事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化分析

丁 潔 江西省職業(yè)病防治研究院

隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，國內(nèi)各個(gè)行業(yè)在管理模式與管理機(jī)制方面進(jìn)行了改革與創(chuàng)新。在經(jīng)濟(jì)全球化與文化多元化發(fā)展的時(shí)代背景下，各事業(yè)單位的檔案管理逐漸引起人們重視，事業(yè)單位檔案管理的規(guī)范化既是時(shí)代要求，也是行業(yè)發(fā)展的必然趨勢。因此，在現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作中，應(yīng)從組織內(nèi)部的工作效率、信息化建設(shè)與標(biāo)準(zhǔn)化管理等方面出發(fā)，推動事業(yè)單位的檔案管理逐步規(guī)范化。

隨著時(shí)代的進(jìn)步以及社會經(jīng)濟(jì)的高速發(fā)展，信息化技術(shù)所帶來的行業(yè)變革程度較高，總體上表現(xiàn)為工作質(zhì)量與工作效率的提高。由于檔案管理需要處理大量的數(shù)據(jù)信息，信息的準(zhǔn)確性在信息的錄入與后續(xù)的信息整理階段也被提出了更高的要求。此外，檔案管理工作的規(guī)范化也要求信息管理工作精細(xì)化與系統(tǒng)化。部分事業(yè)單位的檔案管理模式仍以人工管理為主，檔案管理工作的效率與質(zhì)量缺乏穩(wěn)定性。

事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀分析

從現(xiàn)階段的事業(yè)單位檔案管理工作發(fā)展?fàn)顩r來看，雖然大部分事業(yè)單位的檔案管理工作已經(jīng)實(shí)現(xiàn)信息化，但檔案管理工作中所存在的檔案管理人員專業(yè)性不強(qiáng)、缺乏信息化思維等問題，阻礙了當(dāng)前檔案管理工作的順利開展。

檔案管理規(guī)范化既需要技術(shù)的革新，也需要人才的驅(qū)動。當(dāng)下事業(yè)單位檔案管理工作的信息化是時(shí)代發(fā)展的必然結(jié)果，分析國內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理工作現(xiàn)狀，可以發(fā)現(xiàn)當(dāng)前事業(yè)單位的檔案管理工作還存在工作理念、工作模式以及管理體制等方面的不足，具體體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

工作人員專業(yè)水平低

國內(nèi)部分事業(yè)單位認(rèn)為檔案管理工作并不復(fù)雜，對這方面人才的要求也相對較低，大多以臨近退休或非檔案管理專業(yè)的人員為主，其中，大部分工作人員對新技術(shù)不夠熟練，且難以適應(yīng)新檔案管理模式。信息化管理思維和能力的不足，使得事業(yè)單位的檔案管理工作難以滿足新時(shí)代檔案管理工作的需求，不利于檔案管理工作的開展。

目前，檔案管理工作對時(shí)效性、真實(shí)性與完備性有較高要求，但由于檔案管理工作人員的專業(yè)水平較低，多數(shù)檔案管理的基礎(chǔ)性工作還存在分類不明確、保管不到位以及工作效率不高等問題。因此，為了使事業(yè)單位檔案管理工作更加規(guī)范化、高效化，應(yīng)對相關(guān)工作人員進(jìn)行專業(yè)技能培訓(xùn)，或者引進(jìn)專業(yè)技術(shù)人才，以更好地建立現(xiàn)代化、信息化管理模式。

工作內(nèi)容簡單

國內(nèi)事業(yè)單位的檔案管理工作在信息化建設(shè)的過程中，缺乏完備的法律條文，基本的操作流程也缺乏統(tǒng)一的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。部分事業(yè)單位對檔案信息缺乏有效的鑒別、核實(shí)手段，檔案信息錄入、整理和分類等工作的效率較低，影響了檔案信息的收藏價(jià)值。檔案錄入工作的流程與管理模式過于簡單，使得相關(guān)檔案信息的錄入與分類較為混亂，導(dǎo)致后續(xù)對檔案信息的查找與調(diào)取耗時(shí)耗力。

檔案管理屬于長期的信息整合和存儲工作，若缺乏規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的工作管理規(guī)定與運(yùn)行模式，就很容易導(dǎo)致檔案信息丟失或失真。因此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)下開展檔案管理工作的要求，通過流程精細(xì)化、管理標(biāo)準(zhǔn)化等優(yōu)化方式，促使檔案管理工作有序穩(wěn)定地開展。

重視程度不足

首先，國內(nèi)部分事業(yè)單位對檔案管理工作不夠重視，主要表現(xiàn)在信息化程度較低、資金投入不足以及人才缺乏有效培訓(xùn)等方面。尤其在資金投入與政策法律條文支持等方面表現(xiàn)較為突出，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的運(yùn)行效率與工作質(zhì)量。

其次，事業(yè)單位對職工的思想缺乏深入研究，對員工的工作質(zhì)量缺乏相關(guān)考核，認(rèn)為檔案管理工作僅限于簡單地對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行錄入、分類和整理，造成檔案信息存在較大的安全隱患。針對該情況，在檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展的過程中，事業(yè)單位應(yīng)重視檔案管理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)，在加強(qiáng)對職工的工作管理的基礎(chǔ)上，落實(shí)檔案信息的安全化管理工作。

檔案管理制度不夠完善

檔案管理工作的實(shí)施與管理除了涉及技術(shù)層面以外，還涉及人員管理層面。隨著國內(nèi)信息化發(fā)展速度的加快，部分事業(yè)單位的管理人員對檔案管理工作的重視程度也逐步提高。雖然依據(jù)信息化技術(shù)與運(yùn)作模式制定了一系列檔案管理工作制度，但在具體的工作環(huán)節(jié)上，對檔案管理工作人員的管理還不夠全面。缺乏完善的工作制度導(dǎo)致檔案信息的處理、統(tǒng)計(jì)、整理和分類存在信息源混亂、數(shù)據(jù)失真等問題；中高層管理人員在調(diào)取相關(guān)檔案信息時(shí)，會出現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)庫中的信息失去時(shí)效性，難以為管理層提供全面、及時(shí)的檔案數(shù)據(jù)信息等問題。對此，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的實(shí)際流程與具體需求，及時(shí)修訂與調(diào)整檔案管理制度，確保管理制度能夠與實(shí)際的檔案管理工作需求相適應(yīng)。

事業(yè)單位檔案管理規(guī)范化的意義

以往的事業(yè)單位檔案管理工作，在運(yùn)營模式、操作體系與管理力度上還存在一定不足。隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的滲透，事業(yè)單位在檔案管理工作的管理模式上需要進(jìn)行相應(yīng)的轉(zhuǎn)變。此外，當(dāng)下的檔案管理模式還存在效率低、精確度低以及錄入管理程序煩瑣等問題，不能很好地適應(yīng)當(dāng)前社會的發(fā)展。

規(guī)范化是事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的必然趨勢，檔案管理工作的規(guī)范化是緊跟時(shí)代發(fā)展、數(shù)字化發(fā)展環(huán)境的重要措施。事業(yè)單位檔案管理工作的規(guī)范化涉及技術(shù)層面、管理模式層面，通過對多渠道、多層面的檔案管理工作進(jìn)行優(yōu)化，使原本運(yùn)行效率較低的檔案管理模式得到改進(jìn)。

當(dāng)代事業(yè)單位的檔案管理工作，在整個(gè)模式上呈現(xiàn)出高效化、精確化與人性化特點(diǎn)，以此適應(yīng)當(dāng)下社會的發(fā)展環(huán)境。在信息化社會發(fā)展背景下，檔案管理工作在信息介質(zhì)、儲存單位與管理形式上發(fā)生了較大轉(zhuǎn)變。新時(shí)期下，檔案管理工作可通過信息技術(shù)的數(shù)據(jù)篩選、資源調(diào)用與數(shù)據(jù)庫技術(shù)等，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的信息化轉(zhuǎn)變。檔案管理工作的內(nèi)容與工作程序較為復(fù)雜且過程煩瑣，但其管理模式對事業(yè)單位的發(fā)展具有重要作用，在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理工作中需要進(jìn)一步優(yōu)化。

檔案管理工作規(guī)范化建設(shè)對策

現(xiàn)階段，檔案信息來源渠道越來越多，面對大量且復(fù)雜的檔案信息，事業(yè)單位的檔案管理工作人員需要提高工作技術(shù)水平，及時(shí)轉(zhuǎn)變檔案管理模式，促使檔案管理工作可以更好地適應(yīng)當(dāng)下社會發(fā)展的需求。對此，可以從以下幾個(gè)方面進(jìn)行優(yōu)化與調(diào)整，以推動檔案管理工作的規(guī)范化發(fā)展。

構(gòu)建學(xué)習(xí)型工作團(tuán)隊(duì)

根據(jù)當(dāng)代人才強(qiáng)國與科技興國戰(zhàn)略的發(fā)展目標(biāo)，現(xiàn)階段，事業(yè)單位的檔案管理工作應(yīng)在管理模式、信息化建設(shè)水平等方面依次革新，同時(shí)重視對學(xué)習(xí)型工作團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，促進(jìn)檔案管理工作在技術(shù)、人才、制度及管理層面得到優(yōu)化。在人才培養(yǎng)方面，事業(yè)單位應(yīng)鼓勵(lì)檔案管理人員面向廣大人民群眾，樹立良好的服務(wù)意識。

目前，部分事業(yè)單位的檔案管理工作人員自我認(rèn)識不足，缺乏對檔案管理工作的深入理解，在一定程度上影響了檔案管理工作的效率與質(zhì)量。在新時(shí)期的發(fā)展背景下，事業(yè)單位要想促使檔案管理工作規(guī)范化發(fā)展，還需要重視對工作人員團(tuán)隊(duì)的建設(shè)，并鼓勵(lì)檔案管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思維，正確認(rèn)識現(xiàn)代檔案管理工作的重要性。

加強(qiáng)操作體系建設(shè)

在信息化發(fā)展的時(shí)代背景下，事業(yè)單位的檔案管理工作運(yùn)行模式與操作模式應(yīng)在原有的基礎(chǔ)上進(jìn)行技術(shù)創(chuàng)新。信息化檔案管理模式在檔案數(shù)據(jù)信息的收集、調(diào)取、分類及整理等方面，可以借助信息化技術(shù)精密的邏輯運(yùn)算機(jī)制，使大量復(fù)雜的檔案管理信息實(shí)現(xiàn)高效、精確的信息化管理。在建設(shè)檔案管理工作信息化工作體系時(shí)，事業(yè)單位應(yīng)對檔案管理工作人員的信息技術(shù)水平進(jìn)行培訓(xùn)。

事業(yè)單位檔案管理工作人員作為驅(qū)動檔案管理工作信息化發(fā)展的重要組成部分，對信息化檔案管理工作模式的理解及其技術(shù)應(yīng)用水平將影響到檔案管理工作整體的效率和質(zhì)量。對此，事業(yè)單位應(yīng)加強(qiáng)對全體檔案管理工作人員信息技術(shù)的培訓(xùn)力度，并在區(qū)域化的信息技術(shù)建設(shè)中，通過全面的信息共享機(jī)制，促使各部門之間實(shí)現(xiàn)信息共享，建立規(guī)范化、精細(xì)化及高效化的檔案管理模式。

在檔案材料的收集工作中，事業(yè)單位應(yīng)對檔案材料涵蓋的內(nèi)容等進(jìn)行統(tǒng)一化、規(guī)范化處理，設(shè)立專門的文書部門對內(nèi)容不全面或者格式不正確的檔案進(jìn)行處理，確保檔案材料的時(shí)間、種類、序列、主題等可以得到規(guī)范化處理，為后續(xù)信息材料的歸檔入庫和信息篩選工作奠定基礎(chǔ)。

在檔案數(shù)據(jù)信息管理的時(shí)效性方面，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合當(dāng)下大數(shù)據(jù)環(huán)境與實(shí)際工作崗位變動的情況，進(jìn)行相應(yīng)的管理和優(yōu)化工作。例如，員工檔案需要根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際人事變動情況進(jìn)行檔案資料的實(shí)時(shí)更新；檔案材料的鑒定工作由專門的驗(yàn)收部門進(jìn)行調(diào)查，通過該種方式對已經(jīng)失去使用價(jià)值的檔案材料進(jìn)行剔除與銷毀。在后續(xù)檔案管理工作中，事業(yè)單位也應(yīng)成立專門的檔案室，用以對不同種類的檔案資料進(jìn)行分類或重點(diǎn)管理，以確保檔案資料的有效性。在檔案資料的完整性管理上，檔案管理部門的工作人員還需要結(jié)合檔案存儲的環(huán)境，做好相應(yīng)的防潮、防丟失以及防蟲蛀等工作。

加大管理力度

加大檔案管理工作的力度有多種路徑，國內(nèi)目前的檔案管理工作，可將管理工作的內(nèi)容轉(zhuǎn)移到技術(shù)與管理體制層面，對檔案管理工作進(jìn)行規(guī)范化與信息化建設(shè)。

首先，通過檔案管理工作的信息化建設(shè)，促使檔案管理工作在原有的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)高效化與信息化發(fā)展。

其次，在管理體制方面，應(yīng)結(jié)合技術(shù)層面的建設(shè)情況，在原有的檔案管理制度基礎(chǔ)上補(bǔ)充信息化檔案管理的內(nèi)容，以提高新時(shí)期檔案管理工作水平。

最后，事業(yè)單位與地方政府部門應(yīng)加大對信息技術(shù)的研發(fā)，重視對事業(yè)單位有關(guān)工作人員的信息技術(shù)培訓(xùn)，要求檔案管理工作人員正確認(rèn)識信息化檔案管理工作，進(jìn)而在原有的基礎(chǔ)上促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

加強(qiáng)制度建設(shè)

在制度建設(shè)方面，事業(yè)單位需要結(jié)合檔案管理的整個(gè)流程，從信息化建設(shè)的角度完善檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)，在確保檔案管理工作信息真實(shí)性與完整性的基礎(chǔ)上，促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化。

此外，針對信息化檔案管理工作的特點(diǎn)，在大數(shù)據(jù)檔案管理工作上，事業(yè)單位應(yīng)針對信息化管理內(nèi)容與實(shí)際檔案管理需求，制定信息化檔案數(shù)據(jù)安全的管理規(guī)定，以確保事業(yè)單位的檔案管理工作可以在信息化規(guī)范運(yùn)行過程中得到較好的數(shù)據(jù)信息安全保障。而在后續(xù)的制度建設(shè)工作中，部分事業(yè)單位對信息技術(shù)的應(yīng)用還缺乏深入、全面的認(rèn)識，導(dǎo)致檔案管理工作面臨信息安全風(fēng)險(xiǎn)。

信息技術(shù)雖然通過數(shù)據(jù)庫與龐大的信息檢索功能，使檔案管理工作的效率在原有的運(yùn)行模式基礎(chǔ)上得到了進(jìn)一步提高，但也將檔案管理工作“置身”于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中并使檔案信息面臨被計(jì)算機(jī)病毒與黑客入侵的風(fēng)險(xiǎn)。由于人員專業(yè)素養(yǎng)與檔案管理體系的建設(shè)不夠完善，事業(yè)單位在信息技術(shù)的應(yīng)用中缺乏一定的安全防范意識。

此外，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的特點(diǎn)，對檔案管理工作的數(shù)據(jù)環(huán)境進(jìn)行安全風(fēng)險(xiǎn)排查與全面管控。

在信息化檔案管理模式中，事業(yè)單位應(yīng)提高檔案管理系統(tǒng)的防火墻安全等級，并對檔案管理工作人員的信息管理操作與數(shù)據(jù)操作等環(huán)節(jié)實(shí)施規(guī)范化管理，以確保工作人員在平時(shí)的檔案管理工作中能夠按照合規(guī)的操作完成檔案服務(wù)工作。

在該種信息化檔案管理制度下，事業(yè)單位一方面需要結(jié)合信息化發(fā)展背景，對檔案管理工作進(jìn)行革新，另一方面需要針對該種新的檔案管理模式制定完善的管理制度，確保當(dāng)前的檔案管理工作可以得到一定的信息安全保障。

為使檔案管理工作能夠在新時(shí)代的社會發(fā)展環(huán)境中具有較好的規(guī)范體系與較高的工作效率，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀、運(yùn)作特點(diǎn)與信息化運(yùn)行模式等，有序開展檔案管理規(guī)范化建設(shè)，并在新時(shí)代發(fā)展背景下提高事業(yè)單位的檔案管理效率與質(zhì)量。