高校檔案部門勤工助學管理工作探究

劉玉紅 洛陽理工學院檔案館

從高校勤工助學工作的基本概念、高校檔案部門開展勤工助學工作的意義入手，深入分析高校檔案部門在開展勤工助學工作時面臨的主要問題，并提出關注學生、健全制度、強化培訓、擴大權限等具體改革建議，以期對高校檔案部門勤工助學管理工作提供參考和借鑒。

勤工助學既能扶困助學，又能發(fā)揮補充知識、提高能力、鍛煉思想等育人作用。因此，勤工助學日益受到廣大教育工作者和貧困生的關注。高校檔案館作為高校檔案管理和利用的重要部門，平時需要整理存檔、查閱利用大量的歸檔材料，需要學生利用勤工助學活動來協(xié)助工作人員完成歸檔保管工作，因而設置了相應的檔案助理勤工助學崗位。如何推動勤工助學活動在高校檔案部門持續(xù)健康發(fā)展，提升學生綜合素養(yǎng)，實現(xiàn)勤工助學育人功效，值得檔案工作者認真思考。

高校勤工助學的概念

高校勤工助學活動指的是高校學生利用課余時間，通過勞動獲得合法報酬，用于改善學習和生活條件的實踐活動。勤工助學活動堅持“立足校園、服務社會”的宗旨，按照學有余力、自愿申請、信息公開、扶困優(yōu)先、競爭上崗、遵紀守法的原則，由學校在不影響正常教學秩序和學生正常學習的前提下有組織地開展。

高校檔案部門做好勤工助學工作的意義

各高校普通在校學生中都存在相當比例的家庭生活條件貧困的學生，目前在筆者學校共有的全日制普通高等教育2.8萬余名在校學生中，貧困生就有一萬零兩百多人，約占整個在校學生數(shù)量的36%。為使這部分學生順利完成學業(yè)，學校學工部設置了多種校內(nèi)資助方式，其中就有勤工助學活動。貧困學生本人可以利用課余時間，通過自身勞動得到相應的有償回報，減輕家中的經(jīng)濟壓力。與無償?shù)闹鷮W金和困難補貼相比，大部分貧困生都更愿意選擇這種有成就感的、靠自己努力奮斗來改善經(jīng)濟狀況的資助方法。

緩解了專職檔案管理人員緊缺的壓力

受學校編制的限制，高校檔案館工作人員嚴重不足，隨著高校的發(fā)展，檔案數(shù)量成倍增加，檔案館處于滿負荷的工作狀態(tài)。以筆者學校為例，檔案館保存著自1956年建校以來三個全宗的檔案，截至2021年底，館藏綜合檔案約3.3萬卷（件）?，F(xiàn)僅有三名專職工作人員，負責全校文書、科技、財會、聲像、電子、實物等類別檔案的整理歸檔及管理利用工作。各門類紙質(zhì)檔案收集、整理、分類、編目、裝盒、上架、錄入電子檔案等工作內(nèi)容繁雜，日常還有許多如電話咨詢回復、郵箱答復、檔案調(diào)取查閱、庫房安全巡查及衛(wèi)生打掃等瑣碎工作，僅僅依靠十分有限的檔案管理人員，工作進展將非常緩慢。而檔案館根據(jù)工作實際需求，專門設置了檔案助理勤工助學崗位，由此，學生可以在老師的指導下，配合老師開展檔案整理和服務工作，這樣可以大大提高工作效率，而檔案專業(yè)管理人員也可以從日?，嵥榈墓ぷ髦薪夥懦鰜恚迅嗟臅r間與精力放到發(fā)掘檔案資源、創(chuàng)新服務方式以及開展檔案信息化建設上來，以便更好地提升檔案服務質(zhì)量。

提升了大學生綜合素質(zhì)能力

在校大學生是高校教育的主體對象，高校設置的所有職能部門，最終都要落實到高校這一根本培養(yǎng)目標上來，高校檔案部門同樣也是能夠達到育人成效的部門。高校檔案部門能夠為在校大學生提供非常優(yōu)良的鍛煉平臺，是他們學習本領，進而步入充滿競爭的現(xiàn)代社會的便捷的提高本領的現(xiàn)實基地，在一定意義上起到了為高校培養(yǎng)人才的作用，也順應了高校系統(tǒng)培養(yǎng)人才的發(fā)展目標。

檔案館信息化發(fā)展過程中需要學生運用電腦操作的工作較多，在工作中，學生操作辦公軟件的水平勢必會提高。在檔案整理工作中，學生需要對入庫檔案進行初步整理，他們的工作是檔案管理非常關鍵的環(huán)節(jié)，能夠保證入庫檔案的質(zhì)量。其中會有一些重復、煩瑣的工作，比如編頁碼、蓋檔號章、裝訂線繩等，工作量大且煩瑣，需要有足夠的耐心、細心才能做好。由于學生在工作中需要有足夠的耐心和細心，這個過程就培養(yǎng)了學生做事細致、認真的工作態(tài)度，增強了學生的服務意識和責任感，使學生認識到做事腳踏實地的重要性。強烈的責任意識在學生未來走向社會并適應社會的過程中將起到非常重要的作用。

在回復檔案利用者咨詢電話和接待查檔人員時，直接與檔案利用者溝通交流，可以鍛煉學生的服務能力，讓學生學到與人交往及待人接物的妥善處理方法。工作一段時間之后，學生看待問題的角度將成熟不少，解決問題的能力也會隨之大幅度提升。學生自身綜合能力的整體提升，將為他們畢業(yè)后進入社會工作打下較好的基礎。

為相關專業(yè)提供了良好的實習實踐基地

檔案學是一門實踐性很強的學科，需要檔案專業(yè)人才鍛煉自身的動手實踐能力，將理論與實踐緊密聯(lián)系起來，才能更好地掌握相應的理論知識。利用實踐檢測理論知識的正確性，是提高檔案學專業(yè)學生學習水平的主要方式之一。高校檔案館藏有文書、財會、科技、聲像等各類別檔案，為廣大高校學生創(chuàng)造了理想的學習實踐場所。檔案專業(yè)、文秘專業(yè)的學生，經(jīng)過檔案部門勤工助學崗位的實踐訓練，可以掌握文件材料的歸檔范圍、檔案歸檔保管的整理流程和數(shù)字化管理系統(tǒng)操作技能；土木工程專業(yè)的學生可以通過整理基建檔案，借助對建筑圖紙的基本掌握，進一步提升專業(yè)知識。所以，開展高校檔案勤工助學活動，是培養(yǎng)現(xiàn)代檔案復合型人才不可多得的良好渠道。

有利于增強學生的檔案意識

當前學生普遍存在檔案意識不強的問題，不知道檔案內(nèi)容到底是什么，和本人生活有多少關聯(lián)。而勤工助學的學生在平時協(xié)助查檔人員查閱檔案的過程中，因親眼所見檔案的憑證價值及其對個人工作生活的影響之大，能深深認識到檔案的重要意義，并潛移默化地養(yǎng)成檔案意識，同時也會宣傳帶動身邊更多的人關注檔案，熟悉檔案。

高校檔案部門勤工助學工作存在的問題

管理制度不健全

檔案部門在用工以前就同學生簽訂了《勤工助學用工協(xié)議書》，并以此為主要管理依據(jù)來規(guī)范其日常工作，但一般工作都按普通的勤工助學制度來處理，沒有完全根據(jù)檔案管理工作的專業(yè)性和保密性等特征制定具體的管理規(guī)定和要求，如工作任務規(guī)定、保密制度、工作考核辦法等，導致發(fā)現(xiàn)問題后，在解決實際問題時無章可循，無法進行較詳細的約束。還有部分高校檔案部門雖然制定了相關制度，但不夠細致和完善，在一定程度上影響了勤工助學功能的充分發(fā)揮，違背了勤工助學活動開展的初衷。

對學生的考察時間短，培訓時間不足

檔案部門人才短缺，工作處于滿負荷狀態(tài)，故專職工作人員亟需勤工助學學生的招聘上崗來緩解其工作壓力，不少高校檔案部門也希望新招聘的學生能馬上上崗作業(yè)，爭取早日完成既定的工作目標。這也導致勤工助學學生并沒有經(jīng)過必要的崗前培訓和在崗訓練，總是機械式地完成指導老師所交代的作業(yè)任務，也不理解為何要如此工作，影響了其對檔案學科知識的理解。另外，檔案部門對勤工助學學生的思想品德及工作能力都未來得及深入考察，也缺乏有關檔案管理的重要性、保密規(guī)范方面的教育，導致學生的保密意識和安全意識等較為薄弱。

勤工助學學生的工作時間無法保證，流動性較大

在校學生的首要任務是讀書學習，他們只能在課外兼顧勤工助學工作。檔案管理過程通常會涉及很多專業(yè)的、煩瑣的操作，不同門類整理歸檔的方式也不盡相同，因此學生熟悉歸檔過程和處理流程需要經(jīng)過一段比較長的時期。大學一年級學生處在轉(zhuǎn)型時期，學生除一般的理論課程內(nèi)容的學習之外，通常還需參加相當多的社團活動課；大學二年級學生的課業(yè)負擔比較大，需要應對英語四六級考試等，因此他們課余時間也比較少；到了大學三年級，學生除了實習實訓學習外，還需全力準備參加研究生統(tǒng)一招生考試，基本上不會再來參加勤工助學活動。因此，學生在檔案館工作的時間最多兩年，甚至一些學生在課業(yè)或者社團活動多的情況下就會臨時選擇離職，這些都導致學生勤工助學的時間無法保證，學生穩(wěn)定性較差，長此以往，不僅會影響檔案部門工作的按時按質(zhì)完成，還會影響學生綜合素質(zhì)的鍛煉提高。

檔案管理部門用工權限較小

高校內(nèi)各個部門對勤工助學學生的招聘總量、用工工時、待遇發(fā)放標準等由高校學工部勤工助學管理部門統(tǒng)一下達。相比于其他工作崗位，檔案館工作量較大，學生一直處于比較忙碌的狀態(tài)，工作內(nèi)容包括編頁碼、裝訂文件、搬運、上架等簡單重復的機械式工作，稍顯枯燥單一；同等薪酬下，學生更愿意選擇其他輕松的崗位，因而會存在換崗頻繁甚至崗位招不到人的情況。在工作酬勞相同的情況下，檔案館的學生就會出現(xiàn)工作懶散、經(jīng)常出差錯、效率不高、消極完成工作的情況。這樣不僅不利于學生的成長，還會影響檔案管理工作進度。另外，有些學生家庭特別困難，工作表現(xiàn)優(yōu)異，檔案管理老師即便想提高薪資，也會因沒有資金發(fā)放權限而無能為力。

高校檔案管理部門勤工助學存在問題的解決策略

依據(jù)檔案工作的保密性和專業(yè)性，檔案部門在勤工助學崗位內(nèi)容設置與管理方式等方面，必須形成檔案部門獨特的勤工助學管理模式。筆者認為，需從以下幾個方面開展工作。

充分關心愛護學生

參加勤工助學工作的學生都是家庭經(jīng)濟困難的學生，容易產(chǎn)生自卑心理，比較敏感，有一定的思想包袱，在檔案館工作以及與老師的相處中有些拘謹，工作中有不理解的也不敢詢問老師。因此，老師有責任多給予其溫暖，多關心愛護他們的學習生活，多和學生進行溝通，多為其提供幫助和指導，多表揚鼓勵他們，以縮短與學生的心靈距離。當學生在生活中遇到問題時，老師要盡可能地及時進行幫扶，幫助他們樹立自尊、自信的生活態(tài)度以及奮發(fā)向上的人生信念。同時充分發(fā)掘每位學生思想或能力上的亮點，以期讓學生通過實踐工作找到自信，體會到工作、生活中的喜悅與樂趣。關于工作崗位設置，可以讓計算機技術水平高的學生到系統(tǒng)錄入、圖表制作等涉及計算機操作的崗位工作；讓力氣大的學生貼脊背、排架、上架；分配心細嚴謹?shù)膶W生蓋檔號章、裝訂文件；文字功底好的學生參與行政照片檔案的編輯，各盡其才，激發(fā)和培養(yǎng)他們奮發(fā)向上的品質(zhì)，增強他們的社會責任心，為他們將來走向社會打下良好的基礎。

細化管理，健全檔案部門勤工助學管理制度

要想更好地開展勤工助學活動，嚴格的崗位規(guī)章制度是第一要義。檔案管理部門應該根據(jù)自身工作實際需求形成一套較為規(guī)范的管理體系：保密制度，要求勤工助學學生嚴格保密日常工作中接觸到的檔案信息，嚴禁其私自篡改檔案內(nèi)容；崗位職責制度，確定勤工助學崗位的工作要求；考勤管理打卡制度，所有學生上崗工作都要在表格上簽到，明確時間約束；考核制度，每學期期末對勤工助學學生的工作表現(xiàn)進行一次綜合考評，對表現(xiàn)優(yōu)秀的學生進行獎勵，并將考核結(jié)果反映給其所屬院系輔導員，作為該學生綜合素質(zhì)評定的重要組成部分。這些有章可循的管理制度，會使檔案部門勤工助學管理工作逐步正規(guī)化。

注重人員選拔，加強培訓

由于高校檔案管理工作存在特殊性，因此要求思想素質(zhì)較好、責任心強、能吃苦耐勞、工作細心的學生加入。檔案管理專職人員在招聘學生前，可以針對崗位的實際要求事先與院系輔導員聯(lián)系，由其介紹思想覺悟高、學有余力且各方面比較出色的學生參與檔案館的勤工助學，經(jīng)過現(xiàn)場面試以及一定時間的考察之后，決定錄用與否。

勤工助學的崗前培訓對后期工作起著重要的促進作用。檔案館中的檔案不同于普通文件，首先要對學生加強思想品格教育，包括對檔案法規(guī)制度的初步認識，以及檔案工作職業(yè)素養(yǎng)、保密工作的要求等，使他們認識到檔案管理的重要作用，從而形成強烈的責任意識以及法律意識、保密意識，防止檔案遺失、篡改、私自攜帶等違規(guī)事件的發(fā)生，進一步培養(yǎng)其管理意識。其次加強對學生工作時間、紀律等內(nèi)容的培訓，對學生形成約束，同時也為學生考核工作提供參照。最后，還要進行基本技能和檔案管理專業(yè)基礎知識的培訓，如館藏內(nèi)容、檔案的分類、檔案整理、排架規(guī)則、庫房安全要求細則、查閱利用的權限等，使學生了解具體崗位的工作內(nèi)容、工作時間、工作要求、工作紀律等，清楚自己的職責，從而保證工作的順利開展。

向負責部門爭取更多用人權限

檔案管理部門可以同高校學工部勤工助學的主管部門商議，針對檔案部門用工的現(xiàn)實特點，申請相應合規(guī)的管理權限。比如將檔案部門勤工助學的考核成績納入學生評優(yōu)評先、申請入黨的參考條件之內(nèi)；允許檔案部門依據(jù)本部門考核機制，單獨出資適當獎勵勤工助學學生；當歸檔整理工作量較大時，適當延長用工時限，或提高工資額度；允許學校檔案部門自主招聘錄用勤工助學的學生，從而做到用人單位和學生的雙向選擇等。

此外，檔案管理部門可以借助學校的勤工助學管理系統(tǒng)，做好勤工助學學生的上崗、離崗管理，建立與院系輔導員、學工部的有效聯(lián)合管理機制，讓高校勤工助學工作更加規(guī)范、有效地進行。檔案管理部門應多加摸索，創(chuàng)新管理模式，以便學生能在勤工助學崗位上真正學有所得，學有所長，實現(xiàn)其育人功能。