文/福建省邵武市城市建設(shè)檔案館 葉惠
城建檔案資料屬于社會財富,同時具有極為重要的歷史價值與社會意義,因而對其進(jìn)行管理至關(guān)重要。信息化時代以來,信息資源已成為各領(lǐng)域中的核心資源之一,城建檔案數(shù)字化管理就是將現(xiàn)有的城建檔案轉(zhuǎn)換為信息資源予以保管,并形成簡便、系統(tǒng)的管理模式。與傳統(tǒng)城建檔案管理方式相比,數(shù)字化檔案管理具有不可比擬的優(yōu)勢,是適應(yīng)時代發(fā)展的新潮流與新趨勢,更容易被廣大群眾所認(rèn)可。
城市建設(shè)檔案是城市建設(shè)過程中各方面活動的相關(guān)資料與記錄文件的總合。我國傳統(tǒng)的城市建設(shè)檔案只包括建筑內(nèi)容,隨著城市規(guī)模增大以及城市歷史文化的不斷積淀,城市建設(shè)檔案涵蓋的范圍不斷延伸,不僅包括傳統(tǒng)的建筑檔案,還包括建筑、經(jīng)濟(jì)、政治、文化等內(nèi)容。因此,新時期的城市建設(shè)檔案覆蓋面更廣,內(nèi)容更為全面,管理難度也相應(yīng)增加。
從目前城市建設(shè)檔案的特征來看,隨著檔案覆蓋面的增大,城市建設(shè)檔案除了具有傳統(tǒng)檔案的特征,還呈現(xiàn)出一些新的特點(diǎn)。一是動態(tài)性。隨著一座城市從無到有、從簡單到繁華、從小到大,各個階段的發(fā)展都是日新月異的。因此,城市建設(shè)檔案呈現(xiàn)出顯著的動態(tài)性特點(diǎn)。二是類型多樣。城市建設(shè)檔案因?yàn)樯婕案鱾€學(xué)科領(lǐng)域,因此包含多個類型的內(nèi)容,如建筑特征、制度建設(shè)、經(jīng)濟(jì)形勢、文化發(fā)展等等,具有多元化的特點(diǎn)。三是利用價值高。城市建設(shè)過程中會牽涉到多種大大小小的決策,這些檔案是科學(xué)決策的重要依據(jù)。
基于以上對新時期城市檔案概念和特征的理解,從中歸納出加強(qiáng)城市建設(shè)檔案工作的價值。一是記錄功能。城市建設(shè)中的很多合同、文件等,對城市各部門管理與運(yùn)行具有重要作用。比如,存在城建糾紛的時候,這些檔案就能夠作為可信的證據(jù),對于維護(hù)政府的公信力至關(guān)重要。二是參考功能。隨著城市建設(shè)項(xiàng)目增多,城建檔案有助于決策的創(chuàng)新性與前瞻性,為城市發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)。三是文化功能。所有城市在持續(xù)建設(shè)過程中所積累下來的政治、經(jīng)濟(jì)、文化、民俗等,最終都會熔鑄于城市的文化體系中,城建檔案本質(zhì)上就是城市文化的載體,對其進(jìn)行良好管理,有利于豐富城市內(nèi)涵、凸顯城市形象,滿足新時期城市精神文化建設(shè)的需求。
(一)數(shù)字化有利于滿足信息時代城市發(fā)展的需求。信息時代已然來臨,在城市建設(shè)檔案管理中融入現(xiàn)代數(shù)字技術(shù),不僅可以提升檔案管理的科技水平,而且有助于檔案的及時、準(zhǔn)確與完整歸檔,還能實(shí)現(xiàn)原始信息與館藏量的進(jìn)一步擴(kuò)展與豐富。在市場經(jīng)濟(jì)背景下,將城市建設(shè)檔案管理工作劃歸信息產(chǎn)業(yè)予以管理、經(jīng)營與開發(fā),利用現(xiàn)代信息科技手段創(chuàng)建檔案信息,有利于隨時隨地查詢檔案數(shù)據(jù),從而更好地實(shí)現(xiàn)檔案資源共享,促進(jìn)城建檔案價值的最大化。
(二)數(shù)字化是實(shí)現(xiàn)檔案異地備份的基本前提。城市建設(shè)檔案在保障居民生命財產(chǎn)安全、應(yīng)對突發(fā)事件等方面發(fā)揮著不容小覷的功能,一旦城市遇到洪水、地震等自然災(zāi)害,又或者煤氣泄漏等各種緊急事件,城市建設(shè)檔案資料就可以為對策制定、實(shí)施營救等提供關(guān)鍵信息。鑒于部分地區(qū)發(fā)生自然災(zāi)害的頻率較高,住建部提出了城市建設(shè)檔案異地備份的創(chuàng)新思路,即將某地城建檔案予以全面數(shù)字化加工之后,與地理空間相離較遠(yuǎn)的另一地區(qū)相互備份存放。由此可見,城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理勢在必行。
(三)數(shù)字化是提高檔案可用性的關(guān)鍵技術(shù)。從宏觀領(lǐng)域來看,數(shù)字化管理實(shí)質(zhì)上是對傳統(tǒng)檔案管理模式的進(jìn)一步發(fā)展,傳統(tǒng)檔案從紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為信息化資料,能夠大大豐富檔案內(nèi)容的存儲方式,并賦予檔案信息更多的可用性。比如,信息的存儲、檢索、查閱的便捷性大大增加,檔案流通的速度加快,實(shí)現(xiàn)充分共享成為可能。在社會各界對城市建設(shè)檔案利用需求量增大時,數(shù)字化管理有利于實(shí)現(xiàn)更開放的服務(wù)體系,為廣大市民、各機(jī)構(gòu)、企事業(yè)單位等提供高質(zhì)高效的檔案資源,增強(qiáng)檔案資料的可用性。
(一)缺乏頂層設(shè)計,數(shù)字化管理體系不健全。將大量紙質(zhì)檔案成功轉(zhuǎn)化為數(shù)字化檔案,是一項(xiàng)復(fù)雜的系統(tǒng)性工程。只有初期做好規(guī)劃,做足準(zhǔn)備,后期工作才能有條不紊地開展。當(dāng)前,諸多城市在建設(shè)數(shù)字化檔案的過程中并未做好頂層設(shè)計與規(guī)劃,缺乏總目標(biāo)與總指導(dǎo)。城建檔案數(shù)字化管理中,服務(wù)對象以政府部門、相關(guān)機(jī)構(gòu)為主,如設(shè)計單位、建筑、施工等。由于數(shù)字化管理體系不夠完善,導(dǎo)致這些單位的建設(shè)水平仍在低位徘徊,特別是一些部門仍以紙質(zhì)材料作為檔案管理的主要手段,對數(shù)字化檔案的認(rèn)識不足,數(shù)字化檔案利用率較低。
(二)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)乏力,影響數(shù)字化管理的推進(jìn)。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理必須依托網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施改造與空間數(shù)據(jù)集成設(shè)施,打造相應(yīng)的空間數(shù)據(jù)庫,并逐步形成應(yīng)用服務(wù)系統(tǒng),從而更好地為城市建設(shè)與發(fā)展提供強(qiáng)勁支持。尤其是城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的前提與基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)建設(shè),同時網(wǎng)絡(luò)環(huán)境又包含公眾網(wǎng)、政務(wù)網(wǎng)、局域網(wǎng)等一系列基礎(chǔ)設(shè)施。但由于目前相當(dāng)一部分城市對城建檔案數(shù)字化建設(shè)缺乏足夠重視,導(dǎo)致一系列基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)不到位。
(三)專業(yè)人才匱乏。檔案數(shù)字化管理需要多個管理方式與多個部門之間的協(xié)作運(yùn)行,同時,數(shù)字化管理工作的實(shí)現(xiàn)需要網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的支持,這對工作人員的復(fù)合型知識與能力要求相對更高。目前,從事城市建設(shè)檔案管理工作的專業(yè)人員匱乏,信息技術(shù)熟練、理論知識扎實(shí)、實(shí)踐能力較強(qiáng)、創(chuàng)新素質(zhì)高的人才十分稀缺,這在很大程度上限制了我國城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展。
(四)資源庫建設(shè)不足,檔案應(yīng)用價值受限。城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的最終目的都是為檔案的更好利用而服務(wù)的,即滿足城市建設(shè)部門、規(guī)劃部門與管理部門的資料查詢與借鑒需要,同時也向社會公眾提供網(wǎng)上資料查詢與利用服務(wù)。因此,充足的檔案資源庫是發(fā)揮城建檔案數(shù)字化應(yīng)用價值的重要條件。但從整體視角來看,目前多數(shù)城市建設(shè)檔案館的數(shù)字化資源庫建設(shè)還十分薄弱。
(一)做好數(shù)字化轉(zhuǎn)型規(guī)劃,分步實(shí)施推進(jìn)。首先要做好城市建設(shè)檔案館藏的實(shí)際調(diào)研工作,按照現(xiàn)有檔案的信息化、載體、類型等情況切實(shí)做好數(shù)字化規(guī)劃工作。從軟硬件設(shè)備的采購,到信息系統(tǒng)的具體使用,再到規(guī)范操作文件的合理制定等,這一系列工作并非一蹴而就所能達(dá)成的,既要做到重點(diǎn)突出,又要按計劃分步實(shí)施。
以邵武市城建檔案館為例,該館在2018年著手實(shí)施數(shù)字化轉(zhuǎn)型工作,為了確保相關(guān)工作穩(wěn)步有序推進(jìn),建立了紙質(zhì)檔案和數(shù)字化檔案“雙套制”的工作機(jī)制。頒布制定了《邵武市住房城鄉(xiāng)建設(shè)局關(guān)于加強(qiáng)建設(shè)工程檔案管理的通知》(邵建建〔2019〕19號),要求建設(shè)單位嚴(yán)格按照《建設(shè)工程文件歸檔規(guī)范》(GB/T50328-2014)與《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》(GJJ/T117-2017)的要求提供工程資料,確保檔案進(jìn)館質(zhì)量,為數(shù)字化檔案管理建立頂層規(guī)劃指導(dǎo)。
綜合現(xiàn)有案例可以發(fā)現(xiàn),城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理工作開展之前,一定要制定規(guī)劃,用以指導(dǎo)信息化建設(shè)工作。比如,可以遵照《全國城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與實(shí)施綱要》,明確指導(dǎo)思想、基本原則、主要任務(wù)、建設(shè)目標(biāo)、建設(shè)重點(diǎn)、實(shí)施步驟與保障措施等。這是數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功的關(guān)鍵。
(二)加強(qiáng)軟硬件設(shè)施建設(shè),奠定基礎(chǔ)保障。系統(tǒng)軟件、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與硬件環(huán)境是城建檔案數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的核心。其中,軟件系統(tǒng)包括系統(tǒng)軟件平臺、操作系統(tǒng)與數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng),借助數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)的有機(jī)聯(lián)系,讓數(shù)據(jù)錄入與傳輸實(shí)現(xiàn)全過程運(yùn)用;網(wǎng)絡(luò)環(huán)境包括城設(shè)檔案館的內(nèi)部局域網(wǎng)與互聯(lián)網(wǎng)、政府網(wǎng)有鏈接的公眾網(wǎng),通過內(nèi)外部網(wǎng)站辦公有機(jī)聯(lián)系,強(qiáng)化檔案館與相關(guān)部門的協(xié)作;硬件環(huán)境包括服務(wù)器、計算機(jī)設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備等等。
邵武市城建檔案館從2018年開始,加大了對數(shù)字化轉(zhuǎn)型的軟硬件設(shè)施投入。在硬件方面,擴(kuò)建城建檔案館面積,有效改善館藏條件;投入專項(xiàng)資金50余萬元,購置富士施樂DW6057EP大幅面藍(lán)圖掃描,工程復(fù)印一體機(jī),配置2臺涉密電腦等設(shè)備,其他還包括檔案密集架、聲像拍攝、辦公設(shè)備等等,滿足檔案查詢、復(fù)印、統(tǒng)計功能。在軟件方面,以南平市城建檔案館工程電子檔案標(biāo)準(zhǔn)為依據(jù),采用南平市城建檔案電子檔案管理系統(tǒng),規(guī)范電子檔案歸檔移交工作,已錄入86個項(xiàng)目檔案,3368條目錄。
從以上實(shí)踐可以看出,軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)必須要結(jié)合工作實(shí)際,加大投入,在數(shù)字化加工、數(shù)字資源管理、信息開發(fā)利用等方面發(fā)力。這是城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的重要推力,也是數(shù)字化轉(zhuǎn)型成功的重要基礎(chǔ)保障。
(三)注重員工隊伍建設(shè),培育數(shù)字化專業(yè)人才。與傳統(tǒng)城市建設(shè)檔案管理不同,數(shù)字化管理所需人才是復(fù)合型的,既要具備基本的知識結(jié)構(gòu),還要擁有創(chuàng)新意識與能力,這樣才能滿足城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理的發(fā)展趨勢。
邵武市城建檔案館針對數(shù)字化專業(yè)人才匱乏的問題,采取了一系列的積極措施。一是加強(qiáng)信息化服務(wù)技能的培訓(xùn),包括數(shù)字檔案管理標(biāo)準(zhǔn)與要求、檔案信息研究與咨詢、檔案采集處理與數(shù)據(jù)加工等等,提升員工對電子載體檔案管理、保管、利用的技能。二是建立起學(xué)習(xí)型的組織文化,鼓勵全體工作人員保持學(xué)習(xí)新技術(shù)的心態(tài),保持對檔案管理數(shù)字化應(yīng)用的熱情,以積極、主動、負(fù)責(zé)的態(tài)度做好服務(wù)工作,更好地履行向利用者提供優(yōu)質(zhì)信息服務(wù)的職責(zé)。三是全體工作人員每年都要參加福建省檔案繼續(xù)教育信息專業(yè)網(wǎng)絡(luò)遠(yuǎn)程培訓(xùn)。
總體來說,城建檔案數(shù)字化建設(shè),需要打造一支復(fù)合型的人才隊伍。全體員工要具備專業(yè)知識儲備和綜合業(yè)務(wù)技能,共同完成城市建設(shè)檔案數(shù)字化管理。這需要檔案館和相關(guān)部門遵循培育復(fù)合型人才的基本宗旨,加強(qiáng)數(shù)字化管理體系服務(wù)能力等綜合素養(yǎng)的培訓(xùn),做好人才儲備,為城建檔案數(shù)字化管理提供更優(yōu)質(zhì)更充足的人才支撐。
(四)強(qiáng)化資源庫建設(shè),提升檔案應(yīng)用效率。城建檔案數(shù)字化資源庫建設(shè)通常包括:多媒體數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)、檔案全文數(shù)據(jù)庫、檔案目錄中心建設(shè)。為進(jìn)一步發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的功能與價值,各種特色資源庫建設(shè)成為發(fā)展新風(fēng)向,如基礎(chǔ)地理信息數(shù)據(jù)庫、地下綜合管線數(shù)據(jù)庫、聲像資料數(shù)據(jù)庫、規(guī)劃審批成果數(shù)據(jù)庫、城市規(guī)劃方案數(shù)據(jù)庫等專題數(shù)據(jù)庫。
以邵武市城建檔案館為例,在資源庫建設(shè)方面,該檔案館取得的初步進(jìn)展包括以下幾個方面:一是整合以往檔案信息,補(bǔ)充現(xiàn)有不斷增加的檔案信息,加快推進(jìn)存量檔案數(shù)字化任務(wù)。截至2022年2月底,已經(jīng)完成館藏紙質(zhì)檔案數(shù)字化1600余萬頁。二是積極構(gòu)建檔案信息數(shù)據(jù)庫,形成城市重要竣工項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)庫,為城市建設(shè)和檔案應(yīng)用提供可靠的數(shù)據(jù)支持。三是提高利用效率,推出電子檔案證明出具服務(wù),實(shí)現(xiàn)“紙質(zhì)證明”轉(zhuǎn)向“電子證明”,以館藏竣工圖證明件為例,制作時間從每幅5分鐘降至30秒,制作成本從每幅5元降至零元,制作成本與時間縮減,不僅減輕了群眾負(fù)擔(dān),還有利于運(yùn)營商環(huán)境優(yōu)化。
通過城建檔案館特色數(shù)據(jù)庫建設(shè),大幅提高了該城市城建檔案的歷史價值、文化價值與利用價值。在城建數(shù)字資源庫構(gòu)建完善的情況下,進(jìn)一步提升檔案應(yīng)用效率,更有助于城建檔案價值的充分實(shí)現(xiàn)。
城市建設(shè)檔案管理作為城市建設(shè)歷程中文化精神的主要保持路徑,也是城市建設(shè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源,可以為城市建設(shè)提供相關(guān)檔案資料參考與依據(jù)。近年來,隨著信息技術(shù)的迅猛推進(jìn),城建檔案管理中逐漸引入了數(shù)字化檔案信息管理系統(tǒng),有效促進(jìn)了城建檔案管理的信息共享,實(shí)現(xiàn)了初步的自動化處理。檔案數(shù)字化管理是新時代背景下城建檔案發(fā)展的必然趨勢,因而要樹立城建檔案數(shù)字化管理思維與意識,切實(shí)推動城建檔案數(shù)字化良好發(fā)展。