大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的現(xiàn)狀與對(duì)策

文/中國冶金地質(zhì)總局山東局 鄭紅

2011年美國麥肯錫咨詢公司提出“大數(shù)據(jù)”的概念，大數(shù)據(jù)技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用進(jìn)入爆炸式增長的時(shí)期。在此背景下，各個(gè)組織單位檔案信息產(chǎn)生的范圍不斷增大，檔案信息處理、分析和存儲(chǔ)的效率也不斷提高。檔案業(yè)務(wù)的電子化發(fā)展和大數(shù)據(jù)應(yīng)用，不僅可以有效解放人力，減少工作人員的大量重復(fù)性工作，還可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)查詢、在線閱覽和信息共享，更好地為單位運(yùn)營和經(jīng)濟(jì)決策提供科學(xué)依據(jù)。

一、電子檔案管理的特點(diǎn)概述

電子檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理有較大差異。電子檔案管理依賴于檔案信息系統(tǒng)的模塊來實(shí)現(xiàn)功能，檔案分類、資料收集、統(tǒng)計(jì)歸檔和信息查閱等都很方便，管理效率大大提高。與手工操作紙質(zhì)檔案相比，電子檔案降低了手動(dòng)檔案信息收集不及時(shí)、不完整、資料漏抄及字跡模糊等問題。各種電子檔案的數(shù)字文件系統(tǒng)具有高度的標(biāo)準(zhǔn)性，在計(jì)算機(jī)搜索技術(shù)的支持下，電子檔案的檢索、更新也更加方便快捷，這是電子檔案的明顯優(yōu)勢(shì)。具體來說，電子檔案管理主要具有以下特點(diǎn)：

（一）檔案信息易于保管。與傳統(tǒng)型的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案解決了傳統(tǒng)型紙質(zhì)文件在特定工作環(huán)境下，容易發(fā)生損壞或者被腐蝕的現(xiàn)象。電子文件存儲(chǔ)在光碟、硬盤、云數(shù)據(jù)庫等各種類型的電子存儲(chǔ)設(shè)備上，具有環(huán)保性的特點(diǎn)，占用的物理空間小，操作簡(jiǎn)單，對(duì)環(huán)境要求低，可干擾的影響因素相對(duì)要少。

（二）檔案信息傳輸快捷方便，利于深度利用。傳統(tǒng)的檔案管理中，不同單位和部門之間的檔案信息很難做到相互交流和信息共享。電子檔案的數(shù)據(jù)處理采用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，一個(gè)存儲(chǔ)終端上的多個(gè)電子信息文件可以同時(shí)分發(fā)給若干個(gè)新的網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)終端。檔案信息的傳輸不受空間和時(shí)間限制，傳遞速度快，查詢搜索精準(zhǔn)，使資料實(shí)時(shí)共享和深度利用成為可能。

二、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的現(xiàn)狀與問題

（一）檔案數(shù)據(jù)庫的完整性不高。目前一些單位不是很重視檔案管理，仍然以傳統(tǒng)的手動(dòng)管理方式為主。電子檔案的管理體系還沒有構(gòu)建完善，很多紙質(zhì)檔案沒有及時(shí)轉(zhuǎn)化為電子存儲(chǔ)，資料原始性、完整性存在問題，電子檔案數(shù)據(jù)庫不全，降低了電子檔案利用的便捷性，無法充分發(fā)揮檔案的綜合價(jià)值。還有一些單位，電子檔案只是對(duì)紙質(zhì)檔案的電子化存儲(chǔ)，保持固定不變，很少進(jìn)行更新。隨著單位的發(fā)展，檔案工作人員沒有將檔案內(nèi)容進(jìn)行調(diào)整、跟進(jìn)和完善，資料搜集、信息核對(duì)、數(shù)據(jù)校驗(yàn)等大量的工作沒有做到位，這也影響了電子檔案數(shù)據(jù)庫的完整性。

（二）檔案管理缺乏標(biāo)準(zhǔn)化流程。標(biāo)準(zhǔn)化是檔案管理信息化建設(shè)的技術(shù)前提和實(shí)踐基礎(chǔ)。沒有標(biāo)準(zhǔn)化，則電子檔案只可能是紙質(zhì)檔案的簡(jiǎn)單模仿，無法對(duì)檔案信息進(jìn)行共享和深度應(yīng)用。目前一些單位在開展檔案管理信息化的過程中，受人力資源、資金設(shè)備、技術(shù)應(yīng)用等約束，檔案標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)滯后，信息編碼缺乏統(tǒng)一標(biāo)識(shí)，檔案分類、處理、存儲(chǔ)等工作的隨意性大。由于沒有統(tǒng)一的運(yùn)作平臺(tái)，很多單位的信息系統(tǒng)存在重復(fù)建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)化程度不高、工作規(guī)范性不足的弊病。不同行業(yè)、不同單位的信息系統(tǒng)兼容性不高，檔案管理相互孤立，存在“信息孤島”的現(xiàn)象，電子檔案的功能效用無法充分實(shí)現(xiàn)。

（三）電子檔案的深度利用效率偏低。一方面，檔案管理人員對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)存在局限性。傳統(tǒng)檔案管理遵循保密的原則，過去檔案室貼上小封條的傳統(tǒng)做法和思想觀念，嚴(yán)重妨礙了新時(shí)期檔案信息向社會(huì)公開并提供公眾服務(wù)的模式發(fā)展。一些單位的電子檔案沒有劃分檔案公開的等級(jí)，將所有檔案視為私有財(cái)產(chǎn)，關(guān)閉檔案信息對(duì)外開放和網(wǎng)上查詢的通道。這給檔案利用的內(nèi)部人員和外部人員形成困擾，無法實(shí)現(xiàn)電子檔案的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益；另一方面，由于大型檔案業(yè)務(wù)管理對(duì)于計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)備和人力資源要求較高，且很多單位的人力財(cái)力有限，對(duì)檔案管理人員的信息操作水平?jīng)]有進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)，再加上紙質(zhì)與電子檔案共存，電子檔案技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，信息存儲(chǔ)和調(diào)取不方便，內(nèi)部運(yùn)行數(shù)據(jù)資料不能及時(shí)全面匯總，導(dǎo)致電子檔案的應(yīng)用程度不深。

（四）電子檔案的信息安全問題。由于電子檔案所具有的開放性特點(diǎn)，實(shí)施電子檔案管理需要先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)來提供保障。這樣才能保證電子檔案的信息安全。但是目前，電子檔案的信息安全仍然存在一些風(fēng)險(xiǎn)。一方面，電子檔案信息的保密等級(jí)劃分、保密措施應(yīng)對(duì)沒有統(tǒng)一。部分檔案資料信息應(yīng)該利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案在網(wǎng)絡(luò)中的公開發(fā)布與信息傳輸，使信息資源發(fā)揮更大的價(jià)值。部分關(guān)系到機(jī)密性的檔案資料信息，則需要采取相對(duì)應(yīng)的安全防護(hù)，確保信息不泄露。一些單位由于計(jì)算機(jī)軟硬件的問題、信息安全防護(hù)意識(shí)的問題、人為操作方面的問題，都會(huì)引發(fā)一些電子檔案的信息安全事故，包括機(jī)密檔案被惡意竊取，網(wǎng)絡(luò)黑客對(duì)檔案信息惡意篡改與非法偽造，對(duì)單位的穩(wěn)定運(yùn)行形成威脅。

三、大數(shù)據(jù)背景下電子檔案管理的改進(jìn)建議

（一）建立規(guī)范的電子檔案工作制度。研究制定一套切實(shí)可行的電子檔案工作制度：一是完善電子檔案工作業(yè)務(wù)流程和技術(shù)操作規(guī)范，細(xì)化工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和管理步驟；二是制定必要的安全管理措施，以保障電子檔案的信息安全性與完整性；三是制定電子檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化是電子檔案管理發(fā)展的重要技術(shù)基礎(chǔ)。要認(rèn)真規(guī)范電子檔案信息形成、積累、歸檔管理的全過程，落實(shí)歸檔管理責(zé)任、檢查鑒定等一系列工作環(huán)節(jié)，做到有章可循。制定電子檔案管理制度時(shí)，還應(yīng)特別注意劃清歸檔管理過程中各級(jí)工作人員的主體責(zé)任，做好電子檔案的實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理。

（二）加大電子檔案查詢與共享建設(shè)。大數(shù)據(jù)背景下，檔案信息化管理技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)共享系統(tǒng)的功能增強(qiáng)，提升了電子檔案使用的便利性。電子檔案管理人員可以利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，進(jìn)行多種形式的檔案信息整理、收集、匯總、存儲(chǔ)和利用，提高檔案信息管理效率。檔案管理部門還應(yīng)將檔案信息查詢和資源共享作為工作的主要任務(wù)之一。熟練掌握多媒體歸檔編碼管理軟件，高效率的自動(dòng)識(shí)別和保存電子檔案。對(duì)單位大量的電子數(shù)據(jù)信息進(jìn)行匯總，并以此為基礎(chǔ)做好單位工作的情況分析。對(duì)電子檔案進(jìn)行權(quán)限設(shè)置，確保文件名和權(quán)限值的自動(dòng)控制，為檔案利用者提供更加全面、快速的檢索與應(yīng)用渠道，深化電子檔案資源利用上的功能價(jià)值。

（三）提高工作人員技術(shù)水平。隨著檔案信息化體系建設(shè)的進(jìn)程推進(jìn)，現(xiàn)代檔案管理向?qū)I(yè)化和現(xiàn)代化的方向發(fā)展。檔案管理工作人員必須提高計(jì)算機(jī)技術(shù)水平，增強(qiáng)信息專業(yè)知識(shí)。單位可以定期組織開展電子檔案管理的培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)和管理技術(shù)的再教育，幫助他們及時(shí)更新檔案的軟硬件操作技能，使其能夠熟練操作和嚴(yán)格管理。隨著電子檔案的格式越來越復(fù)雜，檔案管理部門可定期對(duì)部門人員進(jìn)行工作指導(dǎo)，使其熟練使用數(shù)字化設(shè)備，具備良好的文字功底和科學(xué)技術(shù)水平，在日常的檔案管理工作中及時(shí)發(fā)現(xiàn)不足，分析問題并提出解決對(duì)策。

（四）加強(qiáng)電子檔案的安全防護(hù)。針對(duì)當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全隱患，單位的檔案管理部門也要提高警惕，盡快完善網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)備份和信息恢復(fù)管理系統(tǒng)。在計(jì)算機(jī)或者其他網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)發(fā)生安全事故時(shí)，能夠?qū)﹃P(guān)鍵信息和重要信息及時(shí)有效恢復(fù)。切實(shí)加強(qiáng)電信網(wǎng)絡(luò)的安全管理。通過密碼驗(yàn)證獲取用戶注冊(cè)信息、輸入密碼調(diào)閱用戶口令和密碼限制用戶訪問權(quán)限。安裝先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)防毒軟件，建立安全防火墻來有效防止勒索病毒和惡意黑客對(duì)檔案的攻擊破壞和非法篡改。及時(shí)發(fā)現(xiàn)并修補(bǔ)系統(tǒng)管理軟件的安全漏洞，對(duì)系統(tǒng)防火墻和防病毒管理軟件進(jìn)行全天候自動(dòng)維護(hù)升級(jí)，提高系統(tǒng)檔案實(shí)時(shí)上傳、下載時(shí)的安全級(jí)別和檔案訪問安全權(quán)限。在網(wǎng)絡(luò)硬件安全管理中，及時(shí)更新升級(jí)網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器、云主機(jī)和網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫的相關(guān)硬件設(shè)施，加強(qiáng)自我安全保護(hù)和對(duì)設(shè)施的定期改善與日常維護(hù)。

四、結(jié)語

隨著人們對(duì)檔案信息的要求變化，檔案管理工作也需要不斷改革創(chuàng)新。單位要提高電子檔案管理的服務(wù)質(zhì)量，不斷完善檔案電子安全保障措施，整合電子檔案資源并加強(qiáng)交流與共享，提高電子檔案的深度利用價(jià)值。這樣才能準(zhǔn)確迅速地向公眾提供檔案信息資源，促進(jìn)單位和國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)持續(xù)穩(wěn)步發(fā)展。