檔案管理信息化的科學(xué)發(fā)展路徑與創(chuàng)新

楊 玚 棗莊市市中區(qū)公共就業(yè)和人才服務(wù)中心

當(dāng)前，檔案管理越來越受重視，有力地推動了檔案管理模式的轉(zhuǎn)型升級。在信息化技術(shù)已全方位滲透到人們生產(chǎn)生活的背景下，實現(xiàn)檔案管理信息化逐漸成為檔案管理的發(fā)展主線。因此，以強化檔案管理信息化建設(shè)為目標(biāo)，探討檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實意義和建設(shè)要求，通過論述檔案管理信息化建設(shè)要素及面臨的工作困境，探索適用于當(dāng)下的檔案管理信息化發(fā)展路徑。

隨著數(shù)字化、信息化技術(shù)的發(fā)展，以及無紙化、自動化辦公模式的普及，紙質(zhì)檔案已不能滿足信息時代的要求。檔案載體的改變直接影響了檔案管理工作，在實踐中以電子檔案代替紙質(zhì)檔案，傳統(tǒng)人工作業(yè)模式轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾砟Ｊ?，逐漸成為檔案管理工作的發(fā)展趨勢?；诖耍钊胙芯繖n案管理信息化有助于提高工作質(zhì)效。

檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實意義

網(wǎng)絡(luò)時代背景下，檔案管理信息化發(fā)展是大勢所趨，是提高檔案管理質(zhì)效，進一步發(fā)揮檔案應(yīng)用價值的必然選擇?！丁笆奈濉比珖鴻n案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》要求深化檔案信息化戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，明確提出各地必須認真貫徹落實檔案信息化建設(shè)工作。事實上，檔案管理信息化發(fā)展意義重大，是檔案管理改革的新方向，也是推進檔案管理科學(xué)發(fā)展、轉(zhuǎn)型升級的良好思路。結(jié)合實踐不難發(fā)現(xiàn)，檔案管理信息化發(fā)展的現(xiàn)實意義如下。

第一，提高工作質(zhì)效。檔案管理信息化發(fā)展，可以實現(xiàn)信息技術(shù)與檔案管理工作的深度融合，基于先進技術(shù)全面革新工作模式，從根本上實現(xiàn)檔案管理模式轉(zhuǎn)型，使檔案管理工作質(zhì)效得以提升。這一過程中，可依托先進技術(shù)和設(shè)備減輕檔案管理人員的工作量與工作壓力，起到降本增效的作用。

第二，增強各類單位綜合實力。檔案可用于反映歷史，也可用于預(yù)測未來。無論是政府部門還是企事業(yè)單位的內(nèi)部管理，都需要以檔案管理為基礎(chǔ)。在實際作業(yè)環(huán)節(jié)中，檔案管理信息化發(fā)展能進一步挖掘檔案價值內(nèi)涵，提高檔案實用性，切實增強檔案使用單位的綜合實力。

第三，完善檔案服務(wù)。檔案管理本身具有服務(wù)價值，管理水平越高，服務(wù)能力越強?；跈n案管理信息化發(fā)展，檔案輸入輸出便捷性、檔案信息的安全性與保密性、檔案應(yīng)用有效性都將得到提升，檔案的綜合服務(wù)水平也會得到提高。

第四，社會資源共享。檔案是一種十分重要的社會資源，它對社會經(jīng)濟發(fā)展起到了關(guān)鍵性作用。隨著檔案事業(yè)發(fā)展，構(gòu)建檔案資源體系，打造檔案強國成為檔案事業(yè)的發(fā)展目標(biāo)，而這一過程要求各單位做好檔案管理以及數(shù)據(jù)共享工作。檔案管理信息化發(fā)展是加速社會資源共享，提高檔案應(yīng)用便捷性和靈活性的有效方法。因此，強化檔案管理信息化發(fā)展至關(guān)重要。

檔案管理信息化建設(shè)要素

檔案管理信息化發(fā)展不可一蹴而就。在檔案管理信息化建設(shè)過程中必須強化建設(shè)要素分析和構(gòu)建分析框架，以確保檔案管理信息化的全面性和科學(xué)性。從現(xiàn)實角度來看，檔案管理信息化建設(shè)要素主要分為四大類：主體要素、客體要素、中介要素、環(huán)境要素。這四種要素共同形成了檔案管理信息化建設(shè)系統(tǒng)，且相互影響，相互促進。

所謂主體要素，是指檔案管理信息化建設(shè)的參與主體，無論是機構(gòu)還是個人，都可被視為主體。通常來說，檔案管理信息化建設(shè)主體分為內(nèi)主體和外主體。內(nèi)主體多為檔案管理部門及員工，外主體則可分為企業(yè)、政府、高校等多種類型。檔案管理信息化建設(shè)的客體要素既是檔案信息資源，也是檔案使用者。隨著檔案管理要求的變化，檔案數(shù)量激增且載體類型不斷豐富，實現(xiàn)海量化、多樣化檔案的有效管理是檔案管理信息化建設(shè)的根本目的，所以必須在建設(shè)分析階段重視對檔案客體要素的管理。與檔案信息資源相比，檔案使用者屬于外部客體要素，是檔案管理信息化建設(shè)的主要服務(wù)對象，他們的使用需求也是檔案管理信息化發(fā)展的主要驅(qū)動力。

檔案管理信息化建設(shè)的中介要素，主要用于溝通主體和客體，即中介要素和主體要素可作用于客體要素。所以，檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)中的中介要素是不可或缺的。它是保證檔案信息化管理順利開展，檔案價值作用有效發(fā)揮的基礎(chǔ)。從現(xiàn)實角度來看，信息處理與共享技術(shù)、信息組織形式、檔案管理流程、信息傳播平臺、大數(shù)據(jù)、區(qū)塊鏈等都屬于中介要素。檔案管理信息化建設(shè)深受環(huán)境因素影響，所以在建設(shè)分析階段需要強調(diào)環(huán)境要素分析。在實踐中，檔案管理信息化建設(shè)的環(huán)境要素同樣有內(nèi)外之分，外環(huán)境要素為宏觀環(huán)境要素，即國家信息化政策；而內(nèi)環(huán)境要素則屬于微觀環(huán)境要素，主要指檔案管理信息化的軟件和硬件環(huán)境。

檔案管理信息化的發(fā)展困境

檔案管理信息化建設(shè)之路已經(jīng)開啟，各級各類單位都在以信息化發(fā)展為目標(biāo)推動檔案管理模式轉(zhuǎn)型升級。但從當(dāng)前情況來看，檔案管理信息化轉(zhuǎn)型并不順利，大部分單位都進入了發(fā)展瓶頸期，而這種普遍性現(xiàn)象的出現(xiàn)讓檔案管理信息化發(fā)展受到阻礙。國家雖然大力支持和倡導(dǎo)檔案管理信息化建設(shè)，但仍有許多單位并未重視這一問題。無論是出于成本考量還是自身認知有誤，很多單位的檔案管理信息化建設(shè)基礎(chǔ)都較為薄弱。在實際作業(yè)環(huán)節(jié)中，檔案管理信息化的思想、制度以及物質(zhì)基礎(chǔ)都有待提升。此外，檔案管理信息化建設(shè)過程中一直存在專業(yè)人才不足、檔案載體轉(zhuǎn)型不徹底、“信息孤島”現(xiàn)象嚴(yán)重以及先進工作模式難以落實等問題。這暴露了現(xiàn)行工作模式的局限性，若無法妥善解決這些問題必然會導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展停滯不前。

檔案管理信息化的創(chuàng)新發(fā)展路徑

檔案管理信息化發(fā)展必須以提高檔案管理服務(wù)水平為根本目標(biāo)，信息化建設(shè)必須推進檔案管理服務(wù)模式創(chuàng)新。在實際作業(yè)環(huán)節(jié)中，各單位必須加強資金、資源的投入，強調(diào)技術(shù)、方法、制度、人才的支持，全面革新檔案管理發(fā)展體系，使信息化管理理念和方法得到有效落實。對于檔案管理工作人員來說，只有強化對主客體要素、環(huán)境要素以及中介要素的分析，明確檔案管理信息化發(fā)展現(xiàn)存困境及突破口，提出個性化解決措施，才能實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展。

夯實工作基礎(chǔ)

檔案管理信息化發(fā)展基礎(chǔ)薄弱，是檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展難以順利推進的根本原因。無論是思想層面的不重視，還是物質(zhì)層面的不充足，抑或是制度層面的不健全，都導(dǎo)致檔案管理信息化建設(shè)“無所依”，檔案管理工作質(zhì)效難以提升?；诖?，提高檔案管理信息化建設(shè)質(zhì)量，實現(xiàn)檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展必須以夯實工作基礎(chǔ)為落腳點。

1.思想基礎(chǔ)

建立正確認知、提高重視程度、革新工作理念，是夯實檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展思想基礎(chǔ)的三大步驟，也是打破思想基礎(chǔ)薄弱桎梏，保證管理者思想先進的根本方法。在這一環(huán)節(jié)中，各單位管理層以及檔案管理人員要進一步提高重視程度，使檔案管理信息化發(fā)展理念深入人心，讓檔案管理信息化管理意識作用于實踐。為此，各單位必須強調(diào)思想層面的正確引導(dǎo)，從思想上改變認知，轉(zhuǎn)變思想，使管理層和檔案管理人員高度重視檔案管理信息化發(fā)展。比如，轉(zhuǎn)變管理層思維，讓他們正確認知這一發(fā)展模式的必要性和重要性，并基于中高層管理者的以身作則，為單位內(nèi)其他員工樹立榜樣；重視思想教育和宣傳，自上而下地宣傳國家對檔案管理的新要求、新規(guī)定，大力推廣檔案管理信息化理念，使其深入人心；重視檔案法、“十四五”規(guī)劃學(xué)習(xí)和宣傳，增強管理者與檔案管理人員的責(zé)任感與使命感，使其重視并積極參與檔案管理信息化建設(shè)。在這一階段，必須做好檔案管理信息化發(fā)展教育培訓(xùn)工作，改變檔案管理意識和觀念，從而為推動傳統(tǒng)檔案管理模式向檔案管理信息化發(fā)展模式轉(zhuǎn)型提供思想支持。

2.制度基礎(chǔ)

檔案管理信息化建設(shè)必須有制度支持，所以夯實制度基礎(chǔ)十分必要。在實踐中，應(yīng)該強調(diào)管理制度建設(shè)及保障措施的落實，重視制度體系的成熟性和完善性，強調(diào)制度實施的可靠性。新修訂的《中華人民共和國檔案法》以及《“十四五”全國檔案事業(yè)發(fā)展規(guī)劃》是各單位檔案管理信息化制度體系建設(shè)的主要依據(jù)，無論是政府部門還是企事業(yè)單位，在構(gòu)建檔案管理信息化建設(shè)方面的規(guī)章制度時，都必須遵循以上政策法規(guī)，保證制度建設(shè)方向的正確性。在實際作業(yè)環(huán)節(jié)中，還應(yīng)該運用精細化管理思維推動檔案信息化管理制度建設(shè)。比如，建立電子檔案綜合管理制度，為電子檔案歸檔、保管、使用、共享提供明確指導(dǎo)；建立信息安全保密制度和數(shù)據(jù)移交接收制度，為檔案資源安全使用提供保障；建立檔案數(shù)字化技術(shù)制度、儲存技術(shù)制度，為實現(xiàn)檔案數(shù)字化管理做好準(zhǔn)備；建立檔案查詢制度、分層使用制度、信息發(fā)布制度，為提高檔案管理服務(wù)水平奠定基礎(chǔ)。當(dāng)然，還需要建立全過程監(jiān)督機制、責(zé)任倒逼制度、績效評價機制以及長效化保障機制，以持續(xù)推動檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展。

3.物質(zhì)基礎(chǔ)

檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，需要以充足的資金和資源作為支撐。在這一階段中，必須強化信息化建設(shè)，重視基礎(chǔ)設(shè)施完善；還必須引進先進技術(shù)和高素質(zhì)人才。從現(xiàn)實角度來看，加大經(jīng)費投入是保證物質(zhì)資源充足、夯實檔案管理信息化發(fā)展的根本方法。因此，應(yīng)強調(diào)專款專用，為檔案管理信息化發(fā)展提供專門的資金支持，并確保經(jīng)費在軟硬件設(shè)施建設(shè)和運行維護與教育培訓(xùn)中的合理分配。為保證資金充足，可通過自籌經(jīng)費、多渠道融資以及申請撥款等方式籌措資金。

優(yōu)化平臺建設(shè)

與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比，檔案管理信息化對人工的依賴性并不強。檔案管理信息化更強調(diào)技術(shù)與平臺支持。所以，檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展階段，必須優(yōu)化平臺建設(shè)，以構(gòu)建集成化、全面化、動態(tài)化的檔案管理平臺。從現(xiàn)實角度來看，政府部門、企事業(yè)單位的檔案管理需求并不完全相同，檔案資源的類型、數(shù)量、管理標(biāo)準(zhǔn)也存在差異，所以在構(gòu)建檔案管理平臺時要“因地制宜”，重視個性化設(shè)計，保證檔案管理系統(tǒng)的實用性。

在實踐中，可基于檔案管理現(xiàn)實需求打造智慧檔案管理平臺，可采用分層管理技術(shù)、模塊化設(shè)計理念，打造與自動化辦公系統(tǒng)相連的線上管理平臺。比如，打造具有人機交互功能，以及智慧采集、管理、儲存、移動服務(wù)功能的檔案信息化管理平臺，在平臺內(nèi)部設(shè)置多個管理模塊：（1）人機交互模塊，設(shè)有管理者和使用者兩個入口；（2）檔案歸檔模塊，設(shè)置多個子系統(tǒng)為不同載體的檔案歸檔提供支持；（3）檔案管理模塊，電子檔案數(shù)據(jù)庫以及檔案實體管理服務(wù)；（4）檔案儲存模塊，設(shè)有云儲存以及電子檔案長期管理子系統(tǒng)；（5）移動服務(wù)模塊，提供檔案查詢、展示、共享服務(wù)。

加速檔案轉(zhuǎn)型

檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展，同樣需要重視檔案資源管理，強調(diào)紙質(zhì)檔案重建，加速檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)型，為實現(xiàn)檔案管理信息化發(fā)展奠定良好資源基礎(chǔ)。此外，必須強調(diào)檔案數(shù)字化建設(shè)，基于OCR識別技術(shù)將老舊的紙質(zhì)檔案以電子檔案形式重新錄入歸檔，為提高檔案管理便捷性，延長檔案使用壽命和提高檔案信息安全性奠定基礎(chǔ)。同時，檔案管理人員還應(yīng)基于多種方式采集檔案資源，保證檔案形式的豐富性，推動檔案資源數(shù)據(jù)化管理水平的提升。在實踐中，要強調(diào)檔案信息轉(zhuǎn)化，重視數(shù)據(jù)資源的多形式存儲。比如，利用文字識別技術(shù)、聲音轉(zhuǎn)化技術(shù)、人臉識別技術(shù)，將音像檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化成文本或電腦可處理的數(shù)據(jù)，讓檔案管理具有“雙保險”。

重視人才培養(yǎng)

結(jié)合實踐不難發(fā)現(xiàn)，由于認知錯誤或重視程度不高，許多單位的檔案管理工作崗位設(shè)置較為隨意，導(dǎo)致工作質(zhì)量難以達標(biāo)。事實上，檔案管理本身是一項專業(yè)性極強的工作，而檔案管理信息化則對工作人員的從業(yè)素質(zhì)和能力提出了更高的要求，非專業(yè)人士很難勝任。要想保證工作質(zhì)量，必須重視專業(yè)人才培養(yǎng)。為此，管理層需要優(yōu)化崗位設(shè)置，從實際出發(fā)進一步明確檔案管理信息化建設(shè)環(huán)節(jié)的崗位職責(zé)，從而有針對性地開展人才培養(yǎng)。在實踐中，各單位可通過完善人才招聘與引進機制不斷為管理隊伍補充新鮮血液；構(gòu)建長效化培訓(xùn)考核機制，基于專業(yè)性培訓(xùn)、定期考核、綜合測評持續(xù)提升檔案管理人員綜合實力。此外，必須強調(diào)跟崗培訓(xùn)，重視實操訓(xùn)練，基于“線上+線下”模式全面提升檔案管理人員的信息化工作水平。

綜上所述，檔案管理信息化建設(shè)是實現(xiàn)檔案事業(yè)高質(zhì)量發(fā)展的必經(jīng)之路，也是保證檔案管理方法先進性、時代性和科學(xué)性的必然選擇。對于各類單位而言，檔案管理水平早已成為評價其核心競爭力的重要指標(biāo)。優(yōu)化檔案管理模式，提高檔案管理信息化創(chuàng)新發(fā)展能力，不僅對優(yōu)化各類單位內(nèi)部管理大有裨益，更對其激發(fā)發(fā)展?jié)摿驮鰪娋C合競爭力十分有利。