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    大數(shù)據(jù)背景下石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)提升策略

    2022-11-14 11:08:54陜西延長(zhǎng)石油豐源有限責(zé)任公司李玨
    辦公室業(yè)務(wù) 2022年1期
    關(guān)鍵詞:石油檔案管理數(shù)字化

    文/陜西延長(zhǎng)石油豐源有限責(zé)任公司 李玨

    通過(guò)開展數(shù)字化檔案管理業(yè)務(wù),可以推動(dòng)石油企業(yè)發(fā)展進(jìn)程。對(duì)于石油企業(yè)的檔案管理業(yè)務(wù)來(lái)說(shuō),大數(shù)據(jù)技術(shù)的驅(qū)動(dòng)會(huì)進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理模式的變革,改善與優(yōu)化檔案管理服務(wù),實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)檔案安全存儲(chǔ)及有效利用。同時(shí),檔案管理業(yè)務(wù)難度也會(huì)加大,各種巨量資源、管理設(shè)備及方式、創(chuàng)新思維等最大程度地發(fā)揮檔案的有效運(yùn)用是一個(gè)新的挑戰(zhàn),更是提升石油企業(yè)的核心競(jìng)爭(zhēng)力的新契機(jī)。

    一、大數(shù)據(jù)檔案管理概念

    大數(shù)據(jù)代表著技術(shù),是圍繞數(shù)據(jù)價(jià)值化的一系列相關(guān)技術(shù),包括采集、存儲(chǔ)、安全、管理、分析等,各方面都超出了傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫(kù)工具能力范圍,是一種數(shù)據(jù)集合,具有規(guī)模海量、流轉(zhuǎn)快速、價(jià)值密度低、類型多樣的特點(diǎn)。大數(shù)據(jù)的戰(zhàn)略意義并不是掌握海量的數(shù)據(jù)信息,而是對(duì)其進(jìn)行專業(yè)化的處理。也就是說(shuō),大數(shù)據(jù)代表了一個(gè)產(chǎn)業(yè),產(chǎn)業(yè)應(yīng)用能力才是核心目標(biāo),而提升“加工能力”才能提升大數(shù)據(jù)的價(jià)值,提升大數(shù)據(jù)的應(yīng)用能力。在云時(shí)代的背景下,大數(shù)據(jù)受到了廣泛關(guān)注,包括結(jié)構(gòu)和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù),這些數(shù)據(jù)下載到關(guān)系型數(shù)據(jù)庫(kù)中,需要花費(fèi)大量的時(shí)間和金錢進(jìn)行分析。通常依據(jù)云計(jì)算的方式來(lái)分析大數(shù)據(jù),采用類似MapReduce的框架來(lái)分配電腦工作。采用特殊技術(shù)處理大數(shù)據(jù),包括大規(guī)模并行處理、數(shù)據(jù)挖掘、云計(jì)算平臺(tái)等等。

    二、石油企業(yè)檔案管理改革的重要意義

    目前,結(jié)合大多數(shù)石油企業(yè)實(shí)際情況來(lái)看,檔案管理業(yè)務(wù)普遍使用傳統(tǒng)管理模式,在開展業(yè)務(wù)當(dāng)中,檔案管理模式相對(duì)落后,難以滿足各項(xiàng)需求;檔案管理意識(shí)較為薄弱,檔案管理信息化水平低,對(duì)信息難以快速做出反應(yīng),無(wú)法準(zhǔn)確認(rèn)知檔案管理和企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)效率提升之間的關(guān)系;檔案數(shù)據(jù)信息保存欠缺科學(xué)方式,容易對(duì)重要信息構(gòu)成嚴(yán)重威脅,無(wú)法確保檔案管理有序進(jìn)行。所以,在開展檔案管理業(yè)務(wù)的過(guò)程中,石油企業(yè)應(yīng)當(dāng)積極轉(zhuǎn)變自身傳統(tǒng)管理理念,有效應(yīng)對(duì)嚴(yán)峻挑戰(zhàn),緊抓大數(shù)據(jù)時(shí)代創(chuàng)造發(fā)展機(jī)遇,基于大數(shù)據(jù)背景下,石油企業(yè)檔案管理進(jìn)行改革,具有重要意義。

    (一)滿足檔案信息化建設(shè)工作的各項(xiàng)要求?,F(xiàn)階段,經(jīng)濟(jì)改革逐漸深化,在一定程度上提升經(jīng)濟(jì)水平,推動(dòng)社會(huì)主義事業(yè)發(fā)展。與此同時(shí),企業(yè)信息化建設(shè)不斷加強(qiáng),石油企業(yè)屬于國(guó)有企業(yè),應(yīng)當(dāng)注重自身發(fā)展,不僅為民生提供有力保障,且推動(dòng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。隨著企業(yè)信息化進(jìn)程日益推進(jìn),石油企業(yè)需要積極適應(yīng)時(shí)代發(fā)展,緊跟趨勢(shì),持續(xù)改進(jìn)與完善檔案信息化管理,從而促進(jìn)石油企業(yè)引領(lǐng)帶頭作用的發(fā)揮。

    (二)加強(qiáng)對(duì)信息資源的統(tǒng)籌化管理。大數(shù)據(jù)時(shí)代下,石油企業(yè)對(duì)其信息化管理的要求越來(lái)越高。對(duì)于石油企業(yè)而言,第一時(shí)間需要貫徹落實(shí)信息資源籌劃,對(duì)檔案管理重要性形成正確認(rèn)知,利用大數(shù)據(jù)整合處理大量信息資源,為發(fā)掘與應(yīng)用信息資源提供有效幫助,更好更快地共享資源,推動(dòng)石油企業(yè)深化改革。

    (三)實(shí)現(xiàn)石油企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。從石油企業(yè)角度來(lái)講,在前期建設(shè)過(guò)程中,石油企業(yè)檔案屬于第一手資料,如果檔案資源管理存在漏洞,極易導(dǎo)致石油企業(yè)面臨巨大損失,可見,這部分資料可以給予企業(yè)正當(dāng)權(quán)益大力維護(hù),同時(shí)還可以避免浪費(fèi)大量人力、物力與財(cái)力。因此加大檔案管理強(qiáng)度意義重大。

    三、開展數(shù)字化檔案管理難度分析

    (一)存在安全隱患。數(shù)字化管理是發(fā)展的必然趨勢(shì),但數(shù)字化管理的難度并不低。在實(shí)際管理的過(guò)程中,安全就是一大難題。在管理過(guò)程中經(jīng)常出現(xiàn)一些安全隱患,包括資料竊取、黑客入侵等等。在資料查找的過(guò)程中,如果沒(méi)有做好權(quán)限設(shè)置,造成檔案隨意查詢和使用,會(huì)造成信息泄露、文件丟失等問(wèn)題,進(jìn)而增加管理難度,影響個(gè)人權(quán)益,甚至造成大量的財(cái)產(chǎn)損失,不利于企業(yè)的管理和發(fā)展。

    (二)利用效率不高。檔案管理的業(yè)務(wù)較多,數(shù)字化管理雖然可以緩解工作壓力,但也存在一些應(yīng)用難題。從目前的情況來(lái)看,即使企業(yè)已經(jīng)采取數(shù)字化檔案管理的模式,但并沒(méi)有充分利用數(shù)字化技術(shù)?;蚴菍?duì)技術(shù)的掌握和認(rèn)識(shí)不全面,只是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案,并沒(méi)有發(fā)揮數(shù)字信息系統(tǒng)的功能作用,工作效率也沒(méi)有明顯的提升??梢姡夹g(shù)宣傳推廣的難度較大,很難在短期內(nèi)使管理人員迅速掌握數(shù)字化技術(shù)方法。

    四、大數(shù)據(jù)背景下石油企業(yè)檔案管理業(yè)務(wù)提升策略

    (一)加強(qiáng)對(duì)檔案管理的重視并加大資金投入。在大數(shù)據(jù)背景下,對(duì)于企業(yè)而言,其領(lǐng)導(dǎo)以及管理團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)當(dāng)高度重視檔案管理,清晰、準(zhǔn)確認(rèn)知該業(yè)務(wù)的重要性。從石油企業(yè)角度來(lái)說(shuō),作為國(guó)有企業(yè),通常有兩個(gè)目標(biāo):一是產(chǎn)油效率,二是經(jīng)濟(jì)效益。應(yīng)以滿足民眾與企業(yè)需求為首位,明確有效利用檔案的重要性。所以,要對(duì)檔案管理做到足夠重視,采用科學(xué)的信息化管理方式,建立完善的數(shù)據(jù)信息庫(kù),利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行分析,了解企業(yè)生產(chǎn)中存在的問(wèn)題,并且根據(jù)生產(chǎn)需求第一時(shí)間合理調(diào)整產(chǎn)量、產(chǎn)能等數(shù)值,使生產(chǎn)方式更加合理,促進(jìn)生產(chǎn)效率的提升。倘若石油企業(yè)管理團(tuán)隊(duì)可以將檔案管理工作落到實(shí)處,相關(guān)工作人員便可提升工作效率,進(jìn)而從整體上促進(jìn)企業(yè)發(fā)展以及結(jié)構(gòu)調(diào)整。另外,針對(duì)檔案管理加大資金投入,提供充足經(jīng)費(fèi),推動(dòng)信息化建設(shè),逐步提高管理效率。

    (二)制定更加完善的石油企業(yè)管理機(jī)制。在開展檔案管理業(yè)務(wù)的過(guò)程中,倘若使用傳統(tǒng)管理模式與手段,勢(shì)必?zé)o法適應(yīng)當(dāng)今形勢(shì),達(dá)不到信息化管理標(biāo)準(zhǔn)與要求。對(duì)企業(yè)而言,應(yīng)當(dāng)清晰、準(zhǔn)確了解與掌握檔案管理問(wèn)題和漏洞,以現(xiàn)階段的檔案管理模式加大創(chuàng)新力度,從而突破以往限制,充分利用新型檔案管理機(jī)制。1.結(jié)合當(dāng)下的檔案管理政策,并密切聯(lián)系管理機(jī)制,建立健全內(nèi)部檔案管理制度,針對(duì)檔案管理中的每一種行為進(jìn)行有效控制,清晰設(shè)置與規(guī)范業(yè)務(wù)流程,明確具體的檔案使用要求和權(quán)限,避免檔案丟失、損壞等,確保檔案的安全性,提高行為規(guī)范程度,將信息技術(shù)充分融入企業(yè),形成全新管理體系。2.貫徹落實(shí)管理機(jī)制細(xì)化工作。清晰劃分與掌握檔案管理職責(zé),將檔案管理各項(xiàng)任務(wù)落到實(shí)處,以此提高管理效率,及時(shí)有效實(shí)現(xiàn)檔案信息共享,從而提高檔案信息真實(shí)性以及完整性。3.科學(xué)合理構(gòu)建新型管理體系,強(qiáng)化電子檔案管理,完善信息安全防護(hù)機(jī)制,從檔案新增、補(bǔ)錄、損毀修復(fù)、修補(bǔ)等多個(gè)方面入手,實(shí)現(xiàn)制度化、常態(tài)化、規(guī)范化的管理。

    (三)實(shí)現(xiàn)檔案信息主動(dòng)推送。當(dāng)采用傳統(tǒng)檔案應(yīng)用模式時(shí),通常相關(guān)管理人員以檔案使用者的需求為依據(jù)進(jìn)行被動(dòng)服務(wù),且往往不會(huì)主動(dòng)了解館藏檔案的變化情況。在提供業(yè)務(wù)服務(wù)的過(guò)程中,檔案管理部門會(huì)積累大量的數(shù)據(jù)信息,比如檔案用戶信息、檔案利用需求說(shuō)明等,企業(yè)通過(guò)構(gòu)建一體化數(shù)據(jù)分析模式,其中包括檔案文本信息、數(shù)據(jù)信息、文件歷史分發(fā)信息等內(nèi)容。該模式可以面向檔案使用者,包括企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)和職工,相對(duì)準(zhǔn)確地預(yù)測(cè)檔案潛在的價(jià)值作用,可以充分發(fā)揮檔案信息的價(jià)值,向領(lǐng)導(dǎo)或職工推送全新檔案信息,以及推送關(guān)于崗位職責(zé)的信息,實(shí)現(xiàn)被動(dòng)服務(wù)模式向主動(dòng)推送服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變。另外,推送信息時(shí),還需要充分思考與分析檔案密級(jí)屬性與具體的密件管理要求,比如關(guān)鍵詞與標(biāo)題等,根據(jù)密級(jí)確定檔案的使用權(quán)限,確保檔案信息的安全性,避免高密信息的泄露。

    (四)全面提升檔案管理人員的素養(yǎng)和應(yīng)用信息技術(shù)的能力。在開展檔案管理的過(guò)程中,應(yīng)當(dāng)?shù)谝粫r(shí)間組織不同部門人員協(xié)同合作,增強(qiáng)檔案管理數(shù)據(jù)信息的真實(shí)性以及完整性。應(yīng)當(dāng)以全體檔案管理人員為對(duì)象,加強(qiáng)定期技術(shù)培訓(xùn),積極培養(yǎng)與鍛煉自身技能,逐步提升技術(shù)水平,持續(xù)提高分析處理能力。另外,建立健全人才培養(yǎng)機(jī)制,并對(duì)其加大創(chuàng)新力度,全面吸引具備較強(qiáng)專業(yè)性的檔案管理人員,當(dāng)石油企業(yè)實(shí)際開展檔案管理工作時(shí),為其注入更大活力。

    五、結(jié)語(yǔ)

    綜上所述,大數(shù)據(jù)技術(shù)大力推動(dòng)了檔案管理發(fā)展,逐步實(shí)現(xiàn)其電子化、網(wǎng)絡(luò)化以及數(shù)據(jù)化,為石油企業(yè)的檔案管理帶來(lái)本質(zhì)性、革命性的變化,不僅提升管理業(yè)務(wù)效率,也能降低管理成本,滿足日益增長(zhǎng)的檔案管理需求。所以,石油企業(yè)檔案管理人員應(yīng)當(dāng)清晰了解與掌握自己的問(wèn)題與缺陷,全力攻克難題,牢牢抓住發(fā)展機(jī)遇,貫徹落實(shí)其對(duì)石油企業(yè)檔案管理的新要求,從而推動(dòng)石油企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

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