基于共享財(cái)務(wù)的高校財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型研究

郭敏雯

（西北工業(yè)大學(xué) 財(cái)務(wù)處，陜西 西安 710000）

隨著科學(xué)技術(shù)的迅猛發(fā)展，人工智能作為前沿科技之一，應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大，也給人們的生活帶來了極大的改變。從人機(jī)對弈，到自動駕駛汽車、人形機(jī)器人，再到弱人工智能階段，人工智能對產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)、城市形態(tài)及生活方式都帶來了巨大的改變。對于財(cái)務(wù)來說，也實(shí)現(xiàn)了從手工記賬到會計(jì)電算化，再到財(cái)務(wù)共享的轉(zhuǎn)型，讓過去的不可能變?yōu)榭赡?。依托互?lián)網(wǎng)技術(shù)，會計(jì)電算化走向財(cái)務(wù)信息化，而財(cái)務(wù)共享服務(wù)中心及相關(guān)信息技術(shù)的發(fā)展，是財(cái)務(wù)領(lǐng)域又一次里程碑式的革命。

一、高校財(cái)務(wù)管理現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢

近年來，隨著高校規(guī)模的日益擴(kuò)大，財(cái)務(wù)管理模式面臨著巨大的挑戰(zhàn)。國家財(cái)政對高校的經(jīng)濟(jì)支持力度越來越大，學(xué)?？芍浣?jīng)費(fèi)數(shù)額越來越大，多校區(qū)、多模式辦學(xué)，異地機(jī)構(gòu)等的建立需要財(cái)務(wù)部門更合理、科學(xué)的安排資金收支，以達(dá)到學(xué)校資金使用的最優(yōu)配置。學(xué)校各部門間業(yè)務(wù)往來頻繁，溝通不通暢，財(cái)務(wù)管理工作變得更加繁瑣，業(yè)務(wù)量大，效率不高，而國家對高校的資金監(jiān)管卻逐步提高，這就需要一個共享平臺實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的互聯(lián)互通、集成管理。隨著人工智能等信息技術(shù)的出現(xiàn)和發(fā)展，給高校財(cái)務(wù)管理帶來了新的機(jī)會和挑戰(zhàn)。

二、高校財(cái)務(wù)工作存在的問題

如何解決繁瑣的財(cái)務(wù)報(bào)銷流程，為科研人員松綁，是學(xué)校落實(shí)科研“放管服”的重要舉措。改革簡潔易操作的財(cái)務(wù)報(bào)銷系統(tǒng)，提高會計(jì)信息化水平，提升服務(wù)質(zhì)量，簡化報(bào)銷流程，是現(xiàn)在每個高校財(cái)務(wù)管理人員急需解決的問題。

(一)財(cái)務(wù)報(bào)銷業(yè)務(wù)量大

隨著高等教育的快速發(fā)展，課題項(xiàng)目、研究經(jīng)費(fèi)不斷增多，為了避免老師在課題經(jīng)費(fèi)使用過程中的虛假支出，國家大力推行電子發(fā)票，同時要求使用公務(wù)卡進(jìn)行結(jié)算付款，這使得日常報(bào)銷中需要核對的信息量急劇增加，給財(cái)務(wù)人員帶來了工作難度。

(二)政策宣講不到位

隨著國家財(cái)經(jīng)法規(guī)及制度的不斷更新完善，財(cái)務(wù)政策不斷推陳出新。面對數(shù)量龐大的師生群體，如何深入的宣講政策制度存在著一定的困難。師生對財(cái)務(wù)制度了解不透徹，容易造成信息傳遞不到位、不及時，將簡單的報(bào)銷業(yè)務(wù)變得復(fù)雜化，降低辦事效率。

(三)報(bào)賬員頻繁更換

目前很多課題組缺少科研助理，不同的教職工經(jīng)常使用同一個經(jīng)費(fèi)號，有時還會找學(xué)生辦理財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)，由于不同人員對財(cái)務(wù)政策的掌握和理解不一致，或者對報(bào)賬流程的把握不到位，經(jīng)常造成單據(jù)材料不完備而退單，無形中給財(cái)務(wù)工作人員造成了返工，增加了時間成本。

(四)財(cái)務(wù)人員配備不到位

由于報(bào)銷內(nèi)容不斷細(xì)化，財(cái)務(wù)人員工作量不斷提高，無形中也帶來了巨大的工作壓力。目前各高校人員編制均有所限制，學(xué)校不得不大量聘用人事代理，造成人員素質(zhì)層次不齊。同時，大量簡單的重復(fù)性工作，仍需要工作人員人為判斷業(yè)務(wù)發(fā)生的真實(shí)性，在不斷提高的服務(wù)要求下，極度考驗(yàn)工作人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)和溝通能力。

(五)會計(jì)信息化水平不高

盡管當(dāng)前的人工智能技術(shù)已經(jīng)被大規(guī)模的應(yīng)用在現(xiàn)有的財(cái)務(wù)系統(tǒng)工作中，但智能化手段還不夠高，很多重復(fù)、繁瑣的工作仍未解決，不能推動財(cái)務(wù)工作的轉(zhuǎn)型。例如預(yù)算管理，由于預(yù)算管理缺乏相關(guān)的信息化系統(tǒng)，信息化水平較低，管理效率低下，現(xiàn)階段還存在通過紙質(zhì)預(yù)算申報(bào)書來進(jìn)行預(yù)算信息收集，通過“二上二下”再將最后審定的預(yù)算數(shù)下發(fā)到學(xué)院，這樣的預(yù)算管理系統(tǒng)是較為落后且不方便的。

三、高校財(cái)務(wù)工作轉(zhuǎn)型路徑

(一)建立財(cái)務(wù)集中核算管理系統(tǒng)平臺

該平臺將整合目前財(cái)務(wù)資源，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬、審批、審核等業(yè)務(wù)支撐，具體包括綜合財(cái)務(wù)管理、共享運(yùn)營、預(yù)算管理等系統(tǒng)。在功能上支持業(yè)務(wù)填單、審批，財(cái)務(wù)審核，會計(jì)憑證自動生成等功能，通過系統(tǒng)設(shè)定規(guī)則校驗(yàn)、預(yù)算校驗(yàn)功能，提高業(yè)務(wù)處理效率同時加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。搭建電子報(bào)賬系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)、發(fā)票采集系統(tǒng)、發(fā)票管理系統(tǒng)、共享運(yùn)營系統(tǒng)、電子檔案系統(tǒng)等于一體的財(cái)務(wù)共享平臺。

(二)搭建智能化報(bào)銷平臺

1.利用OCR技術(shù)減輕報(bào)賬負(fù)擔(dān)。通過人工智能技術(shù)，將高重復(fù)、技術(shù)含量低的體力工作通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，實(shí)現(xiàn)會計(jì)核算流程自動化，可以大幅提升會計(jì)人員的工作效率，如將核對發(fā)票抬頭，計(jì)算發(fā)票金額等人工識別工作改為自動識別校對電子發(fā)票，即利用OCR技術(shù)，自動提取發(fā)票信息，填寫報(bào)銷單據(jù)，完成發(fā)票真?zhèn)尾轵?yàn)并提交至影像服務(wù)器進(jìn)行票據(jù)保存等工作。

2.搭建商旅共享平臺。通過商旅共享平臺，實(shí)現(xiàn)一站式差旅服務(wù)功能。平臺對接同城商旅，差旅費(fèi)由供應(yīng)商墊資，師生通過平臺下單，商旅平臺按月統(tǒng)一對賬開票，同時實(shí)現(xiàn)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)無縫對接。不僅可以實(shí)現(xiàn)差旅行為的事前審批管控，同時解決了師生墊資和借款問題，出差標(biāo)準(zhǔn)、預(yù)算和資金控制集中管理，后期的自動對賬也解決了報(bào)銷時手工粘貼報(bào)銷發(fā)票的繁瑣手續(xù)。既簡化流程，又減輕一線財(cái)務(wù)人員的工作量，降低成本，提升效率。

(三)建立業(yè)財(cái)稅一體化的財(cái)務(wù)共享中心

將重復(fù)性大的流水線工作進(jìn)行集中處理，同時將采購、費(fèi)用核算、資金管理、往來款管理、合同管理及預(yù)算管理等模塊進(jìn)行整合，搭建全流程的財(cái)務(wù)共享信息平臺，不僅實(shí)現(xiàn)了學(xué)校財(cái)務(wù)工作和職能的整合，也提高了財(cái)務(wù)管理的效率和質(zhì)量，在方便師生隨時隨地進(jìn)行報(bào)銷審批的同時推動了財(cái)務(wù)工作的快速轉(zhuǎn)型。

1.實(shí)現(xiàn)線上審批和財(cái)務(wù)審核。通過整合現(xiàn)有財(cái)務(wù)資源，實(shí)現(xiàn)報(bào)賬、審核、審批、支付等全流程管理。財(cái)務(wù)集中核算管理系統(tǒng)平臺在功能上支持業(yè)務(wù)審批、報(bào)銷單據(jù)填報(bào)、會計(jì)憑證自動生成等，并通過設(shè)定校驗(yàn)規(guī)則和預(yù)算控制規(guī)則提高業(yè)務(wù)處理效率，增強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)控制力度。系統(tǒng)承載了員工自報(bào)賬初始至業(yè)務(wù)領(lǐng)導(dǎo)審批、財(cái)務(wù)審核、付款會計(jì)支付的全程業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)信息，支持所有納入的上線單位費(fèi)用報(bào)銷業(yè)務(wù)的流程化、標(biāo)準(zhǔn)化、高效率處理。

2.實(shí)現(xiàn)報(bào)賬共享。所謂的報(bào)賬共享是建立在核算共享的基礎(chǔ)上的，即前端的網(wǎng)上報(bào)賬流程全部通過共享的模式，借助電子影像化，實(shí)現(xiàn)全單位模式下，財(cái)務(wù)人員處理多部門各單位的報(bào)銷、核算、稽核、發(fā)票查詢等模式，同時將預(yù)算、核算進(jìn)行全面共享，各權(quán)限人員均可瀏覽。

3.實(shí)現(xiàn)采購管理智能化。在采購共享方面，借助成熟的電商平臺，實(shí)現(xiàn)辦公用品、專用材料等在線采集訂購，確保交易的真實(shí)性和完整性，同時減少人員自行墊支資金，和項(xiàng)目掛鉤，統(tǒng)一結(jié)算，實(shí)現(xiàn)消費(fèi)業(yè)務(wù)和財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)自動化結(jié)算，使財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)融為一體，方便數(shù)據(jù)提取和統(tǒng)計(jì)。

4.實(shí)現(xiàn)發(fā)票管理稅務(wù)共享?；镜臅?jì)核算發(fā)票有交通費(fèi)、餐費(fèi)、住宿費(fèi)、辦公費(fèi)等類型，現(xiàn)階段普遍采用機(jī)打發(fā)票和電子發(fā)票。票據(jù)報(bào)銷業(yè)務(wù)占據(jù)著高校財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的很大比重，投入的人力也是最多的。在稅務(wù)共享模式下，發(fā)票管理模塊可以通過共享平臺進(jìn)行自動驗(yàn)真及查重，在提升業(yè)務(wù)合規(guī)性的同時可以大大降低重復(fù)報(bào)銷的問題。

5.將合同管理與往來款管理掛鉤。通過引入合同管理系統(tǒng)，可以利用完善的管理流程和標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)范合同的管理。將合同管理系統(tǒng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)間數(shù)據(jù)實(shí)現(xiàn)互聯(lián)互通，對合同履行階段、狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)監(jiān)控，同時與往來款管理掛鉤，實(shí)時統(tǒng)計(jì)支付情況，隨時做到異常預(yù)警。通過啟用合同結(jié)算功能，實(shí)現(xiàn)合同關(guān)鍵信息管理，并支持上傳電子附件，連通電子影像系統(tǒng)進(jìn)行影像掃描與影像查詢，實(shí)現(xiàn)合同的無紙化調(diào)閱。合同臺賬模塊可通過登記合同關(guān)鍵結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，在電子報(bào)賬系統(tǒng)報(bào)賬時關(guān)聯(lián)合同，進(jìn)行收付款計(jì)劃控制，從而實(shí)現(xiàn)合同控制。

(四)建立全面預(yù)算管理系統(tǒng)

通過建立預(yù)算管理系統(tǒng)，學(xué)校各單位可在線進(jìn)行預(yù)算信息填報(bào)并進(jìn)行線上審核，無需遞交紙質(zhì)材料，大大提高學(xué)校的預(yù)算管理水平。在深入分析高校預(yù)算管理實(shí)際情況和普通要求的基礎(chǔ)上，結(jié)合學(xué)校預(yù)算管理模式和思路，建立包括：預(yù)算申報(bào)、預(yù)算編制、撥款下達(dá)、預(yù)算執(zhí)行、執(zhí)行分析、預(yù)算考核在內(nèi)的完整有效的全過程預(yù)算管理系統(tǒng)。預(yù)算管理系統(tǒng)和財(cái)務(wù)系統(tǒng)共用一個數(shù)據(jù)庫，主要用做后臺接收、處理數(shù)據(jù)，可實(shí)現(xiàn)學(xué)校二級單位預(yù)算申報(bào)、審批、調(diào)整、撥款、執(zhí)行等一系列線上管理模式。

(五)建立電子檔案系統(tǒng)

財(cái)務(wù)共享模式下的檔案管理，通過電子影像化管理系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)，電子檔案系統(tǒng)通過與網(wǎng)上報(bào)賬系統(tǒng)、核算系統(tǒng)、電子影像系統(tǒng)等其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無縫集成，實(shí)現(xiàn)憑證電子化的無縫管理。電子檔案系統(tǒng)將公司會計(jì)檔案納入系統(tǒng)管理，實(shí)現(xiàn)會計(jì)憑證和電子影像的自動匹配、分冊，檔案的歸檔、借閱等，在系統(tǒng)內(nèi)有跡可查，方便原始憑證的調(diào)閱和查詢。

(六)建立稽核管理系統(tǒng)

為方便稽核業(yè)務(wù)的開展，減少線下手工翻閱憑證，建立稽核管理系統(tǒng)。涵蓋憑證、預(yù)約單、資產(chǎn)等數(shù)據(jù)資源，以數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，工商、稅務(wù)發(fā)票為接口，隨時調(diào)取賬務(wù)系統(tǒng)和網(wǎng)報(bào)系統(tǒng)。將違反規(guī)則的業(yè)務(wù)視為風(fēng)險(xiǎn)業(yè)務(wù)，并支持告警推送，事前、事中、事后全方位稽核?，F(xiàn)階段事后稽核使用較多，通過檢查連號發(fā)票、賬務(wù)處理不規(guī)范、疑似拆分合同等情況，形成稽核報(bào)告，并反饋財(cái)務(wù)審核人員及相關(guān)經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人，在督促經(jīng)費(fèi)使用的同時，提升會計(jì)核算質(zhì)量。

大數(shù)據(jù)是推動社會走向智能化的重要驅(qū)動力，大數(shù)據(jù)、電子發(fā)票、會計(jì)電子檔案等的快速發(fā)展以及人工智能在財(cái)務(wù)上的應(yīng)用，為共享財(cái)務(wù)奠定了一定基礎(chǔ)，目前高校需要不斷加快速度，進(jìn)行研究探索、發(fā)展完善，建設(shè)財(cái)務(wù)共享中心不僅能夠?qū)崿F(xiàn)財(cái)務(wù)集中，更重要的是推動高校財(cái)務(wù)順利轉(zhuǎn)型。