K公司財務云審批系統(tǒng)設計與實施紀實

張雪明 佛山市交通科技有限公司

引言

傳統(tǒng)的財務工作模式已經(jīng)不能適應現(xiàn)階段企業(yè)集團化的管理要求，依托于現(xiàn)代信息技術的財務共享運營模式能夠優(yōu)化業(yè)務流程、提高工作效率、降低企業(yè)成本，已經(jīng)得到越來越多企業(yè)的認可。那么，這種新的運營模式如何在一個企業(yè)成形和落地，變成為提升企業(yè)管理水平的利器？讓我們看看作為傳統(tǒng)國有企業(yè)的K公司是怎么做的。

一、背景資料

K公司是一家市屬全資國有企業(yè)，成立于2019年末，主要從事公路橋梁工程材料研發(fā)、生產(chǎn)與銷售。K公司擁有兩家全資子公司，母子公司總?cè)藬?shù)約200人。公司財務工作模式老舊，極大地影響了公司的治理水平。為此，K公司管理層決定構建集團型財務一體化管控體系，對子公司財務預算、日常審批、資金使用、籌融資等各類事項進行統(tǒng)籌管理，并加快建設“財務云審批系統(tǒng)+資金結算CBS系統(tǒng)+財務核算分析系統(tǒng)”的財務共享平臺，而財務云審批系統(tǒng)是財務共享戰(zhàn)略實施的首要步驟。

通過設計與實施財務云審批系統(tǒng)，旨在解決公司內(nèi)控中存在的突出問題。

（一）財務管理標準化、流程化程度不高

首先，各公司的財務審批事項不在統(tǒng)一的平臺內(nèi)，未實現(xiàn)財務統(tǒng)籌管控；其次，審批流程非標準化而且非固定化，不具有強制性，手簽審批流程存在一定的人為因素，內(nèi)控制度的執(zhí)行有待進一步強化。

（二）審批效率低

手簽審批受到時間與空間的雙重限制。在時間方面，K公司一項差旅費報銷的完成審批時間在10天左右，相比采用云審批系統(tǒng)的公司要多出7～8天；在空間方面，公司新建的生產(chǎn)基地距離K公司相距20公里以上，當涉及多部門審批以及需要公司領導審批時，申請人員要在兩個地點往返，耗費大量精力，經(jīng)常會出現(xiàn)集中排隊簽字的現(xiàn)象，如果相關人員出差在外，則審批效率更加低下。

（三）業(yè)財關聯(lián)度不高

在無信息系統(tǒng)情況下，業(yè)務、財務審批事項之間的勾稽檢查依賴于人員的工作經(jīng)驗，部門之間的內(nèi)部協(xié)作專業(yè)程度不高，不僅影響工作效率而且無法保證工作質(zhì)量。比如，合同管理與財務付款之間容易脫節(jié)，財務人員無法在第一時間掌握合同的完成進度，合同管理人員也無法及時掌握合同的付款情況。

二、需求挖掘與設計分析

（一）梳理系統(tǒng)設計需求

公司召開財務云審批系統(tǒng)整體規(guī)劃討論會，各部門結合自身的工作特點提出了系統(tǒng)設計需求。

合約管理部門提出的需求包括：一是公司主要經(jīng)營業(yè)務是為公路建設提供建設材料與工程服務，絕大部分的經(jīng)濟事項必須簽訂合同，合同管理的規(guī)范性、完整性一定程度上決定了公司內(nèi)控管理的質(zhì)量。為此，財務云審批系統(tǒng)必須要搭設合同管理模塊，并將合同管理作為管控的出發(fā)點。二是合同管理模塊要建設成為各公司統(tǒng)一使用的合同管控平臺，將所有企業(yè)的合同管理過程透明化、責任落實規(guī)范化，同時，要建立科學的合同評審流程，明確各個部門合同評審職責，細化各部門評審過程中重點審查的合同條款。三是強制使用合同管控平臺的要求。即在正式簽訂合同文本之前，各公司應當在財務云審批系統(tǒng)履行合同評審程序，經(jīng)有權決策人員審批同意后方可簽訂。對未經(jīng)評審的合同所載事項，財務及相關審核部門等不得受理。此外，所有合同審批流程可追溯、建立臺賬、永久留存。

（二）各功能模塊的主要內(nèi)容

（1）財務前置審批模塊：包括出差審批、業(yè)務接待審批、知識產(chǎn)權申報審批、車輛送修審批、采購需求審批、誤餐費審批、臨聘專家審批等。

（2）財務付款模塊：包括合同付款審批與費用報銷審批。其中，合同付款審批，必須關聯(lián)合同模塊，查驗是否達到付款合同的付款條款的要求。

（3）合同管理模塊：包括供應商、客戶信息登記審批、合同評審流程審批、合同臺賬登記、合同查詢等。其中，合同評審流程審批結束后自動將該合同信息發(fā)送至合同臺賬。

（4）物資管理模塊：包括入庫單審批、領用單審批、發(fā)貨單審批和物資查詢統(tǒng)計等。

三、軟硬件的選型

（一）選型時考慮的因素

（1）需求的通用性：經(jīng)分析，K公司各部門所提出的設計需求中，均為通用性的需求，個性化定制不多，可以選用通用型軟件，并由合作的軟件公司進行少量定制開發(fā)。

（2）使用人群的特點：使用人數(shù)總量不大，使用人員多數(shù)具有公路工程背景，計算機基礎相對薄弱，流程的設計不能過于復雜。

（3）系統(tǒng)服務器壓力：預測年審批流程數(shù)量在5000條左右，在PC端與手機端同時并行的情況下，對服務器等硬件系統(tǒng)要求不高，一般的小型服務器可以滿足要求，由于財務信息安全性要求，宜搭設本地服務器而不租用云服務器。

（4）投資建設概算：80萬元以內(nèi)，其中硬件20萬元、軟件60萬元。

（5）系統(tǒng)外接能力：可以對接用友財務軟件。

（二）硬件的選型

采購一般的小型服務器。公司信息部門采用了華為2288HV5服務器，并負責搭建好有關環(huán)境。

（三）軟件的選型

近幾年大數(shù)據(jù)、云計算等技術取得突破性進展，涌現(xiàn)出越來越多為財務共享提供電子數(shù)據(jù)支持的公司，如F微、Z遠和L凌三家軟件公司。K公司對三家軟件公司的公司實力、產(chǎn)品特點、產(chǎn)品報價進行了比選分析。

1. F微軟件公司

（1）公司實力：成立時間2001年，為A股上市公司，知名度很高。

（2）產(chǎn)品特點：側(cè)重移動辦公，主要產(chǎn)品有面向大中型企業(yè)的平臺型產(chǎn)品e-cology、面向中小型企業(yè)的應用型產(chǎn)品e-office等；產(chǎn)品優(yōu)勢在于標準化的OA產(chǎn)品，性能穩(wěn)定，部署簡單，產(chǎn)品本身的界面比較容易適應，與企業(yè)微信、釘釘互聯(lián)，能夠?qū)佑糜沿攧哲浖?；不足之處在于可擴展性、可開發(fā)性、可集成性方面較弱，如遇多系統(tǒng)整合，技術力量方面不及L凌軟件公司。

（3）產(chǎn)品報價：面向中小型企業(yè)的應用型產(chǎn)品e-office，PC端和移動端注冊300用戶，價格不高于50萬元。

2. L凌軟件公司

（1）公司實力：成立時間2001年，公司未上市但行業(yè)知名度較高。

（2）產(chǎn)品特點：側(cè)重主打數(shù)字化辦公，主要產(chǎn)品包括知識化工作平臺EKP（大中型企業(yè)）、智慧協(xié)同平臺EIS（成長型企業(yè)），專業(yè)知識管理平臺KMS、企業(yè)社交平臺KK等。產(chǎn)品優(yōu)勢側(cè)重定位為“平臺+應用”產(chǎn)品模式，擁有較強的平臺化整合能力，與釘釘互聯(lián)。產(chǎn)品易擴展性、易集成性受大中型企業(yè)客戶的青睞，能夠?qū)佑糜沿攧哲浖?。不足之處在于非標準化OA產(chǎn)品，價格較高。

（3）產(chǎn)品報價：智慧協(xié)同平臺EIS（成長型企業(yè)），PC端和移動端注冊500用戶，價格不高于80萬元。

3. Z遠軟件公司

（1）公司實力：成立時間2002年，為創(chuàng)業(yè)板上市公司，知名度居中。

（2）產(chǎn)品特點：側(cè)重智慧協(xié)同，主要產(chǎn)品與服務有A3協(xié)同管理軟件、A6-s 協(xié)同管理軟件、A6-m 協(xié)同管理軟件、A8-m 協(xié)同管理軟件、M1 移動協(xié)同軟件、G6 政務協(xié)同管理軟件、E9 教育實訓平臺等。產(chǎn)品優(yōu)勢在于產(chǎn)品功能設計比較均衡，標準化的OA產(chǎn)品，符合通用的產(chǎn)品化標準；流程和文檔管理上，已經(jīng)比較成熟且與企業(yè)微信、釘釘互聯(lián)，能夠?qū)佑糜沿攧哲浖?；不足的地方在于個性化的應用以及業(yè)務管理應用中表現(xiàn)比較欠缺。

（3）產(chǎn)品報價：A6-m協(xié)同管理軟件，PC端和移動端注冊300用戶，價格不高于50萬元。

綜合考慮下，K公司選擇了F微軟件公司e-office產(chǎn)品作為財務云審批系統(tǒng)的支撐軟件，并在F微軟件公司的協(xié)助下，開啟了財務云審批系統(tǒng)的實施工作。

四、系統(tǒng)的實施

（一）基礎信息采集

基礎信息是財務云審批系統(tǒng)運行的基礎，包括組織架構、人員信息、功能角色定義等。

（1）功能角色定義：財務云審批系統(tǒng)所使用的角色包括員工、部門負責人、分管領導、公司負責人、會計、出納、財務負責人、合約管理員、倉庫管理員、薪酬管理員等。

（2）組織架構設置：本部及兩家全資子公司的人員，均使用財務云審批系統(tǒng)。將三家公司設置為一級部門，公司下屬部門為二級部門，各部門（如有）下屬分部為三級部門。各部門均有相應的部門負責人。

（3）人員信息：需采集員工所屬公司名稱、所屬部門名稱、姓名、工號、性別、職務、移動電話、直接上級領導等信息。

（二）搭建表單與流程

1.設置表單格式

表單格式的設置相當于將原紙質(zhì)的表單“搬”進系統(tǒng)中去。表單格式的設計往往體現(xiàn)了財務內(nèi)控管理的需求，大多數(shù)情況下，表單設計均需在原有紙質(zhì)表單的基礎上進行優(yōu)化。

2.為不同的表單設置相應流程

定義角色、組織架構設置、采集人員信息、設置表單格式等是進行流程設置的必備項。搭建與修改審批流程最能體現(xiàn)財務制度的要求，也是最復雜的一個環(huán)節(jié)。

不同的表單所記錄的經(jīng)濟事項不一樣，應配置不同的審批流程。比如，《費用報銷審批表》按“經(jīng)辦人→會計→部門負責人→財務負責人→分管領導→公司領導→交單整理→出納付款”的流程進行設計，《誤餐登記表》按“申請人→部門負責人→會計審核→財務負責人”的流程進行設計。兩者流程長短不一，終審點不一樣，審核的重點也不一樣。流程的來源除了來自相關制度的規(guī)定外，也來自公司原有的有效的控制習慣。

流程設計時，可以結合公司的財務制度的要求設置流程的長短，比如前面所述的《出差審批表》，在執(zhí)行“申請人→部門負責人→人事部門→分管領導→總經(jīng)理→董事長”流程時，2日（含）內(nèi)的省內(nèi)出差申請到總經(jīng)理節(jié)點結束，而省外出差或者2日（不含）以上省內(nèi)的出差申請則到董事長節(jié)點才終止。在流程設計時，設計人員可通過設置出口條件以達到上述目的。

（三）建立不同模塊、不同表單之間的關聯(lián)關系

業(yè)務與財務之間的聯(lián)動體現(xiàn)為不同模塊、不同表單之間的強制關聯(lián)。這種關聯(lián)使業(yè)務、財務雙方均受控。正是這種強制關聯(lián)，使得業(yè)務、財務雙方的工作人員不斷完善自身的工作，起到相互提醒作用。

比如合同模塊與財務付款模塊之間的一項牽制，未在合同模塊錄入臺賬的合同，無法在財務付款模塊發(fā)起合同付款申請。設計人員在設計《合同付款審批表》時，合同信息只能來源于合同臺賬，對未錄入臺賬的合同信息根本無法讀取。強制的牽制設計導致申請人無法發(fā)起合同付款申請，迫使申請人只能與合約管理部門溝通，了解合同簽訂的哪個環(huán)節(jié)出了問題，優(yōu)先去解決合同環(huán)節(jié)的問題。這種牽制在形式上保證了合同臺賬的完整性，而從內(nèi)控意義的角度來看，則有效避免了申請人繞過合約管理部門私自訂立合同、直接付款的不當行為。

又如《出差申請審批表》與《費用報銷審批表》兩個表單之間的牽制。當進行費用報銷選擇“差旅費”事項時，《費用報銷審批表》自動檢測是否關聯(lián)了《出差申請審批表》，如未關聯(lián)，申請人無法進一步填寫有關報銷內(nèi)容。在這種強制關聯(lián)下，所有產(chǎn)生費用的出差事項必須事先經(jīng)過有相應權限的審批人審批通過。

五、機制支撐

表面上，K公司上線了一套財務云審批信息系統(tǒng)，提高了信息化程度，而實質(zhì)上是推行了一套全新的財務改革措施，對K公司的公司治理具有極其深遠的影響。為了保障財務云審批系統(tǒng)的上線，公司按照集團化財務管控的要求，在財務管理機制方面進行了較大的創(chuàng)新。

（一）建立母子公司之間審批事項權責清單

在財務云審批系統(tǒng)上線的同時，K公司印發(fā)了《權責清單管理實施辦法》，從制度上明晰了母子公司之間（包括財務、資金管理）的各類經(jīng)濟事項的審批界面，為財務云審批系統(tǒng)奠定了基本的制度基礎。

（二）實施財務人員、資金的統(tǒng)籌管理

財務云審批系統(tǒng)上線前，各子公司設置了獨立的財務管理部門，對財務審批、賬務核算、銀行賬戶獨立管理。財務云審批系統(tǒng)上線的同時，K公司將各子公司財務人員納入母公司財務管理部，由母公司統(tǒng)一進行考核管理，并設置統(tǒng)一的資金中心，對各子公司資金實行統(tǒng)管，實行集中支付。

（三）圍繞云審批系統(tǒng)的上線，修訂有關財務制度

系統(tǒng)的上線是財務管理方式的一個重大變化，整個過程中如果失控將引發(fā)重大的內(nèi)控風險。對此，財務管理部及時修訂《K公司財務付款指引》等有關制度，修訂、增加了一系列管控措施，最大限度地控制風險：一是刪除了原手簽方式下的諸多煩冗程序，如原制度要求發(fā)票背面需要經(jīng)辦人、經(jīng)辦人部門負責人、部門分管領導三重簽字，改為只需經(jīng)辦人一人簽字；二是增加了與系統(tǒng)上線有關的新要求，如要求所有申請均在財務云審批系統(tǒng)上發(fā)起，所有單據(jù)均需影像化并通過掃描的方式上傳，各級審批均在系統(tǒng)完成以及審批流程結束后紙質(zhì)資料的交付規(guī)定等。

結語

經(jīng)過兩個月的設計與測試，K公司財務云審批系統(tǒng)順利上線試運行。為了保障系統(tǒng)的正常運行，公司聯(lián)合F微軟件公司對全體職員進行了培訓，在試運行階段，廣泛收集存在問題并快速解決。目前，財務云審批系統(tǒng)已運行七個月，基本已經(jīng)趨于穩(wěn)定，上線工作圓滿完成。

財務云審批系統(tǒng)的落地為K公司財務共享平臺的建設開了個頭。回顧K公司財務云審批系統(tǒng)設計與實施全過程，有三個方面的經(jīng)驗值得分享：一是集團化財務管控需要信息技術做強有力支持；二是要系統(tǒng)規(guī)劃但要有步驟地實施；三是管理機制要與信息化系統(tǒng)同步推進。