淺談綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

文/中國(guó)科學(xué)院上海微系統(tǒng)與信息技術(shù)研究所 夏穎

綜合檔案室是集中統(tǒng)一管理與保存單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu)，是單位檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)的中心。隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)檔案管理模式低效的弊端逐漸顯露，綜合檔案室借助信息化工具——檔案信息管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)了檔案的有效保存與高效利用，這已成為提升檔案現(xiàn)代化工作水平的必然選擇。但對(duì)于基層綜合檔案室來(lái)說(shuō)，要建設(shè)成熟的檔案信息管理系統(tǒng)絕非易事，本文就系統(tǒng)建設(shè)中存在的一些共性問(wèn)題展開(kāi)分析并提出建議。

一、綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的必要性

（一）數(shù)字化時(shí)代發(fā)展的客觀要求。在國(guó)家貫徹?cái)?shù)字化發(fā)展戰(zhàn)略、加快數(shù)字轉(zhuǎn)型與智能升級(jí)的大背景下，檔案信息化管理是檔案事業(yè)適應(yīng)時(shí)代要求發(fā)展的方向。最新修訂的《檔案法》增加了“檔案信息化建設(shè)”內(nèi)容并單列專(zhuān)章，中共中央辦公廳、國(guó)務(wù)院辦公廳印發(fā)的《“十四五”全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》中也明確提出：“加快推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，引領(lǐng)檔案管理現(xiàn)代化”是未來(lái)檔案事業(yè)發(fā)展的主要任務(wù)之一。而檔案信息管理系統(tǒng)通過(guò)建立統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)來(lái)規(guī)范整個(gè)文件管理，實(shí)現(xiàn)檔案資源的有效整合，從而建立便捷的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)，更好發(fā)揮檔案資源的基礎(chǔ)性、支撐性作用，正是基層綜合檔案室邁向數(shù)字檔案室、實(shí)現(xiàn)檔案信息化的重要一步。

（二）簡(jiǎn)化檔案整理，優(yōu)化檔案利用。綜合檔案室管理以單位文書(shū)、科研、會(huì)計(jì)等多門(mén)類(lèi)檔案為主，隨著各類(lèi)業(yè)務(wù)工作越做越細(xì)，歸檔文件數(shù)量激增，給傳統(tǒng)的檔案手工管理模式帶來(lái)了挑戰(zhàn)。檔案人員事務(wù)繁雜，常常只能勉強(qiáng)應(yīng)對(duì)收集、疲于整理，不能細(xì)致做到收全、歸好，更沒(méi)有時(shí)間進(jìn)行檔案資源的深入挖掘與開(kāi)發(fā)利用，難以展現(xiàn)檔案資源的真正價(jià)值。而利用檔案信息管理系統(tǒng)的自動(dòng)編目、批量導(dǎo)入等功能，簡(jiǎn)化了檔案手工整理、著錄、排序調(diào)整的過(guò)程，使檔案人員從基礎(chǔ)的重復(fù)勞動(dòng)中解放出來(lái)，將更多時(shí)間投入檔案的深度挖掘開(kāi)發(fā)。同時(shí)系統(tǒng)將檔案目錄與實(shí)體有效聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)一體化檢索，大大降低漏檢幾率，增加檔案工作的精準(zhǔn)性、有效性。

（三）實(shí)現(xiàn)電子文件的有效管理。在沒(méi)有檔案信息管理系統(tǒng)的情況下，綜合檔案室對(duì)電子文件的管理都依賴(lài)于光盤(pán)、硬盤(pán)等存儲(chǔ)載體，無(wú)法實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理，利用時(shí)也需要逐一讀取，十分不便。系統(tǒng)的使用則可以將電子文件融入相應(yīng)門(mén)類(lèi)檔案的管理中去，同相關(guān)聯(lián)的檔案有機(jī)結(jié)合，提高利用效率。另外，隨著數(shù)字化辦公、無(wú)紙化辦公的推進(jìn)，原生電子文件數(shù)量逐年遞增的趨勢(shì)十分明顯，也迫切需要建設(shè)借助檔案信息管理系統(tǒng)這一平臺(tái)來(lái)滿(mǎn)足這類(lèi)文件的移交接收、長(zhǎng)期保存、共享利用的需求。

二、綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)中存在的問(wèn)題

（一）通用系統(tǒng)結(jié)構(gòu)模塊限制。由于開(kāi)發(fā)全新的檔案信息管理系統(tǒng)投入巨大、耗時(shí)較長(zhǎng)，不符合大多數(shù)基層綜合檔案室的工作實(shí)際，檔案人員在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)一般會(huì)傾向于選擇市場(chǎng)上較為成熟的產(chǎn)品。盡管在選擇產(chǎn)品前已做了充分調(diào)研，但因各單位檔案管理模式不同，產(chǎn)品通用的結(jié)構(gòu)模塊與系統(tǒng)參數(shù)同實(shí)際操作不可避免地存在一定出入，并不能完全適用，特別是對(duì)于各單位所涉及的專(zhuān)門(mén)檔案不適用。在系統(tǒng)搭建時(shí)難免需要反復(fù)調(diào)試，許多問(wèn)題在未正式使用的情況下也很難發(fā)現(xiàn)。而一旦發(fā)現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)置如檔案分類(lèi)等出現(xiàn)差錯(cuò)，修改起來(lái)費(fèi)時(shí)費(fèi)力，反而影響了常規(guī)工作。

（二）系統(tǒng)內(nèi)檔案資源完善難。檔案信息管理系統(tǒng)對(duì)檔案管理效率的提升實(shí)際上是建立在對(duì)檔案信息資源統(tǒng)籌管理的基礎(chǔ)之上，而基層綜合檔案室在系統(tǒng)建設(shè)中通常難以實(shí)現(xiàn)將所有室藏檔案信息納入系統(tǒng)統(tǒng)一管理，使得系統(tǒng)優(yōu)勢(shì)無(wú)法充分得到利用。一方面是室藏老檔案著錄不規(guī)范，數(shù)據(jù)無(wú)法直接導(dǎo)入系統(tǒng)，甚至還存在部分遺留的歷史檔案沒(méi)有電子目錄的情況。因此系統(tǒng)內(nèi)的目錄資源建設(shè)已屬不易，全文信息的完善更無(wú)從提及；另一方面，對(duì)于現(xiàn)行文件來(lái)說(shuō)，在辦公自動(dòng)化的環(huán)境下，各部門(mén)多管理系統(tǒng)的操作使得信息交互困難，產(chǎn)生的電子文件無(wú)法直接歸檔轉(zhuǎn)換為數(shù)字檔案進(jìn)行管理，對(duì)系統(tǒng)內(nèi)檔案信息資源的完善造成了阻礙。

（三）系統(tǒng)功能模塊利用狹窄。檔案信息管理系統(tǒng)中的整理、檢索等基礎(chǔ)功能已經(jīng)能應(yīng)對(duì)檔案管理的日常工作，使檔案人員從手工勞動(dòng)中解放出來(lái)。而實(shí)時(shí)歸檔、在線利用、編研展示等交互功能，其實(shí)現(xiàn)需要綜合考慮使用人員權(quán)限劃分、同業(yè)務(wù)系統(tǒng)有機(jī)結(jié)合等多方面，意味著需要耗費(fèi)較大的精力。因而基層綜合檔案室的檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)進(jìn)程往往止步于此，最終只能成為檔案人員內(nèi)部使用的數(shù)據(jù)庫(kù)，無(wú)法發(fā)揮共享利用等交互功能，檔案利用服務(wù)水平也無(wú)法得到顯著提升。

（四）系統(tǒng)信息安全存在風(fēng)險(xiǎn)。過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理強(qiáng)調(diào)檔案實(shí)體安全，對(duì)檔案人員而言只要嚴(yán)格管理檔案實(shí)體，就可以有效降低檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。而檔案信息管理系統(tǒng)投入使用后，檔案資源數(shù)字化、信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化所帶來(lái)的新風(fēng)險(xiǎn)正逐步顯現(xiàn)，其快捷處理、集成存儲(chǔ)、傳播迅速等優(yōu)勢(shì)都將放大檔案信息泄露、丟失、損壞等安全問(wèn)題的風(fēng)險(xiǎn)程度。這些風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題人力完全難以掌控，成為檔案人員在系統(tǒng)建設(shè)中長(zhǎng)期憂(yōu)心的顧慮，制約著檔案信息管理系統(tǒng)的完善使用。

三、對(duì)綜合檔案室檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)的建議

（一）梳理檔案工作體系。檔案信息管理系統(tǒng)的功能模塊幾乎可以覆蓋檔案管理工作全流程，其建設(shè)需要綜合檔案室提供檔案管理工作各方面的信息作為支撐。為避免長(zhǎng)時(shí)間、大范圍調(diào)試修改，盡快使系統(tǒng)運(yùn)作進(jìn)入正軌，檔案人員應(yīng)在建設(shè)前期對(duì)本單位檔案工作體系，包括檔案制度、檔案分類(lèi)、檔案工作網(wǎng)絡(luò)等進(jìn)行全面梳理。具體來(lái)說(shuō)，需要明確本單位所涉及檔案類(lèi)型和相對(duì)應(yīng)檔號(hào)規(guī)則、著錄信息項(xiàng)、目錄報(bào)表及檔案管理各環(huán)節(jié)的工作流程、檔案管理工作角色設(shè)置等來(lái)確定系統(tǒng)內(nèi)基本框架如何搭建，使之規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，才能在初期系統(tǒng)建設(shè)中基本達(dá)成預(yù)期的需求目標(biāo)。同時(shí)檔案人員也應(yīng)注意，在使用檔案信息管理系統(tǒng)后是否存在和原有的檔案相關(guān)制度、移交利用等工作流程相沖突或未納入的地方并及時(shí)修改補(bǔ)充，保證管理系統(tǒng)運(yùn)行下的檔案管理工作能合理合規(guī)進(jìn)行。

（二）準(zhǔn)確把握室藏資源?；鶎泳C合檔案室在建設(shè)檔案信息管理系統(tǒng)時(shí)最為致命也是最為常見(jiàn)的問(wèn)題就是系統(tǒng)內(nèi)可用檔案信息不足，其原因歸根結(jié)底是室藏檔案信息數(shù)字化進(jìn)展緩慢，致使檔案數(shù)據(jù)資源仍然處于分散狀態(tài)，不能集中于檔案信息管理系統(tǒng)內(nèi)統(tǒng)一管理。

要解決這一問(wèn)題，無(wú)論是從財(cái)力還是精力都需要極大的付出，不可能一蹴而就，需要檔案人員對(duì)室藏資源準(zhǔn)確把握，對(duì)檔案資源數(shù)字化進(jìn)程進(jìn)行合理規(guī)劃。首要任務(wù)就是摸清家底：一是對(duì)室藏檔案資源分布有一個(gè)全面了解。二是對(duì)本單位各門(mén)類(lèi)檔案利用需求情況和特征進(jìn)行分析。結(jié)合成本意識(shí)與需求導(dǎo)向，優(yōu)先選擇符合具備數(shù)字化基礎(chǔ)條件、借閱利用率又相對(duì)較高的檔案進(jìn)行數(shù)字化并接入系統(tǒng)。以科研院所為例，其單位綜合檔案室一般有大量獎(jiǎng)狀、證書(shū)歸檔保存。較之其他檔案，獎(jiǎng)狀、證書(shū)的內(nèi)容構(gòu)成簡(jiǎn)單獨(dú)立、著錄要素齊全完整，而單位各類(lèi)項(xiàng)目申報(bào)、信息宣傳等工作都可能有利用需求。對(duì)這些檔案開(kāi)展數(shù)字化工作既可以有針對(duì)性地緩解借閱壓力，同時(shí)能減少頻繁翻閱所帶來(lái)的原件損傷。

檔案資源數(shù)字化以檔案人員一己之力很難推動(dòng)，綜合檔案室亦可以嘗試通過(guò)抓住重要時(shí)間節(jié)點(diǎn)、重大紀(jì)念活動(dòng)如單位周年、名人誕辰等機(jī)會(huì)，順勢(shì)對(duì)相關(guān)室藏檔案如照片、手稿等進(jìn)行數(shù)字化工作。并以此為契機(jī)，綜合開(kāi)發(fā)、系統(tǒng)整理相關(guān)室藏檔案，建立專(zhuān)題數(shù)據(jù)庫(kù)并開(kāi)展宣傳，擴(kuò)大系統(tǒng)使用范圍。同時(shí)也可在上級(jí)檔案館要求開(kāi)展檔案移交時(shí)，獲取相應(yīng)支持和經(jīng)費(fèi)保障，對(duì)進(jìn)館檔案統(tǒng)一整理和數(shù)字化，豐富、整合系統(tǒng)內(nèi)數(shù)字資源。

（三）加強(qiáng)業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)。一般而言，在有條件的情況下，業(yè)務(wù)部門(mén)幾乎都會(huì)選擇使用信息化管理系統(tǒng)來(lái)提升工作效率，但不同開(kāi)發(fā)公司、不同系統(tǒng)結(jié)構(gòu)將各業(yè)務(wù)部門(mén)的工作信息割裂開(kāi)來(lái)，極易形成“信息孤島”的情況。而對(duì)于檔案信息管理系統(tǒng)的運(yùn)作來(lái)說(shuō)，檔案管理的各環(huán)節(jié)都需要單位各部門(mén)多方合作與系統(tǒng)集成。

比如在檔案收集階段，檔案人員應(yīng)積極推動(dòng)同公文系統(tǒng)、財(cái)務(wù)系統(tǒng)、科研項(xiàng)目管理系統(tǒng)等各類(lèi)業(yè)務(wù)系統(tǒng)接口的建立，在各業(yè)務(wù)流程中融入電子文件歸檔要求，推行前端控制，實(shí)現(xiàn)原生電子文件在系統(tǒng)內(nèi)部的無(wú)縫銜接式的單套制預(yù)歸檔，使各類(lèi)工作信息最終在檔案信息管理系統(tǒng)中的有效整合，同時(shí)也可保障電子文件來(lái)源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。若檔案信息管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)已存在無(wú)法互聯(lián)互通的沖突，也應(yīng)要求相關(guān)部門(mén)確保所導(dǎo)出的電子文件符合 “四性”歸檔要求。在檔案利用階段，可以同人事管理系統(tǒng)進(jìn)行對(duì)接完成組織機(jī)構(gòu)同步及用戶(hù)身份統(tǒng)一認(rèn)證，在檔案信息管理系統(tǒng)中以崗位定權(quán)限，從而確定可控的檔案借閱審批的流轉(zhuǎn)。同樣身份統(tǒng)一認(rèn)證也可實(shí)現(xiàn)用戶(hù)對(duì)自身業(yè)務(wù)范圍內(nèi)檔案目錄的可查詢(xún)，再通過(guò)檔案全文信息利用權(quán)限的開(kāi)放實(shí)現(xiàn)在線查閱，在提供檔案便捷快速利用的同時(shí)避免因組織機(jī)構(gòu)、人員變動(dòng)造成的權(quán)限混亂。

因而綜合檔案室在檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)過(guò)程中必須加強(qiáng)同其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)、數(shù)據(jù)共享，才能充分感受到系統(tǒng)對(duì)檔案“收、管、用”的全過(guò)程的高效有序，切實(shí)優(yōu)化檔案管理能力。

（四）筑牢檔案安全底線。檔案安全是檔案工作的生命線，為使檔案信息管理系統(tǒng)中的檔案信息長(zhǎng)期安全，除了依靠一些基礎(chǔ)設(shè)施的安全防護(hù)功能，綜合檔案室在建設(shè)統(tǒng)中可采取且易操作的防護(hù)措施包括以下幾點(diǎn)：一是在初期構(gòu)建時(shí)選擇安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。一般而言系統(tǒng)限單位局域網(wǎng)即內(nèi)網(wǎng)訪問(wèn)，不完全公開(kāi)接入互聯(lián)網(wǎng)，通過(guò)物理隔離避免開(kāi)放網(wǎng)絡(luò)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)信息造成沖擊。二是系統(tǒng)內(nèi)部應(yīng)明確各使用角色權(quán)限，完成用戶(hù)身份認(rèn)證和授權(quán)管理，通過(guò)訪問(wèn)限制嚴(yán)格控制檔案信息知悉范圍，防止檔案信息不必要的擴(kuò)散。三是針對(duì)涉密、敏感信息，綜合檔案室可通過(guò)在涉密計(jì)算機(jī)或者未接入互聯(lián)網(wǎng)的工作機(jī)（僅涉及敏感信息時(shí)）中建設(shè)單機(jī)系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案安全存儲(chǔ)和管理，做到“上網(wǎng)不涉密、涉密不上網(wǎng)”，杜絕系統(tǒng)使用中的檔案信息泄密安全隱患。四是做好檔案數(shù)據(jù)的安全備份，充分利用檔案管理系統(tǒng)備份與恢復(fù)功能的策略配置進(jìn)行短期備份。同時(shí)定期利用脫機(jī)存儲(chǔ)載體進(jìn)行數(shù)據(jù)備份，保障數(shù)據(jù)丟失損壞后也可及時(shí)恢復(fù)，降低存儲(chǔ)風(fēng)險(xiǎn)。五是應(yīng)注重系統(tǒng)后期維護(hù)升級(jí)，提升系統(tǒng)運(yùn)行可靠性，避免因系統(tǒng)本身漏洞導(dǎo)致的檔案信息損壞或丟失。

（五）加強(qiáng)人員隊(duì)伍建設(shè)。專(zhuān)職檔案人員對(duì)于信息技術(shù)知識(shí)的掌握存在一定短板，也是目前基層綜合檔案室人員的通病。在檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)中，檔案人員不僅僅是要對(duì)檔案知識(shí)、檔案業(yè)務(wù)精通，更要對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代化信息技術(shù)有所了解，才能將檔案管理工作理論與信息管理系統(tǒng)的建設(shè)實(shí)踐相融合，才能緊跟時(shí)代腳步不斷建設(shè)完善的系統(tǒng)功能。因此檔案人員應(yīng)對(duì)自我提升提出更高要求，有計(jì)劃、有針對(duì)性地對(duì)相關(guān)知識(shí)開(kāi)展補(bǔ)充和更新，優(yōu)化自身知識(shí)結(jié)構(gòu)。同時(shí)綜合檔案室也可吸收擅長(zhǎng)運(yùn)用信息和數(shù)據(jù)技術(shù)的復(fù)合型檔案人才或跨行業(yè)人才，彌補(bǔ)短板，為檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)助力。

另外，檔案信息管理系統(tǒng)的建設(shè)僅僅依靠檔案專(zhuān)職人員是不夠的，其建設(shè)要實(shí)現(xiàn)共享利用，擴(kuò)大利用范圍則需要依靠檔案管理工作網(wǎng)絡(luò)中的所有人員共同努力。因此綜合檔案室應(yīng)從工作實(shí)際操作出發(fā)，加大培訓(xùn)力度，最大化兼職檔案人員的力量，讓兼職檔案人員也融入系統(tǒng)建設(shè)，在初期搭建時(shí)提出需求建議、在使用過(guò)程中給予反饋意見(jiàn)。如此依靠一支可靠的檔案專(zhuān)兼職管理人員隊(duì)伍，才能真正將檔案信息管理系統(tǒng)用好、用活，才能從檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)中走向數(shù)字化轉(zhuǎn)型，滿(mǎn)足新時(shí)代檔案工作的發(fā)展需求。

四、結(jié)語(yǔ)

綜合來(lái)看，檔案信息管理系統(tǒng)是應(yīng)對(duì)現(xiàn)代化時(shí)代背景下檔案工作環(huán)境、對(duì)象、流程巨大變化的有效工具與重要手段。綜合檔案室應(yīng)根據(jù)新形勢(shì)新要求，從檔案支撐決策的高度出發(fā)，找準(zhǔn)檔案工作目標(biāo)和方向，統(tǒng)籌考慮檔案資源、檔案利用、檔案安全等多方面因素，逐步完善推動(dòng)檔案信息管理系統(tǒng)，從而實(shí)現(xiàn)單位檔案工作的高質(zhì)量發(fā)展。