文/湖北省地震局大地測(cè)量與地球動(dòng)力學(xué)重點(diǎn)實(shí)驗(yàn)室 胡榮華
在華夏文明幾千年的漫漫歷史長(zhǎng)河中,檔案猶如見證者,記錄著社會(huì)的興衰變遷和世事的滄海桑田。隨著科技的發(fā)展,檔案的載體已從古代的甲骨、金石、竹簡(jiǎn)、木簡(jiǎn)、縑帛、羊皮、貝葉、泥版等發(fā)展到近現(xiàn)代的紙張、膠片、磁帶、磁盤、光盤、機(jī)械硬盤、固態(tài)硬盤等,但其記錄歷史的重要作用和查考價(jià)值亙古不變。檔案門類中的文書檔案是最不可或缺的一部分,因?yàn)樗粌H能最直接、全面地反映某一歷史時(shí)期政治、經(jīng)濟(jì)、社會(huì)、文化、生態(tài)等方面的綜合情況,而且能對(duì)大到一個(gè)國家的發(fā)展戰(zhàn)略,小到一個(gè)部門的日常運(yùn)轉(zhuǎn)產(chǎn)生影響。隨著信息化時(shí)代的到來和現(xiàn)代化管理媒介的普及,為使文書檔案管理工作能更好地滿足社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求,文書檔案一體化管理模式應(yīng)運(yùn)而生。所謂文書檔案一體化管理,即是將公文處理與檔案管理這兩項(xiàng)既有聯(lián)系又有區(qū)別、既獨(dú)立又相互關(guān)聯(lián)的工作納入統(tǒng)一的信息化管理應(yīng)用系統(tǒng)中,實(shí)現(xiàn)公文處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合,提高公文管理工作效率。已有文獻(xiàn)對(duì)文書檔案管理問題進(jìn)行了研究和探討,結(jié)合不同行業(yè)領(lǐng)域的文檔管理工作提出改進(jìn)方法和建議,還有文獻(xiàn)針對(duì)文書檔案管理中的具體問題進(jìn)行深入探討,例如信息化建設(shè)問題、工作策略問題、管理模式問題、一體化管理問題等,但尚未見針對(duì)地震系統(tǒng)文書檔案一體化管理問題進(jìn)行研究和探討的文獻(xiàn)。本文結(jié)合筆者從事地震系統(tǒng)文書檔案管理工作的實(shí)踐和體會(huì),對(duì)文書檔案一體化管理現(xiàn)狀進(jìn)行分析,為進(jìn)一步提高文書檔案一體化管理效率和質(zhì)量提出一些建議。
地震文書檔案如實(shí)地記載了各地震行政管理部門文件產(chǎn)生的歷史背景、發(fā)展以及其他重要內(nèi)容,包括各個(gè)時(shí)期的收發(fā)文件、會(huì)議材料、函電、圖表、照片、錄音、錄像等資料,為防震減災(zāi)事業(yè)發(fā)展提供第一手資料,是促進(jìn)各項(xiàng)改革、制定發(fā)展目標(biāo)的重要依據(jù)。一方面,為各級(jí)管理人員及時(shí)了解事件的發(fā)展?fàn)顩r,適時(shí)調(diào)整發(fā)展策略提供準(zhǔn)確依據(jù);另一方面,有利于社會(huì)各方面了解防震減災(zāi)各項(xiàng)工作,為人們獲取相關(guān)地震信息提供依據(jù)。做好地震文書檔案管理工作是提高檔案服務(wù)效率的基礎(chǔ)。隨著社會(huì)信息化進(jìn)程的加快,做好檔案管理工作,更新檔案管理理念,探索和嘗試新的檔案管理手段,對(duì)于防震減災(zāi)事業(yè)的發(fā)展具有重要意義。
地震系統(tǒng)較早開始施行電子化辦公,中國地震局通過電子公文交換系統(tǒng)與各省局進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)。2018年1月,地震系統(tǒng)推行第一代0A公文處理系統(tǒng)(非密)。由于地震系統(tǒng)國家局與各省局之間的OA公文處理系統(tǒng)各自獨(dú)立運(yùn)行,公文流轉(zhuǎn)通道依然不順暢,所以旨在實(shí)現(xiàn)地震系統(tǒng)公文交換與處理系統(tǒng)一體化管理的第二代OA公文處理系統(tǒng)(非密)于2021年7月正式運(yùn)行。2020年5月,根據(jù)中國地震局的安排部署和保密要求,地震系統(tǒng)內(nèi)部的電子公文交換系統(tǒng)被分為涉密系統(tǒng)和非涉密系統(tǒng),這兩個(gè)系統(tǒng)獨(dú)立運(yùn)行,本文所指的文書檔案一體化管理系統(tǒng)(OA)為非涉密文件處理系統(tǒng)。近年來,隨著地震系統(tǒng)文書檔案一體化管理系統(tǒng)(OA)的應(yīng)用,在較大程度上節(jié)省了人力投入,加快了公文流轉(zhuǎn)和處理的速度,明顯提高了文檔管理的工作效率。但根據(jù)筆者的工作實(shí)踐和體會(huì),文檔一體化管理系統(tǒng)(OA)還存在如下幾個(gè)方面的問題,建議通過對(duì)系統(tǒng)的進(jìn)一步優(yōu)化和完善加以解決。
(一)對(duì)行業(yè)網(wǎng)和軟硬件設(shè)備的依賴問題。在日常工作中,經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)行業(yè)網(wǎng)中斷、設(shè)備“罷工”和軟件“崩潰”等問題,這些看似“很小”的問題,實(shí)際上都會(huì)影響OA公文處理系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)和工作效率。建議單位技術(shù)部門指派專門的技術(shù)人員定期對(duì)行業(yè)網(wǎng)和軟硬件設(shè)備進(jìn)行維護(hù)和升級(jí),并對(duì)日常出現(xiàn)的問題及時(shí)、有針對(duì)性地予以解決,確保OA公文處理系統(tǒng)日常的穩(wěn)定和高效運(yùn)轉(zhuǎn)。
(二)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)丟失的風(fēng)險(xiǎn)隱患問題。OA公文處理系統(tǒng)對(duì)行業(yè)網(wǎng)和軟硬件設(shè)備的依賴程度決定了依托于OA公文處理系統(tǒng)傳輸和存儲(chǔ)的電子文件丟失的風(fēng)險(xiǎn)程度。除了要對(duì)網(wǎng)絡(luò)和軟硬件設(shè)備進(jìn)行定期的維護(hù)和升級(jí),還必須要檔案管理人員配套做好相應(yīng)的電子文件存儲(chǔ)、管理和歸檔工作,為了節(jié)約人力成本和提高工作效率,這項(xiàng)工作可以在文件的流轉(zhuǎn)過程中同步進(jìn)行,以降低電子文件的丟失風(fēng)險(xiǎn)。
(三)系統(tǒng)部分功能的優(yōu)化問題。雖然OA公文處理系統(tǒng)已經(jīng)成為地震系統(tǒng)高效便捷的工作模式和實(shí)現(xiàn)文書檔案一體化管理的重要工具,但系統(tǒng)的一些功能仍需優(yōu)化。尚需通過功能優(yōu)化解決的主要問題包括:1.沒有來文提醒易導(dǎo)致收文不及時(shí);2.查閱已收文時(shí)隨機(jī)排序存在漏文隱患;3.缺少文件流轉(zhuǎn)的系統(tǒng)提醒,影響流轉(zhuǎn)速度;4.電子文件大多以O(shè)FD格式傳輸和存儲(chǔ),普適性不強(qiáng);5.資料交換模塊與收文處理模塊不互通,導(dǎo)致工作效率降低;6.第一、二代OA公文處理系統(tǒng)的電子文件數(shù)據(jù)尚未合并,不利于檔案查詢。建議針對(duì)這些問題對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行相應(yīng)的功能優(yōu)化,以更好地滿足文檔管理工作的需求。
(四)涉密公文管理非數(shù)字化問題。截至目前,地震系統(tǒng)的第二代OA公文處理系統(tǒng)已正常運(yùn)行,但涉密OA公文處理系統(tǒng)尚未提上日程。涉密公文仍采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)化工作模式進(jìn)行公文流轉(zhuǎn)和管理,涉密的電子公文暫存在涉密公文交換系統(tǒng)和保密機(jī)中,缺少相關(guān)管理制度要求,這不僅給檔案查閱帶來了不便,還易產(chǎn)生管理漏洞。在涉密OA公文處理系統(tǒng)尚未研發(fā)和應(yīng)用之前,筆者認(rèn)為對(duì)于往年已歸檔的涉密文書檔案來說,可以先編制密級(jí)文件專題目錄,并召開檔案鑒定小組會(huì),開展解密或延長(zhǎng)保密期限工作。鑒定完成后,將密級(jí)文件存入專門的保密柜進(jìn)行保管,檔案系統(tǒng)里密件只保留檔號(hào),題名做星號(hào)處理,密件詳細(xì)目錄存入保密電腦以便查閱,也可同時(shí)將密級(jí)文件做數(shù)字化處理存入保密電腦,但這一環(huán)節(jié)要特別注意遵循相關(guān)保密要求和操作規(guī)范。對(duì)于本年度尚未歸檔的涉密文書檔案來說,可以將鑒定后有歸檔價(jià)值的密級(jí)文件集中進(jìn)行編目,以方便查找和進(jìn)行數(shù)字化處理。
(五)電子公文尚未實(shí)現(xiàn)在線歸檔的問題。電子公文在線歸檔是文書檔案一體化管理的重要組成部分,是實(shí)現(xiàn)對(duì)公文全生命周期管理的最重要的環(huán)節(jié)。目前,地震系統(tǒng)使用的第二代OA公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)仍然相互獨(dú)立,需要靠檔案人員人工進(jìn)行數(shù)據(jù)互通,這項(xiàng)工作不僅繁瑣易出錯(cuò),而且會(huì)影響文書檔案一體化管理的成效。根據(jù)《文件歸檔與電子檔案管理規(guī)范》(GB/T 18894-2016)、《湖北省省直機(jī)關(guān)電子文件在線歸檔管理規(guī)范(試行)》(鄂檔規(guī)〔2016〕4號(hào))、《黨政機(jī)關(guān)電子公文歸檔規(guī)范》(GB/T 39362-2020)等文件中對(duì)于電子公文在線歸檔的相關(guān)具體要求,本單位已將此項(xiàng)工作提上日程。電子公文在線歸檔的實(shí)現(xiàn)將極大減少檔案管理人員不必要的工作量,讓其能將更多的時(shí)間精力投入在如何提高文書檔案管理的深度和廣度上,真正實(shí)現(xiàn)文書檔案全生命周期管理。
為提高文書檔案一體化管理的效率和質(zhì)量,前面通過對(duì)文書檔案一體化管理系統(tǒng)(OA)存在的問題進(jìn)行分析,提出了對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行優(yōu)化和完善的一些建議,下面再針對(duì)文檔一體化管理工作機(jī)制、人員素質(zhì)和能力以及職工認(rèn)識(shí)方面存在的問題進(jìn)行分析,并提出解決辦法。
(一)一體化管理工作機(jī)制不順的問題。工作機(jī)制問題是影響文書檔案一體化管理成效的最主要的因素,主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面:1.軟件系統(tǒng)的技術(shù)壁壘導(dǎo)致地震系統(tǒng)目前的OA公文處理系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)仍然相對(duì)獨(dú)立運(yùn)行,無論從物理上還是操作流程上看都是兩個(gè)部分,客觀上影響了文書檔案一體化的管理工作,所以電子公文在線歸檔勢(shì)在必行;2.從工作流程及崗位設(shè)置來看,很難保證文書檔案一體化管理工作完全由同一個(gè)檔案管理人員來完成,地震系統(tǒng)的行政管理部門或機(jī)關(guān)是文書檔案產(chǎn)出的主體,機(jī)關(guān)管理文書檔案的主要負(fù)責(zé)部門是辦公室,但鑒于辦公室特殊的工作性質(zhì)和工作人員的專業(yè)背景,很難指定專人負(fù)責(zé)文書檔案一體化管理工作,要想將這項(xiàng)工作順利開展就必須與局機(jī)關(guān)下設(shè)二級(jí)事業(yè)單位的檔案管理部門進(jìn)行協(xié)調(diào),但協(xié)調(diào)工作的難度很大,人、財(cái)、物都必須協(xié)調(diào)配套到位,并且要以制度的形式予以規(guī)范;3.文書檔案一體化管理人員的績(jī)效考核問題是重點(diǎn)也是難點(diǎn),任何工作的推進(jìn)最終都離不開工作人員,要想工作順利開展就必須充分調(diào)動(dòng)文書檔案管理人員的工作積極性,文書檔案一體化管理工作一般會(huì)涉及局辦公室和事業(yè)部門兩個(gè)部門,而績(jī)效考核只能在事業(yè)部門進(jìn)行,這就意味著從績(jī)效考核的角度出發(fā),事業(yè)部門要認(rèn)可文書檔案一體化管理工作的全部工作量,并且在績(jī)效上予以反映,為了考核結(jié)果的公平性,也可以酌情讓機(jī)關(guān)辦公室檔案主要負(fù)責(zé)人參與事業(yè)部門檔案管理崗位的績(jī)效考核工作。
(二)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)和能力問題。傳統(tǒng)的文書檔案管理模式是業(yè)務(wù)管理部門將有歸檔價(jià)值的公文直接移交檔案管理人員進(jìn)行鑒定、編目、歸檔和保管。但文書檔案一體化管理則要求檔案管理人員參與到公文的全生命周期中去,實(shí)現(xiàn)公文處理與檔案管理無縫銜接、彼此配合,提高文檔管理工作效率。這種新的管理模式就對(duì)文書檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理能力提出了更高的要求:1.要通過制度建設(shè)明確檔案人員的職責(zé)范圍;2.要結(jié)合公文全生命周期的理念樹立質(zhì)量管理的意識(shí);3.要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)和學(xué)習(xí)提高個(gè)人的業(yè)務(wù)素質(zhì)、管理能力和保密意識(shí)。
(三)對(duì)OA公文處理系統(tǒng)的使用重視不夠的問題。由于受傳統(tǒng)紙質(zhì)化工作模式的慣性影響,相對(duì)于OA公文處理系統(tǒng)而言,單位職工更傾向于按照傳統(tǒng)工作模式進(jìn)行公文流轉(zhuǎn),對(duì)辦公自動(dòng)化不夠重視。收文管理員做完收文處理后,如果相關(guān)聯(lián)的部門承辦人員沒有及時(shí)登錄系統(tǒng),就會(huì)降低公文的流轉(zhuǎn)速度,影響公文的時(shí)效性,甚至?xí)霈F(xiàn)公文積壓和超期辦理的情況。此外,如果承辦人員由于各種原因找不到相關(guān)文件,就會(huì)找收文管理員或檔案管理人員進(jìn)行查找,無形中增加了不必要的工作量。首先,從制度上予以規(guī)范,提高職工對(duì)OA公文處理系統(tǒng)的重視程度和使用頻率,讓其固化為習(xí)慣性的工作模式,以保證單位各項(xiàng)工作及時(shí)、順利地開展;其次,可以在公文流轉(zhuǎn)之初,就向承辦部門經(jīng)辦人員進(jìn)行送閱和提醒,提高文件的時(shí)效性和辦事效率;最后,對(duì)現(xiàn)行的OA公文處理系統(tǒng)中存在的操作復(fù)雜、流程不合理、不適用的程序進(jìn)行調(diào)整或修改,使操作的細(xì)節(jié)設(shè)計(jì)更“人性化”,甚至可以讓公文在多客戶端的移動(dòng)平臺(tái)上在線流轉(zhuǎn)。
為提高文書檔案一體化管理的效率和質(zhì)量,本文結(jié)合筆者從事文件檔案管理工作的實(shí)踐和體會(huì),對(duì)目前地震系統(tǒng)文書檔案一體化管理存在的問題進(jìn)行了歸納和分析,并提出了一些建議和解決辦法,供有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、OA系統(tǒng)開發(fā)人員和從事檔案管理工作的同行參考。隨著電子化辦公的日益發(fā)展,OA公文處理系統(tǒng)的不斷優(yōu)化和完善,特別是電子公文在線歸檔的逐步普及,文書檔案一體化管理模式必將成為一種科學(xué)、合理、高效的文書檔案管理方法,可以充分發(fā)揮文書檔案管理工作在防震減災(zāi)事業(yè)中的積極作用,從而將文書檔案一體化管理和對(duì)公文全生命周期的管理落到實(shí)處。