楊帆
(福建省微生物研究所,福建 福州 350007)
如今的事業(yè)單位唯有做好資源配置,帶動(dòng)生產(chǎn)技術(shù)與經(jīng)營(yíng)管理水平進(jìn)步,才能夠促進(jìn)生產(chǎn)勞動(dòng)效率提高,給事業(yè)單位帶來(lái)更大的經(jīng)營(yíng)利益。而財(cái)務(wù)管理工作的本質(zhì),就是以財(cái)經(jīng)法規(guī)制度為指導(dǎo)原則,以事業(yè)單位的資產(chǎn)購(gòu)置、資本融通、經(jīng)營(yíng)現(xiàn)金流量以及利潤(rùn)分配為管理對(duì)象,開展的一系列內(nèi)部組織管理活動(dòng)。所以只有實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化,才能確保事業(yè)單位在資源合理化配置的前提下,有序地開展組織各類經(jīng)濟(jì)活動(dòng)業(yè)務(wù),促進(jìn)勞動(dòng)生產(chǎn)效率進(jìn)一步提升。
在財(cái)務(wù)管理信息化模式下,財(cái)務(wù)工作人員可以使用財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)軟件來(lái)處理數(shù)量龐大的財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù),僅需要簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)操作就能夠輕松實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)信息的錄入、整理、核算、輸出、分析與統(tǒng)計(jì)工作,并形成具有輔助決策價(jià)值的財(cái)務(wù)報(bào)告供給上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參考。財(cái)務(wù)管理信息化首先可以最大程度消除人工核算失誤的隱患問(wèn)題,極大程度提高事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性,降低了人為財(cái)務(wù)操作風(fēng)險(xiǎn),為事業(yè)單位的財(cái)務(wù)安全提供較為有利的數(shù)據(jù)支撐。另外,如今多數(shù)的財(cái)務(wù)管理軟件系統(tǒng)都有“留痕”功能,事業(yè)單位開展任何經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事務(wù),都必須有專門的會(huì)計(jì)憑證與會(huì)計(jì)賬簿記錄作為同步信息,后期人為加工修改難度極大,可以從根本上杜絕事業(yè)單位內(nèi)部人員以權(quán)謀私套取或套取公有資產(chǎn)的道德風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題,提高事業(yè)單位資產(chǎn)管理的安全系數(shù)。
通過(guò)加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè),還可以節(jié)約事業(yè)單位的人力管理成本,減少了財(cái)務(wù)管理人員的實(shí)際工作負(fù)擔(dān),由計(jì)算機(jī)軟件替代人工進(jìn)行大量繁雜的數(shù)據(jù)錄入、核算與編制工作,事業(yè)單位可以進(jìn)一步縮小財(cái)務(wù)崗位數(shù)量配置,緩解內(nèi)部超編、冗編造成的額外成本支出問(wèn)題。但財(cái)務(wù)管理信息化的作用不僅于此,它更在于對(duì)事業(yè)單位的生產(chǎn)與經(jīng)營(yíng)成本的實(shí)時(shí)監(jiān)控,能夠在信息技術(shù)的支持下對(duì)事業(yè)單位的大額成本項(xiàng)支出情況及時(shí)地開展錄入、查詢與跟蹤,提高財(cái)務(wù)信息在內(nèi)部流通的透明度與管理效率,從而從業(yè)務(wù)鏈條中反思審查問(wèn)題,優(yōu)化成本結(jié)構(gòu),減少不必要的資源浪費(fèi)。
加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)還有助于事業(yè)單位實(shí)現(xiàn)“業(yè)財(cái)融合”。傳統(tǒng)事業(yè)單位的管理模式中,財(cái)務(wù)部門與其他部門是相對(duì)孤立隔絕的,而通過(guò)信息化財(cái)務(wù)管理工作,事業(yè)單位能夠用財(cái)務(wù)信息來(lái)支撐前端業(yè)務(wù)發(fā)展。首先需要摸清自身的資產(chǎn)“家底”,厘清債權(quán)債務(wù)結(jié)構(gòu),然后才能在業(yè)務(wù)經(jīng)營(yíng)期間隨時(shí)根據(jù)當(dāng)前財(cái)務(wù)狀況、經(jīng)營(yíng)成果與現(xiàn)金流情況來(lái)權(quán)衡投資力度與經(jīng)營(yíng)利益之間關(guān)系,避免因資產(chǎn)長(zhǎng)期被無(wú)償占用導(dǎo)致的流動(dòng)性資金斷供問(wèn)題。
很多事業(yè)單位在體制轉(zhuǎn)型后,管理者的財(cái)務(wù)管理意識(shí)轉(zhuǎn)變不完全,使財(cái)務(wù)管理模式仍然停留在傳統(tǒng)階段,當(dāng)前階段的財(cái)務(wù)管理信息化只是“傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理+計(jì)算機(jī)”的簡(jiǎn)單疊加態(tài)勢(shì)。多數(shù)事業(yè)單位在財(cái)務(wù)管理工作上,僅僅是利用信息化軟件來(lái)對(duì)財(cái)務(wù)信息進(jìn)行記錄、匯總或是編制報(bào)表,而在財(cái)務(wù)分析決策上仍然沒(méi)有得到體現(xiàn)。也就是說(shuō),信息化財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的應(yīng)用,目前尚無(wú)法形成相關(guān)的財(cái)務(wù)決策意見或輔助信息,僅僅是加快了財(cái)務(wù)記賬與核算工作的效率。反思信息化制度的建設(shè)問(wèn)題,就是事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理崗位職能未得到充分拓展,因此它難以形成“事前、事中與事后”的全方位地管理閉環(huán)。
很多事業(yè)單位中還存在財(cái)務(wù)管理口徑不一致的問(wèn)題,這種問(wèn)題發(fā)生在兩個(gè)方面:一是事業(yè)單位與外部機(jī)構(gòu)組織的財(cái)務(wù)信息口徑不一,產(chǎn)生了“信息孤島”效應(yīng)。例如事業(yè)單位與政府職能部門之間的財(cái)務(wù)信息傳遞效果不佳,導(dǎo)致事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的外部監(jiān)管難度極大;再例如事業(yè)單位與銀行之間進(jìn)行業(yè)務(wù)對(duì)接時(shí)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一,導(dǎo)致財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)信息無(wú)法有效地反饋傳遞,難以滿足事業(yè)單位的實(shí)際發(fā)展需求。二是事業(yè)單位各個(gè)科室、部門之間的會(huì)計(jì)核算標(biāo)準(zhǔn)或執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)不一的問(wèn)題,使得事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理決策難以根據(jù)經(jīng)營(yíng)狀況做出及時(shí)的反應(yīng)調(diào)整,容易影響事業(yè)單位的實(shí)際管理效率,使事業(yè)單位蒙受經(jīng)濟(jì)效益損失??偟膩?lái)說(shuō),信息化建設(shè)不同步、會(huì)計(jì)核算的口徑不一致的問(wèn)題,帶來(lái)的后果是財(cái)務(wù)信息無(wú)法傳遞互通,使財(cái)務(wù)信息難以發(fā)揮應(yīng)有的數(shù)據(jù)價(jià)值。
由于財(cái)務(wù)管理信息化未能夠引起充分重視,所以往往因資金支持力度不足導(dǎo)致建設(shè)不到位。首先是財(cái)務(wù)信息軟件的開發(fā)水平嚴(yán)重滯后,事業(yè)單位如今采用的財(cái)務(wù)信息軟件,多數(shù)還仍然停留在幾年前的技術(shù)水平,軟件的實(shí)用性、靈活性與安全性均存在著嚴(yán)重不足。部分事業(yè)單位軟件功能匱乏,難以將事業(yè)單位的管理理念融入軟件定制需求中,導(dǎo)致預(yù)設(shè)的會(huì)計(jì)科目與事業(yè)單位的財(cái)務(wù)活動(dòng)內(nèi)容出入極大,因此僅能進(jìn)行簡(jiǎn)單地會(huì)計(jì)核算。再例如軟件在數(shù)據(jù)安全加密的設(shè)計(jì)存在嚴(yán)重缺陷,導(dǎo)致事業(yè)單位財(cái)務(wù)信息數(shù)據(jù)在未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)授權(quán)的前提下,可以被他人肆意盜取、破壞或篡改,容易使事業(yè)單位因失泄密問(wèn)題蒙受巨大損失。另一方面,財(cái)務(wù)信息軟件作為一款信息化技術(shù)服務(wù)產(chǎn)品,日常的更新維護(hù)是必不可少的。但事業(yè)單位在應(yīng)用信息化軟件辦公后,為了最大化節(jié)省信息化建設(shè)開支,配套的IT技術(shù)保障工作卻并未得到相應(yīng)重視,這導(dǎo)致了事業(yè)單位應(yīng)用軟件處理財(cái)務(wù)事務(wù)時(shí),經(jīng)常會(huì)因?yàn)檐浖?bào)錯(cuò)、卡死、崩潰或者是其他程序錯(cuò)誤影響辦公效率,嚴(yán)重時(shí)甚至?xí)a(chǎn)生錯(cuò)誤的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù),十分不利于事業(yè)單位財(cái)務(wù)體系的長(zhǎng)期運(yùn)作。
財(cái)務(wù)監(jiān)督是事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)基本職能,目的是通過(guò)匯總與核算財(cái)務(wù)信息,對(duì)事業(yè)單位的預(yù)算編制情況、預(yù)算執(zhí)行情況、財(cái)務(wù)支出的合理合規(guī)性與資產(chǎn)現(xiàn)狀等方面進(jìn)行核查審批,是確保事業(yè)單位資金安全的重要手段。然而從當(dāng)前多數(shù)事業(yè)單位開展的財(cái)務(wù)監(jiān)督工作現(xiàn)狀來(lái)看,由于監(jiān)督方法過(guò)于單一,不僅監(jiān)管經(jīng)濟(jì)活動(dòng)主體的信息質(zhì)量難以得到有效保證,而且缺乏全過(guò)程監(jiān)管的管理視角。例如部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)監(jiān)督方式僅限于對(duì)原始財(cái)務(wù)憑證的真實(shí)性進(jìn)行審查,但關(guān)于憑證填寫的信息是否真實(shí)合理、資產(chǎn)真實(shí)使用情況是否與報(bào)備內(nèi)容相符等則沒(méi)有加以過(guò)多追問(wèn)。導(dǎo)致事業(yè)單位極容易在采購(gòu)、招投標(biāo)等重要經(jīng)濟(jì)決策環(huán)節(jié)因套高報(bào)價(jià)而出現(xiàn)資產(chǎn)流失的問(wèn)題。此外另一方面部分事業(yè)單位的財(cái)務(wù)監(jiān)督機(jī)制,僅僅體現(xiàn)在財(cái)務(wù)活動(dòng)發(fā)生后的回查工作上,缺乏各類籌資分析、投資分析等事前預(yù)測(cè)功能,因此無(wú)法對(duì)可能發(fā)生的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題進(jìn)行預(yù)警,難以真正站在事業(yè)單位財(cái)務(wù)現(xiàn)狀與現(xiàn)金支付能力的角度上實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)監(jiān)管。
要想提高事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理水平,就要強(qiáng)化財(cái)務(wù)管理信息化意識(shí)。對(duì)于事業(yè)單位來(lái)說(shuō),確保資產(chǎn)安全是財(cái)務(wù)管理工作的底線原則,更是事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)常態(tài)化的先決保障。而財(cái)務(wù)管理信息化,具體就是指會(huì)計(jì)核算電算化與財(cái)務(wù)預(yù)算編制信息化。而信息化財(cái)務(wù)管理體系的建設(shè),是離不開業(yè)務(wù)素質(zhì)精、技術(shù)全面復(fù)合的高水平財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)人才的,所以首先應(yīng)當(dāng)不斷引進(jìn)吸納專業(yè)知識(shí)與崗位經(jīng)驗(yàn)并存的高尖端財(cái)會(huì)人才,同時(shí)根據(jù)事業(yè)單位的活動(dòng)安排,定期組織財(cái)務(wù)崗位人員參加技能培訓(xùn),包括電算化會(huì)計(jì)核算、信息化軟件操作與信息化預(yù)算編制等實(shí)用性崗位技能培訓(xùn)。其次是發(fā)揚(yáng)創(chuàng)新實(shí)踐精神,在聚焦主業(yè)做好會(huì)計(jì)核算與財(cái)務(wù)監(jiān)督的職能上,應(yīng)讓財(cái)務(wù)崗位人員主動(dòng)參與到事業(yè)單位稅務(wù)籌劃、決策支持、資本運(yùn)作與財(cái)務(wù)戰(zhàn)略制定等管理環(huán)節(jié)中,拓展發(fā)揮信息化財(cái)務(wù)管理職能。
無(wú)論任何時(shí)期,“降本增效”永遠(yuǎn)都是事業(yè)單位的最終經(jīng)營(yíng)目標(biāo),它意味著更小的經(jīng)濟(jì)成本投入與更大的經(jīng)營(yíng)效益成果。而實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理信息化,就是需要利用相關(guān)的信息化技術(shù)手段,對(duì)事業(yè)單位財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)一步整合優(yōu)化,使事業(yè)財(cái)務(wù)管理模式可視化,突出財(cái)務(wù)管理工作的實(shí)效性。所以具體實(shí)施信息化財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型時(shí),就不能再采用以往會(huì)計(jì)憑證、賬戶、報(bào)表等財(cái)務(wù)工作成果的分散化管理模式,而是要在會(huì)計(jì)核算口徑與預(yù)算執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)全面統(tǒng)一化的原則下,借助單位內(nèi)部局域網(wǎng)、本地財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)、線上網(wǎng)銀以及遠(yuǎn)程辦公軟件等現(xiàn)代化手段,打破內(nèi)部財(cái)務(wù)信息“孤島效應(yīng)”,實(shí)時(shí)監(jiān)控財(cái)務(wù)動(dòng)向,規(guī)范經(jīng)濟(jì)活動(dòng)行為,確保事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理決策的科學(xué)性與可行性。例如審查事業(yè)單位項(xiàng)目預(yù)算金額、預(yù)算執(zhí)行情況時(shí),應(yīng)當(dāng)利用電子化財(cái)務(wù)軟件優(yōu)勢(shì),加大事業(yè)單位透明化財(cái)務(wù)管理工作力度,使各個(gè)部門都可以隨時(shí)登錄訪問(wèn)財(cái)務(wù)管理信息系統(tǒng)來(lái)獲取有關(guān)的財(cái)務(wù)信息,使事業(yè)單位內(nèi)部財(cái)務(wù)管理工作變得更加公開化、透明化,這樣就為事業(yè)單位進(jìn)一步統(tǒng)一財(cái)務(wù)核算口徑奠定了內(nèi)部制度基礎(chǔ)。
所以應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部建立起完善的信息化財(cái)務(wù)管理制度,確保事業(yè)單位開展經(jīng)濟(jì)活動(dòng)事務(wù)時(shí),相關(guān)負(fù)責(zé)人能夠始終遵守國(guó)家法律法規(guī)與財(cái)務(wù)規(guī)章制度,堅(jiān)持勤儉辦事的基本方針原則。在確保資金管理安全的前提下,提高資金的使用效益。應(yīng)當(dāng)根據(jù)《新政府會(huì)計(jì)制度》的相關(guān)規(guī)定,建立起核算主體分離,但內(nèi)容銜接統(tǒng)一的財(cái)務(wù)預(yù)算管理模式,將事業(yè)單位的資產(chǎn)、凈資產(chǎn)與負(fù)債情況清查徹底后計(jì)入對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目?jī)?nèi)進(jìn)行核算。在此基礎(chǔ)上,事業(yè)單位還要明確對(duì)變動(dòng)頻繁的小數(shù)額資金的流動(dòng)性監(jiān)管辦法,例如對(duì)公賬戶報(bào)銷的費(fèi)用支出、資產(chǎn)處置賬目變化等,均需要財(cái)務(wù)工作人員在信息化財(cái)務(wù)管理軟件上如實(shí)地填制財(cái)務(wù)賬簿與會(huì)計(jì)憑證,并核驗(yàn)票據(jù)與明細(xì)記錄的真實(shí)性,規(guī)范專項(xiàng)資金的使用合理性,避免財(cái)務(wù)電算化數(shù)據(jù)出現(xiàn)核算口徑不一的問(wèn)題。
在事業(yè)單位實(shí)施財(cái)務(wù)信息化管理模式,還需進(jìn)一步加大信息化財(cái)務(wù)管理軟件的投資力度,改進(jìn)信息化技術(shù)手段,充分發(fā)揮財(cái)務(wù)管理軟件的功能。事業(yè)單位可以選擇與市場(chǎng)中信譽(yù)資質(zhì)條件較好的信息技術(shù)企業(yè)達(dá)成長(zhǎng)期合作業(yè)務(wù),由專業(yè)的信息化企業(yè)負(fù)責(zé)提供軟件產(chǎn)品與配套技術(shù)服務(wù),為事業(yè)單位財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)提供產(chǎn)品技術(shù)保證。首先,要結(jié)合事業(yè)單位的財(cái)務(wù)管理工作實(shí)際,以“數(shù)智技術(shù)融合”為業(yè)務(wù)需求,構(gòu)建包含資金管理、資產(chǎn)管理、費(fèi)用管理、成本管理、會(huì)計(jì)核算、財(cái)務(wù)中心、稅務(wù)管理、事業(yè)單位績(jī)效等多種功能用途的信息化軟件產(chǎn)品,并根據(jù)新《政府會(huì)計(jì)制度》要求,預(yù)設(shè)好軟件對(duì)應(yīng)的會(huì)計(jì)科目與子項(xiàng),同時(shí)應(yīng)當(dāng)開放自定義權(quán)限,讓事業(yè)單位得以根據(jù)財(cái)經(jīng)法規(guī)的變動(dòng)靈活調(diào)整會(huì)計(jì)科目,確保信息化財(cái)務(wù)管理工作水平始終做到“與時(shí)俱進(jìn)”。其次,要做好信息化財(cái)務(wù)管理軟件的數(shù)據(jù)安全性能,事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)在內(nèi)部使用財(cái)務(wù)軟件的計(jì)算機(jī)服務(wù)器網(wǎng)絡(luò)中加裝網(wǎng)關(guān)、網(wǎng)閘與安全防護(hù)軟件,確保外部數(shù)據(jù)交換安全。同時(shí)另一邊還應(yīng)當(dāng)由信息技術(shù)企業(yè)做好IT運(yùn)維技術(shù)服務(wù),定期做好軟件的升級(jí)維護(hù),修復(fù)用戶訪問(wèn)權(quán)限漏洞,確保事業(yè)單位信息化財(cái)務(wù)管理軟件運(yùn)行安全、可靠。
應(yīng)當(dāng)在事業(yè)單位內(nèi)部建立起“事前預(yù)測(cè)、事中監(jiān)督、事后審查”的財(cái)務(wù)監(jiān)督管理機(jī)制。
首先,應(yīng)當(dāng)利用信息化財(cái)務(wù)管理軟件的信息收集功能,對(duì)事業(yè)單位的收支結(jié)構(gòu)、經(jīng)營(yíng)利潤(rùn)情況、債權(quán)債務(wù)結(jié)構(gòu)等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行橫向與縱向的對(duì)比,并與此前的計(jì)劃目標(biāo)預(yù)期值進(jìn)行差異分析,可以以圖表這種直觀形式對(duì)具體的財(cái)務(wù)指標(biāo)執(zhí)行情況進(jìn)行分析評(píng)估,重點(diǎn)是從財(cái)務(wù)支出項(xiàng)中分析不合理因素,為后續(xù)制定財(cái)務(wù)預(yù)算編制提供有力的數(shù)據(jù)支撐。
其次,事后審查機(jī)制,要求事業(yè)單位內(nèi)部所有資金使用支出活動(dòng),都必須在信息化財(cái)務(wù)管理軟件上登記落實(shí)到具體責(zé)任人,例如物資申領(lǐng)、基建項(xiàng)目撥款等。確保事業(yè)單位的每一筆資金都在信息化動(dòng)態(tài)監(jiān)管視野下,用途、動(dòng)向與經(jīng)辦人全程可回溯追查。最大程度杜絕個(gè)別科室部門出現(xiàn)“賬外賬”,或者賬本“兩張皮”的違規(guī)操作現(xiàn)象,保障事業(yè)單位資產(chǎn)不出現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。
綜上所述,事業(yè)單位想要在新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下生存發(fā)展,唯有加快財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)來(lái)提高內(nèi)部管理水平,促進(jìn)生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)效益提升。然而信息化財(cái)務(wù)管理模式并不是簡(jiǎn)單的計(jì)算機(jī)核算與傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的疊加,它更需要財(cái)務(wù)崗位人員轉(zhuǎn)變職能身份,在事業(yè)單位內(nèi)部建立起“事前預(yù)測(cè)、事中監(jiān)督、事后審查”的立體化財(cái)務(wù)管理模式,發(fā)揮財(cái)務(wù)崗位的輔助決策作用。因此事業(yè)單位更需要進(jìn)一步健全信息化財(cái)務(wù)管理制度、提高財(cái)務(wù)崗位人員意識(shí)、完善信息化財(cái)務(wù)管理機(jī)制的頂層設(shè)計(jì)與提高信息化軟件技術(shù)水平。這樣才能夠綜合確保事業(yè)單位的資產(chǎn)安全,提高資產(chǎn)利用效率。