企業(yè)信息化建設(shè)與企業(yè)管理研究

夏 虹，孫佳瑜

（東華理工大學(xué)，南昌 330000）

0 引 言

目前，隨著行業(yè)與市場(chǎng)的發(fā)展，企業(yè)對(duì)于自身內(nèi)部管理的要求越來越高，使得以往管理體系與方法適用性不斷下降，暴露出許多問題與不足。企業(yè)已經(jīng)意識(shí)到管理工作改革的重要性，開始尋求改革方向。這一條件下信息技術(shù)在其他領(lǐng)域中的良好表現(xiàn)引起了企業(yè)的關(guān)注，企業(yè)普遍認(rèn)為引入信息技術(shù)能夠有效改革企業(yè)管理體系與方法，提高管理效果，滿足當(dāng)前要求，因此很多企業(yè)開始著手進(jìn)行信息化建設(shè)工作。而從企業(yè)信息化建設(shè)現(xiàn)狀來看，很多企業(yè)的信息化建設(shè)成果并不理想，雖取得了一定的效果，但依舊有不少問題，故如何繼續(xù)推進(jìn)信息化建設(shè)，進(jìn)一步強(qiáng)化企業(yè)管理效果是一個(gè)值得深入思考的問題，有必要圍繞這一問題展開相關(guān)研究。

1 企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理的幫助作用

1.1 提高管理效率

現(xiàn)代企業(yè)內(nèi)部管理事務(wù)繁多，如果管理效率低下就會(huì)拖慢企業(yè)運(yùn)作，不利于企業(yè)發(fā)展，因此現(xiàn)代企業(yè)非常重視管理效率與效果。但以往管理體系依賴人工，受人工能力限制，管理效率相對(duì)低下，且難以提升，如企業(yè)需要向內(nèi)部所有部門發(fā)放重要文件，以便執(zhí)行管理，人工模式下這個(gè)過程就相對(duì)漫長(zhǎng)，需要逐個(gè)發(fā)放，過程中還可能因?yàn)槿藛T外出而受阻。而通過信息化建設(shè)，企業(yè)可以借助信息技術(shù)連通網(wǎng)絡(luò)，隨后通過網(wǎng)絡(luò)可將文件或其他管理信息在同一時(shí)間發(fā)放到相關(guān)人員的移動(dòng)設(shè)備上，無須逐個(gè)發(fā)放，也不受人員外出影響，管理效率大幅提升。另外，企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)管理效率的幫助不止于此，其作用體現(xiàn)在方方面面，總計(jì)下來能大幅提高管理效率。

1.2 提高管理精確性

企業(yè)之所以展開內(nèi)部管理工作，是為了保障企業(yè)內(nèi)部一切事務(wù)的運(yùn)作、發(fā)展貼合企業(yè)發(fā)展方針與規(guī)范，因此企業(yè)必須重視管理精確性，“對(duì)癥下藥”，解決不符合方針要求或相關(guān)規(guī)范的問題。但以往管理體系在精確性上有所欠缺，很多時(shí)候企業(yè)只知道內(nèi)部存在的問題，卻不知道問題具體情況，故只能從宏觀著手進(jìn)行管理。諸如企業(yè)發(fā)現(xiàn)近期業(yè)務(wù)收益有明顯下滑，但因?yàn)槿狈?duì)應(yīng)信息，所以不知道業(yè)務(wù)收益下滑的原因，只能不斷強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)的重要性，希望工作人員能夠重視業(yè)務(wù)開發(fā)與發(fā)展，而宏觀上的管理往往不能起到應(yīng)有效果，有效性較差，也說明企業(yè)以往管理體系精確性不足。而借助信息技術(shù)，企業(yè)能夠?qū)崟r(shí)搜集內(nèi)部事務(wù)的動(dòng)態(tài)信息，故企業(yè)在管理中能得到完整的信息支撐，依照信息進(jìn)行分析可知問題具體情況，以便對(duì)癥下藥進(jìn)行管理。同時(shí)在管理有效性明顯提升的情況下，企業(yè)員工也會(huì)得到合理約束，說明管理有效性得到保障。

1.3 減輕管理負(fù)擔(dān)

面對(duì)繁多的管理事務(wù)以及經(jīng)常發(fā)生的意外情況，企業(yè)內(nèi)部管理人員的工作負(fù)擔(dān)巨大，導(dǎo)致管理人員工作狀態(tài)不佳，不能很好地解決問題，造成這一現(xiàn)象的原因就是內(nèi)部管理太過依賴人工，事事都要管理人員親力親為，而企業(yè)又不能為了做好管理盲目擴(kuò)充人力。但借助信息技術(shù)，企業(yè)內(nèi)部管理負(fù)擔(dān)會(huì)明顯減輕，原因在于應(yīng)用現(xiàn)代先進(jìn)的信息技術(shù)能夠在一定程度上取代人工完成工作，諸如借助先進(jìn)信息技術(shù)能夠?qū)芾硇畔⑦M(jìn)行全面分析，且分析效率、分析深度等也遠(yuǎn)超人工，故管理工作對(duì)人工的依賴度大幅降低，管理人員承受的管理負(fù)擔(dān)也自然降低。

1.4 提高管理信息可信度

通常情況下企業(yè)內(nèi)部管理架構(gòu)可以分為決策層、傳達(dá)層、執(zhí)行層三個(gè)層次，層次雖然不多，但涉及內(nèi)容卻比較復(fù)雜，一些管理人員在自身管理活動(dòng)中出現(xiàn)違規(guī)操作，往往以管理的復(fù)雜性為借口，導(dǎo)致決策層作出誤判，或者長(zhǎng)時(shí)間不知情，待發(fā)現(xiàn)后已經(jīng)于事無補(bǔ)，這種現(xiàn)象說明管理信息可信度低。舉一個(gè)真實(shí)的案例，某企業(yè)高層擬開發(fā)業(yè)務(wù)項(xiàng)目，要求中層財(cái)務(wù)人員展開預(yù)算編制工作，并負(fù)責(zé)之后的預(yù)算執(zhí)行管理工作，而中層財(cái)務(wù)人員為了私利，謊報(bào)項(xiàng)目數(shù)據(jù)，導(dǎo)致實(shí)際僅需要200 萬元的項(xiàng)目變成了需要花費(fèi)230 萬元的項(xiàng)目，那么多出的30 萬元顯然就成了中層財(cái)務(wù)人員的私利，同時(shí)因?yàn)橹袑尤藛T對(duì)事務(wù)全權(quán)負(fù)責(zé)，能夠通過各種手段隱瞞真實(shí)情況，待到塵埃落定，就不會(huì)有人再追究，說明該企業(yè)內(nèi)部管理信息的可信度低。而在信息技術(shù)作用下，企業(yè)高層作出決策后可以放心傳達(dá)給中層人員或者是基層人員，讓他們根據(jù)決策要求執(zhí)行，同步利用信息技術(shù)對(duì)工作執(zhí)行情況進(jìn)行遠(yuǎn)程監(jiān)控。如通過技術(shù)手段遠(yuǎn)程觀看現(xiàn)場(chǎng)情況，這樣高層就能獲得真實(shí)可靠的信息，若發(fā)現(xiàn)現(xiàn)場(chǎng)信息與上報(bào)信息不符，至少能確認(rèn)活動(dòng)中存在異常，徹查即可解決問題，因此信息技術(shù)的應(yīng)用使得管理信息可信度提升。

2 企業(yè)信息化建設(shè)中存在的問題

通過以上分析可以看出信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理有明顯幫助，信息技術(shù)具有較高的應(yīng)用價(jià)值，但現(xiàn)代企業(yè)信息化建設(shè)存在缺陷，未能充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用。為了準(zhǔn)確通過信息化建設(shè)改革管理體系，下文將對(duì)當(dāng)前問題進(jìn)行分析，旨在明確改進(jìn)方向。

2.1 信息技術(shù)應(yīng)用深度不足

目前，很多企業(yè)雖然開展了信息化建設(shè)，在管理工作中引入了相關(guān)信息技術(shù)，但管理人員使用信息技術(shù)的方式比較傳統(tǒng)，只用到了一些基本功能，說明信息技術(shù)的應(yīng)用深度不足，信息化建設(shè)程度還有待提升。以一般的管理工作流程為例，該流程大體分為四個(gè)環(huán)節(jié)，即信息采集→信息儲(chǔ)存→信息分類→信息分析，而現(xiàn)代企業(yè)管理人員普遍只在信息儲(chǔ)存中使用信息技術(shù)，其余環(huán)節(jié)的工作依舊親力親為，但事實(shí)上現(xiàn)代信息技術(shù)在各環(huán)節(jié)中都可使用，且作用很大，甚至能完全取代人工執(zhí)行某環(huán)節(jié)工作，故現(xiàn)狀表現(xiàn)足以說明信息技術(shù)的作用未能充分發(fā)揮，企業(yè)應(yīng)當(dāng)繼續(xù)提高信息化建設(shè)程度，深度應(yīng)用信息技術(shù)來執(zhí)行管理工作。

2.2 系統(tǒng)性不足

不少企業(yè)的信息化建設(shè)成果都缺乏系統(tǒng)性，企業(yè)只是單純地引入了某些信息技術(shù)，并未將這些技術(shù)集成形成系統(tǒng)，這種現(xiàn)象同樣會(huì)限制信息技術(shù)作用的發(fā)揮，同時(shí)會(huì)使得技術(shù)缺陷暴露無遺，有可能導(dǎo)致信息技術(shù)管理流程變得復(fù)雜。例如某企業(yè)管理人員遇到了一個(gè)相對(duì)復(fù)雜的管理工作，由于企業(yè)內(nèi)信息技術(shù)應(yīng)用尚未形成系統(tǒng)，管理人員必須同時(shí)使用多個(gè)技術(shù)軟件來對(duì)工作進(jìn)行管理，需要不斷地切換軟件，還要人工對(duì)接數(shù)據(jù)信息，使整個(gè)管理流程非常復(fù)雜，容易出錯(cuò)。

2.3 忽略信息安全

信息化建設(shè)并非有百利而無一害的，其會(huì)給企業(yè)帶來信息安全問題，即信息技術(shù)的介入使得企業(yè)的一些關(guān)鍵信息進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，而網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中存在很多病毒，同時(shí)網(wǎng)絡(luò)也可能受到外界攻擊，若缺乏防護(hù)就可能導(dǎo)致信息泄露，信息再被有心人加以利用，企業(yè)大概率會(huì)受到嚴(yán)重影響?，F(xiàn)代很多企業(yè)在信息化建設(shè)中過于注重信息技術(shù)功能開發(fā)，忽略了信息安全問題，并未建立足夠強(qiáng)大的安全防護(hù)體系，使得企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)容易受到病毒或外部攻擊。例如某企業(yè)就因?yàn)闆]有建立安全防護(hù)體系，所以信息網(wǎng)絡(luò)被攻破，導(dǎo)致企業(yè)大量設(shè)備癱瘓，信息泄露嚴(yán)重，管理工作及相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)被迫停滯。

3 企業(yè)信息化建設(shè)策略與注意事項(xiàng)

3.1 策 略

面對(duì)信息化建設(shè)中的三大問題，企業(yè)需要采用相關(guān)策略進(jìn)行整改，以便做好管理工作，相關(guān)策略如下。

3.1.1 引入先進(jìn)技術(shù)

為解決信息技術(shù)應(yīng)用深度不足的問題，建議企業(yè)積極引入先進(jìn)信息技術(shù)，借助這些技術(shù)的功能支撐管理工作運(yùn)作，能夠有效提高企業(yè)管理工作有效性與質(zhì)量，使信息技術(shù)應(yīng)用深度提升。同樣以一般流程為例，企業(yè)可以引入智能技術(shù)來支撐整個(gè)流程（因?yàn)槠髽I(yè)依舊在使用信息技術(shù)支撐信息儲(chǔ)存，所以后文的流程分析中不包括信息儲(chǔ)存環(huán)節(jié)）：①在信息采集方面，企業(yè)根據(jù)自身需要可以借助智能技術(shù)構(gòu)建信息采集層，以工業(yè)企業(yè)生產(chǎn)為例，通過信息技術(shù)控制現(xiàn)場(chǎng)傳感器，可全面采集生產(chǎn)過程中的各種信息，且信息會(huì)迅速傳輸?shù)浇K端等待處理。除工業(yè)企業(yè)以外，其他類型的企業(yè)可以借助智能技術(shù)對(duì)電腦設(shè)備進(jìn)行信息采集。②在信息分類方面，智能技術(shù)具有提取信息特征的功能，因此智能技術(shù)根據(jù)信息特征的匹配度能夠?qū)π畔⑦M(jìn)行自動(dòng)分類，諸如智能技術(shù)可以識(shí)別信息內(nèi)容是否為文字、是否為數(shù)字，隨即進(jìn)行分類。③在信息分析方面，智能技術(shù)可以將分類后的信息進(jìn)行整合，形成對(duì)稱關(guān)系，隨后對(duì)整個(gè)信息集進(jìn)行分析，根據(jù)信息邏輯關(guān)系可知信息集的發(fā)展路線，該發(fā)展路線代表信息事件的發(fā)展方向。

3.1.2 組建信息系統(tǒng)

目前，多數(shù)信息技術(shù)本身或多或少都存在一些缺陷，但也有各自的優(yōu)勢(shì)，因此企業(yè)可以將技術(shù)整合，形成信息系統(tǒng)，這樣就能避免信息技術(shù)缺陷的影響，也使得管理流程更加簡(jiǎn)潔。以智能技術(shù)與大數(shù)據(jù)技術(shù)為例，其中前者比較主動(dòng)，但運(yùn)作需要得到龐大的數(shù)據(jù)信息支撐，后者則相對(duì)被動(dòng)，要發(fā)揮其作用就必須對(duì)其進(jìn)行挖掘，在這一基礎(chǔ)上可以利用智能技術(shù)去挖掘大數(shù)據(jù)技術(shù)，同時(shí)也通過大數(shù)據(jù)技術(shù)為智能技術(shù)提供有效數(shù)據(jù)信息支撐，故雙方結(jié)合，形成智能大數(shù)據(jù)系統(tǒng)，彼此缺陷被彌補(bǔ)，雙方相互支撐發(fā)揮彼此優(yōu)勢(shì)，代替人工展開管理工作。

3.1.3 建立強(qiáng)大的安全防護(hù)體系

信息安全問題不可忽視，因此建立強(qiáng)大的安全防護(hù)體系是必行之舉，企業(yè)應(yīng)當(dāng)予以關(guān)注。安全防護(hù)體系的種類有很多，本文主要以防火墻矩陣為例進(jìn)行分析。防火墻矩陣是由若干防火墻組成的安全防護(hù)墻，其中防火墻縱橫分布，能對(duì)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行全覆蓋式防護(hù)，其優(yōu)點(diǎn)在于無論采用何種手段進(jìn)行攻擊，都必須破除所有防火墻，而每個(gè)防火墻的破解要求都不同，會(huì)隨時(shí)發(fā)送變動(dòng)，故破解任意一個(gè)防火墻都有極高的難度，且即使黑客有能力攻破所有防火墻，也要消耗大量時(shí)間，但任意防火墻被攻破就會(huì)發(fā)出預(yù)警，人工可以予以防范。

3.2 注意事項(xiàng)

企業(yè)信息化建設(shè)中有許多需要注意的事項(xiàng)，其中較具代表性的是提高人工信息水平以及做好信息技術(shù)選型，具體內(nèi)容如下。

3.2.1 提高人工信息水平

隨著企業(yè)信息化建設(shè)不斷深入，信息技術(shù)逐漸取代人工成為了工作執(zhí)行者，而人工則成為了技術(shù)管理者，身份上的轉(zhuǎn)變給企業(yè)帶來了一些新的問題，這些問題是企業(yè)必須注意的。在眾多問題中最值得企業(yè)注意的事項(xiàng)就是工作人員的信息水平，即因?yàn)槿斯こ蔀榱思夹g(shù)管理者，所以必須對(duì)信息技術(shù)有足夠的了解，具備一定的信息水平，但企業(yè)內(nèi)多數(shù)人員的信息水平都不高，在這種情況下信息化建設(shè)成果可能無法得到有效使用。為避免這種情況發(fā)生，企業(yè)應(yīng)當(dāng)注意工作人員的信息水平，有必要組建專業(yè)團(tuán)隊(duì)，并對(duì)其他人員進(jìn)行基礎(chǔ)培訓(xùn)，全面提高人工信息水平。

3.2.2 做好信息技術(shù)選型

企業(yè)要進(jìn)行信息化建設(shè)，就必須引入對(duì)應(yīng)的信息技術(shù)，但信息技術(shù)的引入不能盲目，必須慎重選型。其中需要注意的要點(diǎn)為：第一，企業(yè)一定要選擇符合自身需求、性能優(yōu)異的信息技術(shù)，圍繞該項(xiàng)技術(shù)組建系統(tǒng)；第二，企業(yè)要從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度考慮，分析不同信息技術(shù)對(duì)自身的價(jià)值，切勿著眼于眼前利益，選擇成本低，但性能、功能存在缺陷的技術(shù)系統(tǒng)，這種做法往往會(huì)導(dǎo)致企業(yè)得不償失。例如，某企業(yè)出于眼前利益考慮，選擇了普通的數(shù)據(jù)庫，該數(shù)據(jù)庫功能單一，無法用于數(shù)據(jù)分析，因此數(shù)據(jù)分析工作依然依賴人工，工作效率并沒有顯著提升，同時(shí)因?yàn)閿?shù)據(jù)庫安全性能差，所以導(dǎo)致該企業(yè)出現(xiàn)信息泄露事故。因此，企業(yè)必須要采用先進(jìn)的、合適的信息技術(shù)作為支撐，要有預(yù)見性、規(guī)劃性，才能夠確保企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。

4 結(jié) 語

綜上，企業(yè)信息化建設(shè)對(duì)企業(yè)管理大有益處，因此企業(yè)要予以重視，重點(diǎn)關(guān)注當(dāng)前信息化建設(shè)中的問題，再采取有效的對(duì)策進(jìn)行改進(jìn)，全面提高信息化水平，提高管理工作質(zhì)量。著眼于這一點(diǎn)，企業(yè)應(yīng)當(dāng)認(rèn)真分析問題成因并商定策略，同時(shí)注意相關(guān)事項(xiàng)，以便對(duì)信息技術(shù)進(jìn)行管理。