基于信息化背景的圖書資料管理方法與措施
——以河南博物院為例

張鳴雨

(河南博物院，河南 鄭州 450000)

1 信息化圖書資料管理的必要性

當(dāng)前，信息技術(shù)高速發(fā)展，大眾對文化的需求和渴望愈發(fā)強烈，獲取知識的途徑也逐漸呈現(xiàn)出多元化的態(tài)勢，電子閱讀取代了部分紙質(zhì)閱讀。為了能更好地滿足職工閱讀的新需求，圖書館勢必要引進(jìn)電子資源，圖書資料管理信息化勢在必行。

1.1 信息化時代的必要性

信息化技術(shù)大大增強了民眾生活的便利性，如：資料的查閱日趨信息化和電子化，讀者可通過各大電子平臺和多種渠道了解相關(guān)信息，紙質(zhì)圖書不再是獲取信息和相關(guān)資料的唯一途徑。圖書資料室的管理模式也應(yīng)隨著信息化技術(shù)的發(fā)展，為滿足職工隨時隨地閱讀、學(xué)習(xí)的需求，進(jìn)一步提升書籍的使用率。

1.2 信息化建設(shè)應(yīng)用于圖書資料室實現(xiàn)共贏

圖書資料室實現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)覆蓋，可利用電子閱讀的優(yōu)點，將紙質(zhì)圖書資料上傳至網(wǎng)絡(luò)并進(jìn)行科學(xué)的網(wǎng)絡(luò)化管理，不僅可提升非保密書籍的借閱量，還能降低紙質(zhì)圖書的損耗和投資成本。在傳統(tǒng)圖書資料室管理模式下，人工檢查書籍是否完好的過程十分復(fù)雜，利用人工檢閱耗時耗力且效率極低，久而久之會使圖書管理人員產(chǎn)生厭煩情緒，不能保證工作的效率和質(zhì)量。實現(xiàn)信息化管理，能有效改善圖書資料室中存在的一系列問題，能夠更快捷、高效地為讀者提供服務(wù)，同時可以實現(xiàn)圖書資源共享，提高圖書資源的利用率。

1.3 便于查閱，提高資源利用率

通過信息化管理的模式對圖書資料進(jìn)行管理，能夠?qū)⒉煌瑫r間、空間的資源進(jìn)行合并，并且實現(xiàn)信息的共享，使圖書的查閱與閱讀更為快捷。此外，信息化的管理模式一改原有復(fù)雜的圖書管理程序，將圖書分類的工作利用信息化技術(shù)進(jìn)行簡化，而圖書的校對與管理也會由于信息技術(shù)的加入而變得更加簡單，在節(jié)約人力的同時，還能夠提高管理人員的工作效率。同時，通過信息技術(shù)可以使紙質(zhì)圖書變成電子資源，也便于圖書資料的進(jìn)一步管理。而對于讀者而言，電子化的資源能夠簡化查閱的復(fù)雜程度，讓書本的查閱變得更加簡單。

2 傳統(tǒng)圖書資料室管理的局限性

2.1 圖書資料室管理方法的滯后性

隨著信息時代的發(fā)展，圖書的管理和職工的實際閱讀需求之間依然存在一定的滯后性情況，這些圖書資料的管理過程大都沿襲傳統(tǒng)的管理模式。在這種模式下，職工要想找到自己想看的書目，仍需在書架上一本本仔細(xì)查找，期間會耗費大量的時間。導(dǎo)致費時費力的原因一方面在于書籍種類劃分得不夠明確，另一方面在于人工借還手續(xù)復(fù)雜、借書效率低下，這兩個方面的原因在很大的程度上降低了職工看書的積極性。此外，圖書管理的工作量是非常大的，日常工作主要圍繞保管和收藏兩個方面，在傳統(tǒng)的圖書資料管理中往往忽略這兩個方面，缺乏系統(tǒng)的人才培養(yǎng)模式，使圖書管理人員在進(jìn)行圖書的分類、歸納以及保養(yǎng)方法過程中仍存在較大的問題，如溫度、濕度以及防蛀蟲等方面，導(dǎo)致傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書的保存難度較大。

2.2 圖書資料室管理設(shè)備的老化

在傳統(tǒng)的圖書資料室，圖書資料室的設(shè)備陳舊，閱讀場地較小，職工閱讀受限制。管理人員通過書架、卡片、簽字筆等工具即可完成借書還書手續(xù)。因此，傳統(tǒng)圖書資料的管理模式存在一定的局限性，必將會影響到圖書資料管理工作的升級和轉(zhuǎn)型，也會使圖書資料室的管理難以滿足職工的需求。

3 信息化管理圖書資料的措施

3.1 提升圖書資料室管理人員的信息化管理意識和整體素質(zhì)

圖書資料的管理工作是一個日積月累的過程，因此，運用信息化方法實現(xiàn)圖書資料的管理非常有必要。提升圖書資料室管理人員的信息化管理意識和整體素質(zhì)歸根結(jié)底就是要重視高素質(zhì)、高水平人才的培養(yǎng)，為單位科學(xué)有效管理圖書資料、實現(xiàn)資源的高效共享提供必要的支持。因此，圖書資料管理部門需要定期組織開展圖書資料信息化管理方面的培訓(xùn)，圖書資料管理人員通過學(xué)習(xí)信息資料管理基本知識、管理法律法規(guī)以及管理規(guī)章制度，加深領(lǐng)悟信息化管理方法對圖書資料管理和使用帶來的便捷性，提升圖書資料管理人員信息化管理的意識。

3.2 建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的圖書資料數(shù)據(jù)庫

信息技術(shù)具有強大的數(shù)據(jù)處理功能，圖書資料的管理人員可整合職工的信息，分析職工的閱讀需求，為職工提供有針對性的閱讀服務(wù)，從而提高圖書資料的使用率。要想做好圖書資料信息化的管理工作，標(biāo)準(zhǔn)化圖書資料數(shù)據(jù)庫的建設(shè)必不可少。以河南博物院為例，為滿足職工學(xué)習(xí)、研究等需求，各個部門可自行申報所需的圖書資料，相關(guān)圖書信息可在單位圖書管理系統(tǒng)進(jìn)行查詢、借閱。職工還可在檢索欄輸入關(guān)鍵字進(jìn)行查詢，檢索欄下方還有圖書、期刊、古籍等詞條可供篩選，檢索方式支持多個條件組配，并實現(xiàn)區(qū)域圖書館群各個分館的書目聯(lián)合檢索。傳統(tǒng)的管理模式往往需要人工分類、校對與整理。將信息化技術(shù)應(yīng)用于單位的圖書資料室，既能幫助管理人員節(jié)約圖書整理的時間，又簡化了圖書管理的操作，在節(jié)省人力的同時也大大提高了管理人員的工作效率。為此，圖書資料管理部門首先應(yīng)當(dāng)充分利用信息技術(shù)以及現(xiàn)代多媒體技術(shù)，建立完善的圖書資料庫；其次要培訓(xùn)專業(yè)的圖書管理人才，使各個方面的工作得到精細(xì)化的處理；再次需要提高網(wǎng)絡(luò)速度，擴大網(wǎng)絡(luò)的覆蓋范圍，及時增加和更新信息，提升圖書資料室的管理效率。伴隨社會的高速發(fā)展，每天都有大量信息產(chǎn)生，圖書資料管理部門只有及時增加和更新網(wǎng)絡(luò)信息，才能滿足職工日益增長的文化需求。在此過程中，圖書資料管理部門可以通過不同的網(wǎng)站和各個部門之間的合作加強信息的流動性和變更性，進(jìn)而達(dá)到信息和資源的真正共享，滿足職工精確查詢和瀏覽信息的需求。

3.3 加強網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)

在高速發(fā)展的信息時代，每天都有大量信息產(chǎn)生，信息也更加透明化。因此，圖書資料管理部門應(yīng)當(dāng)加強網(wǎng)絡(luò)的安全性建設(shè)，強化用戶和管理人員的網(wǎng)絡(luò)安全意識，實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全非常重要。圖書資料管理部門可以通過定期的網(wǎng)絡(luò)維護(hù)發(fā)現(xiàn)各類信息在網(wǎng)絡(luò)上的傳播途徑是否安全，為讀者和圖書管理營造更好、更安全的閱讀和管理環(huán)境。

3.4 制定完善的規(guī)章制度，引進(jìn)先進(jìn)設(shè)備

完善相應(yīng)的規(guī)章制度是做好圖書資料信息化管理的基本要求。除此之外，對于圖書資料室設(shè)備老化、陳舊的問題，引進(jìn)先進(jìn)的設(shè)備也是必不可少的舉措之一。圖書資料管理部門可以引進(jìn)以下設(shè)備：①標(biāo)簽。為每本圖書添加標(biāo)簽芯片，可以使管理人員快速準(zhǔn)確地在書架上定位圖書，職工借還后，其信息會自動記錄在標(biāo)簽中，形成大數(shù)據(jù)，為管理人員后期提供個性化服務(wù)提供依據(jù)。②電子掃描設(shè)備。管理人員可對紙質(zhì)圖書進(jìn)行電子化處理，即通過電子掃描設(shè)備將傳統(tǒng)紙質(zhì)圖書資料轉(zhuǎn)化為電子圖書資料，從而更好地保存紙質(zhì)圖書資料，并提高圖書資源的利用率。

4 結(jié)語

綜上所述，在信息化的背景下，圖書資料室實現(xiàn)信息化網(wǎng)絡(luò)覆蓋不僅可以提升圖書資料的利用率，還能降低對紙質(zhì)圖書的損耗和投資成本，對單位的圖書資源進(jìn)行整合并實現(xiàn)閱讀共享，同時還能加快信息的傳播速度，節(jié)省人力成本的投入，提高信息化和管理的水平。