高校往來款項管理難點和對策探析

胡 楠

（清華大學(xué)財務(wù)處）

隨著我國高等教育事業(yè)的迅速發(fā)展，高校的資金來源日趨多元化，往來業(yè)務(wù)日漸復(fù)雜，這為高校往來款項的管理帶來了更多挑戰(zhàn)。暫付款數(shù)量多、金額大、周期長，暫收款認(rèn)領(lǐng)不及時等在高校已成為普遍現(xiàn)象。往來款項管理不完善，逐漸成為貪污腐敗的溫床。如何加強高校往來款項管理，有效防范財務(wù)風(fēng)險，保證國有資產(chǎn)安全成為管理者關(guān)注的問題。

一、高校往來款項管理的現(xiàn)狀和難點分析

高校往來款項是指高校與單位或個人之間發(fā)生的應(yīng)收應(yīng)付或預(yù)收預(yù)付款項的總稱。按照債權(quán)債務(wù)關(guān)系的不同，高校往來款項的內(nèi)容可以分為債權(quán)類往來款項和債務(wù)類往來款項兩類。

（一）債權(quán)類往來款項管理的現(xiàn)狀和難點分析

1.應(yīng)收賬款

應(yīng)收賬款，指高校對外提供服務(wù)、銷售產(chǎn)品等應(yīng)收取的款項，以及因出租資產(chǎn)、出售物資等應(yīng)收取的款項。實際工作中，應(yīng)收賬款的賬務(wù)處理存在嚴(yán)重的滯后性。高校發(fā)生應(yīng)收賬款確認(rèn)事項時，由于缺少有效的抓手，財務(wù)人員不能及時掌握應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)信息，導(dǎo)致應(yīng)收賬款確認(rèn)遲滯。如何使財務(wù)人員及時獲取應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)信息成為了應(yīng)收賬款管理的難點。

2.預(yù)付賬款和其他應(yīng)收款

預(yù)付賬款和其他應(yīng)收款（以下簡稱“暫付款”），是高校往來款項管理的重點和難點。高校的暫付款普遍存在以下狀況：金額大、掛賬時間長，歷史遺留款項資料不全，賬務(wù)處理不規(guī)范等。這主要是由于其在管理過程中存在以下難點。

（1）規(guī)章制度不健全導(dǎo)致約束難

財務(wù)規(guī)章制度是高校開展各項經(jīng)濟活動的重要依據(jù)和指導(dǎo)?！妒聵I(yè)單位財務(wù)規(guī)則》規(guī)定，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)建立健全單位資產(chǎn)管理制度，明確資產(chǎn)使用人和管理人的崗位責(zé)任。但是部分高校對往來款項管理重視程度不夠，并未建立健全往來款項管理制度。往來款管理制度的缺失使得財務(wù)人員在暫付款管理過程中無法可依，不能對借款人形成約束。

（2）流程機制不健全導(dǎo)致核銷難

各高校大多對常規(guī)的暫付款核銷流程進(jìn)行了規(guī)范，但對特殊的暫付款核銷流程規(guī)范不足。如《政府會計制度》規(guī)定，每年年末對暫付款進(jìn)行全面檢查，因供應(yīng)單位破產(chǎn)、撤銷等原因?qū)е骂A(yù)付賬款可能無法收回，應(yīng)當(dāng)先將其轉(zhuǎn)入其他應(yīng)收款，如其他應(yīng)收款有不能收回的跡象，應(yīng)當(dāng)計提壞賬準(zhǔn)備。然而，實際工作中，由于缺少相應(yīng)的處理機制和工作流程，高校財務(wù)人員在遇到類似情況時上下溝通意識不強，可能導(dǎo)致該類款項出現(xiàn)長期掛賬，核銷困難。

（3）信息系統(tǒng)不完善導(dǎo)致增效難

目前，大多數(shù)高校使用的賬務(wù)系統(tǒng)是天財系統(tǒng)和天翼系統(tǒng)，系統(tǒng)中設(shè)置了暫付款輔助信息和暫付款查詢功能，為財務(wù)人員管理暫付款臺賬提供了便利。但是，該系統(tǒng)仍有許多不完善之處。如輔助賬及查詢界面信息不全面，預(yù)計還款日期、催款跟進(jìn)情況、往來單位等關(guān)鍵信息缺失，不利于財務(wù)人員對暫付款及時跟進(jìn)和后續(xù)追蹤。又如系統(tǒng)信息可以實現(xiàn)對未還清暫付款進(jìn)行定期批量推送提醒催報，但尚不能對重點關(guān)注的暫付款進(jìn)行有選擇的不定期推送，使得催報的重點不突出。信息系統(tǒng)的不完善使得暫付款的催報效率不高，且不能滿足往來款項管理的精細(xì)化要求。

（4）部門協(xié)同不全面導(dǎo)致推進(jìn)難

暫付款涉及的業(yè)務(wù)范圍廣泛，有的業(yè)務(wù)需要多個部門配合完成。如儀器設(shè)備采購業(yè)務(wù)，需要設(shè)備采購部門、資產(chǎn)管理部門、財務(wù)部門和資產(chǎn)使用部門共同配合完成。然而目前，許多高校的上述部門并行且相互獨立，互相之間缺少信息溝通的渠道，信息難以在部門之間共享。預(yù)借設(shè)備款后，財務(wù)部門無法及時掌握設(shè)備的采購、驗收信息，遇到問題難以及時協(xié)同解決，可能導(dǎo)致預(yù)借設(shè)備款項長期掛賬，后續(xù)工作難以推進(jìn)。

（5）會計人員水平不足導(dǎo)致提質(zhì)難

《政府會計制度》設(shè)立的“雙功能”“雙基礎(chǔ)”“雙報告”的核算體系對財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)提出了更高的要求，部分財務(wù)人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不能滿足核算工作要求。同時，暫付款數(shù)量大、內(nèi)容繁多，需要花費大量的精力進(jìn)行細(xì)致的管理。財務(wù)人員工作中往往“重核算、輕管理”，沒有意識到往來款項管理的重要性，對往來款項的管理投入不足，管理會計工具方法運用不足，管理效率低下。會計人員認(rèn)識水平不足，導(dǎo)致往來款項管理質(zhì)量難以提升。

3.待攤費用

待攤費用，指高校已經(jīng)支付，但應(yīng)當(dāng)由本期和以后各期分別負(fù)擔(dān)的分?jǐn)偲谠?年以內(nèi)（含1年）的各項費用，如預(yù)付房屋租金、物業(yè)管理費等。由于信息化水平不高，高校財務(wù)人員需要根據(jù)紙質(zhì)合同信息登記“待攤費用”臺賬，并手動計算需要攤銷的金額，效率低下且準(zhǔn)確性也難以得到保證。每月末，財務(wù)人員需要定期根據(jù)臺賬信息對財務(wù)明細(xì)賬目和科目余額進(jìn)行手工核對，對賬效率低下。此外，大量的紙質(zhì)合同材料需要財務(wù)人員歸檔留存，占用了財務(wù)人員大量時間和寶貴的空間資源。

（二）債務(wù)類往來款項管理的現(xiàn)狀和難點分析

1.應(yīng)交個人所得稅

高校需要為本單位職工薪酬及本單位以外人員勞務(wù)費代扣個人所得稅并及時繳存。但是存在由于個人信息有誤導(dǎo)致個人所得稅無法成功申報的情形，如校內(nèi)留學(xué)生姓名與證件號不匹配、校外人員信息提供有誤等。如何及時準(zhǔn)確獲取各類人群納稅申報信息并及時繳存?zhèn)€人所得稅，成為了應(yīng)交個人所得稅管理的難點。

2.預(yù)收賬款

預(yù)收賬款，指預(yù)先收取但尚未結(jié)算的款項，主要為科研經(jīng)費暫收款、出租出借房屋租金暫收款和其他暫收款。實際管理工作中，與“待攤費用”類似，由于信息化水平不高，預(yù)收賬款的管理存在諸多難點。以出租出借房屋預(yù)收款為例，財務(wù)人員需要根據(jù)紙質(zhì)合同信息，手動計算確認(rèn)房屋租金預(yù)收款金額并登記臺賬。每月終了，財務(wù)人員還需根據(jù)臺賬信息手工計算預(yù)收賬款確認(rèn)收入金額，導(dǎo)致財務(wù)工作的效率和準(zhǔn)確性難以得到保證。同時，預(yù)收賬款同樣存在對賬及紙質(zhì)文件的存檔的問題。

3.其他應(yīng)付款

其他應(yīng)付款，指高校待支付給單位或個人的暫收款項，主要為未認(rèn)領(lǐng)暫收款、押金、保證金等。其他應(yīng)付款核算的類別較多，其中管理難點最為突出的是暫收款。高校是二級管理體系，高校收到款項后需要判斷款項對應(yīng)的二級單位。但是有限的付款信息使得高校在收到款項時難以判斷款項性質(zhì)及對應(yīng)的二級單位，這就造成了暫收款不能及時認(rèn)領(lǐng)分配，入賬速度慢。暫收款是國家審計署的重點。認(rèn)款不及時不利于盤活存量資金，提高資金使用效益。如何加快暫收款的認(rèn)款速度，成為了暫收款管理的難點。

二、破解高校往來款項管理難點的應(yīng)對措施

（一）健全規(guī)章制度，加強往來款項管理約束

高校應(yīng)健全往來款項管理規(guī)章制度，及時堵塞管理漏洞，夯實制度基礎(chǔ)，提升制度約束力和執(zhí)行力。

1.建立責(zé)任人制度

債權(quán)類和債務(wù)類往來款項日常管理均應(yīng)責(zé)任到人，明確各責(zé)任人職責(zé)。借款責(zé)任人可以是經(jīng)辦人或項目負(fù)責(zé)人，細(xì)化借款業(yè)務(wù)情況，借款責(zé)任人發(fā)生崗位變動的，應(yīng)及時做好所借款項的交接手續(xù)、妥善保存交接備忘并到財務(wù)部門進(jìn)行借款責(zé)任人變更。借款責(zé)任人辦理離校手續(xù)前，需結(jié)清欠款，部門負(fù)責(zé)人對本部門往來款項有領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任。財務(wù)人員對歸口管理的往來款項附有的管理責(zé)任。

2.建立“舊賬不清，新賬不借”制度

對暫付款分類規(guī)定還款期限，對款項無正當(dāng)理由逾期未核銷的，財務(wù)部門有權(quán)不再受理該項目負(fù)責(zé)人新的借款需求。暫付款逾期后，經(jīng)財務(wù)部門催收后一定期限內(nèi)無正當(dāng)理由未核銷的，財務(wù)部門有權(quán)停止該項目負(fù)責(zé)人經(jīng)費使用。

（二）健全機制流程，提升制度執(zhí)行有效性

1.設(shè)置專職崗位，建立對賬機制

往來款項涉及業(yè)務(wù)廣泛、內(nèi)容繁多，各類往來款項管理除設(shè)定具體責(zé)任人外，高校財務(wù)部門還需設(shè)立專職往來款項管理崗位，建立對賬機制。梳理各類往來款項建立對賬流程，復(fù)核各類往來款項核銷情況，提升往來款項建立制度執(zhí)行有效性。梳理往來款項存量，從借款時間、到款時間、業(yè)務(wù)性質(zhì)、經(jīng)濟分類科目、借款責(zé)任人、項目負(fù)責(zé)人、對方單位等多個維度對未核銷往來款項進(jìn)行深入分析，及時識別未核銷往來款項的合理性，催促相關(guān)責(zé)任人及時核銷暫付款，對于不符合暫收性質(zhì)的款項及時轉(zhuǎn)出，減少往來款項長期掛賬的情況。

2.完善往來款項核銷流程

高校應(yīng)健全往來款項的核銷流程，除對常規(guī)業(yè)務(wù)的核銷流程進(jìn)行規(guī)范外，還應(yīng)對特殊業(yè)務(wù)的核銷流程進(jìn)行規(guī)范。如對于逾期超過一定期限，有確鑿證據(jù)表明債務(wù)人撤銷、破產(chǎn)、死亡等原因無法收回的其他應(yīng)收款項等，通過特定的審議流程進(jìn)行核銷，避免此類款項長期掛賬。建立特殊業(yè)務(wù)往來款項核銷的上下溝通機制，明確溝通流程及相關(guān)人員責(zé)任，完善各類往來款項核銷流程。

（三）加強財務(wù)信息化建設(shè)，提升往來款項管理效率

財務(wù)部門應(yīng)根據(jù)往來款項精細(xì)化、效率化管理需要，不斷完善信息系統(tǒng)功能，加強業(yè)財融合，充分利用先進(jìn)的技術(shù)手段，賦能往來款項管理。

1.應(yīng)收賬款、待攤費用和預(yù)收賬款

將財務(wù)系統(tǒng)與合同管理系統(tǒng)進(jìn)行對接，使得財務(wù)人員能夠及時掌握應(yīng)收賬款業(yè)務(wù)信息，以便進(jìn)行應(yīng)收賬款確認(rèn)；能夠有效獲取合同中待攤費用及預(yù)收賬款有效數(shù)據(jù)信息，高效、及時、準(zhǔn)確進(jìn)行攤銷和確認(rèn)；能夠有效提高應(yīng)收賬款、待攤費用及預(yù)收賬款等臺賬的信息化和精細(xì)化管理水平。

2.暫付款

完善自助報賬系統(tǒng)借款模塊設(shè)置。將“借款事由”“借款日期”“借款責(zé)任人”“借款責(zé)任人電話”“項目負(fù)責(zé)人”“預(yù)計還款時間”“對方單位名稱”等設(shè)置為必填項。通過自助報賬系統(tǒng)與賬務(wù)系統(tǒng)深度對接，將上述信息全面帶入賬務(wù)系統(tǒng)，形成結(jié)構(gòu)化、標(biāo)準(zhǔn)化的往來款項基礎(chǔ)臺賬。在往來款臺賬中，完善“補充修改”功能，允許財務(wù)人員及時補充完善追蹤跟進(jìn)情況，形成動態(tài)可調(diào)整的往來款項臺賬，增加其靈活性，提高往來款項臺賬管理的信息化和精細(xì)化水平。

完善往來款項催報功能。將定期催報與不定期催報、批量催報與精準(zhǔn)催報相結(jié)合，允許財務(wù)人員對重點往來款項進(jìn)行手工精準(zhǔn)推送提醒，以增強往來款項催報的效果。

3.應(yīng)交個人所得稅

對于校內(nèi)師生，通過財務(wù)系統(tǒng)與校內(nèi)人員信息庫、學(xué)生管理系統(tǒng)對接，準(zhǔn)確獲取校內(nèi)師生納稅申報基本信息；對于校外人員，利用財務(wù)機器人對財務(wù)系統(tǒng)中每日新增校外人員進(jìn)行自動識別并自動在納稅系統(tǒng)中進(jìn)行預(yù)申報，及時掌握申報信息不準(zhǔn)確人員情況并完善相關(guān)信息，減少因個人信息不完善導(dǎo)致個人所得稅申報失敗情況的發(fā)生。

4.暫收款

從高校暫收款的構(gòu)成來看，占比較高的為科研經(jīng)費和教育培訓(xùn)經(jīng)費，此外還有少量會議注冊費和其他經(jīng)費。首先，應(yīng)規(guī)范匯款附言信息，將各類款項的有效識別信息作為匯款附言的必填項。其次，對于占比較高的科研經(jīng)費和教育培訓(xùn)經(jīng)費，通過財務(wù)系統(tǒng)與科研管理系統(tǒng)、教育培訓(xùn)管理系統(tǒng)對接，將到款附言中的有效識別信息與業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行自動匹配，獲取業(yè)務(wù)系統(tǒng)中責(zé)任人等相關(guān)信息，并及時向責(zé)任人推送到款信息，有效確認(rèn)具體責(zé)任人并提高認(rèn)領(lǐng)速度。最后，對于會議注冊費等大量小額經(jīng)費，利用資金結(jié)算服務(wù)平臺將收款環(huán)節(jié)向業(yè)務(wù)端前置，實現(xiàn)到款與業(yè)務(wù)直接關(guān)聯(lián)，并通過財務(wù)系統(tǒng)與資金結(jié)算服務(wù)平臺深度對接，實現(xiàn)暫收款一鍵入賬，解決暫收款難以確認(rèn)業(yè)務(wù)部門的難點，有效加快暫收款的認(rèn)領(lǐng)速度。

（四）加強部門協(xié)同，形成往來款項全流程管理

高校要建立財務(wù)部門、采購部門、資產(chǎn)管理部門的協(xié)同工作機制，加強部門之間溝通協(xié)調(diào)，實現(xiàn)往來款項相關(guān)信息跨部門實時共享。明確各部門職責(zé)和權(quán)限，將往來款項的管理職責(zé)層層分解、層層落實，共同實現(xiàn)往來款項的全流程閉環(huán)管理。例如財務(wù)部門定期整理設(shè)備采購類未核銷暫付款信息，及時傳遞給采購部門和資產(chǎn)管理部門，由業(yè)務(wù)部門反饋相關(guān)設(shè)備狀態(tài)信息。對于已經(jīng)完成設(shè)備采購、驗收合格并建賬的，財務(wù)人員聯(lián)系責(zé)任人及時核銷暫付款；對于設(shè)備在采購、驗收及建賬等環(huán)節(jié)存在問題的，財務(wù)部門與相關(guān)歸口部門協(xié)同解決，避免款項長期掛賬。

（五）加強財務(wù)隊伍建設(shè)，提高往來款項管理質(zhì)量

高校財務(wù)部門應(yīng)加強對財務(wù)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，規(guī)范財務(wù)人員往來款項賬務(wù)處理。梳理、識別往來款項管理風(fēng)險，加強對財務(wù)人員的警示教育，提升財務(wù)人員對往來款項管理的重視程度。鼓勵財務(wù)人員創(chuàng)新往來款項管理方式，引導(dǎo)財務(wù)人員由傳統(tǒng)財務(wù)會計向管理會計轉(zhuǎn)變，積極探索利用先進(jìn)技術(shù)方法提升管理效能。

三、結(jié)語

加強高校往來款項管理對于高校提高資金使用效益、提升會計核算質(zhì)量、防范財務(wù)風(fēng)險具有重要意義。高校應(yīng)重視往來款項管理工作，多措并舉，持續(xù)提升往來款項管理水平。