基于“互聯(lián)網(wǎng)+”實(shí)現(xiàn)公共檔案管理服務(wù)優(yōu)化研究

文/湖南省交通科學(xué)研究院有限公司 歐陽(yáng)慧敏

信息時(shí)代的持續(xù)發(fā)展，給公共檔案服務(wù)帶來了巨大的影響?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”的持續(xù)深入，給公共檔案管理服務(wù)環(huán)境帶來新變化，直接影響了公共檔案管理服務(wù)內(nèi)外部環(huán)境，這些變化也將是公共檔案服務(wù)管理優(yōu)化的依據(jù)和重要目標(biāo)，相關(guān)人員應(yīng)該把握契機(jī)、規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，提升服務(wù)水平，為促進(jìn)我國(guó)公共檔案管理服務(wù)的全面深化改革做出貢獻(xiàn)。

一、“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下對(duì)公共檔案管理服務(wù)優(yōu)化的影響

（一）積極影響。“互聯(lián)網(wǎng)+”的發(fā)展給公共檔案管理帶來諸多機(jī)遇和積極影響，總結(jié)來說，主要包括以下幾個(gè)方面：1.積極貫徹落實(shí)服務(wù)型政府建設(shè)，推進(jìn)黨和國(guó)家的深化改革。黨的十八大以來，服務(wù)型政府成為發(fā)展的重要目標(biāo)，占據(jù)了越來越重要的地位。2013年頒布的《中共中央關(guān)于全面深化改革若干重大問題的決定》也針對(duì)服務(wù)型政府建設(shè)提出了重要的要求和明確的改革目標(biāo)，而“互聯(lián)網(wǎng)+”則成為重要的推動(dòng)力；2.能夠?qū)崿F(xiàn)公共檔案管理服務(wù)功能的拓展，實(shí)現(xiàn)多功能、多元化的融合，有效解決傳統(tǒng)公共檔案管理服務(wù)過程中的問題和困難；3.“互聯(lián)網(wǎng)+”能夠?qū)崿F(xiàn)公共檔案管理服務(wù)資料信息的保存、整合和分析，實(shí)現(xiàn)信息、管理和科學(xué)技術(shù)的深入加工，提升資料數(shù)據(jù)的價(jià)值，從而進(jìn)一步地促進(jìn)社會(huì)發(fā)展，提升人們幸福感，實(shí)現(xiàn)公共檔案管理服務(wù)效果的最大化。

（二）消極影響?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”雖然為公共檔案管理服務(wù)提供了諸多便利，但是也提出了更高要求，傳統(tǒng)的公共檔案管理服務(wù)已然不能滿足人們的需求?；ヂ?lián)網(wǎng)是一個(gè)開放且復(fù)雜的環(huán)境，公共檔案管理服務(wù)本身也受到了積極、消極的環(huán)境因素影響。在這樣的背景環(huán)境下，用戶的需求和檔案服務(wù)機(jī)構(gòu)的服務(wù)結(jié)構(gòu)也逐步呈復(fù)雜化態(tài)勢(shì)，信息安全也面臨著巨大的挑戰(zhàn)。在“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境下，實(shí)現(xiàn)內(nèi)容創(chuàng)新、服務(wù)改革的難度越來越大、要求也越來越迫切。

二、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下公共檔案管理服務(wù)現(xiàn)狀及成因

（一）現(xiàn)狀。隨著“互聯(lián)網(wǎng)+”的不斷發(fā)展，我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)積極響應(yīng)國(guó)家相關(guān)的要求、落實(shí)國(guó)家發(fā)展戰(zhàn)略，推進(jìn)公共檔案管理服務(wù)的數(shù)字化、規(guī)范化、信息化，實(shí)現(xiàn)公共檔案管理服務(wù)改革發(fā)展的深入推進(jìn)，并取得了顯著的成效。如今，“互聯(lián)網(wǎng)+”已然進(jìn)入各個(gè)領(lǐng)域之中，推進(jìn)了與公共檔案管理之間的融合，為推進(jìn)公共檔案服務(wù)管理提供了必要的保障，在我國(guó)檔案部門的管理效率、服務(wù)優(yōu)化方面取得了顯著的成效。但是仍然存在一定的問題和困難，主要包括：檔案公共服務(wù)管理制度不完善、數(shù)字化建設(shè)不足、信息研發(fā)水平有限、科技發(fā)展水平和創(chuàng)新能力不足等方面，需要持續(xù)實(shí)踐研究和完善。綜上所述，我國(guó)公共檔案管理服務(wù)仍然處于發(fā)展與困難并存的狀態(tài)。

（二）成因。本文研究致力于聚焦“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下公共檔案管理服務(wù)的問題，深入剖析產(chǎn)生問題的根本原因，并提出針對(duì)性的解決對(duì)策。我國(guó)公共檔案管理服務(wù)問題及產(chǎn)生的原因主要包括以下幾個(gè)方面：1.互聯(lián)網(wǎng)觀念薄弱?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”背景下不僅需要掌握先進(jìn)的信息技術(shù)水平，也需要擁有與之相匹配的“互聯(lián)網(wǎng)+”觀念，才能夠?qū)崿F(xiàn)公共檔案管理服務(wù)的持續(xù)發(fā)展，然而這正是目前我國(guó)相關(guān)人員比較缺乏的。目前，我國(guó)很多的檔案機(jī)構(gòu)都通過微信、微博發(fā)布檔案信息獲得了一定的客戶，為其提供檔案服務(wù)。與此同時(shí)，通過口碑相傳、資源共享、網(wǎng)絡(luò)分享等多種形式擴(kuò)大傳播范圍和影響力，并在此過程中實(shí)現(xiàn)豐富服務(wù)資源、提升服務(wù)品質(zhì)的作用?；ヂ?lián)網(wǎng)觀念的缺失使公共檔案管理服務(wù)優(yōu)化缺少制度依據(jù)，沒有明確的目標(biāo)，在服務(wù)過程中缺少計(jì)劃性和規(guī)劃性。在這樣的背景下，公共檔案服務(wù)平臺(tái)在獲取了一定的客戶資源后，并沒有開展有針對(duì)性的客戶服務(wù)和維護(hù)工作，不僅造成客戶活躍度較低，還造成了客戶忠誠(chéng)度不足，對(duì)于公共檔案管理服務(wù)的持續(xù)優(yōu)化產(chǎn)生了消極的影響；2.數(shù)據(jù)化建設(shè)缺乏?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是檔案管理服務(wù)優(yōu)化的重要推動(dòng)力，能夠極大地提升檔案管理服務(wù)的效率和質(zhì)量。在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下，檔案管理數(shù)據(jù)化建設(shè)非常重要且勢(shì)在必行。長(zhǎng)期以來，我國(guó)檔案管理機(jī)構(gòu)持續(xù)開展數(shù)據(jù)化建設(shè)，得到了迅速的發(fā)展，但是建設(shè)的質(zhì)量仍然不盡如人意。具體來說，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：首先，我國(guó)對(duì)于檔案管理的觀念比較傳統(tǒng)，檔案的數(shù)據(jù)化建設(shè)仍然停留在掃描化的基礎(chǔ)上，難以滿足“互聯(lián)網(wǎng)+”背景的需求；其次，檔案管理的數(shù)據(jù)形式不統(tǒng)一，給檔案管理服務(wù)帶來一定的阻礙作用，嚴(yán)重影響了檔案管理的質(zhì)量；3.網(wǎng)絡(luò)工具單一。網(wǎng)絡(luò)工具是在“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下開展公共檔案管理服務(wù)優(yōu)化的必要手段，如今，我國(guó)運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)工具進(jìn)行搭建的公共檔案服務(wù)平臺(tái)數(shù)量較多。但是這些平臺(tái)普遍存在功能同質(zhì)化和單一的問題。通過調(diào)查研究顯示，我國(guó)通過微博、微信、公眾號(hào)、門戶網(wǎng)站進(jìn)行公共檔案管理服務(wù)并進(jìn)行宣傳的平臺(tái)占比96%，使用APP、PC客戶端的只有1.7%，其他形式為2.3%。在高速持續(xù)發(fā)展的“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代，使用單一的網(wǎng)絡(luò)工具實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的優(yōu)化具有較大的局限性。與此同時(shí)，我國(guó)針對(duì)公共檔案管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)的專業(yè)企業(yè)比較少，多通過三方平臺(tái)合作的方式進(jìn)行建設(shè)，這就造成了公共檔案管理平臺(tái)的同質(zhì)化、單一化問題更加嚴(yán)重，直接制約了我國(guó)公共檔案管理服務(wù)的優(yōu)化和持續(xù)提升；4.信息孤島問題普遍存在。信息孤島是“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代所有領(lǐng)域發(fā)展的弊端，正成為阻礙我國(guó)公共檔案管理服務(wù)的優(yōu)化的癥結(jié)所在，此問題不可小視?？v觀我國(guó)公共檔案管理服務(wù)信息孤島的問題，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：其一，信息系統(tǒng)兼容性不足。目前我國(guó)公共檔案管理服務(wù)平臺(tái)多依托于第三方平臺(tái)服務(wù)商，作為服務(wù)商進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)互動(dòng)的設(shè)計(jì)多考慮到自身特色和大部分消費(fèi)者的需求，并不是專業(yè)的檔案管理服務(wù)平臺(tái)，難以滿足客戶的全部需求。造成微信、微博、APP等不同的軟件和平臺(tái)之間難以實(shí)現(xiàn)互通，導(dǎo)致產(chǎn)生信息孤島問題；其二，平臺(tái)管理不到位，對(duì)于信息交流和共享重視和認(rèn)知不足。兩個(gè)因素的出現(xiàn)，造成了信息孤島問題。制約了信息的共享，造成了資源的浪費(fèi)，使公共檔案管理服務(wù)發(fā)展緩慢。

三、“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下公共檔案管理服務(wù)優(yōu)化策略

“互聯(lián)網(wǎng)+”背景下對(duì)于公共檔案管理提出了更高的要求，與此同時(shí)，用戶在互聯(lián)網(wǎng)這種開放的環(huán)境中，對(duì)于信息的有效性、科學(xué)性、及時(shí)性等方面也提出了更多要求。我國(guó)檔案管理服務(wù)平臺(tái)在發(fā)展過程中遇到了諸多問題，下文針對(duì)產(chǎn)生這些問題的原因提出有效策略。

（一）宣貫推廣，提升互聯(lián)網(wǎng)觀念?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”是一個(gè)充滿機(jī)遇的時(shí)代，也是一個(gè)充滿挑戰(zhàn)的時(shí)代?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”為檔案管理提供了更多的創(chuàng)新和發(fā)展的思路及技術(shù)的支持，也提出了更高要求，同時(shí)為公共檔案提供了更多的宣傳推廣計(jì)劃。但是很多機(jī)構(gòu)的工作人員并沒有認(rèn)知到宣傳推廣的重要價(jià)值，缺少應(yīng)有的專業(yè)技能。面對(duì)這個(gè)問題，加強(qiáng)宣貫推廣勢(shì)在必行。結(jié)合“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)該通過線上線下相結(jié)合、文字圖文和游戲相交叉的方式，提高推廣范圍，增加宣傳力度，提升宣傳效果，進(jìn)而提升客戶對(duì)公共檔案管理服務(wù)的認(rèn)知并進(jìn)行持續(xù)的關(guān)注。宣貫推廣本身是一個(gè)漫長(zhǎng)的歷程，需要相關(guān)人員持續(xù)地進(jìn)行宣傳才能夠達(dá)到應(yīng)有的效果。

（二）加強(qiáng)互通互融服務(wù)平臺(tái)建設(shè)?；ト诨ネǖ钠脚_(tái)建設(shè)能夠?qū)崿F(xiàn)信息的最大化利用，推進(jìn)檔案管理領(lǐng)域的整合，促進(jìn)公共檔案管理服務(wù)的持續(xù)優(yōu)化，可以做到以下幾點(diǎn)：1.推進(jìn)實(shí)體檔案平臺(tái)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的充分結(jié)合，統(tǒng)一服務(wù)制度和標(biāo)準(zhǔn)，發(fā)揮兩者之間的話題運(yùn)用，保證檔案借閱的及時(shí)性、廣泛性以及互動(dòng)性特點(diǎn)。充分結(jié)合消費(fèi)者的需求為其提供更高效的服務(wù)，持續(xù)推進(jìn)平臺(tái)檔案管理服務(wù)的優(yōu)化；2.實(shí)現(xiàn)檔案管理平臺(tái)與政務(wù)平臺(tái)和多媒體平臺(tái)的充分融合，發(fā)揮多網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)和工具的優(yōu)勢(shì)和價(jià)值，使檔案管理服務(wù)平臺(tái)與其他平臺(tái)形成緊密的互推互進(jìn)、相輔相成的作用。例如，公共檔案管理服務(wù)平臺(tái)與政務(wù)系統(tǒng)的相互結(jié)合，可以利用政務(wù)平臺(tái)的舉報(bào)功能作為公共檔案管理服務(wù)平臺(tái)的監(jiān)督崗，督促檔案管理平臺(tái)制度、服務(wù)的持續(xù)優(yōu)化。與此同時(shí)，檔案管理服務(wù)平臺(tái)也可以為政務(wù)系統(tǒng)的客戶提供必要的檔案支持。檔案管理服務(wù)平臺(tái)與其他平臺(tái)相互結(jié)合，能夠起到極大的互補(bǔ)作用，能充分挖掘兩者的特點(diǎn)和優(yōu)勢(shì)，獲得更多的合作可能性。

（三）推進(jìn)多樣化網(wǎng)絡(luò)工具運(yùn)用。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的不斷發(fā)展，檔案管理服務(wù)工作也乘坐著“互聯(lián)網(wǎng)+”的順風(fēng)車如火如荼地開展起來?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”檔案管理服務(wù)改革能夠便于用戶充分利用大數(shù)據(jù)資源，掌握更加全面的知識(shí)，開展自主化學(xué)習(xí)，將檔案信息、資料通過信息傳遞的方式輸送給用戶，使信息、資源獲取不受到時(shí)間、空間的限制。

“互聯(lián)網(wǎng)+”倡導(dǎo)多元價(jià)值，因此檔案公共服務(wù)的功能不能僅局限于查檔用檔的范疇，而需延伸到文化教育、信息咨詢等多個(gè)相關(guān)領(lǐng)域，從而使檔案機(jī)構(gòu)具有一體化、綜合性的服務(wù)能力，從而使用戶能更好地享受檔案公共服務(wù)。英國(guó)自2007年始，先后發(fā)布了《流動(dòng)的信息：國(guó)家檔案館愿景》《國(guó)家檔案館2009-2010年戰(zhàn)略規(guī)劃》《保存過去，擁抱未來：2009-2010戰(zhàn)略優(yōu)勢(shì)》等一系列相關(guān)綱領(lǐng)性、戰(zhàn)略性文件，旨在將英國(guó)檔案館打造為集歷史文化傳承、政府信息公開、信息價(jià)值挖掘、社會(huì)公益服務(wù)等為一體的綜合性服務(wù)機(jī)構(gòu)。同時(shí)，英國(guó)對(duì)實(shí)體檔案館的設(shè)計(jì)格局也突出一體化的特性。以英國(guó)國(guó)家檔案館為例，其總建筑面積為3.2萬(wàn)平方米，公共區(qū)域超2萬(wàn)平方米，所占比例逾60%，其建設(shè)布局充分整合了檔案館服務(wù)與消遣休閑的功能。在英國(guó)國(guó)家檔案館內(nèi)，除了必要的閱覽室，還設(shè)置了餐飲、商店等，并在閱覽大廳中設(shè)置了拍攝支架，供來館者相對(duì)自由地拍攝非密檔案，從而為用戶提供更為完整的一站式服務(wù)，這一點(diǎn)非常值得我國(guó)學(xué)習(xí)和借鑒。

（四）加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)資源的收集、利用和分析。數(shù)據(jù)資源的收集、利用和分析是檔案管理服務(wù)平臺(tái)需要具備的基本功能，“互聯(lián)網(wǎng)+”時(shí)代怎樣通過更加便捷、高效、智能的方式進(jìn)行資源的收集、利用和分析是時(shí)代的要求，也是非常值得考慮的問題，應(yīng)該做到以下幾點(diǎn)：1.以用戶為核心進(jìn)行數(shù)據(jù)的分析和應(yīng)用，用戶是檔案管理服務(wù)平臺(tái)的主要服務(wù)對(duì)象，因此，平臺(tái)不僅需要具有檔案信息，更應(yīng)該擁有大量的用戶信息，便于提升服務(wù)。平臺(tái)可以開發(fā)數(shù)據(jù)的分析和收集功能，在用戶登錄平臺(tái)進(jìn)行操作的過程中收集用戶信息，其中包括：年齡、職業(yè)、點(diǎn)擊量、轉(zhuǎn)發(fā)量、評(píng)論量、瀏覽實(shí)踐等內(nèi)容。通過用戶的基本信息進(jìn)行分析，進(jìn)而了解用戶的需求，為制定更好的服務(wù)計(jì)劃提供必要的依據(jù)；2.建立Hadoop架構(gòu)的存儲(chǔ)平臺(tái)或數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)，通過專業(yè)的數(shù)據(jù)分析架構(gòu)和分析方式，推進(jìn)數(shù)據(jù)分析和整合，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)與服務(wù)之間的匹配性。通過用戶需求與數(shù)據(jù)特征的分析和整合能夠幫助公共檔案管理服務(wù)平臺(tái)，開展精準(zhǔn)推薦和信息資源的補(bǔ)充，并在此過程中實(shí)現(xiàn)服務(wù)的持續(xù)優(yōu)化。

四、結(jié)語(yǔ)

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+”模式應(yīng)運(yùn)而生，對(duì)于檔案管理產(chǎn)生了較大的影響，使檔案管理模式調(diào)整和創(chuàng)新成為必然的發(fā)展趨勢(shì)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)+”、互聯(lián)網(wǎng)工具已然進(jìn)入各行各業(yè)中并發(fā)光發(fā)熱。其中，互聯(lián)網(wǎng)工具的使用非常重要。作為“互聯(lián)網(wǎng)+”行業(yè)的應(yīng)用者，應(yīng)該學(xué)會(huì)與時(shí)俱進(jìn)，積極把握時(shí)代的背景，推進(jìn)我國(guó)檔案管理服務(wù)的優(yōu)化。本文在研究的過程中，選擇4個(gè)最普遍存在的問題，針對(duì)問題及產(chǎn)生的原因進(jìn)行深入剖析，最終有針對(duì)性地提出建議。如今，“互聯(lián)網(wǎng)+”已經(jīng)逐步得到重視，相信在相關(guān)人員的努力下，檔案管理必將得到更加廣闊的發(fā)展和持續(xù)的優(yōu)化。