林英鑾 福建省安溪縣城廂鎮(zhèn)人民政府
新時(shí)期下,人事檔案管理工作的重要性日益提升。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展建設(shè)中具有不可替代的作用。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作通常按照《中華人民共和國(guó)檔案法》與《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》等文件開展。檔案管理工作具有記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展歷程,為機(jī)關(guān)單位開展工作提供參考等意義,但是,受到各種因素的影響,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作出現(xiàn)了很多問(wèn)題。隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)工作不斷推進(jìn),鄉(xiāng)鎮(zhèn)得到了快速發(fā)展。檔案承載著鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的記憶與歷史,要想發(fā)揮檔案管理部門的作用,就要通過(guò)制定科學(xué)的制度、加強(qiáng)監(jiān)督等措施實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的革新。
新時(shí)期下,檔案管理部門通過(guò)資料管理、經(jīng)濟(jì)規(guī)劃等工作為鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展提供了重要依據(jù)。檔案所記錄的文字、影像,是記錄鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機(jī)關(guān)工作的重要載體,也是鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的知識(shí)寶庫(kù)。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)中,檔案資料可以為鄉(xiāng)鎮(zhèn)規(guī)劃建設(shè)提供參考,提升各鄉(xiāng)鎮(zhèn)部門的工作水平。通過(guò)檔案管理工作收集整理的各項(xiàng)資料,可以幫助各單位分析發(fā)展要素,并明確影響發(fā)展的因素,從而為各單位開展工作提供參考。隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)速度加快,鄉(xiāng)鎮(zhèn)人口流動(dòng)量逐漸增大,檔案資料內(nèi)容更加多樣化,給鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作帶來(lái)了巨大挑戰(zhàn)。通過(guò)研究鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問(wèn)題,可以明確優(yōu)化檔案管理工作的關(guān)鍵,并提出相應(yīng)建議,推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作進(jìn)一步改革。
新時(shí)期下,檔案在鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展中起著越來(lái)越重要的作用。檔案記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)各單位、各部門發(fā)展的歷程,是鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的重要見證。完善的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng),可以明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的具體內(nèi)容與影響因素,有助于在發(fā)展中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn),繼承發(fā)展成果,促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)穩(wěn)定發(fā)展。
近年來(lái),我國(guó)城鎮(zhèn)化與工業(yè)化進(jìn)程不斷加快,政府各部門的信息量逐漸加大,如果缺少檔案管理工作,就會(huì)使很多事項(xiàng)無(wú)據(jù)可查,無(wú)法保證各部門工作開展的連續(xù)性與完整性。例如,有些部門人事變動(dòng)頻繁,而新職員對(duì)工作不熟悉,就需要借助檔案資料里的信息。可見,檔案管理工作是促進(jìn)各部門工作順利開展的前提,能夠滿足工作開展的內(nèi)在需要。所以,無(wú)論是否為職能要求,檔案管理人員都要明確自身職責(zé),通過(guò)積極的改革優(yōu)化,提高工作效率,為部門工作開展的連續(xù)性與完整性提供保障。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的內(nèi)容較為豐富,包括社會(huì)保險(xiǎn)、土地資源、勞動(dòng)權(quán)益等的管理,不僅要為政府部門開展工作提供重要參考,還要滿足市民查閱的需求。所以,各部門應(yīng)當(dāng)擁有完善的檔案管理系統(tǒng),便于市民進(jìn)行資料查閱。在新形勢(shì)下,群眾對(duì)“陽(yáng)光行政”的要求逐漸提高。檔案管理作為政務(wù)公開的重要途徑之一,黨委要提高對(duì)檔案管理工作的重視度,以檔案為依托,為居民提供可公開部分,以便市民進(jìn)行資料查閱,在為民提供便利服務(wù)的同時(shí),提高檔案管理部門的政務(wù)工作水平。
檔案記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的歷程。在鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目開展過(guò)程中,各環(huán)節(jié)內(nèi)容都會(huì)記錄在檔案中,例如項(xiàng)目品質(zhì)管理、項(xiàng)目是否達(dá)標(biāo)、是否創(chuàng)優(yōu)等。通過(guò)查閱檔案,可以有效總結(jié)項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn),分析問(wèn)題,而項(xiàng)目實(shí)施是建立在檔案資料整理以及分析的基礎(chǔ)上的,對(duì)以往項(xiàng)目資料進(jìn)行分析,可以提升項(xiàng)目的管理水平及運(yùn)營(yíng)效果??梢姡l(xiāng)鎮(zhèn)檔案能夠?yàn)猷l(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)的穩(wěn)定發(fā)展提供重要基礎(chǔ)。
新形勢(shì)下,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作在開展過(guò)程中受到了內(nèi)部和外部因素的影響,出現(xiàn)很大的問(wèn)題,影響了檔案管理工作的改革優(yōu)化,導(dǎo)致檔案資料無(wú)法充分發(fā)揮效能,推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)建設(shè)穩(wěn)定進(jìn)行。結(jié)合實(shí)際情況,檔案管理工作中存在的主要問(wèn)題有工作不規(guī)范、系統(tǒng)性不足,人員職能意識(shí)較低,檔案服務(wù)功能受限等。如果鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理一直沿用傳統(tǒng)管理觀念與方法,就無(wú)法實(shí)現(xiàn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的改革優(yōu)化,所以要充分結(jié)合實(shí)際情況明確當(dāng)前問(wèn)題,從而找到優(yōu)化改革的方向。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案包含文書檔案、聲像檔案、實(shí)物檔案等檔案種類。為了保證檔案管理工作有效開展,管理人員要明確檔案種類,并根據(jù)檔案種類開展檔案管理工作。但結(jié)合當(dāng)前情況來(lái)看,許多管理人員過(guò)于注重文書檔案,而忽視了聲像及實(shí)物檔案的重要性,導(dǎo)致檔案管理工作不規(guī)范、不科學(xué),無(wú)法建立合理便捷的檔案搜集與查找系統(tǒng)。同時(shí),檔案收集不全面,存在殘缺等問(wèn)題,也是導(dǎo)致檔案管理不規(guī)范的因素。
檔案管理工作的開展,需要管理人員進(jìn)行規(guī)范的交接。如果沒有按照標(biāo)準(zhǔn)程序進(jìn)行交接,對(duì)之前的檔案沒有進(jìn)行針對(duì)性的檢查與整理,就會(huì)導(dǎo)致管理混亂,最終影響檔案管理服務(wù),無(wú)法及時(shí)為鄉(xiāng)鎮(zhèn)工作的開展提供參考,不能為市民資料查找提供便利。而造成這些問(wèn)題的主要原因在于管理人員缺乏對(duì)檔案管理工作的重視,工作中缺少對(duì)工作效率及質(zhì)量的評(píng)定制度,工作人員積極性較低,主動(dòng)性較差。
結(jié)合實(shí)際情況來(lái)看,很多鄉(xiāng)鎮(zhèn)在發(fā)展過(guò)程中受到了極大的經(jīng)濟(jì)制約,這影響了檔案管理的人員隊(duì)伍建設(shè)及硬件設(shè)備配置,導(dǎo)致檔案管理工作遲遲無(wú)法實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化,通過(guò)現(xiàn)代化手段來(lái)實(shí)現(xiàn)檔案信息的調(diào)用與查詢,實(shí)現(xiàn)信息共享。但是,目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)不足,導(dǎo)致其檔案信息不能滿足信息共享與異地查詢等需求。同時(shí),檔案管理人員觀念落后,也不利于檔案管理的現(xiàn)代化與規(guī)范化建設(shè),無(wú)法充分發(fā)揮檔案管理工作服務(wù)功能。
結(jié)合當(dāng)前檔案管理工作來(lái)看,許多工作人員因?yàn)槲凑J(rèn)識(shí)到檔案管理的最終目的,所以在工作過(guò)程中出現(xiàn)重保管、輕利用的現(xiàn)象,嚴(yán)重影響了檔案服務(wù)功能的發(fā)揮。同時(shí),在工作過(guò)程中,檔案管理人員缺乏對(duì)工作的規(guī)劃,缺少相關(guān)部門的指導(dǎo)與監(jiān)督,還有部分部門檔案管理工作信息化程度不足,這些都導(dǎo)致檔案管理部門無(wú)法為居民提供資料查閱服務(wù),為開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目提供參考,降低了檔案管理工作的地位。
新時(shí)期下,鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展所產(chǎn)生的信息資料逐漸增多,檔案管理工作的內(nèi)容也更加豐富,檔案管理人員不僅要有較高的管理水平,還要有較強(qiáng)的宏觀及微觀意識(shí)。檔案管理工作人員管理意識(shí)不足,不僅導(dǎo)致許多檔案管理工作無(wú)法順利開展,降低了檔案管理部門的地位,還影響了檔案管理服務(wù)職能的落實(shí)。雖然部分單位制定了考核制度,但依舊難以提高檔案管理人員對(duì)工作的重視,存在工作開展混亂等現(xiàn)象。
同時(shí),還有部分工作人員在檔案資料收集整理方面缺乏經(jīng)驗(yàn),導(dǎo)致很多檔案資料不能發(fā)揮作用,甚至出現(xiàn)文件資料種類混亂、歸檔效率低、檔案管理工作無(wú)法有序進(jìn)行等問(wèn)題,從而無(wú)法為資料的審閱查找提供高效服務(wù),檔案管理工作也淪為形式??梢?,檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較低,部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)機(jī)關(guān)缺乏專業(yè)人才隊(duì)伍、缺少專項(xiàng)管理人的問(wèn)題依然存在。在檔案管理部門中,還會(huì)因?yàn)楣芾砣藛T調(diào)動(dòng)過(guò)于頻繁,導(dǎo)致檔案管理工作失去連續(xù)性,很多人員未接受過(guò)專業(yè)的檔案管理培訓(xùn)就進(jìn)入崗位,降低了工作質(zhì)量與工作效率。
在開展鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的過(guò)程中,管理人員要充分明確管理的主體以及工作任務(wù)等基本要素,并依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》等相關(guān)法律法規(guī)開展管理工作,通過(guò)建立規(guī)范嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理制度,嚴(yán)格落實(shí)備案及報(bào)送過(guò)程,確保檔案管理工作的質(zhì)量符合標(biāo)準(zhǔn)。在管理過(guò)程中,工作人員還要明確檔案管理的相關(guān)規(guī)定,加強(qiáng)自身學(xué)習(xí),提高工作素養(yǎng),從而提升管理工作水平。在制定和完善相關(guān)制度時(shí),首先要明確工作程序,從而建立良好的工作系統(tǒng),提高檔案管理質(zhì)量與效率。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作較為復(fù)雜,且新時(shí)期下檔案逐漸增多,單一依靠人員管理效果不佳,所以相關(guān)單位要提供必要的監(jiān)督措施,避免檔案管理中出現(xiàn)重大失誤。為了有效提高檔案管理水平,提高人員自身專業(yè)素養(yǎng),管理人員要充分結(jié)合當(dāng)前管理工作現(xiàn)狀,明確自身職責(zé),確保資料的收集與整理程序完善規(guī)范,與黨政機(jī)關(guān)工作工作步調(diào)一致,并為黨政工作提供參考依據(jù),從而創(chuàng)造規(guī)范科學(xué)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作系統(tǒng)。
在實(shí)際工作中,無(wú)論是開展檔案管理工作,還是協(xié)助鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展建設(shè),檔案管理人員都要明確自身職責(zé),結(jié)合具體情況按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行資料的收集整理。對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目開展要做好原始記錄的搜集與跟蹤,確保資料內(nèi)容的連貫性。在資料收集后,要開展科學(xué)的檔案管理和管理工作,保證資料的安全性與完整性,避免出現(xiàn)資料的缺失和泄露。在具體工作中,檔案管理人員要明確資料內(nèi)容,并根據(jù)資料種類及性質(zhì)進(jìn)行搜集和歸檔。為了保證資料管理的有效性,全面提高檔案管理的安全性與完整性,相關(guān)部門要加強(qiáng)監(jiān)督管理,明確檔案管理過(guò)程中容易出現(xiàn)的漏項(xiàng)與錯(cuò)誤,及時(shí)查閱檔案資料內(nèi)容,并通過(guò)與檔案管理人員交流溝通,補(bǔ)充和糾正檔案,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目開展、活動(dòng)進(jìn)行提供高質(zhì)量的檔案信息。
新時(shí)期下,隨著鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)水平提升,鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的范圍也逐漸擴(kuò)大。要想真正發(fā)揮鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的作用,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展、居民查閱、推動(dòng)部門工作開展提供便利,檔案管理人員就要明確鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的新形勢(shì)與新變化,通過(guò)轉(zhuǎn)變自身檔案管理工作觀念來(lái)提升自身工作意識(shí),保證工作的質(zhì)量。
同時(shí),在開展檔案管理工作的過(guò)程中,工作人員要意識(shí)到檔案管理工作對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展的重要性,為各部門提供及時(shí)有效的檔案信息。工作人員要引進(jìn)現(xiàn)代化管理方法與手段,采用科學(xué)的技術(shù)與系統(tǒng)化管理,滿足各部門進(jìn)行異地檔案信息調(diào)查閱覽的需要。相關(guān)部門要通過(guò)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn),為工作人員提供思想與業(yè)務(wù)水平提高的途徑,讓工作人員掌握相關(guān)法規(guī),提高責(zé)任意識(shí),從而促進(jìn)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的信息化建設(shè)。在具體工作中,檔案管理人員要加強(qiáng)信息資料管理模式的建設(shè),根據(jù)檔案的種類、時(shí)間與地點(diǎn)等因素進(jìn)行分類,提高工作的條理性,為檔案的調(diào)用與分析提供高效的服務(wù)。這樣一來(lái),不僅能夠有效減少檔案管理工作在人力及財(cái)力方面的浪費(fèi),還能有效保障工作人員的工作進(jìn)度,建立標(biāo)準(zhǔn)化與現(xiàn)代化的檔案管理模式。同時(shí),通過(guò)信息化檔案管理,還能加強(qiáng)檔案管理部門與黨政各部門的工作協(xié)調(diào)度,促進(jìn)交流溝通,有助于提高工作人員檔案管理工作的效率。在具體工作中,檔案管理人員應(yīng)當(dāng)參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn),結(jié)合檔案資料的性質(zhì)進(jìn)行系統(tǒng)化的分類與編號(hào),并做好材料的傳遞和變更記錄。如果在檔案管理中信息分類不科學(xué),或材料頻繁變更,就會(huì)導(dǎo)致資料內(nèi)容混亂,影響資料的完整性,無(wú)法為檔案資料的收集與調(diào)用提供服務(wù),所以要加強(qiáng)檔案的規(guī)范化與系統(tǒng)化建設(shè),充分發(fā)揮檔案管理的功能。
1.管理意識(shí)
檔案管理工作人員在實(shí)際工作中,要有較強(qiáng)的管理意識(shí),明確自身工作職責(zé),提升責(zé)任感。要想有效保障檔案信息的安全性與完整性,發(fā)揮檔案資料的作用,就需要工作人員具備較高的管理意識(shí)。因此工作人員在具體工作中要提高自我要求,通過(guò)學(xué)習(xí)與拓展,增強(qiáng)專業(yè)技能,夯實(shí)理論基礎(chǔ)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)相關(guān)部門要充分提高對(duì)人員教育培訓(xùn)重要性的認(rèn)識(shí),結(jié)合實(shí)際情況創(chuàng)造教育培訓(xùn)條件,實(shí)現(xiàn)人才思想水平與工作水平的不斷提高。同時(shí),檔案管理部門要合理進(jìn)行資金配置,通過(guò)加強(qiáng)硬件設(shè)施,來(lái)創(chuàng)造信息化管理模式,提升檔案管理的效率與安全性。在具體工作中,檔案管理部門要設(shè)立專庫(kù),通過(guò)合理布置庫(kù)房和建立科學(xué)完善的管理制度,創(chuàng)造完善的管理工作模式。
2.服務(wù)意識(shí)
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的目標(biāo)在于保障資料的完整性與安全性,科學(xué)規(guī)范地進(jìn)行資料收集與管理,從而為鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目規(guī)劃建設(shè)提供參考。所以,檔案管理人員要具備較強(qiáng)的服務(wù)意識(shí),發(fā)揮檔案的價(jià)值與功能,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)黨政機(jī)關(guān)開展工作提供基礎(chǔ)。為了保證管理工作的質(zhì)量,檔案管理人員要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的檔案管理思想,從根本上革新自身觀念,積極提高工作水平和服務(wù)意識(shí),從而為鄉(xiāng)鎮(zhèn)各機(jī)關(guān)單位工作提供有效的資料參考。
3.愛崗意識(shí)
檔案管理工作內(nèi)容較為單調(diào),所以容易造成人員重視度不足。長(zhǎng)期處于這種工作環(huán)境下,會(huì)影響檔案管理人員的崗位意識(shí),所以要加強(qiáng)管理人員的愛崗意識(shí),要認(rèn)真制訂合理的工作規(guī)劃,通過(guò)完善相關(guān)工作標(biāo)準(zhǔn),來(lái)發(fā)揮崗位職責(zé)。相關(guān)單位還要通過(guò)加強(qiáng)激勵(lì)考核制度建設(shè),提升人員工作積極性,充分發(fā)揮人員專業(yè)能力。同時(shí),管理人員還要加強(qiáng)對(duì)檔案管理法律的相關(guān)宣傳工作,做好對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集、開發(fā)及利用,建立科學(xué)有效的檔案管理工作模式。
綜上所述,科學(xué)有效的鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作,記錄了真實(shí)的鄉(xiāng)鎮(zhèn)發(fā)展歷程,能夠協(xié)助黨政機(jī)關(guān)工作的開展,還能便于市民查閱資料,是推動(dòng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)項(xiàng)目運(yùn)營(yíng)、行政管理的關(guān)鍵。但是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作開展受到多種因素影響,當(dāng)前存在流程不規(guī)范、現(xiàn)代化建設(shè)不足以及服務(wù)功能受限等問(wèn)題,不能助力鄉(xiāng)鎮(zhèn)穩(wěn)定發(fā)展。本文結(jié)合當(dāng)前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理存在的問(wèn)題,從制度、工作流程、管理、培訓(xùn)等多個(gè)方面提出建議,希望能為鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作的開展提供參考,促進(jìn)檔案管理工作改革優(yōu)化,為鄉(xiāng)鎮(zhèn)穩(wěn)定發(fā)展創(chuàng)造條件。