)章制度進(jìn)行全面分析與利用，在此基礎(chǔ)上，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際發(fā)展情況，對(duì)其中的規(guī)章制度、條例等進(jìn)行細(xì)化，從而為后續(xù)醫(yī)院檔案管理工作的開展提供有效引導(dǎo)。

（三）創(chuàng)新管理理念。醫(yī)院檔案管理工作的更好落實(shí)，以及檔案管理體系創(chuàng)建的科學(xué)性想要得到保障，需要進(jìn)行管理理念創(chuàng)新，并將知識(shí)管理方式更好應(yīng)用到檔案管理工作中。通過傳統(tǒng)管理理念的轉(zhuǎn)變，實(shí)現(xiàn)對(duì)醫(yī)院文化的宣傳。醫(yī)院文化實(shí)際上與企業(yè)文化之間存在一定相似性，醫(yī)院有著屬于自身的醫(yī)院企業(yè)文化，良好的醫(yī)院企業(yè)文化可以增強(qiáng)醫(yī)務(wù)人員之間的凝聚力。將醫(yī)務(wù)人員以及檔案管理人員的工作積極性全面調(diào)動(dòng)起來，需要在管理層做好文化宣傳工作，保證每一位管理人員都能夠具備較強(qiáng)綜合素質(zhì)、責(zé)任意識(shí)與管理素養(yǎng)，肩負(fù)起自身責(zé)任，為各項(xiàng)工作的開展打下良好基礎(chǔ)。要始終遵循以人為本的管理理念，及時(shí)與工作人員、醫(yī)務(wù)人員之間進(jìn)行溝通與交流，明確工作人員在工作以及生活中存在的各類問題，在醫(yī)院條件允許范圍內(nèi)，給予工作人員更多幫助，增強(qiáng)工作人員對(duì)醫(yī)院的忠誠(chéng)度，從而將更多經(jīng)歷融入醫(yī)院工作、檔案管理工作中，主動(dòng)參與到知識(shí)學(xué)習(xí)中，擁有更加先進(jìn)的管理意識(shí)，促使醫(yī)院可以朝著更好方向發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，檔案管理工作的開展，以及檔案管理體系的構(gòu)建，會(huì)對(duì)醫(yī)院發(fā)展產(chǎn)生直接影響。在此背景下，醫(yī)院要構(gòu)建完善知識(shí)應(yīng)用體系，通過創(chuàng)新管理等不同方式，提升檔案信息利用率。